 題圖@ https://www./ 作者：橙子蝦 今天文章的核心就是圍繞著第四代日程管理,。 那，什么樣的日程才叫做 “第四代日程” 呢,？ 而第四代日程管理的實踐步驟又是怎么樣的,？ 最后第四代日程管理發(fā)揮作用的核心思維是什么？ 如果你熟讀《高效能人士的七個習(xí)慣》,，會發(fā)現(xiàn)我所講的和書籍原文有少許出入,，那是正常情況。 因為當(dāng)中有些是我個人的實踐經(jīng)驗和思考,。 1 為什么叫第四代日程管理 我寫的初稿原本是直接進(jìn)入“如何上手第四代日程管理”的,。 不過自己閱讀下來，發(fā)現(xiàn)不鋪墊第四代日程的由來,，是有點難理解為什么是叫第四代日程管理,，而重點又在哪里,。 所以，這里花幾百字來講明白每一代日程管理的方法和核心,，以便大家區(qū)分和理解,。 如字面的意思叫第四代，那就存在第一代,、第二代,、第三代。 第一代：著重利用便條與備忘錄,，在忙碌中調(diào)配時間與精力,。核心：把事情寫在紙上是用于抵抗遺忘的，生怕自己忘記做某件事情,。 第二代：強(qiáng)調(diào)備忘錄與日歷結(jié)合,，反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來時間的重要性。核心：給上面寫好的備忘錄,，加了一個時間限制,，讓自己知道某件事情應(yīng)該在什么時候完成。 第三代：依據(jù)輕重緩急設(shè)定短,、中,、長期目標(biāo)，再制定逐日實現(xiàn)目標(biāo)的計劃,，將時間,、精力根據(jù)計劃來分配，爭取最高的效率完成目標(biāo),。核心：事件和時間都有了,，增加一個事件緊急程度的原則，就可以所有重點地工作,。 第四代：以個人為出發(fā)點為最高原則,，明確自己在社會中的所有角色，以角色要達(dá)到的目標(biāo)來指導(dǎo)日程的安排,，實現(xiàn)平衡自己生活中的各個方面,。核心：利用人生各種角色的目標(biāo)指導(dǎo)日程排序，能使每件日程最大限度地與自己的價值觀一致,。 將以上的各代日程管理概括起來就是： 第一,、第二代都是工具性指導(dǎo)原則,。先是用紙和筆記下來,，再放到日歷中，明確一件事在什么時間完成,。 第三,、第四代則是思維性指導(dǎo)原則,。除了依然會用到第一、二代的工具之外,，主要是區(qū)分事件的重要程度,，再用個人的目標(biāo)價值和事件緊急程度結(jié)合，權(quán)衡取舍,，在生活和工作之間取得平衡,。 理解什么叫第四代日程管理之后，下面開始講解有效上手第四代日程管理,。 2 還是從模仿開始學(xué)習(xí)第四代日程管理 書中原文是這樣說的： 第一步就是要寫出你自己的關(guān)鍵角色,。如果你還沒有認(rèn)真思考過這個問題，那么可以把自己想到的先記下來,。 作為一個個體,，你有屬于自己的各種角色。你可以寫下自己在家庭的角色：丈夫或妻子,、父母或母親,、兒子或女兒…… 列舉自己想要持續(xù)投入時間和精力去做的一些事情，還可以將自己再教會或者社區(qū)事務(wù)中的角色也寫出來,。 按照這個說法我們可以試著把自己身處工作中的職位寫出來：新媒體編輯,、平面設(shè)計師、程序員,、部門主管,、副總經(jīng)理…… 還有一些我們家庭中扮演著的角色：兒子、女兒,、男朋友,、父母親…… 如果是我自己的話，目前的身份是這樣的：  @印象筆記的思維導(dǎo)圖明確好自己目前的關(guān)鍵身份角色后,，就可以根據(jù)每個角色建立相應(yīng)的事件收集箱,，這和GTD公開的收集箱相似。