我是一個(gè)有求知欲望的人,，尤其喜歡各種軟技能培訓(xùn),，每次上培訓(xùn)都是認(rèn)真聽(tīng)講，積極舉手,、參與的好學(xué)生,。一直明白：如果可以把學(xué)到的東西，結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn),，用自己的話再講出來(lái),，寫(xiě)出來(lái)，是最好的復(fù)習(xí)的過(guò)程,，有助于真正的掌握,。

最近參加了一個(gè)“高效會(huì)議”的培訓(xùn)，講師來(lái)自英國(guó),，叫James,。他講的有些拼湊，提前半小時(shí)就說(shuō)要下課,，所以講的匆匆忙忙,，但是發(fā)現(xiàn)看錯(cuò)了時(shí)間后，又分享了些有用,，但是聽(tīng)起來(lái)跟主題不是密切相關(guān)的內(nèi)容,。不過(guò)，我自己從培訓(xùn)講義里面發(fā)現(xiàn)了很多的亮點(diǎn),。讓我先來(lái)集中介紹下三個(gè)亮點(diǎn),，再羅列“如何讓會(huì)議更高效”的課程要點(diǎn)。

亮點(diǎn)一：TED演講（ted.com)

現(xiàn)在TED演講成了培訓(xùn)師的最?lèi)?ài),，決不辜負(fù)它的slogan－“值得傳播的點(diǎn)子”,。這次老師推薦了Nilofer Merchant的“準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)嗎？邊走邊談吧,！” 建議大家站著開(kāi)會(huì),，增加行走時(shí)間，讓身體更加的健康,，并且改善會(huì)議的質(zhì)量,。

如果你有空但不知做什么好，不如去TED上找感興趣的話題看看,。說(shuō)不定就有啟發(fā)和收獲,。建議花上3分鐘注冊(cè)個(gè)TED的免費(fèi)用戶,，這樣每周可以收到新視頻的介紹郵件??，提醒我們?；厝タ纯?。

亮點(diǎn)二：Mind Tools (mindtools.com)

這個(gè)網(wǎng)站成立于1996年，向大眾提供優(yōu)秀職業(yè)發(fā)展所需的重要技能培訓(xùn),。注冊(cè)成為體驗(yàn)用戶后,，會(huì)收到一封電子郵件，里面提供了《個(gè)人發(fā)展計(jì)劃》手冊(cè)的下載鏈接,。這本22頁(yè)的發(fā)展計(jì)劃手冊(cè)提供了自我評(píng)估及職業(yè)目標(biāo)設(shè)定等工具,，旨在幫助個(gè)人規(guī)劃自己的職業(yè)發(fā)展,。下面是截圖供大家參考：
其實(shí)注冊(cè)成為正式的會(huì)員也不貴,，每月不到30美金，沒(méi)有續(xù)費(fèi)壓力,，可以隨時(shí)的退出,。感覺(jué)自己有點(diǎn)兒像托兒了，不過(guò)我的原則是“好東西,，要分享”,。但其實(shí)就算不花錢(qián)，你已經(jīng)可以在這個(gè)網(wǎng)站里找到多種職場(chǎng)技能的干貨知識(shí)了,。

比方說(shuō)關(guān)于時(shí)間管理,，我很久以前曾經(jīng)學(xué)習(xí)過(guò)的一個(gè)重要及緊迫的分類(lèi)方法，這次在這個(gè)網(wǎng)站就找到了很詳細(xì)的詮釋,，有圖有指導(dǎo)：

這個(gè)工具就是將日常生活及工作中的所有事項(xiàng)按照下面的順序排列,，并告訴你時(shí)間管理問(wèn)題來(lái)臨時(shí)的為什么？怎么辦,？

1. 重要并且緊急：這些或是你不能預(yù)料的,，或是你留在最后一刻才去做的事兒。通過(guò)預(yù)先計(jì)劃,，你可以避免那些被留到最后一刻才處理的事項(xiàng),。但因?yàn)槲覀儾荒芄烙?jì)或避免危機(jī)及意想不到的事件發(fā)生，所以我們需要給自己的日程留出處理緊急,、計(jì)劃外活動(dòng)的時(shí)間,，甚至調(diào)整我們的日程。如果你實(shí)在是有很多重要并且緊急的待辦事項(xiàng),，那么看看哪些是可預(yù)見(jiàn)的,，今后提早做安排，讓這類(lèi)重要的事情不那么緊急,。

