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開(kāi)會(huì)通知  股東（大）會(huì)會(huì)議也好,，董事會(huì)會(huì)議也罷,，開(kāi)會(huì)的第一步就是“通知”，別看這小小的一紙“通知”,，稍不注意就可能會(huì)導(dǎo)致股東（大）會(huì)決議,、董事會(huì)決議被撤銷或被確認(rèn)無(wú)效。一份有效的股東（大）會(huì)會(huì)議或董事會(huì)會(huì)議的通知該如何制作并發(fā)出呢,？法務(wù)部梳理出“會(huì)議通知制作及送達(dá)須知”,。 1 “ 會(huì)議通知發(fā)出的主體要適格 ○ 實(shí)踐中股東想召開(kāi)臨時(shí)股東會(huì)會(huì)議，往往就直接以自己名義向全體股東發(fā)出召開(kāi)臨時(shí)股東會(huì)會(huì)議的通知,；董事也往往會(huì)直接以自己董事的身份向全體董事發(fā)出召開(kāi)臨時(shí)董事會(huì)會(huì)議的通知,。 我國(guó)《公司法》對(duì)股東會(huì)會(huì)議的“通知人”作了明文規(guī)定：（1）股東會(huì)會(huì)議由董事會(huì)（執(zhí)行董事）召集；（2）若董事會(huì)（執(zhí)行董事）不能履行或不召集的,，則由監(jiān)事會(huì)（監(jiān)事）召集,；（3）若監(jiān)事會(huì)（監(jiān)事）不能履行或不召集的，則代表十分之一以上表決權(quán)的股東可以自行召集,。 我國(guó)《公司法》對(duì)有限責(zé)任公司董事會(huì)會(huì)議的通知人作了明文規(guī)定：（1）董事長(zhǎng)召集,；（2）董事長(zhǎng)不能履行或不召集的由副董事長(zhǎng)召集；（3）副董事長(zhǎng)不能履行或不召集的由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集,。 2 “ 會(huì)議通知須載明審議事項(xiàng) ○ 會(huì)議通知通常不會(huì)遺漏時(shí)間地點(diǎn),，但常常會(huì)將審議議題遺漏，通知中或沒(méi)有議題或議題不明確,。 審判實(shí)踐中,，淄博市臨淄區(qū)公有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司訴山東齊魯乙烯化工股份有限公司等股東請(qǐng)求撤銷董事會(huì)決議案【（2007）淄民四終字第33號(hào)】中，法院認(rèn)為：“根據(jù)公司章程的規(guī)定,，董事會(huì)會(huì)議通知應(yīng)當(dāng)包括事由和議題。但此次會(huì)議通知中只注明會(huì)議議題是：規(guī)范公司管理,，改善公司現(xiàn)狀,。對(duì)于董事會(huì)決議中擬作出的成立公司清產(chǎn)核資工作組及更換董事長(zhǎng)等對(duì)公司有重大影響的事項(xiàng)均未涉及”,；“楊濱川是2006年6月12日在淄博收到會(huì)議通知，2006年6月14日會(huì)議就在重慶召開(kāi),，完全沒(méi)有給楊濱川準(zhǔn)備的時(shí)間,，再加上會(huì)議通知中絲毫沒(méi)有涉及會(huì)議內(nèi)容，這實(shí)際上是不正當(dāng)?shù)貏儕Z了楊濱川董事對(duì)這次會(huì)議的表決權(quán),?！?/span> 會(huì)議通知中清晰的列明需要股東（大）會(huì)、董事會(huì)審議的議題,，是股東,、董事行使表決權(quán)的應(yīng)有之義，股東,、董事只有事先知曉需要審議的議題,，方能在會(huì)議上充分表達(dá)自己的意愿。 3 “ 會(huì)議通知發(fā)出的時(shí)間要合法 實(shí)踐中不少企業(yè)對(duì)于開(kāi)會(huì)需要提前幾天發(fā)出通知并沒(méi)有準(zhǔn)確的概念,，而是認(rèn)為只要適當(dāng)提前幾天就可以了,。 事實(shí)上,，我國(guó)《公司法》對(duì)于通知發(fā)出的時(shí)間有明確的規(guī)定：對(duì)于有限責(zé)任公司應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)十五日前通知全體股東,；但是，公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的除外,；對(duì)于股份公司“召開(kāi)股東大會(huì)會(huì)議,，應(yīng)當(dāng)將會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)和審議的事項(xiàng)于會(huì)議召開(kāi)二十日前通知各股東,；臨時(shí)股東大會(huì)應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)十五日前通知各股東,；發(fā)行無(wú)記名股票的，應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)三十日前公告會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間,、地點(diǎn)和審議事項(xiàng),。”