“

檔案整理是律師工作中的重要環(huán)節(jié),，通過(guò)文檔檢索,，律師能夠隨時(shí)還原特定事項(xiàng)的發(fā)生原因、處理細(xì)節(jié),、處理過(guò)程和處理結(jié)果,，提升工作效率。而文檔命名與檔案管理,，是實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的核心方法,，也是律師防范職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的重要措施。

”

文丨楊博

來(lái)源 | 同川曉律

我與團(tuán)隊(duì)小伙伴一起制定了《檔案管理基本流程》《文件命名規(guī)則》《本團(tuán)隊(duì)文件格式要求》(含法院文書(shū),、法律意見(jiàn)格式,、盡調(diào)報(bào)告格式)等一系列規(guī)范，著實(shí)加強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)文件質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),，有效提高了文件共享率和利用率,，同時(shí)避免了在逐級(jí)審核文件過(guò)程中，花費(fèi)重復(fù)的時(shí)間在調(diào)整修改格式上,。

- 2 -

對(duì)WPS和Word中的修訂進(jìn)行留痕，會(huì)更有助于向同事,、客戶反饋修改信息,。而辦公軟件中，默認(rèn)顯示的修改人（或創(chuàng)建文檔的作者）姓名,，是這臺(tái)電腦的用戶賬戶名（默認(rèn)為admin）,。

方法1：大家可以到控制面板中進(jìn)行修改，路徑如下圖：

方法2：可在“用戶信息”中,，將“姓名”一欄設(shè)置為“律所+本人姓名首字母”,。

以WPS為例，用戶信息的設(shè)置方式為：依次點(diǎn)擊WPS文件左上角“文件”-“選項(xiàng)”-“用戶信息”-“填寫(xiě)”-“確定”,。我目前是這樣設(shè)置的：

將同一文件的不同版本按照“時(shí)間順序+版本順序”依次排列,，可更利于尋找,。因此，我在新建Word,、PDF,、Excel、圖片等電子文檔時(shí),，通常以“【年月日+承辦律師姓名首字母】+項(xiàng)目名稱+文件類型命名+版本序號(hào)（版本序號(hào)即v1,、v2、v3……）”命名,。

若同一個(gè)版本的文件有修訂稿,、清潔稿，也可以在文件名末尾繼續(xù)進(jìn)行標(biāo)注,。例：【200429yb】廣州xx股權(quán)投資項(xiàng)目之A輪投資協(xié)議v1,。

對(duì)于發(fā)給團(tuán)隊(duì)外機(jī)構(gòu)或人員的文件，我通常以“【年月日+律所簡(jiǎn)稱首字母】+項(xiàng)目名稱+文件類型命名+版次（如涉及）”進(jìn)行命名,。

律師的文檔，應(yīng)當(dāng)能夠隨時(shí)再現(xiàn)特定事項(xiàng)的細(xì)節(jié)與全貌,。因此,，我按照如下方式建立、管理自己的文檔：

項(xiàng)目文件夾的建立：根據(jù)項(xiàng)目的類型,，我會(huì)選擇在常年,、訴訟或非訴項(xiàng)目文檔下新建“XX項(xiàng)目”文件夾，用來(lái)存放新項(xiàng)目全部文件,?！癤X項(xiàng)目”項(xiàng)目文件夾的命名體現(xiàn)委托時(shí)間、委托主體,、項(xiàng)目所在地,、項(xiàng)目交易模式等信息。

具體事項(xiàng)文件夾及文檔的建立：按照一定的邏輯,，例如時(shí)間順序,、項(xiàng)目流程順序等建立項(xiàng)目具體事項(xiàng)文件夾。文件夾及其項(xiàng)下律師編輯文檔的命名與客戶的咨詢事項(xiàng),、發(fā)送文件的基本內(nèi)容保持一致,。

如果客戶發(fā)送的是電子文件，我會(huì)命名之后直接保存（即保留客戶原始文件版本）,。

對(duì)于紙質(zhì)函件,，我會(huì)掃描成清晰可辨的PDF文檔，再命名歸檔保存,。掃描時(shí),，我會(huì)根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整掃描濃度、清晰度,。

不同版本文檔的保存：如團(tuán)隊(duì)多人對(duì)具體事項(xiàng)文件夾中的文檔,，均進(jìn)行了編輯，我會(huì)在該事項(xiàng)所在文件夾下,，保存每個(gè)人編輯的版本（包括但不限于清潔稿,、修訂稿），并對(duì)不同版本進(jìn)行研究學(xué)習(xí),，以查缺補(bǔ)漏,。