2. 重要但不緊急：這些是可以幫助你實(shí)現(xiàn)你的個(gè)人及專業(yè)目標(biāo),，完成重要工作的活動(dòng),。確保你有很多時(shí)間做好這部分事兒，不讓它們變得緊迫,。并且,，記住在日程里留有時(shí)間去處理未知的問(wèn)題。這可以幫助你避免因必要的工作變得緊急而帶來(lái)的壓力,。

3. 不重要但緊急：這類(lèi)型的工作會(huì)影響你實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo),。總是問(wèn)自己,，可以改期或分派任務(wù)出去嗎,？其他人是這類(lèi)事件的來(lái)源,，我們可以對(duì)其他人有禮貌的說(shuō)“不”（拒絕）,，或鼓勵(lì)他們自己去解決問(wèn)題。yes to people,，no to task,。或者,，你可以開(kāi)放一些時(shí)間段,，讓別人僅在這些時(shí)段里找你。例如與那些經(jīng)常打擾你的人安排固定的會(huì)議,，這樣你可以一次處理他們的所有問(wèn)題,。這樣，我們就可以更長(zhǎng)的集中精神在自己重要的任務(wù)上,。

4. 不重要并且不緊急：這些是干擾項(xiàng),，應(yīng)盡量的避免?？梢院?jiǎn)單的忽略或取消,。但是，可能這當(dāng)中有些是其他人希望你做,，盡管它們對(duì)你自己想要的結(jié)果沒(méi)任何貢獻(xiàn),。所以，有禮貌的拒絕,，如果可以,，解釋你不能做的原因。當(dāng)人們看到你對(duì)自己的目標(biāo)和邊界劃分很清楚時(shí),，他們未來(lái)就會(huì)避免要求你去做“不重要”的事兒,。

亮點(diǎn)三：5個(gè)改變你聲音的方法

上過(guò)張磊（Roy）的《職場(chǎng)磁聲》課程后對(duì)聲音很門(mén)清了。這次上課的英國(guó)老師也同樣的強(qiáng)調(diào)了改善聲音的五個(gè)要素：

1. ?音量,，提高5%,，可以吸引大家的注意力,；

2. 語(yǔ)速，說(shuō)到重要的事兒要放慢語(yǔ)速,；

3. 音調(diào)（抑揚(yáng)頓挫）,，沒(méi)有變化的音調(diào)令人昏昏欲睡；

4. 停頓,，用好了,，可以引起大家的注意力，幫助控場(chǎng),；

5. 強(qiáng)調(diào),，重（zhong？chong,？）讀,，個(gè)別詞語(yǔ)，而非所有的句子,。

好聽(tīng)的聲音,，會(huì)讓你的話更能被別人聽(tīng)進(jìn)去，從而間接的提高溝通效率,。

關(guān)于高效會(huì)議的培訓(xùn)分享：

在日常工作中，我們每周都會(huì)經(jīng)歷各種長(zhǎng)長(zhǎng)短短,、大大小小的會(huì)議,。那大家為啥要開(kāi)會(huì)呢？可能是因?yàn)閮H靠打電話或是發(fā)郵件不能解決,，開(kāi)會(huì)的原因包括但不限于下面五點(diǎn)：

• 分享信息,，

• 解決問(wèn)題，

• 表?yè)P(yáng)或?yàn)閱T工慶祝

• 確保大家的理解是一致的

• 為活動(dòng)做準(zhǔn)備等,。

補(bǔ)充一個(gè)關(guān)于發(fā)郵件的提示,，“不超過(guò)5行”，將需要進(jìn)一步了解的內(nèi)容放在附件里,，當(dāng)然附件也不要超過(guò)2個(gè),。我覺(jué)得，開(kāi)會(huì)能夠提高對(duì)方對(duì)一件事情的重視程度,，在投入的一段時(shí)間內(nèi),，你也可以直觀的了解對(duì)方的看法，獲得反饋,。

為什么會(huì)議會(huì)失敗呢,？為啥有的會(huì)議開(kāi)完后，我們變得很沮喪,，覺(jué)得自己的時(shí)間虛度了,，沒(méi)有了工作的動(dòng)力,？那可能是因?yàn)檫@些會(huì)議：