需要特別注意,，前述日期是以收到之日起算還是發(fā)出之日起算并未明確規(guī)定,，但股東只有看到通知方能知曉開(kāi)會(huì)的具體事宜，故應(yīng)以收到之日起計(jì)算上述相應(yīng)時(shí)間,。 關(guān)于董事會(huì)會(huì)議,，《公司法》中并未明確規(guī)定有限責(zé)任公司發(fā)出召開(kāi)董事會(huì)會(huì)議的通知時(shí)間，但我們建議通知時(shí)間不能過(guò)短,，要留有給董事思考該如何表決的時(shí)間,，一般應(yīng)不低于5日。《公司法》中對(duì)股份有限公司召開(kāi)固定董事會(huì)會(huì)議的通知時(shí)間有明確規(guī)定“董事會(huì)每年度至少召開(kāi)兩次會(huì)議,，每次會(huì)議應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)十日前通知全體董事和監(jiān)事”“董事會(huì)召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議,，可以另定召集董事會(huì)的通知方式和通知時(shí)限?！?/p> 4 “ 會(huì)議通知的送達(dá)地址要準(zhǔn)確 ○ 實(shí)踐中向股東,、董事發(fā)出通知的送達(dá)地址可謂五花八門(mén)，注冊(cè)地,、實(shí)際經(jīng)營(yíng)地,、戶籍所在地、實(shí)際居住地,、工作單位地等等都有,；發(fā)出的形式也是多種多樣，郵寄送達(dá),、專人送達(dá),、郵箱微信送達(dá)等。 審判實(shí)踐中,，開(kāi)會(huì)通知送達(dá)地址的錯(cuò)誤,，可能會(huì)導(dǎo)致決議無(wú)效或被撤銷。在（2012）浦民二（商）初字第197號(hào)公司決議效力確認(rèn)中,，法院認(rèn)為：“收件人系第三人的郵寄地址分別為…..,，且原告并無(wú)證據(jù)證明寄送郵件時(shí)第三人確實(shí)居住在上述地址的事實(shí)，因此原告無(wú)證據(jù)證明2011年9月2日下午召開(kāi)臨時(shí)股東大會(huì)的通知已于會(huì)議召開(kāi)十五日以前通知全體股東,，故2011年9月2日召開(kāi)的臨時(shí)股東大會(huì)違反了《公司法》及公司章程的規(guī)定,，侵犯了其他股東的合法權(quán)利，該臨時(shí)股東大會(huì)形成的《股東會(huì)決議》和關(guān)于《上海XXX工具有限公司章程》修正案僅是原告單方意思表示,，不具有法律效力,。原告要求確認(rèn)2011年9月2日形成的《股東會(huì)決議》有效，不符合法律規(guī)定,，本院不予支持”,。 為此，開(kāi)會(huì)通知的有效送達(dá)顯得尤為關(guān)鍵,。我們建議開(kāi)會(huì)通知的送達(dá)可按照以下方式進(jìn)行： （1）企業(yè)應(yīng)在制定公司章程或者股東名冊(cè)中等內(nèi)部文件中就明確載明所有主體接受各式通知的有效送達(dá)地址,； （2）在上述文件未能載明的情形下，通知人應(yīng)確保通知發(fā)出的送達(dá)地址是開(kāi)會(huì)人實(shí)際可以接收到的地址,；企業(yè)應(yīng)以EMS快遞送達(dá),，并保留寄送原件單據(jù)和送達(dá)回執(zhí)； （3）若通知人以電子郵件方式送達(dá),，建議通知人提前在郵箱中設(shè)置郵件查看的自動(dòng)發(fā)送回執(zhí),，便于將對(duì)方打開(kāi)郵件的證據(jù)予以固定留存,。 （4）窮盡上述送達(dá)方式之后，仍未能將開(kāi)會(huì)通知送達(dá)開(kāi)會(huì)人的,，通知人可進(jìn)一步采用法院送達(dá)中的“公告送達(dá)”方式,，通過(guò)報(bào)紙公告送達(dá)開(kāi)會(huì)通知,。 在陳建武與舟山博凱金融服務(wù)有限公司公司決議撤銷糾紛（（2013）舟普商初字第289號(hào)）民事判決中,，法院認(rèn)為 “從本案中被告提供的郵政特快專遞詳情單看，郵單上寄件人一欄為博凱公司監(jiān)事辛巧娜,，收件人一欄為原告陳建武,，電話為陳建武本人手機(jī)號(hào)碼，地址為陳建武名下房產(chǎn)所在地,，內(nèi)件品名一覽為臨時(shí)股東會(huì)通知書(shū),，郵寄時(shí)間為2012年12月10日，到達(dá)溫州未投妥時(shí)間為2012年12月11日,，后轉(zhuǎn)到公司由員工簽收,。2013年1月16日，被告又在《青年時(shí)報(bào)》上刊登了臨時(shí)股東會(huì)會(huì)議通知,，載明了股東會(huì)召開(kāi)的時(shí)間,、地點(diǎn)、及會(huì)議審議事項(xiàng),。本院認(rèn)為,，公司監(jiān)事在通過(guò)郵寄方式向原告通知會(huì)議召開(kāi)事項(xiàng)未妥投的情況下，于會(huì)議召開(kāi)15日前在《青年時(shí)報(bào)》上又登報(bào)通知原告股東會(huì)召開(kāi)事宜,，可視為原告已收到股東會(huì)召開(kāi)通知,。” |
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來(lái)自： 黃肥虎 > 《法律法規(guī)》
