編者按：

關(guān)于實物檔案管理,，收到好多伙伴咨詢,，我們整理了資料，供大伙學(xué)習(xí)參考,。

一,、實物檔案的概念

實物檔案，指機關(guān)單位在工作活動中形成的具有保存價值的榮譽獎匾,、證書,、獎旗、獎狀,、獎杯,、錦旗、獎?wù)?、字畫,、印章、各種捐贈品,、禮品,、紀(jì)念品、工藝品，有關(guān)建筑物或產(chǎn)品的模型等反映工作成績及對國內(nèi)外友好交往的實物形式的檔案,。實物檔案的特點是形式多樣,、直觀、具有一定的宣傳性和藝術(shù)觀賞性,。

二,、實物檔案的基本范圍

關(guān)于實物檔案，目前檔案界尚有較大爭議,。有的同志認為“實物”不應(yīng)列入“檔案”的范疇,，也有的同志認為機關(guān)活動中形成的“實物”，記錄或反映了機關(guān)發(fā)展的歷史,，應(yīng)該作為檔案,。筆者認為，與機關(guān)活動有密切關(guān)系且記錄有文字的“實物”,，應(yīng)作為“實物檔案”保存,。因此，本講義將實物檔案作為機關(guān)檔案綜合管理的其中一類檔案來看待,。

與聲像檔案相似,，實物檔案的基本范圍也應(yīng)從兩方面來說。

（一）從載體形式來說,，實物檔案的范圍更廣，形式更加多樣,，常見的有獎旗,、獎杯、牌匾,、盤,、碟等等。

（二）從內(nèi)容來說,，實物檔案也可以分為兩部分：一是與其他門類檔案同時形成的,、反映同一活動或同一內(nèi)容的，如表彰會議中獲得的獎旗,、獎杯,、牌匾等；二是其他門類檔案中沒有的,、內(nèi)容獨特的,，如來賓贈送的各種紀(jì)念品、工藝品等,。

三,、實物檔案如何整理

各單位在其活動中都會形成一些具有保存價值的實物，其中有些實物還與文字、圖表,、表聲等載體的檔案內(nèi)容有著密不可分的聯(lián)系,，是檔案的重要組成部分，例如獲得各種榮譽的錦旗,、牌匾,、獎杯等。實物檔案具有形象直觀,、形式多樣,、工藝性強等特點，往往具有較高的保存價值,。因此,，整理保存好各種實物檔案，對于豐富檔案的內(nèi)容,，更好地發(fā)揮檔案工作的作用,，有著積極的作用。

（一）分類整理方法一

1,、榮譽性實物的整理,。

這類實物主要有：獎狀、獎杯,、獎?wù)?、牌匾、錦旗,、獎品等等,，其整理方法和步驟如下：

（1）分類。一般先按實物的形狀和質(zhì)地分類,，然后按實物授予者的級別分,，從中央到地方各級黨委、政府及其部門依次排列,；

（2）編號,。按照分類的結(jié)果，先給各類實物一個代號,，代號既可以用字母也可以用數(shù)字,，一經(jīng)確定下來，就不要隨意變動,。一般實物不多的單位,，也可以不分類，而采取大流水編件號的辦法,；

編號可用不干膠或標(biāo)簽牌的形式貼在或掛在實物適當(dāng)?shù)奈恢?，以不影響對實物的觀瞻為宜,。

（3）編目。榮譽性實物檔案目錄應(yīng)按件編制,，每件寫一條目錄,，內(nèi)容應(yīng)包括：序號、檔號,、實物獲得者,、授予者、榮譽稱號,、實物名稱,、時間、備注,。

為了方便管理和利用,，應(yīng)同時將每件榮譽實物拍成照片，拍成的照片按照片整理方法進行整理,。

2,、字畫的整理。

字畫主要是指本單位收藏的領(lǐng)導(dǎo)或名人的題字,、畫作,。整理方法如下：

（1）分類。將字畫分為題字和畫作兩大類,，字畫數(shù)量很少的單位也可以作為一類,。

（2）裱裝。收藏的字畫一般都要進行裱裝,，經(jīng)過裱裝后,，卷起來放入特制的盒子中，或再用襯紙包住,。

（3）排列編號。根據(jù)分類情況而定,，如分兩類,，則編兩個流水號；如作為一類,，則按接收先后大流水編號,，每一件編一個號。

（4）編制目錄,。目錄格式可套用文書檔案卷內(nèi)目錄,。 將責(zé)任者視為字畫作者，頁號可填寫字畫編號,，備注可填寫字畫的規(guī)格,。

字畫也可拍成照片,，裝入相冊。

3,、舊印章的整理,。

由于名稱的變更等原因，很多單位在其發(fā)展過程中往往會形成一些失效的印章,。將這些印章整理保存起來,，具有一定的價值。

舊印章的整理方法如下：

（1）分類,。印章的分類方法很多,，如按制作材料分，有木印,、石印,、骨印、鋼印,、銅印,、塑料印等；按形狀分,，有圓印,、方印、棱形??；按印文的制作方式分，有陰文印,、陽文印,、陰陽文印,；按印文內(nèi)容的性質(zhì)分,，有機關(guān)印、企業(yè)印,、社團印等等,。舊印章數(shù)量少的單位，可不必分類,。

（2）排列編號,。

舊印章應(yīng)用一個特制的木盒進行排放，排放順序應(yīng)與分類方法一致,；每方印章在排放之前,，都應(yīng)在印模紙上蓋上一個印模，然后在印把上貼上編號,，同進在印模上填上相應(yīng)的編號,。

