職場(chǎng)新人必修課｜這樣寫郵件,，讓你的溝通妥貼又高效

作者 | 紅塵笑笑生 

畢業(yè)季一過,，萬千學(xué)子走出校園，走上職場(chǎng),。你做好進(jìn)入職場(chǎng)的準(zhǔn)備了嗎,？笑笑特開職場(chǎng)新人必修課專題，告訴這些你初入職場(chǎng)就該知道的事。歡迎大家轉(zhuǎn)發(fā)朋友圈或發(fā)送給剛剛畢業(yè)的朋友,。

電子郵件,，是現(xiàn)代職場(chǎng)中使用頻率最高的辦公工具，它突破時(shí)空的限制,，可實(shí)現(xiàn)信息便捷通報(bào)和交流,。但如何利用它讓溝通妥貼又高效，可是大有講究,。今天就由笑笑給你帶來這堂職場(chǎng)新人必修課第一課,，讓它成為初入職場(chǎng)的你得心應(yīng)手的好助手。

一封好的電子郵件應(yīng)該是怎樣的呢,？

收件人,、抄送人選取恰當(dāng)，主題明確,，正文簡(jiǎn)明扼要,、重點(diǎn)突出、訴求明確,，落款恰當(dāng),，附件正確無誤，格式整齊美觀,。

電子郵件由收件人（抄送/秘送）+主題+郵件正文+附件+發(fā)件人落款組成。

?   收件人/抄送

職場(chǎng)新人最容易犯的錯(cuò)誤是：

1,、將一大堆與郵件所涉事宜毫不相干的人放入收件人當(dāng)中,，制造大量的垃圾郵件,給大家工作造成騷擾；

就曾見過有同事只要開涉及跨部門溝通的會(huì),，除與會(huì)者外,，還發(fā)送給公司所有領(lǐng)導(dǎo)，與會(huì)者回復(fù)時(shí)選擇回復(fù)全部,，一下子郵箱就多了十幾封郵件,；最后領(lǐng)導(dǎo)不堪其擾，群發(fā)郵件給全公司,，要求郵件禁止發(fā)送無關(guān)人員,。

2、將必須對(duì)郵件內(nèi)容做出響應(yīng)的人放在抄送列表,，被別人忽略而對(duì)工作造成負(fù)面影響,。

3、公司內(nèi)部溝通時(shí),，將公司外人員加入抄送列表

比如和公司同事溝通項(xiàng)目進(jìn)展時(shí),，覺得此信息應(yīng)該同步給合作方，就在抄送列表中加入了公司外人員。也許你的郵件內(nèi)容本身沒有問題,，但誰能保證其他人回復(fù)郵的內(nèi)容適合讓外部人知曉呢,？對(duì)外溝通時(shí)，必須保證信息接口的唯一性,，杜絕將公司內(nèi)部交流與外部溝通混為一體的情況,。

正確的應(yīng)該是：

不論是收件人還是抄送人，都是與所涉事宜相關(guān)的人,。收件人選擇直接當(dāng)事人,，即需要對(duì)郵件內(nèi)容必須知曉或作出響應(yīng)，而抄送人則是只是讓其知曉,，不需要對(duì)方做出響應(yīng)，即使郵件被對(duì)方忽略不會(huì)有任何影響,。

在郵件內(nèi)容涉及重要事項(xiàng)時(shí),，你認(rèn)為有必要需要讓你的直接上級(jí)知曉時(shí)，可抄送給直接上級(jí),。除非是更高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有參與或有直接上級(jí)授權(quán),，否則忌諱越級(jí)發(fā)送。

?主題

郵件主題通常格式是：所涉主要事項(xiàng)＋需要收件人做出的響應(yīng)動(dòng)作,，如“某某項(xiàng)目合作方案,，請(qǐng)批復(fù)”、“某某渠道合作協(xié)議,，請(qǐng)審核”等等,。

