今天這篇文章，我列舉出 20 種值得當作時間管理系統(tǒng)中的收集箱,、行動清單的待辦清單軟件,。這些工具肩負幾個重要任務：清空大腦的壓力 收集統(tǒng)整所有的雜事 排出具有輕重緩急的任務清單 建立有效的工作流程
當然,，工具必須搭配方法，這篇文章只談工具,。下面我會依據(jù)各種需求情境和工具特色做分析，寫下推薦原因與評論,。1. Wunderlist：最好上手整理邏輯的待辦清單Wunderlist 擁有漂亮的界面,，以及層次分明的任務清單管理,，在操作上是非常順手的，它區(qū)分成「項目分類」,、「任務清單」,、「執(zhí)行步驟」三個層次，井然有序,，幫助你在細節(jié)上規(guī)劃一個完整項目的執(zhí)行流程,。而且每個任務底下可以添加詳細的說明，插入檔案與圖片,，甚至在協(xié)同合作時討論,，讓「任務」本身更具體完整。當任務愈來愈多時,， Wunderlist 還提供了聚焦在重要與今日任務的過濾清單,。當然完整的跨平臺與云端同步是不可或缺的，整體來說 Wunderlist 是非常好上手,，而且任務管理功能完整的一個待辦清單服務,。尤其如果你沒有自己特殊的時間管理方法，那么單純依靠 Wunderlist 內(nèi)置的整理邏輯就能做好整理,。相較于 Wunderlist 的外觀風格,，Todoist 走的則是簡潔有力的路線，它的清單呈現(xiàn)非常清爽,，就好像是在一張白紙上列出你的任務,，我相信一定有很多朋友喜愛這樣的風格。但 Todoist 外觀簡潔,，功能卻不簡單,，甚至比起 Wunderlist 在時間管理技巧上更有彈性。首先是 Todoist 更多層次的任務分層系統(tǒng),，像大綱一樣,，在一張清單上就可以把母子項目、母子任務做好各種分層管理,，并且收合展開都很便捷,。再者是 Todoist 有強大的過濾系統(tǒng),，可以幫我們快速聚焦在某類型任務。當然協(xié)同合作,、跨平臺云端同步這些基本功能都有,，另外 Todoist 還有好用的收集插件，可以快速把郵件,、網(wǎng)頁收集到待辦任務清單,。Todoist 還有獨創(chuàng)的 Karma ，用「時間管理游戲化」的概念,，幫你一邊完成待辦清單一邊升級,！在「管理」上 Any.do 沒有前面的工具那么強大，但是在「聚焦」上 Any.do 則提供了許多獨特設計,。像是早上的聚焦今日事件提醒,，手機上聚焦下一步行動的設計，還有利用類似 Trello 看板的方式,，讓你分配今日,、明日與之后的任務，從而專注在當下的行動,。我的使用經(jīng)驗是 Any.do 如果用于整理龐大的項目任務時,，可能能力不足，但對于個人日常的管理,，卻提供了很舒服的界面與很聚焦的方式,。而且如果以「少，但是更好」的觀念來看,， Any.do 或許會是專注主義者不錯的選擇,。4. Remember the Milk：隨時記住與專注下一步行動在還沒全面轉(zhuǎn)換到 Evernote 做時間管理之前，我是 Remember the Milk 的愛用者,、付費使用者,，我維持著用 RTM 管理待辦清單大概有五年的時間，Remember the Milk 是一個非常貫徹「GTD 時間管理方法」的服務,，它用快速的語法進行任務的「捕捉」和「理清」,，有強大的標簽、地點系統(tǒng)做好任務的「整理」,，強大的過濾器讓你隨時「檢視」需要的任務,，而簡潔的界面幫助你聚焦在「執(zhí)行」上。尤其 RTM 的標簽與地點系統(tǒng),，幫你快速整理「什么情況,？什么場合？什么時候,？應該去做什么事情」,，而這正是 GTD 任務排程系統(tǒng)的精髓之一,。Remember the Milk 還是一個很棒的跨平臺云端服務，并且是最早期的專業(yè)待辦清單工具之一,，但直到今日,，它依然繼續(xù)與時俱進。我自己沒有長期使用滴答清單的經(jīng)驗,，但之所以也拿出來推薦,，是因為我身邊有許多善于時間管理的朋友，尤其是大陸朋友,，大多喜歡使用滴答清單,。而朋友喜愛滴答清單的理由,，以大陸習慣用語來說,，就是「高效」！如果用前面推薦過的待辦清單工具來對比：滴答清單有著 Todoist 的簡潔有力,，也像 Any.do 一樣很適合在手機使用（當然它本身是跨平臺的）,，并且也像 Remember The Milk 那樣有著標簽管理等彈性的特性。