印章編號后即按編號順序放入特制的木盒內(nèi),，印模單獨裝訂成一冊或若干冊，與其它檔案一起存放,。

（3）編制目錄,。印章應(yīng)按編號順序編制分類目錄，每方印章寫一條目錄,，目錄的項目由順序號,、檔號、印文,、使用時間,、備注組成。

（二）分類整理方法二

1,、分類,，實物檔案分類以實物的外在形式為標(biāo)準(zhǔn)，分為獎狀,、獎杯,、獎旗、工藝品等,；也可以以實物檔案的內(nèi)容分為獎品類,、紀(jì)念品類。

2,、編號方法：實物檔案數(shù)量少的可以以件為單位編號,，一件實物一個順序號；數(shù)量多的應(yīng)先分類,，再在屬類下按件編順序號,。

3、編目：為方便管理和利用,，要對已經(jīng)編號的實物檔案逐件登記編目,，具體項目有類別、序號,、題名,、時間、授予者或捐贈者,、備注等。

（1）類別：填寫類別名稱,，如獎品類,、紀(jì)念品類等；

（2）序號：同一個類別內(nèi)實物檔案的順序號,；

（3）題名：為實物檔案的名稱,，如精神文明先進獎杯,；

（4）時間：為獲得實物的時間；

（5）授予或捐贈者：為頒發(fā)實物的單位或個人,。

（將“檔案目錄”匯集成冊,，裝入“檔案目錄夾”中。）

4,、實物檔案目錄格式

實  物  檔  案  目  錄

目錄號：

實  物  檔  案  目  錄

目錄號：

6,、實物檔案（獎旗）的存放方法（如下圖）

（1）去掉竹桿（或木棒）和流蘇；

（2）將獎旗折疊成16K或A4規(guī)格,，將有字一側(cè)折疊在內(nèi),，無字一側(cè)折疊在外，注意盡量不要在獎旗上有文字處留有折痕,；

（3）將獎旗背面（右上角）貼有“實物檔案小標(biāo)簽”的地方露出在面上,；

（4）將折疊好的獎旗裝入檔案盒中；

（5）在檔案盒背脊填蓋盒內(nèi)所裝實物檔案的目錄號,、件號等項目,。

7、實物檔案（印章）的存放方法

舊印章應(yīng)用一個特制的木盒進行排放,，排放順序應(yīng)與分類方法一致,；每方印章在排放之前，都應(yīng)在印模紙上蓋上一個印模,，然后在印把上貼上編號,，同進在印模上填上相應(yīng)的編號（編號模式為【全宗號—目錄號—件號】,如：6－H.1-001）。（如圖）

印章編號后即按編號順序放入特制的木盒內(nèi),，印模單獨裝訂成一冊或若干冊,，與其它檔案一起存放。

編制目錄。印章應(yīng)按編號順序編制分類目錄,，每方印章寫一條目錄，目錄的項目由順序號,、檔號,、印文、使用時間,、備注組成,。

印章檔案盒圖樣（225㎜×310㎜×85㎜）

8、對實物檔案進行拍攝形成的照片如何管理

對實物檔案進行拍攝形成的照片——包括本單位獲得的各種獎狀,、獎旗,、獎牌、獎杯,、獎?wù)?、證書、牌匾,、字畫,、印章、捐贈品,、禮品,、紀(jì)念品、工藝品,，有關(guān)建筑物或產(chǎn)品的模型等反映工作成績及對國內(nèi)外友好交往的實物形式的檔案的照片——放在：F1.4.1特殊載體檔案（聲像檔案）/照片檔案/榮譽實物類之中編號歸檔,。

注：榮譽實物類照片不分組，不用加《照片檔案總說明》,，一張編一個照片號,，抄目時每張照片也只體現(xiàn)為一條條目。

9,、實物檔案的放置問題

實物檔案整理編目后,，如何存放保管呢？要根據(jù)實際情況區(qū)別對待：

（1）實物檔案（榮譽獎匾,、證書,、獎旗、獎狀,、獎杯,、錦旗、獎?wù)?、字畫,、印章、各種捐贈品、禮品,、紀(jì)念品,、工藝品、有關(guān)建筑物或產(chǎn)品的模型等）統(tǒng)一分類排序整理編目后,，實物檔案目錄放于單位綜合檔案室目錄柜保管,。

（2）對于有些單位有地方，設(shè)置有榮譽陳列室的,，實物原件可存放陳列室（既是實物檔案室又是榮譽陳列室）,。

（3）對于有些單位有部分榮譽實物（如榮譽獎匾、證書,、獎旗,、獎狀、獎杯,、錦旗,，花瓶、龍船,、石雕等工藝品,，有關(guān)建筑物或產(chǎn)品的模型等）需要在單位會議室展掛或在單位公共場所（如大堂、大廳）固定擺放,。實物原件可放置在原位置不動,，但必須對第件實物進行抄錄編目并在相應(yīng)位置粘貼實物檔案小標(biāo)簽（貼在實物檔案背面的右上角或底座、印把等, 以不影響對實物的觀瞻為宜）,，同時對每件實物進行拍照,，照片放在F1.4.1特殊載體檔案（聲像檔案）/照片檔案/榮譽實物類之中編號歸檔。

（4）對于有些單位實物太多,，無法全部陳列或放置在會議室或大堂的,，也可以單獨設(shè)“榮譽錄”用張貼實物照片的方式在單位公共場所展覽，實物原件則收回放在檔案室檔案柜之中保管,。

附錄：《實物檔案目錄》封面標(biāo)簽,、背脊標(biāo)簽式樣

▲實物《檔案目錄》由“目錄夾封面與脊背”、“分類編號說明”,、“案卷目錄”三部分構(gòu)成,。