我們都想擁有更高的工作效率——但該如何提高呢,？

圖片來(lái)源：路透社/Thomas Peter

你知不知道有一種人，即便他忙得不可開交,，也總會(huì)趕在最后期限之前完成任務(wù),？你是不是也會(huì)羨慕，想知道他們是怎么做到的,？

“不考慮環(huán)境,、工作地點(diǎn)或職業(yè),，工作效率是每位專業(yè)人士都會(huì)面臨的挑戰(zhàn)，” 麻省理工斯隆管理學(xué)院高級(jí)講師 Robert Pozen 表示,。

在麻省理工學(xué)院本科生 Kevin Downey 的協(xié)助下,，Pozen 對(duì)關(guān)于有些人工作效率高的原因做了調(diào)查，并將這項(xiàng)調(diào)查作為他研究的一部分,，其調(diào)查對(duì)象是來(lái)自六大洲 2 萬(wàn)名自薦參與的管理人員,。

調(diào)查用的工具是 Pozen 工作效率評(píng)級(jí)，其中包括 21 個(gè)問題,，并分為 7 類：制定時(shí)間表,、管理日常事務(wù)、處理信息,、完成大量工作,、提高溝通能力、召開有效會(huì)議及將任務(wù)委派他人,。這些習(xí)慣與技能是 Pozen 的麻省理工斯隆管理學(xué)院高層管理教育項(xiàng)目,、《工作效率最大化：如何成為一名高管》及他的暢銷書《這樣工作最高效:怎樣做到結(jié)果更好，用時(shí)更少》的核心要點(diǎn),。

整理完數(shù)據(jù)后,，Pozen 和 Downey 從 19,957 名受訪者中得出了一套完整的結(jié)果。其中北美受訪者約占總?cè)藬?shù)的一半,；還有 21% 來(lái)自歐洲,，亞洲則占 19%，而剩余 10% 涵蓋了來(lái)自澳大利亞,、南美以及非洲的受訪者,。

他們找出了工作效率評(píng)級(jí)最高的幾組人，發(fā)現(xiàn)得分最高的專業(yè)人士往往有著相同的習(xí)慣：

• 他們基于優(yōu)先級(jí)計(jì)劃工作,，并且有明確的目標(biāo)；

• 他們具備管理大量信息與任務(wù)的有效技巧,；

• 他們理解同事的需求,、能夠召開簡(jiǎn)短會(huì)議、直奔交流主題并具備確定的方向,。

分析受訪者人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí),，他們得出的結(jié)果也很有趣。

從地理位置上看,，北美受訪者的平均工作效率處于中等水平,，即使他們的工作時(shí)間更長(zhǎng)。事實(shí)上,，北美的平均工作效率得分明顯低于歐洲,、亞洲及澳大利亞,。

年齡和資歷與個(gè)人工作效率高度相關(guān)——年長(zhǎng)和資歷較深的專業(yè)人士得分要高于年輕且資歷尚淺的同事。這些資深受訪者有著安排非重要日常事務(wù),、管理消息流,、召開有效的會(huì)議，以及將任務(wù)委派給其他人的習(xí)慣,。

男性與女性專業(yè)人士的總體工作效率得分幾近相同,，但在如何達(dá)到如此高的工作效率上，他們之間存在著一些顯著的差異,。例如,，女性在組織有效會(huì)議方面得分尤其高——會(huì)議時(shí)間不超過(guò) 90 分鐘，并就下步計(jì)劃達(dá)成一致,。相比之下,，男性則擅長(zhǎng)處理信息量大的郵件——他們不會(huì)過(guò)于頻繁地查看電子郵件，也會(huì)跳過(guò)那些價(jià)值不高的郵件,。

處理收件箱過(guò)載的能力是提高工作效率的關(guān)鍵,，但我們會(huì)因不斷積壓的電子郵件而感到恐懼，并且對(duì)于如何實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)不是很明確,。

“我們經(jīng)常受小事纏身,，比如電子郵件，這會(huì)讓我們不堪重負(fù),，最終把我們寶貴的時(shí)間皆用于此,，” Pozen 說(shuō)?！拔覀冎写蠖鄶?shù)人每三到五分鐘看一次電子郵件,。相反，我們應(yīng)每一到兩個(gè)小時(shí)看一次,。當(dāng)你查閱郵件的時(shí)候,，由于大部分郵件都沒多大用處，你只需看郵件主題以及發(fā)件人,，這樣基本上可以略過(guò) 60% 到 80% 的郵件,。”Pozen 還提倡人們立即回復(fù)重要郵件,，而不是先做上標(biāo)記,，之后再看(或者干脆忘記),，同時(shí)標(biāo)記重要聯(lián)系人，并充分利用電子郵件過(guò)濾器,。

Pozen 強(qiáng)調(diào)管理收件箱是一項(xiàng)重要的技能,，然而,，這需要與其他更主要的習(xí)慣相結(jié)合才能有效,，比如確定最高優(yōu)先級(jí)。他提示說(shuō),，如果沒有追求一系列具體的目標(biāo)——包括個(gè)人目標(biāo)及職業(yè)目標(biāo)——許多有進(jìn)取心的人就沒有足夠的時(shí)間去參與那些實(shí)際上支持他們最高目標(biāo)的活動(dòng),。

如果你想提高工作效率,，可以嘗試培養(yǎng) Pozen 調(diào)查結(jié)果中示例的“習(xí)慣集群”，效率最高的專業(yè)人士就擁有這些習(xí)慣,。其中包括:

• 專注于主要目標(biāo)：每天晚上修改第二天的日程安排,，強(qiáng)調(diào)優(yōu)先事項(xiàng),。在開始閱讀長(zhǎng)篇材料之前，先確定閱讀目的,。

• 管理超負(fù)荷工作：根據(jù)發(fā)件人和主題,，略過(guò)50%到80%的郵件,。把大項(xiàng)目分成一個(gè)個(gè)小步驟,，并從第一步開始。

• 支持同事工作：將會(huì)議的時(shí)間限制在90分鐘以內(nèi),，并在每次會(huì)議結(jié)束時(shí)明確規(guī)定下一步計(jì)劃,。與團(tuán)隊(duì)成員就成功指標(biāo)取得一致意見。

Pozen 的調(diào)查工具可在網(wǎng)上搜到,。完成調(diào)查的人會(huì)收到一份反饋報(bào)告,，其中包括提高工作效率的實(shí)用技巧。你也可以從 Pozen 的麻省理工高層管理教育項(xiàng)目中直接學(xué)習(xí),，使你的工作效率最大化,。