另外付費版的滴答清單還具備跟日歷界面一起管理等功能,，有興趣的朋友也可試試看,。6. OmniFocus：最專業(yè)的時間管理工具最后，在正統(tǒng)待辦清單工具中,，一定要提到的就是 OmniFocus,。 我之所以沒將 OmniFocus 當作自己正式時間管理工具，只是因為它沒有正式的 Windows 與 Android 版本,，是更偏向 Apple 系統(tǒng)的時間管理工具,。 但這不能抹滅 OmniFocus 是許多人心目中最專業(yè)時間管理工具的地位。 相較 Remember The Milk,，OmniFocus 更深入地融合了 GTD 的時間管理技巧,。相較之前的待辦清單工具，OmniFocus 全面地考慮到時間管理的各種需求：如何更快收集,？如何聚焦工作,？如何追蹤任務？如何劃分工作情境,？如何切換不同的工作視野,？如何和日歷一起管理？如何區(qū)分項目與雜事,？所有時間管理要面對的問題,，以及解決問題需要的功能，OmniFocus 基本上都幫我們想到了,，并且建立起一套非常專業(yè)且迅速的運作流程（當然,，這個迅速,，需要你先花時間摸熟整個 OmniFocus 的功能系統(tǒng)）。 在公眾號 AppSo 回復「OmniFocus」獲取實際使用技巧,，讓你高效不瞎忙,。
除了正統(tǒng)的待辦清單軟件外,，其實要滿足：收集任務,、整理任務、排程任務的需求,，還有很多其它工具可以做到待辦清單要做的事,，不一定只能使用 To-Do List 工具。首先第一個要介紹的,，就是「筆記類」工具,，在沒有電子設備的時代，我們本來就是在用筆記做時間管理,，所以理所當然,，筆記類工具也可以當作待辦清單來使用。而且筆記類工具通常在「收集與整理任務資料」上,，會擁有比一般待辦清單工具更強大的彈性,。如果你的時間管理是需要「管理很多資料、想法,、策劃」的朋友,，或是你想「完全自由」的設計自己待辦清單的朋友，那么「筆記類工具」會是你的好選擇,。7. Evernote：筆記上的 GTD 時間管理方法第一推薦,，當然是我自己愛用的 Evernote，相信電腦玩物讀者都很熟悉了,，我就不多做介紹,。關(guān)于在 Evernote 上實踐 GTD 的方法可以看這篇文章：http:///RtkcKJF 這里也有與時間管理有關(guān)的 Evernote 延伸技巧，列舉提供大家參考： 很多朋友在整理項目時,，更喜歡使用 OneNote ,，尤其是你真的在做一個復雜且「需要有序」的項目排程時。因為 OneNote 有非常嚴謹且多層次的筆記分類排序功能,，可以像是一本大綱嚴謹?shù)臅粯尤フ砟愕捻椖?、報告?/section>加上 OneNote 在筆記內(nèi)強大的排版能力，可以把任務清單會輕松快速,，但又井然有秩序地做好分層整理,。9. Google Keep：輕松管理任務的便利貼技巧用 Evernote,、OneNote，還是用 Google Keep 當做筆記待辦清單,？這就好像想要用 OmniFocus 還是 Any.do,？是重量級與輕量級之間的選擇。但輕量級不一定就是不好,，完全是看每個用戶自己適合的需求為何,。 如果你的公司本身已經(jīng)有嚴謹且龐大的工作任務管理系統(tǒng)，而你需要的是一個「個人隨身管理生活」的待辦清單工具,，那么 Google Keep 說不定就很適合,。 公眾號 AppSo 后臺回復「超強助理」獲取簡單 10 招，讓 Google Keep 成為你的個人超強助理,。 而越來越強大的 Apple 體系下的內(nèi)置備忘錄,，本身已經(jīng)是一個完善的筆記工具，同時也就是一個好用的收集任務,、管理任務的系統(tǒng),。如果你的工作都是在 Mac 與 iPhone 系統(tǒng)內(nèi),，那么使用 Apple 備忘錄作為待辦清單（也可搭配內(nèi)置的提醒事項功能）,，也是不錯的選擇。公眾號 AppSo 后臺回復「備忘錄」告訴你 iOS 原生備忘錄如何秒殺其它筆記 app,。當然,，既然要把筆記本當作待辦清單，怎么可以遺漏最重要的「紙本筆記本」呢,！如果你決定使用紙筆記本當作待辦清單,，那么我也不會覺得不好，只要運用技巧,，任何工具都可以是好工具,。而我最推薦在紙本筆記本上做清單的技巧就是「子彈筆記法」，它原生地為了紙本而設計,，方便我們在有時難以修改,、有時難以搜索的紙本中，也能建立有系統(tǒng),、有目錄,、好聚焦的待辦清單。