序

我是一名HR，在很多人眼中,，HR是一個既有趣有清閑的工作,，但是其中的辛酸和苦逼可能只有我們自己知道,，每天遭受著其他部門的“白眼”，我們還要一心一意的做好支撐,。特別是基層HR面對大量的重復(fù)性的工作,，還總是要想方設(shè)法把自己從無窮無盡的事物性工作解脫出來。

除了成堆成堆的基礎(chǔ)工作外,，就是忙著跑招聘,、跑仲裁，啥時候能干到HR總監(jiān),，有人說可（yao）能（yao）很（wu）快（qi）,，我十分堅(jiān)信。那么目前唯一能做好的事就是高效的完成工作,，省下時間陪老婆,、再充電。

我總結(jié)了常用的7項(xiàng)軟件,，或多或少能幫助到你~ 按照使用的頻次,、重要性和效果排序。這7個小東西并不是用于專業(yè)人力資源,，可能各個行業(yè)都能用到,。我盡量不吹不黑的給大家介紹一下：

1.Fastcopy-M

官網(wǎng)：http://mapaler./FastCopy-M/
Github：https://github.com/Mapaler/FastCopy-M
原作官網(wǎng)：https:///

作為數(shù)據(jù)資料來說，往往很緊張兩件事,，一是涉密,，二是資料安全。我每天都需要把電腦的數(shù)據(jù)備份一次,，因?yàn)槔锩娲嬷?0年的資料（當(dāng)然包括前輩們留下來數(shù)據(jù)資料）,，包括工資單、績效數(shù)據(jù)等等,，這些都是不可逆的,，而且很多數(shù)據(jù)是涉密的，我當(dāng)然不放心把備份服務(wù)器放在其他部門,。曾經(jīng)信息中心也提出給我提供幾個T的集中存儲中心,，還有什么冗余備份，但是把數(shù)據(jù)放在別的地方總是不安心,。

我用了一個比較笨但是很有效的方法,，就是把資料每天備份到移動硬盤上。相比Win直接拷貝,，F(xiàn)astCopy-M有著速度快,、增量備份等等特點(diǎn)。

FastCopy 是一款由日本大阪府著名軟件開發(fā)達(dá)人 Shirouzu Hiroaki 精心設(shè)計(jì)與制作開發(fā)的可運(yùn)行在微軟視窗操作系統(tǒng)平臺中的極其優(yōu)秀的文件拷貝,、同步輔助工具,。該軟件具備體積小巧,、功能強(qiáng)大且易于便攜化使用等特性，對于常常進(jìn)行文件管理的計(jì)算機(jī)用戶們來說更是得心應(yīng)手,。

'FastCopy-M' 是免費(fèi)開源軟件 'FastCopy' 的一個二次開發(fā)分支,。支持中文，支持UNICODE和超過MAX_PATH(260字符)的文件路徑名,，根據(jù)來源與目錄在相同或不同的硬盤自動選擇不同的方法,。

直觀來說，就是復(fù)制速度快,。對于電腦中全是xlsdoc等種種文件的復(fù)制用win的資源管理速度簡直慢的要命,。

主界面

FastCopy非常快

文件的復(fù)制在系統(tǒng)中包含很多步驟,，就跟項(xiàng)目中的不同環(huán)節(jié)一樣,，如果協(xié)同運(yùn)作跟不上，那么速度就出現(xiàn)了問題,，F(xiàn)astCopy就是想辦法優(yōu)化了協(xié)作機(jī)制,。從實(shí)際體驗(yàn)來看，真的是速度驚人,。

文件復(fù)制操作都是通過“從介質(zhì)(硬盤)讀數(shù)據(jù)→寫入緩存→從緩存中讀出→向介質(zhì)(硬盤)寫入數(shù)據(jù)”這幾項(xiàng)步驟來完成的,，并且這些步驟都是多個線程同時進(jìn)行的，如果線程之間的協(xié)同運(yùn)作不夠完美,，那速度就會大打折扣,，有些線程忙得要命，而有些卻必須得等待,。FastCopy就是優(yōu)化了它們之間的工作順序,，大大提高了速度。

那么到底有多快,，以下是我的實(shí)際測試。大約25G資料,，6-7w文件,，7k左右個文件夾。兩個7200轉(zhuǎn)普通硬盤復(fù)制,，總計(jì)時長16分鐘左右,，Win的資源管理器以前的話基本在30-40分鐘。如果是增量備份每天也就是1-2分鐘搞定,。