唯一的區(qū)別是我們預(yù)先就知道這個事件,，將會是由哪個身份來完成,。 這里使用的收集箱形式，可以是紙筆,、筆記軟件,、日程軟件、清單軟件…… 而我的習(xí)慣是使用筆記軟件,，為何是筆記軟件,？因為我有時候會有大量的文字編輯。如果你甚少編輯,，更注重的是提醒與執(zhí)行,，建議使用清單類軟件,。 下方是我最近一直在使用印象筆記的清單視圖：  @印象筆記清單視圖除了印象筆記清單，你還可以選擇微軟ToDo,、嘀嗒清單,、ios的提醒事項等等。 分類收集事項看似平淡無奇是嗎,？不就是一個分類收集嗎,？這有啥呢？ 來到這里依然是工具性的指導(dǎo)原則,，還停留在收集的階段,。而收集通常就是這么枯燥無味的，因為還沒有權(quán)衡各個事件的優(yōu)先次序,。 接下來的才是重點,，事件的優(yōu)先完成次序是根據(jù)一個怎么樣的原則來判斷的？真只有四象限時間管理嗎,？  @四象限時間管理原書《高效能人士的七個習(xí)慣》是這樣提及的,，首先是第四代日程管理方法的六個標(biāo)準(zhǔn)： 和諧一致：個人的理想于使命、角色與目標(biāo),、工作重點與計劃,、欲望與自制之間，應(yīng)和諧一致,； 平衡功能：管理方法應(yīng)有助于生活平衡發(fā)展,，提醒我們扮演不同的角色，以免忽略了健康,、家庭,、個人發(fā)展等重要的人生層面； 圍繞中心：理想的管理方法會鼓勵并協(xié)助你,，注重于雖不緊急卻極重要的事,； 以人為本：個人管理在于人，不在事,； 靈活變通：管理方法并非一成不變,，視個人作風(fēng)與需要調(diào)整； 便于攜帶：管理工具必須便于攜帶,，隨時可供參考修正,。 其次是自我管理的四個步驟： 確認(rèn)角色：就是要寫出你自己的關(guān)鍵角色； 選擇目標(biāo)：思考下一個周計劃中每一任務(wù)欄下你最想做的一兩件要事,； 安排進(jìn)度：為每一項目標(biāo)安排具體的實施時間,。 每日調(diào)整：根據(jù)突發(fā)事件、人際關(guān)系的意外發(fā)展及嶄新機(jī)會對每天的要務(wù)安排進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,。 說了那么多書上的原話,，看起來不懂啊,！ 是的,，其實我剛開始的時候也覺得這些說法很虛。后來實踐了很長一段時間,，并反復(fù)思考了里面的一些指導(dǎo)性原則,，才明白下面的這兩個在原則很有可能就是第四代日程管理的核心。 而用人話概括上面的內(nèi)容,，是兩個權(quán)衡日程優(yōu)先次序的原則： 一 若事件的完成時間越長,，則該事件相對越復(fù)雜，又或者本身就是一件硬性規(guī)定的長時間事件,。 這類事情,，適合拆解成各個步驟，衡量每個步驟的時間,，再將每個步驟放進(jìn)有空時間的日程表里,，按照進(jìn)度完成，但總的完成時長不變,。 如圖示：   如：該事件完成的總時長為16個小時,，那拆分為步驟1、步驟2,、步驟3,、步驟4、步驟5,。 最后5個步驟被安排在不同的日子,，總的完成時間依然是16個小時。 二 影響的維度分兩個,，范圍越大越重要,，時長越長越重要。 如一件事項影響自己之外,，每增加一個影響范圍,，就越優(yōu)先； 如一件事在一個影響范圍上,，影響的時長越長,，就越優(yōu)先。 影響范圍圖示：  我們通常思考一件事該如何安排時,，過于專注該事件可能會導(dǎo)致我們忽略了該事件對其他人的影響,，從而造成不必要的麻煩，甚至是傷害,。 因此當(dāng)我們思考一件事該如何安排時,，先想想這件事會影響哪些人,，是同事、是朋友,、還是家人,？ 