如果你的待辦清單不是為了自己而做,，而是為了團隊項目而做，那么這時候你需要的就是團隊的待辦清單工具,。我認為團隊項目管理,，和個人時間管理,，是 2 種有區(qū)別的時間管理方式，所以它們會適合不同的管理工具,。12. Asana：知名的專業(yè)團隊任務控管服務我認識不少團隊使用 Asana 當作它們的項目控管工具,。 Asana 除了可以列舉清單外，更重要的是在任務收集,、任務分配,、協(xié)同合作、任務資料管理上,，有其更適合團隊工作的強項,，并且讓每一個成員可以找到自己負責的工作，并追蹤進度,。更進一步的,， Asana 有非常好的搜索、過濾,、排程機制,，讓任務量很多時，也可以不雜亂的排序,，像是有一個類似 Trello 的看板可以控管多個項目的目前進度等等,。一個在團隊待辦清單上的推薦工具，是看起來不像待辦清單,，但其實是更直覺的任務管理服務： Trello ,，它用看板列表的方式，讓任務可以清楚地排列在流程上,，還讓個人或團隊可以清楚地鳥瞰整個項目進度,。有的朋友不喜歡前面那些待辦清單工具里那么繁復的管理功能,，對這些朋友來說「一張清爽但有彈性的清單」就能管理好大小事情，這才是最高的時間管理境界,。另外你可能不喜歡或困擾于任務雜亂的現(xiàn)象,，很多散落任務不知如何管理，那么大綱工具可以幫你練習「任何事情都必須有組織」的習慣,。如果你想試試看這樣的技法,，那么下面的「大綱工具」會很適合你。14. Workflowy：簡單但專業(yè)項目任務清單Workflowy 代表的是一種與眾不同的時間管理境界，它同樣可以收集雜事,、排程任務,、處理待辦，但它認為所有事情都應該是一個「有序」且「關(guān)聯(lián)」的整體,，所以你只需要一張清單,，所有事情都可以在這張清單上處理和完成。如此一來,，你不用再管前面各種工具里的那些分類與功能,，就在 Workflowy 的一張清單中把所有「和你有關(guān)」的任務列出層層組織的大綱吧！這樣的大綱形式待辦清單,，能夠有效地幫助任何事情都「進入一個有組織的狀態(tài)」,，因為不會有單獨存在的任務，任何任務一定是某一個層級某一個節(jié)點之下的關(guān)聯(lián),。如果你常常覺得自己收集任務都很散落,，找不到組織，那么或許回頭試試看這類大綱形式的組織工具,，會幫你解決問題也說不定,。就我所知,，也有不少朋友會直接把電子信箱當成待辦清單,，一來信箱本身就是收集任務的來源，二來許多信箱軟件具備強大的整理排程功能,。所以干脆把所有任務都統(tǒng)整到你的郵件系統(tǒng)中,，不失為一個待辦清單的使用方法,。如果你習慣使用 Outlook 軟件,，那么一直以來 Outlook 就不只是收發(fā)郵件的工具，它也可以結(jié)合日歷,、任務排程,、任務提醒。 再結(jié)合它的強大自動過濾功能,，直接把 Outlook 打造成你工作上的待辦清單系統(tǒng),，其實很簡單。 17. Google Inbox 中進行 GTD 時間管理同樣地,，結(jié)合 Google Inbox郵件服務,、 Google Keep 筆記系統(tǒng)、 Google 日歷,，其實也就是一套 Google 的 Outlook ,，而這時候我們一樣可以利用這個系統(tǒng)，當作任務待辦清單工具。如果你不習慣使用最新的 Google Inbox,，還是喜歡傳統(tǒng)的 Gmail ,，那么當然也可以直接把 Gmail 當作任務排程系統(tǒng)。最后介紹 2 種特殊的待辦清單,，第一種是有的朋友喜歡什么事情都在日歷上管理，把待辦清單也寫在日歷上,。那么這時可以利用 Google 日歷內(nèi)置的「任務清單」功能,，開啟它，就能在日歷上排程清單,。20. XMind：用思維導圖劃出項目規(guī)劃或者,，你的任務清單不只需要排程，還需要更鳥瞰的關(guān)聯(lián)整理,，要讓你看出整個項目有沒有缺口,？有沒有關(guān)聯(lián)？還可以延伸哪些任務,？這時候有的朋友就會用「思維導圖」來當作待辦清單,，像是 XMind 與許多思維導圖軟件本身就內(nèi)置待辦任務管理功能。
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