差分復(fù)制和增量備份

復(fù)制模式

FastCopy的備份方式有很多中,，其中介紹一下增量備份和差分復(fù)制。

增量備份,，比如你選擇的方式是同步,，就是把目標(biāo)和源保持一致，但如果文件沒有差別,，那么直接跳過,，實(shí)際上每天只增量復(fù)制一點(diǎn)點(diǎn)內(nèi)容，但這依靠大小和時間來判斷,。這一點(diǎn)在很多模式上都有體現(xiàn),。

差分復(fù)制，就是可以根據(jù)需要保留時間最新的文件或者時間和大小都不同的文件,。

不同復(fù)制模式的作用

2.Kutools for Excel

APP官網(wǎng)：https://www./product/kutools-for-excel.html
官網(wǎng)：https://www./

每個HR都有一個Excel插件,，市面上也有很多Excel的插件，包括國內(nèi),、國外的,，但是我非常推崇這個插件，因?yàn)樗麧M足了很多日常需要,，真的提升工作效率不止一點(diǎn)點(diǎn),。比如：工作表/簿的拆分與合并，數(shù)字與文本格式轉(zhuǎn)換,，日期識別,，整列提取或刪除，替代Vlookup的簡便方式等等,。它的功能太多了,。

Kutools for Excel 是一個功能強(qiáng)大的Excel工具箱，可以讓您在Excel中執(zhí)行耗時的操作,。 該工具箱具有超過Excel 200,，2016，2013,，2010和Office 2007的365強(qiáng)大功能,。有著200多項(xiàng)功能，具體的功能推薦去https://www./product/kutools-for-excel.html查看,。

Kutools for Excel安裝好之后會在excel上出現(xiàn)兩個標(biāo)簽頁,，大體分了幾個部分。我想簡單說幾個最常用的,。

Label1

Label2

拆分?jǐn)?shù)據(jù)與工作表：有時我需要把一個員工花名冊按照部門拆分成多個Sheet,，那么我只需要在Kutools for Excel總先拆分?jǐn)?shù)據(jù)，在拆分工作表。分分鐘搞定,。

拆分?jǐn)?shù)據(jù)與工作表

數(shù)據(jù)處理：我們經(jīng)常要四舍五入,，識別日期，文本與數(shù)字轉(zhuǎn)換,，這三個功能可以用公式實(shí)現(xiàn),，但是步驟復(fù)雜，用插件就是一步完成,。

數(shù)據(jù)處理

在文本轉(zhuǎn)換中,，我可以把數(shù)值批量轉(zhuǎn)換為本文，立馬看到右上角綠色小標(biāo),；四舍五入直接處理,，Round公式是不是可以廢掉了？

日期識別,。通常別人填寫的出生日期中,，格式太多了，19860710/1986-7-1/1986.7.1,，哦天哪,，這里面還有非日期格式，備注寫的再多也沒用,，就是不按照你的要求填,，怎么辦？日期識別可以直接識別為標(biāo)準(zhǔn)的日期格式,。

文本與述職的轉(zhuǎn)換。經(jīng)常情況,，需要把數(shù)字格式和文本格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換,，這是excel中一個老生常談的問題了。我試過很多插件的同類功能,， 只有這個最符合我的需求,。不用公式的四舍五入。如果只有幾個數(shù),，需要四舍五入，難道還要我去寫個round公式,？,？？

數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)比對查找/重復(fù)性查找：這個也是常用的功能，比如你要在A表中找B表同樣存在的數(shù)據(jù),，可以用一百種公式實(shí)現(xiàn),，但是在kutool中只要一鍵完成，不用vlookupmatchindex等等公式,，還可以自動添加背景色,。

此外，有時你可能還需要查找重復(fù)數(shù)據(jù),，在這里實(shí)在是太簡單,，舍棄你的countif把。

數(shù)據(jù)比對查找/重復(fù)性查找

單元格的橫向合并和縱向合并,。加入用excel來實(shí)現(xiàn)這個合并功能,，你最先想到的是什么？我只能想到用&公式.....

