想要用Excel表制作家庭記賬表,，就把這本書復(fù)習(xí)了一遍,。表格建的很粗陋而且還沒用起來，不好意思分享出來,。這本書挺有意思的,，角度很新穎，提出“三表”的概念,，把Excel當(dāng)作一個(gè)系統(tǒng)來看待,，源數(shù)據(jù)表的好多概念和數(shù)據(jù)庫的使用暗合；里邊提到的小技巧都很實(shí)用,，都是經(jīng)常用得到的,。
這篇文章只有干巴巴的文字?jǐn)⑹觯稽c(diǎn)都不生動(dòng)可愛,，感興趣的可以看書,，書里邊圖文并茂，而且舉例都很有意思,。

1. 源數(shù)據(jù)表

• 一維表格,、首行首列默認(rèn)是標(biāo)題行，及數(shù)據(jù)的字段名稱,，標(biāo)題可寫在工作簿或工作表,。

• 字段順序（及數(shù)據(jù)錄入順序）要與工作順序保持一致。
  tips： 插入列,，選中一列數(shù)據(jù),，按住shift鍵，將鼠標(biāo)放在數(shù)據(jù)列一側(cè),，拖動(dòng)到插入位置,，完成,。

• 數(shù)據(jù)要有連續(xù)性，不能人為割裂開,，因?yàn)镋xcel根據(jù)行列的連續(xù)性判斷數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性
  tips： 刪除空白列,，Excel表格只有篩選空白行的功能，所以將表格內(nèi)容全選,，選擇性復(fù)制,，勾選轉(zhuǎn)置，將列變?yōu)樾?，任意列篩選空行,，刪除，在轉(zhuǎn)置回去就可以了

• 只對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入,，不進(jìn)行統(tǒng)計(jì)
  Excel工作步驟：1.數(shù)據(jù)錄入,；2.數(shù)據(jù)處理；3.數(shù)據(jù)分析,。
  對(duì)應(yīng)的操作步驟：1.輸入數(shù)據(jù),；2.整理數(shù)據(jù)（函數(shù)等技巧）；3.數(shù)據(jù)分類匯總
  對(duì)應(yīng)的工作表：1.源數(shù)據(jù)表,；2.源數(shù)據(jù)表或其他新建工作表,；3.分類匯總表

• 同一種屬性數(shù)據(jù)記錄一列，如果明細(xì)數(shù)據(jù)有一個(gè)屬性不同,，就應(yīng)該錄入為兩條數(shù)據(jù)
  tips： 批量錄入數(shù)據(jù),，所用快捷鍵“Ctrl + Enter”，首先按住“Ctrl”鍵選中多個(gè)單元格,，在最后一個(gè)單元格錄入數(shù)據(jù),，錄入完畢，按組合鍵,，完成

• 不要用“合并居中”,，會(huì)打亂Excel的內(nèi)在邏輯
  修正方法很有意思，技巧性很強(qiáng)
  首先全部選中,，點(diǎn)擊“合并居中”按鈕,，拆分合并的單元格，在按“F5”鍵,，打開定位功能,，空位條件為空值，在單元格輸入公式“=上一個(gè)單元格”（如光標(biāo)所在單元格為B4,，就在這個(gè)單元格錄入=B3）,，按下“Ctrl + Enter”鍵，這樣錄入的數(shù)據(jù)為公式,，復(fù)制選擇性粘貼為數(shù)值,，完成。

• 數(shù)據(jù)不能有缺失,，不能有空格,，沒有數(shù)據(jù)可以用“0”表示；而且設(shè)計(jì)表格的時(shí)候要仔細(xì)分析所需的字段,，屬性,，不能有缺失。
  tips： 數(shù)字變換為中文大寫形式,，選中數(shù)字單元格,，設(shè)置單元格格式（Ctrl + 1），數(shù)字標(biāo)簽下的“特殊”,，“中午大寫數(shù)字”,，完成，但是單元格的實(shí)質(zhì)還是阿拉伯?dāng)?shù)字,。

• 屬性要單一,，不要記錄復(fù)合屬性
  tips：　＂數(shù)據(jù)－分列＂,，可以將一列數(shù)據(jù)分成幾列,；合并數(shù)據(jù)用　“＆”　運(yùn)算符，對(duì)多個(gè)單元格進(jìn)行合并,。