影響時長圖示：  除了考慮被影響到的人，還要想清楚該事件的影響時長,。 好比,，我以前決定要注冊安全工程師。無發(fā)生任何違規(guī)事情的話,，證書是一輩子的,，同時這個考試是一個硬性規(guī)定長時間事件。 它既符合影響時長越長越重要,，又符合硬性規(guī)定長時間事件,，因此它在我這里就顯得很重要了。 這個考試就適合拆解的方式,，各個階段分開學(xué)習(xí),、復(fù)習(xí)、二次復(fù)習(xí),、真題模擬等,，放進(jìn)有空閑時間的時段里，一點一滴地完成,。 看到這里,，你是不是想問，真的會有人這樣“機(jī)械化”地思考嗎,？真的有用嗎,？ 你們知道有一本書叫《奇特的一生》嗎？ 主人公每做一件事都會記錄起止時間,，天天都記錄,，直到有一天在心中就能對時間精準(zhǔn)把握。 我以前也曾效仿過,，你看看這些記錄：  @完成并封存的筆記  @項目完成時間記錄  @項目完成時間記錄 @項目完成時間記錄 以上是我以前還在做消防系統(tǒng)設(shè)計的時候做的記錄,。 起初是覺得毫無意義的，但仍然天天堅持這種笨拙的方法,。越到后面就越容易掌握自己的工作,，不再擔(dān)心時間夠不夠。 當(dāng)一個項目發(fā)到手上的時候,，在腦海中浮現(xiàn)的不是以前滿是抱怨的操作,，而是一個個被拆解的步驟與時間，胸有成竹大概也是這樣的感覺吧。 后期公司重回正軌,，便升任至部門主管,，也是靠著這些累積下來的經(jīng)驗，才讓自己對工作和生活更加得心應(yīng)手,。 3 第四日程管理的核心思維是什么,？ 剛才有點說遠(yuǎn)了，接下來我們回到整篇文章的核心,。 第四代日程管理的核心思維是什么,？ 這里我僅能代表自己的理解,，不代表史蒂芬柯維先生的本意,。 首先回顧上一章節(jié)說到的兩個權(quán)衡的原則： 一 若事件的完成時間越長，則該事件相對越復(fù)雜,，又或者本身就是一件硬性規(guī)定的長時間事件,。 二 影響的維度分兩個，范圍越大越重要,，時長越長越重要,。 如一件事項影響自己之外，每增加一個影響范圍,，就越優(yōu)先,； 如一件事在一個影響范圍上，影響的時長越長,，就越優(yōu)先,。 聰明的你，多少能看出一些門路了,。是不是隱約都著重說明了一個判斷標(biāo)準(zhǔn),？ 上面的時間、影響的范圍,、影響的時長是不是都可以被數(shù),？ 其思考的原理，就是把一些平時看來無法判斷的人性問題附加一個量化的維度,，使其能夠被量化,，利用量化后的數(shù)據(jù)來判斷事件的優(yōu)先順序。 被量化后的好處之一是,，使我們更容易比較這些事件花費(fèi)多少時間資源和耗用多少人脈關(guān)系,，從而得出一個相對客觀又符合當(dāng)前情況的判斷。 但這種量化的方法不是絕對的,，我覺得至少在人的問題上不是絕對的,。因為不同的人面對同一件事的看法是不盡相同的，在A君看來是非常著急，而B君覺得可以暫時緩一緩,。 因此這方法是起輔助作用,，不作為一個固定不變的標(biāo)準(zhǔn)。本身第四代日程管理的出發(fā)點就是以人為本,，并說到管理方法并非是一成不變的,，是要靈活變通的。 希望學(xué)完第四代日程管理的你,，能演化出一個更適合自己的方法,。 END 本文首發(fā)于@印象識堂 作者：橙子蝦，一名喜歡寫筆記的文案編輯咖啡店店長,。 若你覺得我的文章還有點意思,，歡迎點個贊，或者保存一下,，謝謝,。
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