閱讀視圖,。對于一個老眼昏花的人來說，這個閱讀視圖解決了很多的問題,。很多其他excel插件也有這樣的功能,。

批量重新命名Sheets,。比如你要批量重新命名sheet,，在拆分單元格，除了一個一個手動改表名外,，還有這樣的操作,。

最后我常用的功能還有這個快速視圖和查找與搜索,。這個沒有功能上的進(jìn)化,，但是使用期來很方便，左邊查找,，右邊看數(shù),。

3.Everything

官網(wǎng)：http://www./downloads/

搜索大神，專注搜索功能，而且搜索的效率非常驚人,。它基于NTFS文件系統(tǒng)的特定來實(shí)現(xiàn)快速檢索的,。它也需要建索引，但是索引文件非常小,，100多G的硬盤大約也就幾M到十幾M的索引文件,，而且建立速度非常快,，大約幾秒鐘就建立完成了。搜索速度呢,，快到你不可想象,，一般不會超過2秒鐘！,！更強(qiáng)大的是,，它支持正則表達(dá)式搜索。

它不僅可以檢索單個關(guān)鍵詞,，還能同時空格多個關(guān)鍵詞來檢索,，特殊字符，文件后綴,，也沒問題,，還能按文件名、修改時間等對檢索結(jié)果排序,。絕對是你在日積月累的電腦文件中翻照片,、找文檔的利器。

快速搜索

我常用的文檔基本不再打開文件夾了,，直接在搜索中輸入關(guān)鍵字,，刷刷刷的就出來了。來個動圖感受一下,。

Everything

搜索出來的文件,，可以直接打開，可以查看路徑,，可以打開所在文件夾,。更好用的地方時，你可以根據(jù)文件類型搜索,、排序,，根據(jù)日期排序和搜索。還可以把常用的文件放到書簽內(nèi),。

Everything

按類型搜索

要搜索的文件類型,，輸入文件擴(kuò)展名搜索編輯,，比如鍵入 .MP3到搜索編輯。要搜索多種類型的文件類型,，請使用| 到單獨(dú)的文件類型，如 .BMP | * .JPG將搜索擴(kuò)展名為BMP或JPG文件,。

正則表達(dá)式

正則表達(dá)式,，是計(jì)算機(jī)科學(xué)的一個概念。正則表通常被用來檢索,、替換那些符合某個模式(規(guī)則)的文本,。

比如搜索C盤底下所有.xls結(jié)尾的文件就直接輸入C:*.xls

官網(wǎng)稱,，1分鐘可索引100萬個文件,。我的NTFS文件系統(tǒng)共50G資料，基本全是小文件,，第一次啟動時,，根本沒有感覺到建立索引需要時間。在搜索框中鍵入字符后,，搜索結(jié)果可以說是實(shí)時顯示,，沒有延遲和等待。

4.Listary

官網(wǎng):http://www./download

又來一個搜索軟件,，這個搜起來更傳神,。使用方法，直接在文件夾,、桌面上輸入內(nèi)容,。和Everything不同，Listary更具有靈活性,，配合資源管理器效果翻倍,。和Everything不同，這個更注重搜索的靈活,。

在文件夾中直接搜索

不用輸入任何按鍵,，或按任何按鈕，直接在鍵盤上打字就會彈出搜索框,。

在文件夾中定位搜索文件

在Win的任何地方,，雙擊兩次Ctrl呼出搜索框，可以搜索選定范圍內(nèi)的東西,。

桌面搜索

雙擊鼠標(biāo)兩次,，可以彈出快捷窗口,，這里可以查看最近瀏覽的文檔，查看快捷命令等等,。

Listary

在Win資源管理器中搜索

這個還是我喜歡Listary的主要原因,，在打開資源管理器的時候，可以直接搜索：（比如打開一個上傳文件夾,，可以直接輸入文件名搜索）

5.Snipaste

官網(wǎng)：https://zh./

經(jīng)典截圖軟件，顧名思義,，Snip + Paste,，截圖 + 貼圖，在實(shí)際中也用的最多的兩個地方,。截圖一般是在寫一些文檔或者教程的時候用到,，Snipaste真的很好用啊。直接用以一張官方的圖,。

Snipaest

比起其他截圖軟件來說,，Snipaest能夠很精準(zhǔn)的停靠在邊緣,，有很多擴(kuò)展功能,，注入矩形填充、馬賽克,、高斯模糊,，甚至連橡皮擦都使用自動檢測功能?？梢杂肳SAD鍵來手動精細(xì)微調(diào)選區(qū)邊框,，從此你不用小心翼翼地用鼠標(biāo)來操作了。

截圖之后，常用的QQ打字,、橡皮擦,、馬賽克等等功能一應(yīng)俱全。

另外一個核心功能就是貼圖了,，他可以把圖片貼到任何一個地方，甚至是桌面,、文檔。Snipaste 里就是將新鮮截圖立即放在屏幕上用，不需要打開圖片瀏覽器了,。

6.Office Tab

官網(wǎng)：https://www./download/office-tab.html

最后一個介紹一個小工具Office Tab，他應(yīng)用于Office的插件,，主要作用是標(biāo)簽化Workbook和功能強(qiáng)化，簡單實(shí)用,。最基本的功能就是把各個workbook變?yōu)闃?biāo)簽,，可以放置在上方、下方或其他底方,。和瀏覽器的工具欄的作用差不多,。

