你們現(xiàn)在從事的是什么行業(yè),，什么職業(yè)？

或許大家的行業(yè)和職業(yè)都不相同,。但是,，你們可能都在使用Office。

由于公司屬性或崗位性質(zhì)不同,，我們可能會更多的只使用其中一款或兩款Office軟件,。

例如崗位是UI設計，一般主要是用Word看需求文檔,，PPT做匯報,；例如崗位是數(shù)據(jù)分析，一般主要用Excel,、Access……

其實Office軟件最棒的就是,，軟件之間是可以協(xié)同使用的。所以，不僅僅是掌握其中的一款軟件就可以了,，綜合學習和使用Office才是提高辦公效率的大秘訣,。

【1】文檔或幻燈片的數(shù)據(jù)鏈接

每當月底的時候，雖然機智的做好了文檔模版,，但是因為圖表的數(shù)據(jù)每月都在變化,，總是要耗費大量的時間在手動復制、粘貼,。

只要把復制Excel表格+粘貼為帶源鏈接的選項,，就可以實現(xiàn)自動更新。

① 復制數(shù)據(jù)區(qū)域，【粘貼帶鏈接的源數(shù)據(jù)】,，到所需文檔或幻燈片指定位置

② 手動更新,，除了選中圖表點擊【圖表工具設計】選項卡的【刷新數(shù)據(jù)】,，還可以選中圖表，右鍵【編輯數(shù)據(jù)】直接進入源數(shù)據(jù)進行編輯

③ 手動更新已經(jīng)不能滿足需求，自動更新才是王道

保存文檔后,，【文件】-【信息】的右下角會添加【編輯指向文件的鏈接】,，單擊會彈出更多選項，可以在里面設置【立即更新】

注：Excel源文件和PPT文件最好放在同一個目錄下,，方便及時查看和核對

【2】高逼格的商務文檔

每次匯報工作的時候,，密密麻麻的字,，老板真的想看嗎？（不想看）

只需要借助可視化的PPT設計工具（是的,，2013版以上的PPT已經(jīng)是可視化設計工具了）,，可以快速的制作符合自己需求的圖表頁。

把幻燈片導出JPG格式+插入文檔里面,，實現(xiàn)逼格滿滿的商務文檔,。

① 在PPT中制作好圖表頁,，【導出】為JPG格式（2013版以上的PPT才有這個功能噢~）

② 直接在文檔里,，插入制作的圖表頁,。提個小建議：如果圖片是白色背景，添加淺灰色細線條,，更容易與正文區(qū)分

現(xiàn)在大多數(shù)的微信文章配圖,，都是PPT里直接制作的,。

【3】手動錄入圖片文件

在職場里，是不是經(jīng)常遇到可愛的領導給你一份厚厚的資料,，讓你手動輸入電腦,，或者網(wǎng)上想要復制的文字沒辦法直接復制，甚至采用圖片的方式來顯示文字,。

看得到得不到,，于是只能不斷的一個一個字打，有時候以為自己是臺行走的打字機,。

只要用Onenote的屏幕截圖,截取圖片,，使用復制圖片中的文本+文檔里進替換空格處理，就可以得到想要的文字,，再也不用熬夜,。

① Onenote具有光學符識別OCR功能

利用自帶的【屏幕截圖】任意截取你需要的文字或直接插入圖片,。【復制圖片中的】文字,，粘貼到任意空白處,，就可以把圖片上的文字復制出來

注：由于全平臺OCR支持，在Onenote上保存的所有圖片上的文字都能被搜索到

② 轉(zhuǎn)化的文字識別還是比較準確的，但是個別字詞會顯示錯亂,，而且漢字默認轉(zhuǎn)化效果會以空格隔開字符

結合word里面的替換功能,，可以快速清理錯誤格式及規(guī)律性的錯誤轉(zhuǎn)化

如果是PDF文件,，Word 2013及以上版本是可以打開直接PDF并進行轉(zhuǎn)換 （所以為什么要使用高版本的Office~）

不限定Office工具外，看圖王PDF閱讀器可以直接復制PDF里面的文字,。

對于大型文檔需要識別,，更建議使用付費的OCR識別軟件,，例如速捷，不僅可以精確識別文字信息,，還可以還原文檔格式,。

【4】參會人員名單表格匯總成文檔

公司籌備議的時候，參會人員及統(tǒng)籌事宜多數(shù)是用Excel表格數(shù)據(jù)匯總,。往往做計劃或總結的時候，要把這些人員名單匯總到Word文檔里,，人多的話手打數(shù)百個名字,，那酸爽~

復制Excel表格信息+粘貼到Word里進行替換，替換為頓號就可以快速得到參會名單,。

① 在excel表格中復制人員名單,，粘貼到文檔里依然是一列（還可以使用excel的轉(zhuǎn)置功能 :）

② 結合word強大的替換功能,，把段落標記替換為頓號,，WOW~

【5】臨場做PPT簡報

在職場里總有做不完的PPT,，對內(nèi)使用的PPT如果太緊急，手頭只有文字稿的也不用慌張,。

結合Word大綱視圖+發(fā)送到PPT,，就可以快速的把所需要的文字稿插入PPT，快速的做出PPT簡報（真的好簡報）,。

① 【視圖】切換到【大綱視圖】,，在大綱視圖里根據(jù)word大綱文檔和PPT頁面的對應關系調(diào)整大綱級別

②在【自定義功能區(qū)】添加【發(fā)送到MICROSOFT POWERPOINT】到選項卡里,，直接點擊,，就可以快速生成符合需求的PPT簡報

我們發(fā)現(xiàn)學習Office,，不僅僅是掌握其中一項軟件Word、PPT,、Excel等常用軟件,，而是綜合學習并了解它們的特點,，結合不同的工作場景協(xié)同使用，才是Office高效工作的秘籍,。

以上是本次的全部分享,，希望對你有所幫助。

你呢,，你常用的office協(xié)作用法,？（期待臉）

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