《卓有成效的管理者》一書曾提到,，會議運營管理,，能體現(xiàn)一家公司的管理水平，凡是會議過多的公司,，管理上一定出了問題,。一場缺乏管理的會議,，既浪費時間、人力和金錢,，還毫無生產(chǎn)力,。

成功高效會議的核心：會議不是一個講問題的場所，而是一個明確責任和義務的場合,。一個成功的會議,，80%的工作是在會議前進行，只有20%在會中控制,。本文,，從會前、會中,、會后三個節(jié)點,，梳理了每個步驟需要準備的內(nèi)容和注意事項。

一,、會前準備,。
1、確認會議主題,。
明確會議的內(nèi)容,，只有明確了會議主題、核心內(nèi)容,，才能夠確定有哪些核心人員需要參加,，誰來主持，哪位高層“坐陣”,。

2,、收集會議所需資料。
會前準備詳實的資料,，用數(shù)據(jù)說話,，避免假大空。比如,，以周例會為例,。各部門需要準備PPT或其他形式資料，來說明上周做了什么,，公司最新動態(tài)是什么,，各項目關鍵指標及達成情況如何，項目有什么困難,，下周有什么行動舉措,。注意，行動舉措必須是可執(zhí)行的,，必備要素是責任人是誰,，什么時間完成（時間節(jié)點）,，以及具體行動事項是什么？

3,、制定會議議程,。
確定明確的發(fā)言順序和發(fā)言時間，并在會議過程中嚴格遵守,，以防止無限制地拖長會議,。組織者注意會上控制每個人發(fā)言時間，及時提醒,。

4,、主要請必要的人。
會議規(guī)模,，要盡量小,，只邀請必要的人，把“多余的人”統(tǒng)統(tǒng)“趕出去”,。

5,、會議主持人事先了解各部門匯報內(nèi)容。
做到心中有數(shù),。這樣在會上,，才能有針對性的進行總結(jié)、點評,、究責、布置任務,，下達決議等,。

6、會議時間要明確,。
會議通常有例行會議,，有臨時會議。例行會議,，要把時間固定在每周幾時幾刻,，這樣，可以讓大家形成習慣,，從而能夠提前安排好自己的工作,，也不用每次都另行通知。臨時會議,，要做好提前通知,。

二、會中,。
1,、通報上次會議決議完成情況,。
每次同類型會議開始時，要先將上次會議決議的完成情況進行通報,，避免大家開完會,、制定了行動方案，卻不執(zhí)行的問題,。如果出現(xiàn)有決議沒有執(zhí)行,，要進行相關追責。讓會議養(yǎng)成“提出問題—會中解決—追蹤—解決”的閉環(huán),，否則會議開的就沒有意義,。

2、成功的會議,，要各司其職,。
一般來說，主持人,、記錄者,、決策者都是幾個常見的角色。

對于主持人來說,，最重要的工作就是維持秩序,。例如，發(fā)言按照什么順序,，每個人發(fā)言是否有時間限制,，在哪些環(huán)節(jié)不要打斷或評價他人的想法等等。隨著會議的進行,，跑題,、陷入僵局、激烈的爭吵,，都是一場會議可能會出現(xiàn)的情況,，主持人一定要表現(xiàn)出掌控力。

重點注意幾點：意見基本一致時,，立即終止大家的討論,，趕快進入下一話題；意見大同小異時,，允許求同存異,；很難一致時，下次再議,；對于離題太遠的發(fā)言,，會議主持者可尋找時機予以引導、提醒，拉回正題,。

記錄者的工作主要分為兩個部分,，一個是記錄當前會議討論的內(nèi)容和決定，會后形成會議紀錄發(fā)給所有相關人,。此外,，在會議過程中往往會涉及到新的議題或新冒出來的待討論事項，記錄者也應該對這些內(nèi)容進行歸納總結(jié),。

決策者,，需要保證對于所有人來說，會議輸出的結(jié)果是唯一的,，確保會后大家行動目標一致,。如果缺少決策，各方都會覺得自己更占理,，自己的方案更優(yōu),，最終要么僵持不下。

