不知道你是否有這樣的困惑,，看了時(shí)間管理的書，總是在看書的時(shí)候雄心壯志,，熱血沸騰,，但是在實(shí)際工作生活中，根本沒法按照書里的方法“高效”起來,。一步一步地跟隨,，我卻總是會(huì)被時(shí)間管理工具的枷鎖緊緊束縛，沒有片刻喘息,，之后就引起了爆發(fā)式的崩盤,。 看了許多的書，可是仍然無法管理好時(shí)間,，做到高效,。 我一直都以為書里的大神能做到，我卻做不到,，一定是因?yàn)槲业睦斫獠坏轿?，或者?zhí)行不對(duì)。直到我看到了格雷厄姆·阿爾科特的《高效忍者》,，才恍然大悟,，原來我的方向一直都錯(cuò)了。 因?yàn)樾畔r(shí)代,，需要的是“注意力管理”,。  英國(guó)的格雷厄姆·阿爾科特,，在5年前，發(fā)現(xiàn)了在信息時(shí)代注意力管理的“秘密”，基于這些理論創(chuàng)立了Think Productive的個(gè)人效率培訓(xùn)組織,，在英國(guó),，美國(guó)，加拿大等國(guó)都有分支機(jī)構(gòu),，并且與英國(guó)政府內(nèi)閣,，易趣，英國(guó)電信,，布里斯托爾大學(xué)等組織和機(jī)構(gòu)都進(jìn)行過合作,。他本人也通過管理注意力不斷完善自己，幫助了更多的人,。  格雷厄姆·阿爾科特 在信息時(shí)代，原有的時(shí)間管理已經(jīng)過時(shí)了,，原因有二： 1.現(xiàn)在的信息量超過以往?，F(xiàn)在的一天的信息量可能都會(huì)超過原有的一周的信息，更不要說手機(jī),，互聯(lián)網(wǎng)，一刻也不停息的微信消息和推送。以前可以用靜態(tài)的時(shí)間管理辦法,，提前一天就計(jì)劃好第二天要做的事項(xiàng),，并且在”待做清單“中標(biāo)出ABC的輕重緩急來完成。但是現(xiàn)在如果還用這個(gè)辦法,，恐怕經(jīng)過忙碌的一天之后,，擺在眼前的仍然會(huì)是常常的”待做清單“。 2.現(xiàn)在的工作更復(fù)雜,，工作時(shí)長(zhǎng)更長(zhǎng),。相比于過去，現(xiàn)在的工作不光在工作量上有所增加,，工作的內(nèi)容和團(tuán)隊(duì)的協(xié)助也比以往更加復(fù)雜和頻繁,。工作需要更多的溝通，等待和回復(fù),，因而工作更像是個(gè)動(dòng)態(tài)的“待做清單”,，按照原有靜態(tài)的時(shí)間管理方法，肯定無法處理,。 所以,，是時(shí)候放下時(shí)間管理的小本本了，開始注意力管理,！ 1.注意力分為三種：主動(dòng)型注意力,，積極型注意力和不積極型注意力 注意力里的黃金時(shí)段是主動(dòng)型注意力,。處在這個(gè)狀態(tài)的時(shí)候，人是最佳狀態(tài),。不僅是全神貫注的,，還能處理各種重大決定或者疑難問題。 積極型注意力稍微較主動(dòng)型有所遜色,，能量條有所減弱,，但是處在這個(gè)階段，雖然仍然可以投入工作,，但是注意力開始不集中,，也容易分心和被打斷。 注意力繼續(xù)減弱就到了不積極型注意力,。這個(gè)階段注意力已經(jīng)很不容易集中了,，如果做一些很難的工作會(huì)非常費(fèi)力，還不容易出結(jié)果,。 2.每個(gè)人的三種注意力分布圖都不同,，要觀察自己的狀態(tài)，繪制自己的注意力分布圖,。  書中作者的注意力分布圖 3.在注意力高峰的時(shí)候，行使“老板”的職責(zé),，不積極注意力的時(shí)候,，行使“員工”職責(zé) 知識(shí)型工作，每個(gè)人的工作內(nèi)容都變得復(fù)雜起來,，需要同時(shí)扮演好“老板”和“員工”的職責(zé),。“老板”的職責(zé)下,，要思考,，做計(jì)劃，作決定,；這樣之后,，“員工”才能更好的履行執(zhí)行的職責(zé)。 在自己的注意力高峰階段做需要計(jì)劃,，思考下決定的工作,，等到注意力減退，安排一些只需要執(zhí)行的工作,。 