能力是指能夠勝任某項工作任務(wù)的主觀條件，它直接影響到工作的質(zhì)量和效率,。從事秘書工作,，就需要相應(yīng)的能力。對秘書的能力要求主要取決于其工作范圍,、程序和方法的一些特殊性,。

（一）寫作能力

寫作能力是指各種應(yīng)用文書的寫作能力。秘書人員要寫好應(yīng)用文,，應(yīng)具有語法,、修辭、邏輯知識,，應(yīng)掌握大量的詞匯和不同的句式,，應(yīng)具有文體知識，應(yīng)掌握常用漢字和簡化字,，掌握標(biāo)點符號用法,，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉(zhuǎn)化為寫作能力。寫作能力不僅僅是文字表達(dá)能力,，還反映了一個人的思維能力,、觀察能力和語言組織能力。

（二）口頭表達(dá)能力

秘書要會說一口標(biāo)準(zhǔn)而且流利的普通話,，要口齒清晰,。對領(lǐng)導(dǎo)講話語言要簡明扼要，對群眾講話切忌羅嗦,。要使說話有條有理,，秘書要多思考，說話前要善于打腹稿,，不要信口開河,，滔滔不絕，也不能沉默寡言,，問一句答一句,。

（三）聽知能力

秘書要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，要能從別人冗長,、反復(fù)的發(fā)言中找出要領(lǐng),，或是從眾口交加、激烈爭論中抓住重點,，并且能轉(zhuǎn)化為自己清晰簡明的語言加以復(fù)述,。聽知能力還意味著秘書應(yīng)努力掌握方言、外語和民族語言,。秘書多懂一種方言,、多懂一種民族語言和外語，就多了一樣交際工具,，多了一條信息渠道,。

（四）閱讀概括能力

秘書要善于閱讀，既善于精讀,，又要善于快讀和泛讀

（五）社交活動能力

秘書經(jīng)常要參加各種社會活動,，外出聯(lián)系工作，調(diào)查情況,，收集信息,，進(jìn)行協(xié)調(diào)，參加各種會議,、會談或宴會,，甚至有參加外事活動的機(jī)會。因而,，必須具有一定的社會活動能力,，懂得各種場合的禮儀,、禮節(jié)，善于待人接物,，善于處理復(fù)雜的人際關(guān)系,。

（六）協(xié)調(diào)能力

秘書要善于發(fā)現(xiàn)工作中的矛盾和不平衡，要善于發(fā)現(xiàn)誤解和不合,，并及時加以溝通,、協(xié)調(diào)。

（七）觀察分析能力

秘書在工作中要時時,、事事,、處處做有心人，善于觀察,，做好拾遺補(bǔ)闕工作,。還要善于分析問題、提出解決問題的辦法供領(lǐng)導(dǎo)選擇和實施,。

（八）應(yīng)變能力

在特殊的時間,、地點、條件下,，遇到意想不到的情況時,，秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼,、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問題既要符合原則,，又要有一定的機(jī)動性和靈活性,。

（九）現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作能力

秘書人員要會熟練操作電話機(jī)、錄音機(jī),、擴(kuò)音機(jī),、照相機(jī)、錄像機(jī),、復(fù)印機(jī),、打字機(jī)、計算機(jī),、傳真機(jī),、碎紙機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,，以及OA等網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備,。