同一封郵件中主題要求單一，一事一議,，特別忌諱將毫無關(guān)聯(lián)的幾件事放在一個(gè)郵件中,。

如果郵件所涉及內(nèi)容緊急或特別重要，需要收件人優(yōu)先關(guān)注的,，還可在主題中以特定形容詞予以強(qiáng)調(diào),，如＂【緊急】某某項(xiàng)目付款申請(qǐng)，請(qǐng)批復(fù)＂,，＂【重要】業(yè)務(wù)管理規(guī)范最新修訂,，請(qǐng)研讀＂

最忌諱：

1）沒主題：沒頭沒腦的郵件，會(huì)讓人對(duì)你的專業(yè)性和對(duì)工作的態(tài)度直接產(chǎn)生懷疑,。

2）直接以上傳附件的文件名默認(rèn)為郵件主題,，沒有收件人明確的響應(yīng)動(dòng)作要求：這很容易讓收件人忽略，就有可能因沒有及時(shí)響應(yīng)而對(duì)工作造成影響,。

3）主題龐雜,，同一封郵件包括多項(xiàng)無關(guān)聯(lián)的主題

? 正文

正文要求簡(jiǎn)明扼要，邏輯清楚，重點(diǎn)突出,，訴求明確,。

在撰寫正文時(shí)，除了從你的專業(yè)研判角度提供你認(rèn)為的最重要的信息外,，還應(yīng)該從收件人的角度換位思考,，他收到郵件做響應(yīng)時(shí)需要了解哪些信息？你需要在郵件正文預(yù)先提供他決策時(shí)需要了解的背景信息,。

郵件正文宜采用金字塔結(jié)構(gòu)（強(qiáng)烈推薦《金字塔原理》一書,，對(duì)于你的職場(chǎng)公文寫作會(huì)非常有幫助），即結(jié)論先行,，下面則是對(duì)于結(jié)論的層層說明,，最后要求回應(yīng)。

故郵件正文會(huì)首先說明這封郵件是關(guān)于什么的事情,，需要收件人做出什么響應(yīng),；然后提供此事的背景信息，情況說明,，響應(yīng)的時(shí)間要求等,，最后請(qǐng)求響應(yīng)。

如果此主題中收件人所需做出的決策事宜各有不同,，可在正文一一列出,，以便收件人對(duì)號(hào)入座，快速響應(yīng),。

對(duì)于正文中特別重要,，需要收件人特別關(guān)注的信息，可以加粗或用別的顏色字體來強(qiáng)調(diào),。

正文撰寫最容易出現(xiàn)的問題有：

1,、正文主要信息缺失，無法給收件人提供決策或響應(yīng)的參考依據(jù),，需要收件人反復(fù)郵件往來了解情況,，大大影響工作效率。

2,、正文洋洋灑灑,，信息龐雜，包含大量無關(guān)緊要或與決策不相關(guān)的信息,，毫無邏輯和重點(diǎn),，給收件人造成信息過量的負(fù)擔(dān)，也影響收件人快速做出響應(yīng),。

我們看一個(gè)范例,，這是一封發(fā)送給公司法務(wù)和主管領(lǐng)導(dǎo),，申請(qǐng)合作協(xié)議批復(fù)蓋章的郵件：

對(duì)于申請(qǐng)批復(fù)的郵件,，法務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)會(huì)關(guān)心哪些問題呢,？

1）協(xié)議是標(biāo)準(zhǔn)模板還是個(gè)案化條款？如果是標(biāo)準(zhǔn)模板,，條款對(duì)方是否有修改,？

2）合作內(nèi)容是什么，合作模式是怎么樣的,，分成比例如何,？

基于收件人關(guān)心的問題，郵件正文首先就表明此協(xié)議使用的是此前經(jīng)過法務(wù)審核過的標(biāo)準(zhǔn)化模板,，對(duì)方對(duì)條款沒有任何修改,，現(xiàn)在需要各相關(guān)人員批復(fù)蓋章。

