項目工作中,，開會對每個項目成員是非常常見的，而且是必須要處理的事情,。但項目成員絕大部分挺討厭項目會議,，討厭的并不是開會這種形式，而是厭惡沒有目的或目的不明確,、無任何準(zhǔn)備,、事情議而不決、無任何實(shí)效，冗長的會議,，諸如此類會議完全沒有必要召開，浪費(fèi)時間和精力,，并影響團(tuán)隊成員的積極性,。

基于項目會議的情況，可將項目的有效會議分為兩大類：決策型會議,、討論型會議,。前者必須輸出一個明確的決定，如項目評審會,、預(yù)算審批會,，而后者則可能是召集一些人一起討論問題，共享信息,，如晨會,、頭腦風(fēng)暴、項目溝通會等,。

所以會議發(fā)起人在會議發(fā)起之前,，一定要明確會議的目的，這次會議最終希望輸出的結(jié)果是什么,，是一個決定,，還是一系列可行的方案，或者,，是需要與會人員關(guān)于項目達(dá)成某種共識,。

明確開會時間,、地點(diǎn),、議題、誰出席,、誰主持,、誰記錄，各部門派來的人必須能拍板,，定意見,，參與方不是代表個人，是代表部門來決策的,，不是來打醬油的,。同時還需明確會議相關(guān)規(guī)則（如不遲到、不早退,、會議期間不玩手機(jī),、不交頭接耳、沒人發(fā)言時間等要求）,。

會議發(fā)起人還需提前把會議的背景與目的,，議程,，希望達(dá)成的結(jié)果等材料抄送參加會議的各方。會議主持者要預(yù)先設(shè)想可能的沖突和對抗,，想到解決的辦法（建議事先和關(guān)鍵同事溝通好,，再開會）。

會議提前30分鐘再次提醒相關(guān)人員,，盡可能讓大家提前5分鐘到場。會議主持者安排人員在會議開始前10分鐘將相關(guān)會議的目的,，目標(biāo),，議題的含義和議程紙板文件放置在會議室對應(yīng)的與會人員位置，供與會人員更快的進(jìn)入狀態(tài),，做好準(zhǔn)備,，帶著會議主題，帶著問題進(jìn)行會議,。

會議正式開始后,，會議主持者說明會議的目的，目標(biāo),，議題的含義和議程以及會議需遵循的規(guī)則,，每個人發(fā)言的時長等（如在規(guī)定的時間與會人未能發(fā)表完全部觀點(diǎn)，可后續(xù)在補(bǔ)充）,，之后讓每個人輪流表達(dá)自己的觀點(diǎn),，充分表達(dá)自己的想法，避免那些不想開口的人,，又悄無聲息的把問題帶回去,。然后針對不同意見的要點(diǎn)，引導(dǎo)大家求同存異,，達(dá)成共識,。

會議中會議主持者或關(guān)鍵決策人要主導(dǎo)會議的走向，能在關(guān)鍵的時候或收或放,，打斷沒有重點(diǎn)的廢話或過度的發(fā)散,，或是讓關(guān)鍵的人出來充分的表達(dá)觀點(diǎn)，或是隨時把需要加入的關(guān)鍵人員從外面拽進(jìn)會議,。要善于把握會議重要決策的關(guān)鍵時刻和形成決議的關(guān)鍵時刻,。盡一切可能把會議引導(dǎo)向高效決策的方向。

會議中嚴(yán)禁交頭接耳或開小會,，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要毫不猶豫的禁止,。頭腦風(fēng)暴一類的會議，經(jīng)常會出現(xiàn)發(fā)散性問題，導(dǎo)致最后沒有結(jié)論,，如發(fā)現(xiàn)討論的議題在發(fā)散,，會議主持者或關(guān)鍵人要及時組織問題的發(fā)散，將議題拉回來,。如果出現(xiàn)幾次會議由于發(fā)散而沒有結(jié)論,，很容易把讓團(tuán)隊成員對會議產(chǎn)生反感和抗拒情緒，再也不想?yún)⑴c開會了,。

開會的關(guān)鍵往往在最后十分鐘，這時會議記錄者必須將初步的會議紀(jì)要讓所有與會者過目,，同時會議紀(jì)要中的每一項都應(yīng)明確寫出對應(yīng)的負(fù)責(zé)人員以及完成時間等,，讓大家認(rèn)可，會議紀(jì)要最好一結(jié)束就發(fā)送給與會人員,，會議紀(jì)要需保證在會議結(jié)束后24小時之內(nèi)分發(fā)給與會人員,。根據(jù)會議紀(jì)要，就要形成會后貫徹執(zhí)行的任務(wù)單,，這點(diǎn)不允許存在模糊的爭議空間,，否則等于白開了。

會議開始時可根據(jù)會議計劃的時間設(shè)定一個時間提醒（可以指定會議中某個參與者來進(jìn)行時間提醒,，也可設(shè)置鈴聲提醒）,，距離會議結(jié)束10分鐘，可提醒一次,，會議時間結(jié)束,，無論是否講完，都必須結(jié)束會議,。

項目會議是必需的,，但又不能太多。如果什么事都要開會來解決,，就說明工作制度不健全,。

會議的價值在議后速決，決后速行,，決議內(nèi)容,、執(zhí)行人、執(zhí)行日期要清清楚楚紀(jì)錄明白,，根據(jù)決議形成行動方案,，并有專人跟蹤量化落實(shí)情況，形成閉環(huán),。

關(guān)于如何讓項目會議更高效,，還有很多重要的環(huán)節(jié)，比如會議時間的選擇等等也對項目會議有影響，這里就不一一例舉了,。

高效的項目會議應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：

凡是會議,，必有主題；

凡是主題,，必有議程,；

凡是議程，必有決議,；

凡是決議,，必有跟蹤；

凡是追蹤,，必有結(jié)果,；

凡是結(jié)果,，必有責(zé)任,；

凡是責(zé)任，必有獎罰,；

凡是獎罰,，必須透明,。

項目經(jīng)理須記住，好的項目會議本身并不是溝通的終點(diǎn),。項目經(jīng)理必須通過增加他們對結(jié)果的承諾水平,，使團(tuán)隊成員遵從他們的承諾。

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