4.清空郵件箱 定期整理堆積如山的收件箱,，把他們分成三個(gè)部分，這樣就不會(huì)因?yàn)猷]件太多而錯(cuò)過關(guān)鍵的信息了,。  篩查郵件的時(shí)候?qū)τ谠趦煞昼娭畠?nèi)就能處理完畢的郵件,，要順手完成，不放在“執(zhí)行文件夾”中,。因?yàn)?，放進(jìn)其他的文件夾，下次處理時(shí)又要重新考慮,，花費(fèi)的時(shí)間遠(yuǎn)超過2分鐘。 然后定期關(guān)閉郵箱,，不全天24小時(shí)都待命,，只在固定時(shí)間開啟。不用擔(dān)心會(huì)錯(cuò)過太多,，如果有人真的很著急找你,，他們除了郵件一定還會(huì)用其他方式聯(lián)系你的。 5.運(yùn)用CORD流程模型,，應(yīng)對(duì)信息流 CORD四個(gè)字母對(duì)應(yīng)四個(gè)應(yīng)對(duì)信息流的步驟 C——收集信息,。拿出一個(gè)小時(shí)左右的時(shí)間，把所有腦海中,，辦公桌,，任何的信息，哪怕是嘮叨和擔(dān)心都寫出來,，放在盒子里收集好,。直到完全也寫不出了。 O——整理信息,。對(duì)上一步驟每一個(gè)想法都進(jìn)行判斷,，是不是要進(jìn)行行動(dòng)？如果不需要行動(dòng),，可以按照用途把他們分別放進(jìn)“垃圾箱”,，“參考”和“創(chuàng)意園”里。 如果需要行動(dòng),，問問是不是立刻需要我來行動(dòng),，不需要的放進(jìn)“等待清單”，等到別人的工作部分完成再轉(zhuǎn)出來,。需要我立刻行動(dòng)的信息,，可以分別放進(jìn)三個(gè)清單中——主要清單（下一步具體的行動(dòng)是什么），項(xiàng)目清單（需要拆分的行動(dòng)就放在里面,，列出每一步驟,，獲得更大的視野）和每日清單（主要列出截止日期和當(dāng)天要做的事情） R——回顧信息。分為每周回顧和每日回顧,。對(duì)清單里的事項(xiàng)進(jìn)行追蹤查看,。 D——執(zhí)行,。開啟“員工”模式，執(zhí)行工作,。  6.開好會(huì)議 工作中，文山會(huì)海時(shí)常也是人們壓力的一大來源,。無效的會(huì)議占用了太多的時(shí)間和注意力,，等到會(huì)議結(jié)束多半只剩下不積極型注意力了，卻還要面對(duì)堆積如山的工作,。 因而,，《高效忍者》中提出了“好好開會(huì)”的方法： （1）不用會(huì)議取代決策。 （2）能不去的會(huì)議盡量不去,，轉(zhuǎn)而可以采用電話會(huì)議,，郵件等方法，把注意力掌握在自己手里 （3）用40%的注意力進(jìn)行會(huì)議前的準(zhǔn)備 （4）用20%的注意力開會(huì) （5）用40%的注意力跟進(jìn)會(huì)議：在會(huì)上作行動(dòng)總結(jié),，給參會(huì)人發(fā)送劃重點(diǎn)的郵件,，跟進(jìn)確定負(fù)責(zé)人，發(fā)送跟進(jìn)郵件,，確定截至日期,，量化行動(dòng)。 7.重燃工作動(dòng)力 應(yīng)對(duì)注意力的方法掌握了一堆,，但是一定不要忘了也處理好自己的情緒,。尤其在工作中，一旦抵觸情緒出現(xiàn),，就會(huì)極大的影響和占用主動(dòng)型注意力的時(shí)間,。 因而我們需要認(rèn)識(shí)抵觸情緒，并且抵抗至戰(zhàn)勝抵觸情緒,。 第一步要意識(shí)到自己回避問題,，不做工作，是產(chǎn)生了抵觸情緒,。 然后,，找出自己對(duì)某一件事產(chǎn)生抵觸情緒的具體原因是什么？是做事完美主義,？還是害怕改變,？害怕失敗,？ 最后,，用兩種方法應(yīng)對(duì)抵觸情緒： （1）用些小技巧想辦法忽略。 可以捕捉腦海中的想法,，把抵觸情緒喊叫,，釋放出來,。