這樣有什么意義呢,？一是法務(wù)不需要對(duì)條款再逐一審查,，可即時(shí)回復(fù),；二是領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)時(shí)也可以據(jù)此了解法務(wù)上的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)由法務(wù)人員把握，他們只需看看合作商務(wù)條件是否妥當(dāng)即可,。

對(duì)于合作內(nèi)容,、合作模式、分成比例盡管在郵件附件中有詳細(xì)的條款說明,，但從快速,、方便地傳遞信息的角度考慮，將協(xié)議的核心條款都摘錄出來,，這樣可以幫助領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間,，大大方便他們查看，也很容易在領(lǐng)導(dǎo)那里留下良好的印象,。

至于合作伙伴的背景如何,、是誰介紹的這個(gè)合作，這些信息與主題的訴求并沒有太大關(guān)聯(lián),，也不是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點(diǎn),，郵件正文則完全忽略不提。

?  附件

這個(gè)地方最容易犯的錯(cuò)誤是附件忘記上傳或附件上傳有誤,，尤其是容易出現(xiàn)版本錯(cuò)誤,，需要發(fā)郵件前再三檢查，避免犯這樣的錯(cuò)誤,。

如果附件所涉及的內(nèi)容與決策直接相關(guān)或是收件人非常關(guān)心的內(nèi)容或數(shù)據(jù),，就需要將核心內(nèi)容摘錄出來，在正文中體現(xiàn),，這樣收件人不用打開附件也可對(duì)最重要的信息一目了然,，大大為收件人節(jié)省時(shí)間。

?  發(fā)件人落款

非常忌諱發(fā)送郵件時(shí)不落款,，尤其是在公司規(guī)模龐大或你與收件人并不熟悉的情況下,，沒有落款的郵件會(huì)讓人感覺沒頭沒腦?；蚴怯刑貏e緊急的情況需要與你第一時(shí)間溝通,，除了郵件，沒有其他的渠道,。

可以在郵箱系統(tǒng)中通過設(shè)置簽名來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)落款,。簽名一般要包括姓名、職位（可省略）,、公司名稱,、通訊地址、手機(jī),、座機(jī),、郵箱及即時(shí)通訊賬號(hào),。

郵件格式相當(dāng)于人的外表，至少整潔大方,，才會(huì)讓人有興趣去了解你的內(nèi)涵,，最基本的要求就是整齊美觀：字體統(tǒng)一、字號(hào)相對(duì)一致,，段前統(tǒng)一左對(duì)齊,，段間距一致，段前可空一行,，用色不超過3種,，不要使用熒光色字體。

最怕的是一封郵件字號(hào)大大小小,，段前參差不齊,，段間距也是時(shí)寬時(shí)窄，或用五顏六色的字體,，這樣的郵件實(shí)在是辣眼睛,，沒法讓人有興趣讀下去，更直接給人一種發(fā)件人做事馬虎,、潦草的印象,。

一定要自動(dòng)換行，杜絕使用手動(dòng)換行,，這在電腦郵箱接收時(shí)可能是正常的,，而用手機(jī)接收時(shí)，一句完整的話會(huì)被斷得七零八落,。

發(fā)完郵件就萬事大吉了嗎？當(dāng)然不是,。

第一如果郵件非常重要,，你需要發(fā)出郵件第一時(shí)間通過電話或即時(shí)通訊工具提醒收件人接收，并提醒他們需要做的響應(yīng),，確保他們都已經(jīng)收到并知曉需要做的事情,。系統(tǒng)自帶的收條是不管用的，因?yàn)橛械娜思词故盏搅艘部赡軣o意中忽略掉,。尤其是在重要的商務(wù)溝通中,，這一點(diǎn)特別重要。

第二,，你需要主動(dòng)跟進(jìn)響應(yīng)的進(jìn)展,，尤其是時(shí)間緊迫的事項(xiàng)，你必須主動(dòng)去跟進(jìn)每個(gè)需要決策的人的反饋,，提醒他們,、催促他們,，確保在要求的時(shí)限前完成。