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Excel下拉菜單,,輕松多級聯(lián)動(附教程)

 sjw0923cn 2018-02-06

經(jīng)常用Excel進行數(shù)據(jù)收集、整理的朋友,,相信你們都遇過各種令人抓狂的事情:

“手機號不是11位”,、“面積單位有人寫平方米,有人寫m2”,、“張冠李戴,,明明寫姓名的地方,寫了性別”,、“說好寫保留一位小數(shù),,卻提交了整數(shù)”、“說好50字以內(nèi),,卻寫了500字”……


其實要避免不規(guī)范,,做表的人就必須提前針對指定單元格進行限制!這樣一來,,后面的使用者就只能按你的要求,,才能正常輸入數(shù)據(jù)了。


Excel里就有一個功能,,Excel2010以前叫數(shù)據(jù)有效性,,之后改名叫數(shù)據(jù)驗證,看字面意思就知道是用于判斷數(shù)據(jù)是否有效,,驗證數(shù)據(jù)是否按要求輸入,。會這個功能后,以上遇到的困擾基本上可以解決了,。


但還有復雜一些的情況,,可能需要逐級限制,如你在線上購物輸入收貨地址時,,省份-城市-區(qū),,這種具有層級關(guān)聯(lián)關(guān)系的,我們?nèi)绾螌崿F(xiàn)選擇這個省后,,下面是對應(yīng)的城市,,以及后續(xù)出現(xiàn)對應(yīng)的區(qū)呢,?


今天就跟大家分享多級聯(lián)動下拉菜單的實現(xiàn)方法。以省,、地,、縣級的對應(yīng)關(guān)系為例,來學習制作三級聯(lián)動下拉菜單,。(本文演示版本使用的是Excel 2016,,下稱的數(shù)據(jù)驗證與Excel 2007中的數(shù)據(jù)有效性功能及操作一樣)


1、先來搞清楚三級聯(lián)動下拉菜單是什么,?



  • 地級的可選內(nèi)容是根據(jù)省級而變化的,,即選了廣東省后,地級出現(xiàn)的是廣州市

  • 縣級的下拉內(nèi)容是根據(jù)地級而變化的,,即選了南京市后,,縣級出現(xiàn)的是南京下屬行政區(qū)

  • 概括說,是實現(xiàn)逐級對應(yīng)的效果,,確保不會出現(xiàn)廣東省南京市這種現(xiàn)象


2,、整理思路

共三級的下拉菜單,二級依賴一級,,三級依賴二級,,那就可以定下來制作的順序:一級-->二級-->三級;  功能上主要是使用Excel的數(shù)據(jù)驗證,。


3,、制作一級下拉菜單

一級的菜單最簡單了,直接在指定單元格中設(shè)置數(shù)據(jù)驗證即可:


4,、制作二級下拉菜單(多級菜單的重點,、難點都在這里)


二級的下拉內(nèi)容是要根據(jù)一級的內(nèi)容變化而變化的,也就是說給二級的單元格設(shè)置數(shù)據(jù)驗證的時候,,需要輸入一個動態(tài)變化的區(qū)域,。這里介紹一個'indirect函數(shù)+定義名稱'的做法。


a,、給二級的內(nèi)容定義名稱,,名稱為它對應(yīng)的一級內(nèi)容。如給廣州市定義名稱為廣東省,,給南京市定義名稱為江蘇省,。



b、設(shè)置數(shù)據(jù)驗證,,選擇用indirect函數(shù)動態(tài)引用一級單元格內(nèi)容,,即實現(xiàn)當一級為廣東省時,二級的菜單數(shù)據(jù)源就是indirect(廣東省),,當一級是江蘇省時,,二級的下拉數(shù)據(jù)源就是indirect(江蘇省),。我們在上一步已定義好名稱,名稱“廣東省”=“廣州市”,,“江蘇省”=“南京市”,,通過此法實現(xiàn)了二級的下拉菜單動態(tài)變化,是依賴一級的選擇結(jié)果變化而變化,。

 


c,、做好二級菜單后,三級的問題也是同理可得,。先給三級的內(nèi)容設(shè)置名稱,,名稱是對應(yīng)的二級,,然后也是通過indirect函數(shù)引用二級內(nèi)容的單元格,,實現(xiàn)當二級選擇廣州市時,三級的下拉數(shù)據(jù)源就是indirect(廣州市),。


就這樣,,三級下拉菜單就做完了!學會這個技能你做數(shù)據(jù)收集的時候,,就可以提前給單元格設(shè)置好各種限制條件,,告別垃圾信息輸入!


再來回顧總結(jié),,多級聯(lián)動下拉菜單的制作的要點


1,、給下級內(nèi)容定義名稱,名稱是對應(yīng)的上級,,然后設(shè)置數(shù)據(jù)驗證,,用indirect()函數(shù)引用上級的單元格。


2,、整理數(shù)據(jù)源的擺放,,在定義名稱前,建議把各級菜單內(nèi)容按列存儲,,然后各列首行的行標題為對應(yīng)的上一級內(nèi)容,。這樣是便于快速地定義名稱,選擇的功能是“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”,。


3,、還有要注意的是,如果各列數(shù)據(jù)的行數(shù)不一樣,,不要一次性選擇所有列進行創(chuàng)建名稱,,否則會導致出現(xiàn)有空白選項。而需要按F5定位選擇常量再操作,,或者列數(shù)少的情況下,,可以逐列進行定義)

擴展知識:

制作聯(lián)動下拉菜單,,除了indirect()函數(shù)外,還可以用index+match,,offset等辦法,,大家可以進一步去學習,各方法各有利弊,,大家都掌握后可以根據(jù)具體情況具體分析使用,,重點還是實用!


雖然本文是以三級為例,,但過程已涉及到一級,、二級制作,你如果是沒接觸過數(shù)據(jù)驗證這個功能,,希望你也能入門了,。學會了本文的三級聯(lián)動菜單做法,那四級,、五級,、六級都可以按此辦法逐級完成,實現(xiàn)方法是相通的,。


建議還沒掌握這個知識的同學,,要跟著以上步驟逐步操作,并實現(xiàn)效果,,最后還要思考總結(jié)吸收,。知識經(jīng)過深度思考與總結(jié),才會容易吸引,,最終為你所用,。




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