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職場上有一句話，叫”用word不如用EXCEL,，用EXCEL不如用PPT”,。這句話是有道理的，它的深意在于：文字不夠數(shù)據(jù)有說服力,，而數(shù)據(jù)又不如圖示來得直觀。但不管怎樣,，數(shù)據(jù)是圖示的基礎(chǔ),。 可對很多人而言，EXCEL卻是個(gè)最熟悉的陌生人,。 去年年底,，我做了一個(gè)年度的讀書總結(jié)，當(dāng)時(shí)很多人私信問我,，這些圖示到底是怎么做出來的,。   我感到非常驚訝,，因?yàn)樵谖胰粘５纳詈凸ぷ骼?，最常用的，就是這個(gè)EXCEL中的一鍵生成“圖表”功能了,。 仔細(xì)一問,，原來大家平常雖然經(jīng)常用EXCEL，卻沒有真正的掌握ECXEL,。普遍的人都認(rèn)為,，用EXCEL特別麻煩，每次都要花很長的時(shí)間,。而且它操作順序很復(fù)雜,，一不留神就會出錯(cuò)，出錯(cuò)了因?yàn)椴涣私獗砀袼O(shè)置的公式,，于是又不知道怎么去改,。反正EXCEL用起來就是難，難于上青天,。 曾經(jīng)有個(gè)人,，他也有過這樣的困惑。他就是日本SUGOIKAIZEN股份有限公司的董事長吉田拳,。吉田在成為一名EXCEL研修講師之前,，曾經(jīng)進(jìn)入Mercian工作。工作期間,，吉田每天都要處理大量的數(shù)據(jù),。為了提高企業(yè)的工作效率，加強(qiáng)員工的EXCEL技能,，沒有接觸過EXCEL的吉田開始專研EXCEL的技術(shù),。他在2010年設(shè)立了SUGOIKAIZEN，定期舉辦能夠直接提升業(yè)績的EXCEL修研課程,。 吉田結(jié)合把他多年的培訓(xùn)心得,，出版了《Excel教科書》一書。  一,、為什么我喜歡用EXCEL1、EXCEL可以幫助我量化我的工作進(jìn)度和收益,，方便我去評估和改善我現(xiàn)有的工作方法和流程是否合理和高效,。是我復(fù)盤的最大工具。用數(shù)據(jù)來說話,，而數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)在于“分類”和“比較” 2,、節(jié)省時(shí)間,。對的，你沒有看錯(cuò),，熟練使用EXCEL不但不會浪費(fèi)你的時(shí)間,，而且還會幫助你節(jié)省時(shí)間，讓你的工作更高效,。 僅僅羅列數(shù)字的話,，是看不出規(guī)律的。所以,，EXCEL還提供了圖表的功能,，只要你輸入正確的數(shù)據(jù)，并設(shè)置好合適的公式,，就可以一鍵生成圖表,，幫助你更直觀地去發(fā)現(xiàn)問題。 二,、為什么你會覺得EXCEL難理論與實(shí)操脫節(jié)是大部分人覺得EXCEL難的最主要原因,。 許多人去報(bào)過課程，甚至考了證,，但是仍然用不好EXCEL,。為什么會出現(xiàn)這樣的問題呢？因?yàn)镋XCEL學(xué)習(xí)和考察的范圍都是有關(guān)它的功能和函數(shù)方面的知識,，很淺顯和籠統(tǒng),。很多學(xué)習(xí)的內(nèi)容，在實(shí)際工作中用不著,。 而很多課程的內(nèi)容,，都非常復(fù)雜（舉例）。我們很多人平常也沒有時(shí)間去學(xué)習(xí)這么精細(xì)的操作,。所以說，我們更需要的是在短時(shí)間內(nèi)掌握一些基礎(chǔ)技能,。 作為一本實(shí)操類的書,，不僅是讀完就可以了，你必須要挑選有需要的地方,，按部就班地去操作,。最好是，帶著問題來看著一本書,， 特別是VLOOKUP的功能,，我經(jīng)常用它來幫我找某本書到底是哪天看的，或者搜日期來看看自己那天到底讀了什么書或者寫了那些文章,。 你要經(jīng)常把EXCEL用起來,，或者說,，要想盡一切辦法去使用，EXCEL就跟工具一樣,，擱久了不用,，就會生銹。經(jīng)常用它,，努力讓它和自己的生活發(fā)生點(diǎn)關(guān)系來,，就會覺得其樂無窮。 三,、使用EXCEL時(shí),，7個(gè)必須掌握的要點(diǎn)1、瞬間完成常規(guī)操作的方法,。 （1）首先,，你需要去了解表格里的內(nèi)容意義，而不是糊里糊涂地做下去,。如果你不知道這個(gè)表格的用途,，那么當(dāng)表格里的數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常的時(shí)候，你肯定也不會發(fā)現(xiàn),。 （2）其次,，你要掌握EXCEL的基礎(chǔ)操作。這樣不僅可以提高你的工作效率,，還可以降低你的出錯(cuò)率,，一舉兩得。 （3）使用EXCEL的初衷不是讓你單純的制作表格,，而是為了保證你的有效工作時(shí)間,，讓你更輕松。你應(yīng)該充分利用EXCEL的功能,，把能夠自動完成的簡單工作交給EXCEL,，把精力集中到只有你才能完成的工作上。 2,、3個(gè)提升EXCEL技能的必須項(xiàng) （1）應(yīng)對一般操作需要掌握的67個(gè)函數(shù),。EXCEL中一共有400多個(gè)函數(shù)，我們沒有必要全部記住,，只需熟練掌握30-50個(gè)就足夠了,。作者在第三章詳細(xì)介紹了6個(gè)最基礎(chǔ)的函數(shù)。 （2）了解EXCEL的9大功能,，它們分別是： 條件格式,、數(shù)據(jù)有效性、排序、自動篩選,、數(shù)據(jù)透析表,、自動填充、保護(hù)工作表,、定位和查找與替換,。 3、認(rèn)識4種數(shù)據(jù)類型：數(shù)值,、文本,、時(shí)間和公式·函數(shù) 4、學(xué)會有效地利用快捷鍵 5,、將制作好的數(shù)據(jù)保存 （1）提高工作效率的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)保存（Ctrl+S),； （2）此外，要設(shè)定自動保存狀態(tài) （3）如有錯(cuò)誤操作,，記得按Ctrl+Z返回 （4）暫停鍵是Esc 6,、盡量接觸復(fù)雜的功能，讓你的操作更簡單
7,、最后,，學(xué)會共享EXCEL文件 四、小結(jié)其實(shí)這本書里還講了許多關(guān)于EXCEL使用的技巧,，建議大家在目錄里找到自己所需要了解的操作，然后根據(jù)里面圖示的流程去操作它,。 最后想說的是,，EXCEL只是一個(gè)工具,，我們的目的并不是讓自己去成為一個(gè)只擅長去做表格的人，而是要讓自己善于使用EXCEL的技能來發(fā)揮分析技巧,，優(yōu)化我們的工作流程,，提高工作效率,。 |
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