以合同審批為例,，一份合同從擬稿到最終簽署需經(jīng)企業(yè)多個部門人員及領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字，簽字人員根據(jù)其職責(zé)范圍對合同進(jìn)行審批,，并以審批內(nèi)容對企業(yè)負(fù)責(zé),。傳統(tǒng)的審批簽字就是各個審批人員審批合同內(nèi)容并在《合同會簽單/審核表》中書寫意見，進(jìn)行手簽,，對此方式,，大家并無疑慮，因為意見及簽字均是審批人員親自書寫簽署,，具有可識別性及專有性,；辦公自動化系統(tǒng)審批簽字的不同之處在于審批人員的意見及簽字是借助電子數(shù)據(jù)方式形成并存于該系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)電文，并非審批人員親自書寫簽署,，從外觀(筆跡)上并不具有可識別性及專有性,，故其是否具有法律效力呢？

根據(jù)《電子簽名法》第十三條規(guī)定：“電子簽名同時符合下列條件的,，視為可靠的電子簽名：

(一)電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有,；

(二) 簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制,；

(三) 簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)；

(四) 簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn),。

對于辦公自動化系統(tǒng)而言,，每個使用系統(tǒng)的審批人員均有一個專屬的登錄密碼，只有成功登錄才能進(jìn)行審批工作,，比如填寫意見,，點(diǎn)擊同意生成專有簽名。換言之,，如果沒有密碼,，別人是完全不能修改已生成的意見及簽名的。故辦公自動化系統(tǒng)的審批簽字可以視為可靠的電子簽名,。

另根據(jù)《電子簽名法》第十四條規(guī)定：“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力,。”由此,，如果無特殊情況,，辦公自動化系統(tǒng)的審批簽字即具有法律效力，且與手寫簽字具有同等法律效力,。

但《電子簽名法》第三條第三款規(guī)定以下文書不得采用電子簽名,、數(shù)據(jù)電文：

(一) 涉及婚姻、收養(yǎng),、繼承等人身關(guān)系的,；

(二) 涉及土地,、房屋等不動產(chǎn)權(quán)益轉(zhuǎn)讓的；

(三) 涉及停止供水,、供熱,、供氣、供電等公用事業(yè)服務(wù)的,； 

(四) 法律,、行政法規(guī)規(guī)定的不適用電子文書的其他情形。

據(jù)此,，如果辦公自動化系統(tǒng)中審批簽字符合《電子簽名法》第三條第三款,、第十三條、第十四條的規(guī)定,，則具有法律效力,。

根據(jù)《電子簽名法》第二條規(guī)定：“本法所稱電子簽名，是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含,、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù),。

本法所稱數(shù)據(jù)電文，是指以電子,、光學(xué),、磁或者類似手段生成、發(fā)送,、接收或者儲存的信息,。”

第七條規(guī)定：“數(shù)據(jù)電文不得僅因為其是以電子,、光學(xué),、磁或者類似手段生成、發(fā)送,、接收或者儲存的而被拒絕作為證據(jù)使用,。”

可見,，辦公自動化系統(tǒng)中審批簽字的文件可以作為證據(jù)使用,。

此處，電子數(shù)據(jù)在《民事訴訟法》中也被作為獨(dú)立的證據(jù)種類,。雖然將系統(tǒng)中審批簽字的文件作為證據(jù)向法院提交時是打印件,，也即復(fù)印件，不是嚴(yán)格意義上的原件,。但根據(jù)《電子簽名法》第五條規(guī)定：“符合下列條件的數(shù)據(jù)電文,，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式要求：

(一) 能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用；

(二) 能夠可靠地保證自最終形成時起,，內(nèi)容保持完整,、未被更改。但是,，在數(shù)據(jù)電文上增加背書以及數(shù)據(jù)交換,、儲存和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響數(shù)據(jù)電文的完整性?！?/p>

所以,，只要滿足以上條件，辦公自動化系統(tǒng)中審批簽字的文件即使只是打印件,，其證明力即可達(dá)到原件的證明力,。

雖然，辦公自動化系統(tǒng)中的審批簽字具有法律效力,，其審批內(nèi)容文件也可作為原件證據(jù)使用,，但是，如果其審批內(nèi)容或范圍不符合或超出企業(yè)章程,、規(guī)章制作或其職權(quán)范圍,，那么也有可能導(dǎo)致審批結(jié)果違法或無效。所以,，企業(yè)在使用辦公自動化系統(tǒng)時需注意以下幾點(diǎn)：

(一)將辦公自動化系統(tǒng)的使用在企業(yè)章程或規(guī)章制度中予以明確,，明確審批人員應(yīng)就其審批行為對企業(yè)負(fù)責(zé)；

(二)制訂完善的辦公自動化系統(tǒng)工作審批制度及流程,，明確各審批人員的權(quán)責(zé)分配。

(三)在員工手冊或相關(guān)規(guī)章制度中明確審批人員的崗位職責(zé)及職權(quán)范圍,，確保其審批行為符合法律規(guī)定,、企業(yè)章程及規(guī)章制度。

綜上,，企業(yè)無論使用何種辦公自動化管理系統(tǒng),，都應(yīng)以合法有效為前提，才能達(dá)到實質(zhì)意義上的便捷,、高效,，否則，反而會給企業(yè)運(yùn)營管理留下后患,。