可以對不同的offic組件打開/關(guān)閉標(biāo)簽,，標(biāo)簽可以雙擊關(guān)閉，可以拖拽重新排序,。標(biāo)簽的位置可以設(shè)置在工作區(qū)的上下左右四個方向,。

此外,，可以設(shè)置標(biāo)簽的樣式,、顏色、字體等等,。

7.ProcessOn

官網(wǎng)：https://www.

ProcessOn是一個在線作圖工具的聚合平臺,，它可以在線畫流程圖、思維導(dǎo)圖,、UI原型圖,、UML、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D,、組織結(jié)構(gòu)圖等等,。因?yàn)槭窃诰€的，所以不用考慮程序安裝和保存的問題,，一個瀏覽器就可以解決問題,，不論是在何種平臺上都一樣通吃。現(xiàn)看看幾個實(shí)際的案例吧：

是不是很美？經(jīng)過注冊后,，主界面如下,，左邊是圖庫資源，里面帶有很多圖片,、模型等等,，直接拖拽。中間是主要繪圖區(qū),，右邊是一些屬性資源庫,，標(biāo)注著模型的屬性。

繪圖的過程就是簡單的拖拽-修改屬性-增加文本這種無腦操作,。而且其中自動定位、排序,、對其等等功能都十分方便,，繪圖的效率和過程都比較順暢,，有過一些PC經(jīng)驗(yàn)的人基本都能順利上手。

輸出的格式包括PNG,、PDF、SVG等等,，制作完成后可以直接保存到本地,。當(dāng)然，也有直接發(fā)布嵌入式的代碼或者生成在線圖片,，它還自帶一個建議圖床,。

ProcessOn有大量的圖形化資源,、模型等。

但是ProcessOn的厲害之處在于他的資源分享與總結(jié),。你可以將你做好的內(nèi)容發(fā)布出來，也可以克隆其他人的制作,，再進(jìn)行修改,。從實(shí)踐上來看，我現(xiàn)在很少從頭做起一個東西,，更多的是在原有的基礎(chǔ)上或是別人的基礎(chǔ)上進(jìn)一步修改和發(fā)揮,。

ProcessOn提供了團(tuán)隊(duì)協(xié)作的功能,，可以把內(nèi)容發(fā)布到團(tuán)隊(duì)共享和制作,。也可以加入一些小組，不但提高工作效率,，也從中學(xué)到了很多知識和思路,。

做這種東西我感覺最大的收獲就是練思路、練思維,。

7.Fineprint

官網(wǎng)：https:///fp/

最后介紹一個打印小工具Fineprint,，它是一款虛擬打印機(jī)。安裝之后,，在打印機(jī)中會出現(xiàn)一個FinePrint的打印機(jī),。實(shí)際上這是一個虛擬打印機(jī)，不會真的從你的打印機(jī)除打印出來,。只是在另外一個界面中,，對打印內(nèi)容重新排版。

打印PPT到邊距,。我們平時打印PPT的時候，PPT自己的打印講義的功能簡直弱爆了,，即使使勁調(diào)整,，周圍還是留下了很多空白，浪費(fèi)紙還看不清,。用FinePrint可以直接打印到打印機(jī)的邊距,。比如左邊的是普通PPT打印，右邊的是打印到邊距的,，你覺著老板看到你這個講義的時候,，會怎么評價你？,？

雙面、雙行排版,。我經(jīng)常要打印一些紙質(zhì)資料,，不需要給人看只是留下存檔用，打印到一張A4紙?zhí)速M(fèi)紙，可以重新排版一頁打四張,。下圖右邊是Excel自帶的打印,，左邊是打印在一張A4制上。

在打印的時候,，可以選擇雙面打印，可以選擇份數(shù),，可以選擇一頁打印幾張和順序等等,。

我常用的這7款軟件不知道幫我提升了多少工作效率,，希望對大家有幫助,。

這篇原創(chuàng)真是寫了好幾天才寫完，一邊截圖一遍寫字真的好累啊,，比寫產(chǎn)品的原創(chuàng)感覺還累,，希望大家多多捧場吧。多點(diǎn)贊,、多評論、多收藏~

如有在以上方面更加便捷的軟件,，歡迎大家一起討論。