張辛

【摘要】

我們工作中經(jīng)常要進(jìn)行文檔登記,、統(tǒng)計(jì)和處理,，如果日常明細(xì)表設(shè)計(jì)的不合理，日后統(tǒng)計(jì)會(huì)非常麻煩,，如何快速整理表格呢,？很多Excel工具可以幫到我們，比如：分列,、查找替換,、函數(shù)公式等等。其實(shí)表格的處理不局限于Excel,，有時(shí)候借助Word中表格與文本的互換功能,，會(huì)有意外驚喜，即簡單又便捷,，一起來看看吧,。

【正文】

一     應(yīng)用場(chǎng)景

行政人事部的同事，工作中每天都需要進(jìn)行文具領(lǐng)用的登記,，有人一次領(lǐng)多樣文具時(shí),，就順手填寫成一條記錄，如下圖所示：

填寫明細(xì)時(shí)方便了,，但月底統(tǒng)計(jì)信息時(shí)就很麻煩,，如果數(shù)據(jù)表是一條數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)一種文具就方便很多，利用數(shù)據(jù)透視表拖拽幾下就可以了,，那么如何整理成如下圖所示的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)源呢,？

二     解決方法

借助word中表格與文本的互換功能，轉(zhuǎn)換的同時(shí)調(diào)整行列的布局,，達(dá)到拆分整理數(shù)據(jù)的目的,。

2.1      將表格導(dǎo)入word文檔中

選中Excel中的表格，進(jìn)行Ctrl+C復(fù)制,。在word文檔中,，進(jìn)行Ctrl+V的粘貼。

【表格工具】-【布局】-【轉(zhuǎn)換為文本】-【其他字符】,，在其中輸入空格,。單擊確定后，可將此表格轉(zhuǎn)換為文本形式保存在word中,。

2.2      通過查找替換更改文本布局

我們現(xiàn)在需要把“領(lǐng)用物品”中的頓號(hào)替換成一個(gè)回車符+兩個(gè)空格,，方便將同一行的物品分配到不同行中。

選中文字，單擊【開始】-【替換】,，打開查找替換對(duì)話框,，查找內(nèi)容中填寫“、”,，單擊【更多】,，光標(biāo)定位到【替換為】，在其中選擇【特殊格式】中的【段落標(biāo)記】,，再輸入兩個(gè)空格,。單擊全部替換即可。

2.3      在word中將文本轉(zhuǎn)換為表格

選中所有文字,，單擊【表格】-【文本轉(zhuǎn)換成表格】

在對(duì)話框中將列數(shù)設(shè)置為3,，【文本分隔位置】中選擇【其他字符】，在其中輸入空格鍵,。單擊確定后,，文本將轉(zhuǎn)換為3列21行的表格。

2.4      在Excel中將表格整理為標(biāo)準(zhǔn)格式

將word中的表格復(fù)制粘貼到Excel中,，我們希望將所有空白單元格進(jìn)行填充,。

選擇所有表格數(shù)據(jù)，單擊【文件】-【查找與選擇】-【定位條件】,。

在其中選擇【空值】,，確定后就選中所有空白單元格，直接在單元格中錄入公式“=A2”,，如圖所示,，按Ctrl + Enter 同步錄入公式至所有空白單元格,。

2.5      領(lǐng)用物品中將物品與數(shù)量分開兩列

目前【領(lǐng)用物品】欄中物品與數(shù)量是放在一起的,，由于長度不一，之間也沒有分隔符號(hào),，所以不適合利用分列來拆分此列,，我們可以應(yīng)用函數(shù)來實(shí)現(xiàn)。

【領(lǐng)用物品】：=LEFT(C2,LENB(C2)-LEN(C2))

【數(shù)量】：=RIGHT(C2,LEN(C2)-LEN(D2))

其中：

【領(lǐng)用物品】中LENB(C2)-LEN(C2) 計(jì)算的是漢字的個(gè)數(shù)

【數(shù)量】中 LEN(C2)-LEN(D2) 計(jì)算的是數(shù)字的個(gè)數(shù)

函數(shù)介紹：

Len（文本對(duì)象）計(jì)算文本對(duì)象的長度,，漢字,、數(shù)字、英文都是1位,。

Lenb（文本對(duì)象）按字節(jié)計(jì)算文本對(duì)象的長度,，漢字為2位，數(shù)字和英文為1位,。

Left（文本對(duì)象,，截取位數(shù)）從左向右截取文本對(duì)象

Right（文本對(duì)象，截取位數(shù)）從右向左截取文本對(duì)象

2.6      刪除公式保留數(shù)值

由于表格中有很多公式，為了防止單元格位置變動(dòng)而發(fā)生的數(shù)據(jù)顯示錯(cuò)誤問題,，我們把整張表復(fù)制并選擇性粘貼成數(shù)值形式,。

2.7      后續(xù)簡單調(diào)整數(shù)據(jù)格式

選擇性粘貼為數(shù)值后，【數(shù)量】列中數(shù)字是以文本方式存儲(chǔ)的,，需要選中所有數(shù)字,，在智能標(biāo)簽中選擇“轉(zhuǎn)換為數(shù)字”。

最后刪除多余列,，調(diào)整行高列寬,，套用表格格式后，最終整理的效果如圖所示,，我們可以做任意數(shù)據(jù)分析,，非常方便。