另外，為防止客戶收到的Word版文件可能出現(xiàn)亂碼等情況,，我會(huì)將團(tuán)隊(duì)已經(jīng)定稿的Word版文件保存為PDF版存檔,，然后一并發(fā)送客戶查閱。如客戶收到定稿文件后,，還需要進(jìn)一步的服務(wù),，我會(huì)再按照上述操作方法，對(duì)文檔進(jìn)行命名與建檔,。

項(xiàng)目法律服務(wù)的記錄及項(xiàng)目總結(jié)：我會(huì)同步建立《法律服務(wù)工作清單》,，對(duì)團(tuán)隊(duì)提供的法律服務(wù)過(guò)程、結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄,。該清單可供內(nèi)部管控使用,，也可以對(duì)外提供給客戶。

另外,，在項(xiàng)目辦結(jié)后,，我會(huì)對(duì)項(xiàng)目辦理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，并作為項(xiàng)目文檔保存,。

【注：關(guān)于《法律服務(wù)工作清單》的設(shè)計(jì),、記錄和使用，項(xiàng)目辦理經(jīng)驗(yàn)總結(jié),，我將會(huì)在后續(xù)文章中進(jìn)行分享】

電子文檔的備份：我習(xí)慣在電腦中專門使用一個(gè)磁盤放置全部的工作文檔,，并在桌面建立特定單位工作文檔的快捷方式。

為避免工作文檔丟失,，我會(huì)對(duì)自己的所有工作文檔進(jìn)行備份,。備份方式一為用單獨(dú)的硬盤（1T）專門備份，方式二為通過(guò)百度網(wǎng)盤,、WPS網(wǎng)盤或Alpha等進(jìn)行備份,。

備份時(shí)，我會(huì)把已經(jīng)辦結(jié)的項(xiàng)目文檔直接保存,，對(duì)正在辦理的項(xiàng)目,，則根據(jù)項(xiàng)目文檔更新的速度,，不定期進(jìn)行備份。

我的紙質(zhì)檔案與電子檔案同步建立（電子文檔相較紙質(zhì)文檔多了過(guò)程稿）,，并按照電子檔案的歸檔邏輯,，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理。在建立紙質(zhì)檔案時(shí),，使用專門的檔案袋/盒,，在封面填寫(xiě)項(xiàng)目基本信息，并存放在特定的儲(chǔ)存空間內(nèi),。

紙質(zhì)檔案中主要收集的是：客戶原始文件,，以及律師定稿服務(wù)方案、投標(biāo)文件,、起訴狀,、盡調(diào)報(bào)告和發(fā)票復(fù)印件等。如涉及律師函的,，除律師函原件外,，出具律師函所依據(jù)的相關(guān)文件、郵寄單據(jù),、EMS回執(zhí)和郵寄情況查詢結(jié)果也要放在檔案里,。

服務(wù)期限屆滿后，我會(huì)把《法律服務(wù)工作清單》《月度/季度/年度匯報(bào)》等反映法律服務(wù)過(guò)程,、結(jié)果的匯總文件一并放入檔案中,。

另外，根據(jù)項(xiàng)目類型,，我會(huì)制作檔案目錄,，并用“頁(yè)碼章”在文件右下角標(biāo)注頁(yè)碼，用“校對(duì)章”,、便利貼（注：可以自行刻字）在文檔右上角對(duì)文件名稱進(jìn)行標(biāo)注,。上述“印章”可以在文具店或電商平臺(tái)購(gòu)買。

檔案整理完畢后,，我會(huì)將經(jīng)團(tuán)隊(duì)合伙人審核后的紙質(zhì)檔案及相應(yīng)的電子檔案移交統(tǒng)一管理,。

同時(shí)，把項(xiàng)目電子文檔（僅客戶提供的原件,、最終的定稿文件及相關(guān)EMS郵寄單據(jù),、EMS回執(zhí)和郵寄情況查詢結(jié)果）通過(guò)U盤拷貝、網(wǎng)盤鏈接或電子郵件等形式發(fā)給客戶,，并將紙質(zhì)檔案按照標(biāo)書(shū)規(guī)格/客戶要求的方式裝訂后提供給客戶,。