日常工作中在錄入原始數(shù)據(jù)的時候,，總是有很多新手員工不按規(guī)范錄入數(shù)據(jù)，這樣導致后續(xù)需要對數(shù)據(jù)進行歸類整理,、檢索的時候就非常不便,。比如人事經(jīng)常將新分配員工都按每個部門排列在一起，這樣在后續(xù)員工考勤,、工資表制作時帶來很多不便（圖1）,。下面就給大家介紹一種方法，可以快速將不規(guī)范的數(shù)據(jù)整理得井井有條,。

圖1 不規(guī)范數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)橫著坐,，分列來相助

對于類似數(shù)據(jù)之間使用的是統(tǒng)一分割符號，如果只是將數(shù)據(jù)按照行的方式排列,，那么直接利用Excel的分列功能進行整理即可,。

選中B列需要分類的數(shù)據(jù)，點擊“數(shù)據(jù)/分列”,，選擇“其他”分割符號,，選擇“頓號”（如果分列的數(shù)據(jù)包含多個分隔符如逗號，冒號,，可以使用查找替換進行分隔符統(tǒng)一后再用分列）,，這樣即可將每個名字分列在不同單元格里（圖2）。

圖2 使用分列整理數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)豎著排,，轉(zhuǎn)換來變換

上述只是將數(shù)據(jù)橫著排列,，而很多操作需要將人名數(shù)據(jù)豎著排列,，比如制作工資單時的排列，需要每個員工一行,，按照各自部門進行縱向排列,。如果需要將橫排的數(shù)據(jù)變換為豎排，那么可以借助Excel 2016集成查詢編輯器的“轉(zhuǎn)換”工具實現(xiàn),。定位到A1,，點擊“數(shù)據(jù)從表格”，在彈出的窗口選擇需要排列數(shù)據(jù)的A1:B4區(qū)域數(shù)據(jù)（圖3）,。

圖3 選擇數(shù)據(jù)

點擊“確定”,，接著在打開的查詢編輯器窗口點擊“轉(zhuǎn)換“選項卡下，依次單擊“拆分列按分割符”,，然后選擇“分隔符/自定義”,，輸入“頓號”，使用頓號將數(shù)據(jù)分列,，具體操作和上述分列操作類似（圖4）,。

小提示：

這里使用分列和在工作表中使用分列略有不同。如果需要分列的右側(cè)列中還有其他的內(nèi)容,，這里操作會自動擴展插入新的列,，右側(cè)已有數(shù)據(jù)列自動后延。而在工作中使用分列,，右側(cè)有數(shù)據(jù)時則會被覆蓋掉,。因此在需要對數(shù)據(jù)進行分列操作，如果原始數(shù)據(jù)中有較多列的內(nèi)容（如B列是需要分列內(nèi)容,，C列,、D列仍然有其他數(shù)據(jù)），為了不誤刪原始數(shù)據(jù),，強烈建議使用查詢編輯器的分列進行操作,。

圖4 分列數(shù)據(jù)

完成數(shù)據(jù)的分列后，此時B列的數(shù)據(jù)會自動被分列,。繼續(xù)按住Ctrl鍵依次選中已經(jīng)完成的分列數(shù)據(jù),，點擊“轉(zhuǎn)換逆透視列逆透視列”，這樣被選擇的列會被自動轉(zhuǎn)化為行的顯示（圖5）,。

圖5 逆透視列操作

完成逆透視列操作后,，原來數(shù)據(jù)會新增一列“屬性“，按提示選中增加的屬性列將其刪除,，這樣就完成行列的轉(zhuǎn)換了（圖6）,。

圖6 完成行列的轉(zhuǎn)換

最后點擊“文件關(guān)閉并上載”，這樣轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)會自動添加到一個新的工作表,，所有人名按照列的方式進行排列,，這樣很方便對人員進行考勤,、工資表的制作帶來便利（圖7）。

圖7 完成行列的轉(zhuǎn)換

從上述操作可以看到,，借助查詢編輯器的“逆透視列”可以很方便進行行列的轉(zhuǎn)換,。借助同樣的方法我們可以輕松實現(xiàn)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。比如很多公司的銷售報表都是二維報表格式,，但是使用數(shù)據(jù)透視表來分析銷售數(shù)據(jù)的時候,，我們卻要求數(shù)據(jù)源為一維表格的形式（圖8）。

圖8 二維轉(zhuǎn)一維

對于類似二維表格轉(zhuǎn)換為一維表格,，同樣可以使用“逆透視列”的方法,。同上定位到A1，全選需要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)選擇點擊“數(shù)據(jù)從表格”,，打開查詢編輯器窗口,。按住Ctrl鍵選擇“銷售區(qū)域”和“城市”列，點擊“轉(zhuǎn)換逆透視列逆透視其他列”,，對銷售數(shù)據(jù)列進行逆透視操作（圖9）,。

圖9 逆透視其他列

這樣數(shù)據(jù)列的內(nèi)容會自動由原來的行變?yōu)榱校瑫r在A,、B列會自動填充對應(yīng)的銷售區(qū)域和城市的數(shù)據(jù)內(nèi)容（圖10）,。

圖10 逆透視其他列后的效果

其他操作同上,，保存并上載后,，我們就將原來二維表格轉(zhuǎn)換為一維表格的內(nèi)容了。這樣在使用透視表分析數(shù)據(jù)的時候就非常方便了,，比如現(xiàn)在需要比較華東,、華北城市的三季度的銷售數(shù)據(jù)對比，原來的二維表格因為每個季度數(shù)據(jù)是并列排序不好透視選擇,，但是轉(zhuǎn)換為一維表格后進行簡單篩選顯示即可（圖11）,。