• 太長(zhǎng)了；

• 沒(méi)有明確的結(jié)果（任務(wù)）供后續(xù)跟進(jìn),；

• 沒(méi)有人記錄會(huì)議要點(diǎn),，并在會(huì)后發(fā)給所有與會(huì)者；

• 個(gè)別少數(shù)人的話太多（一言堂）,；

• 有些人不發(fā)表自己的觀點(diǎn)和看法,；

• 沒(méi)有會(huì)議日程（沒(méi)有目標(biāo)的會(huì)議）；

• 沒(méi)有任何會(huì)議前的溝通（意料外的行為,，回應(yīng)）,；

• 不鼓勵(lì)參與（與會(huì)者之間沒(méi)有交流）；

• 沒(méi)有時(shí)間管理,，浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間在組織工作上,；

• 混亂的局面，沒(méi)能控制好爭(zhēng)執(zhí)和沖突,；

• 無(wú)法達(dá)成一致,，浪費(fèi)時(shí)間和公司資源；

• 允許開(kāi)小會(huì),，沒(méi)有關(guān)注點(diǎn)和討論方向,；

• 不控制錯(cuò)誤的行為，令每個(gè)人都變得不遵守規(guī)則（看手機(jī),，打電話等）,；

• 不總結(jié)會(huì)后行動(dòng)，導(dǎo)致錯(cuò)誤的了解下一步的計(jì)劃,；

• 缺乏激勵(lì),，令參與者無(wú)感或喪失動(dòng)力。

總之,，會(huì)議失敗有各種各樣的原因,，那不如分享些如何讓會(huì)議更有效的建議，主要有下面6個(gè)：

1. 有目的的組織：明確開(kāi)會(huì)的目標(biāo),，提前24小時(shí)發(fā)送會(huì)議議程,，帶上紙筆，提前5分鐘到場(chǎng),；?

2. 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始,，按時(shí)結(jié)束：不必等到最后一個(gè)人到了才開(kāi)始；

3. 減少干擾：例如刷微信,、微博,，接電話，有人遲到等,；

4. 鼓勵(lì)開(kāi)放式的討論：減少一言堂,；

5. 別提出過(guò)多的問(wèn)題：不跑題,，簡(jiǎn)要并準(zhǔn)確；

6. 總結(jié)關(guān)鍵討論成果：在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)給大家發(fā)送會(huì)議紀(jì)要,。
   

歡迎大家在文末發(fā)表留言,，補(bǔ)充那些讓自己參與的會(huì)議有效或無(wú)效的原因。

高效能人事的七個(gè)習(xí)慣：

1. 主動(dòng)積極

2. 以終為始

3. 要事第一

4. 雙贏思維

5. 知彼解己

6. 統(tǒng)和綜效

7. 不斷更新

時(shí)間管理的三個(gè)重要點(diǎn)：

1. ?妥協(xié)：你不能什么都做,，而且你也不可能總是把每件事都做到完美,。

2. 關(guān)注：避免干擾，集中在手頭的工作上,。

3. 快速?zèng)Q斷：越快做決定,，就越快可以推進(jìn)工作發(fā)展。

時(shí)間管理好的結(jié)果就是時(shí)間使用后,，你覺(jué)得開(kāi)心或個(gè)人有所提高（成長(zhǎng)）,。下面是一些浪費(fèi)時(shí)間的事兒（Time-wasters）供大家參考，但如果其中有些幫你放松或給你帶來(lái)愉快,，那就不算是浪費(fèi),。例如：看電視，尋找沒(méi)有歸檔的文件,，上網(wǎng),，其他人，不來(lái)不說(shuō)“不”（沒(méi)能力拒絕別人的請(qǐng)求）,。

說(shuō)到“拒絕”,，其實(shí)有一些會(huì)議與我們根本不相干，當(dāng)被要求參與這樣的會(huì)議時(shí),，你可以有禮貌的表達(dá)自己的想法，“您能告訴我這個(gè)會(huì)議和我有什么關(guān)系嗎,？” “這個(gè)會(huì)議跟我沒(méi)關(guān)系吧,？” “我已經(jīng)參加過(guò)類(lèi)似的會(huì)議了?！?避免參與和自己沒(méi)關(guān)系的會(huì)議,。與其礙著面子參與，心不在焉,，耽誤時(shí)間,，不如禮貌的在開(kāi)始回絕這樣的會(huì)議邀請(qǐng)。

無(wú)論貧窮或富有,，我們每天都一樣,，只擁有24小時(shí)。