用冥想或者體育鍛煉削弱抵觸情緒的作用。放松情緒,，回顧周檢查表和日檢查表,。 抵觸情緒往往會(huì)引發(fā)其他負(fù)面情緒。因而可以把“如果出錯(cuò)了會(huì)怎樣”的負(fù)面問題換成“如果一切順利會(huì)怎樣”的正面語句,。擊敗恐懼并且為即將進(jìn)行的活動(dòng)做最大化準(zhǔn)備,。 迎擊抵觸情緒，拿出A4紙,，讓抵觸情緒寫一份“反對(duì)清單”,，然后再下面寫一個(gè)“贊成清單”反擊抵觸情緒。 （2）避開抵觸情緒 可以用更好的聲音淹沒抵觸情緒的噪音,。可以用一些“例行事項(xiàng)”或者儀式感避開抵觸情緒,。還可以試試用更強(qiáng)的恐懼感,，比如截止日期?；蛘哂糜螒蚧姆椒?，把惱人的工作拆分成類似游戲中的一個(gè)一個(gè)小關(guān)卡。 我認(rèn)為《高效忍者》中給出的如下建議更能幫助人們促進(jìn)工作動(dòng)力： 先從最難的任務(wù)開始做起 借助紙筆讓大腦進(jìn)入工作狀態(tài) 重在開始,，哪怕只開始堅(jiān)持做5分鐘,，可能對(duì)一個(gè)任務(wù)就能打開一個(gè)新局面 保持熱身的習(xí)慣 閉上嘴，不抱怨 勇敢交談,，突破瓶頸 除了上面的方法,，還有非常重要的一點(diǎn)：反完美！ 8.用好方法,，提升注意力 有兩個(gè)方法可以提升注意力,。一種由內(nèi)化的方法，努力把不積極型注意力提升到積極型,，把積極型的注意力提升到主動(dòng)型注意力,。 （1）運(yùn)用改變你看到的東西，“欺騙”大腦 當(dāng)感覺開始倦怠的時(shí)候,，改善一下環(huán)境,，比如可以把excel的字顏色改成綠色，半小時(shí)之后再改成紅色,，以此類推,。這種小把戲能讓人多堅(jiān)持一會(huì)。 （2）改變工作內(nèi)容 可以每半小時(shí)到一小時(shí)改變一下工作的內(nèi)容,，保持好的注意力狀態(tài),。 當(dāng)然啦,，我個(gè)人認(rèn)為這個(gè)方法也要謹(jǐn)慎嘗試，在劉鵬的《暗時(shí)間》里,，提到過每一項(xiàng)任務(wù)都需要啟動(dòng)時(shí)間,。因而，我認(rèn)為如果過于頻繁地變更跨度比較大的工作,，可能反而不利于進(jìn)入狀態(tài),。 （3）改變環(huán)境氛圍 這個(gè)大家可能都運(yùn)用過，在頭腦沒有思路的時(shí)候,，出去呼吸一下新鮮空氣,，走到窗邊看看遠(yuǎn)處的風(fēng)景，都能有利于頭腦清醒,，重新獲得注意力,。 （4）鍛煉大腦 為大腦功能供能：在不渴的時(shí)候及時(shí)喝水，少食多餐——五到六次簡(jiǎn)餐比三頓大餐效果好,，健康飲食原理垃圾食品,，充足睡眠，適度攝入咖啡因,，進(jìn)行體育鍛煉,，冥想。 第二種是外在的方法——合并,。把一些工作進(jìn)行合并,，能意外的擠出一些注意力 比如，打電話和散步可以一起進(jìn)行,；可以在等待的時(shí)候閱讀,；在旅行途中進(jìn)行一些思考；和朋友或是同事喝咖啡的時(shí)候進(jìn)行交談,。 關(guān)注注意力,，順應(yīng)自己的時(shí)間表，而不是機(jī)械的照搬別人的成功經(jīng)驗(yàn),。我覺得是看完《高效忍者》的最大收獲,。 書里的小工具小方法也不失為可以進(jìn)行嘗試和開始行動(dòng)的小階梯。相比于其他幫助人們提高工作效率,，精進(jìn)成長(zhǎng)的書,，我更喜歡《高效忍者》這本書。作者的這些方法不光考慮了技術(shù)操作層面的因素,，比如用什么技巧方法,，用什么工具，還將人的情緒也考慮在內(nèi)。書里提供了一些能保持工作動(dòng)力的方法,，但也積極鼓勵(lì)讀者找出自己的方法,。 同時(shí)，作者用忍者的八大特性進(jìn)行類比,，生動(dòng)有效,，讀來也不枯燥。 |
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