3,、會中怎么避免“跑題”,？
通常，會議會針對一些問題做討論,，討論方式有兩種,，一種是開放式問題，比如這個問題是什么,？該怎么辦,？另一種是封閉式問題，就是提出問題后,，同時附帶給出幾個解決方案,，看各方意見和態(tài)度，然后從中選出最優(yōu)方案,。或者,，在封閉式問題基礎上,，即根據(jù)幾個方案選項，再引出新的解決方式,。對比起來,，封閉式問題，因讓大家會前準備了預案,，所以,，討論的內(nèi)容不會太偏離主題。

4,、怎么防止“冷場”,？
一旦發(fā)現(xiàn)有“冷場”跡象,，立即用評論、提問或解釋的方法,，鼓勵大家繼續(xù)討論,。要知道與會者發(fā)表的意見逐步減少，意味著他們對處理問題的緊迫感和能力也隨之下降,。

5,、“提問措辭”要樸實。
假設會上,，主持人發(fā)問：“不知各位有何高見,？”，就很容易把想說的人嚇住,。但如果改成“各位有什么想法呢,？”樸實無華，效果反倒好一些,。注意,，措辭盡量平和，以人人平等的心態(tài)來引導,，避免給人帶高帽或貶低人的提問,，否則效果不會好。

6,、在討論中要多“歸納提醒”,。
歸納小結(jié)，是向大家報告會議進展的一種技巧,，通常不要超過30秒,。總結(jié),，不止針對一致的意見,，如果有分歧意見，也可以進行歸納,。以此,，來提請與會者引起注意，否則,，不同意見在討論中會被忽視,，如果等到會議結(jié)束時才提出來，會使提大家感到沮喪,。

7,、會中決議要注意可行性。
在會議過程中，會議決議要找專人記錄,，會議決議一定要具體到責任人,，在什么時間節(jié)點，要做什么動作,。這樣方便后期進行結(jié)果追蹤,。注意，會上確定決議的時候,，就要考慮到這條決議是否有可執(zhí)行性,。如果執(zhí)行不了或者沒有條件執(zhí)行，那寧可不定,。

三,、會議結(jié)束。
1,、會議末尾,，會議組織者，要再強調(diào)下此次會議主要講了什么,，下一步計劃是什么,，還需要解決什么問題，做哪些溝通準備,。

2,、每次會議結(jié)束后，做一個會議紀要,，并及時,、用郵件方式發(fā)給參會人員，確保會議確認事項的執(zhí)行,，也避免參會相關責任人以各種理由來推托責任,。

四、注意事項：
1,、不要讓會議成為批評會,。

2、不要讓會議變成領導的獨角戲,，老板的“一言堂”,。單個會議，要做到緊密“圍繞議題”來展開,，而不是跑題，變成老板訓話,。

3,、會議一定要避免議而不決。是會議就一定要有決議，且所有的決議都要落到實處,，誰做什么事,，什么時候完成，達成什么樣的效果,。

4,、 取消不必要的會議，從而提高會議的目的性,?？蛇x的辦法有：尋找可替代途徑，通過電話,、郵件而非會議來溝通,；會議合并或是偶爾取消一兩次，將例會議程合并到急需時再開,。

5,、無會前充分準備不開會。會前準備,，除了大家按議程模板各自準備外,，還需要注意幾點。
A. 決策人不能出席,，則會議當即取消,。這條建議，提前作為會議制度公示給大家,，也算是對決策人一種時間制約,，讓其不能隨意就不出席，而是在壓力之下,，盡量更合理安排自己的時間,。

B. 會議規(guī)模不當、人員安排不當,、無關人員參會,。由于“溝通管道”會隨著“與會人數(shù)”成幾何級數(shù)增長，N個人會有N×（N－1）個單向溝通渠道,，所以在決定與會人員時候,，要首先問“××可以不來”，而不是“××也可以來”,，達到精簡規(guī)模的目的,。