源數(shù)據(jù)表其實(shí)就是記錄最原始的數(shù)據(jù),，它的設(shè)計(jì)特別像數(shù)據(jù)庫表的設(shè)計(jì)，要有主鍵,，屬性字段,，屬性字段可以進(jìn)行邏輯運(yùn)算等等

2. 三表概念

從系統(tǒng)的角度對(duì)Excel進(jìn)行解讀

• 參數(shù)表
  表示數(shù)據(jù)匹配關(guān)系或某屬性明細(xì)等不會(huì)經(jīng)常變更的數(shù)據(jù)。

• 源數(shù)據(jù)表
  數(shù)據(jù)錄入的表格,，設(shè)計(jì)表格時(shí),，物品最好用代碼來表示，每一個(gè)代碼唯一標(biāo)識(shí)該物品,，相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫里的主鍵,。
  正確源數(shù)據(jù)表?xiàng)l件：1.一維數(shù)據(jù)；2.一個(gè)標(biāo)題行,；3.字類分類清晰,；4.數(shù)據(jù)屬性完整；5.數(shù)據(jù)連續(xù),；6.無合并單元格,；7.無合計(jì)行；8.無分隔行/列,；9.數(shù)據(jù)區(qū)域中空白單元格,；10.單元格內(nèi)容禁用短語或句子,。

• 分類匯總表
  根據(jù)函數(shù)關(guān)聯(lián)或其他方法，從源數(shù)據(jù)表和參數(shù)表自動(dòng)生成的分類匯總結(jié)果,，滿足Excel表的使用目的
  tips：　條件格式,，選中數(shù)據(jù)區(qū)域，開始選項(xiàng)卡,，樣式區(qū)域,，條件格式，設(shè)置條件,，設(shè)置格式,，可以試一下將數(shù)值小于３０的數(shù)據(jù)篩選出來。
  tips：　寫有公式的單元格過多,，導(dǎo)致沒修改一次數(shù)據(jù),，都要等待計(jì)算完畢；可以設(shè)置Ｅｘｃｅｌ的計(jì)算方式為手動(dòng),，而非自動(dòng)（選項(xiàng)－公式－手動(dòng)計(jì)算）,，這樣等我們把所有需要修改的數(shù)據(jù)修改完畢后，按“Ｆ９”鍵,，讓表格進(jìn)行計(jì)算

3. 數(shù)據(jù)透視表

在源數(shù)據(jù)準(zhǔn)備完成的基礎(chǔ)上,，對(duì)其進(jìn)行各種分類匯總，數(shù)據(jù)透視表可輕松實(shí)現(xiàn)該功能,。

tips： 快捷鍵 Alt+D-->P-->F

• 隱藏匯總項(xiàng)
  選中一個(gè)匯總項(xiàng),，右擊，字段設(shè)置,，分類匯總,，無，即可
  若取消隱藏,，可將分類匯總設(shè)置成自動(dòng),。

• 拆分匯總表，分頁顯示
  將需要分頁顯示的字段拖入頁字段,，在“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡中,，“數(shù)據(jù)表名稱”欄，點(diǎn)擊“選項(xiàng)”后邊的小三角,，點(diǎn)擊“顯示報(bào)表篩選頁”就行啦,。
  

  
  

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如果分頁打印的話，可在字段設(shè)置中勾選“每項(xiàng)后面插入分頁符”就行了,。

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• 匯總報(bào)表設(shè)計(jì)
  分類多的字段一般作為行字段,，分類小的作為列字段，即Excel表“站起來”而不是“躺著”,。

• 匯總時(shí)可按月匯總,，按天匯總意義不大
  可以用“month”函數(shù)提取日期的月份,，也可在源數(shù)據(jù)中添加字段，但是都比較麻煩,，后邊有“組合”的介紹,，這個(gè)方法最好用了。

• 不要超過兩個(gè)列字段

• 匯總跟著文字走
  例子,，不同省份，不同會(huì)計(jì)制度類別,，不同行業(yè)在不同營業(yè)狀態(tài)下的全年?duì)I業(yè)收入總和,。
  “在”后邊字段為列字段
  “的”后邊是匯總項(xiàng)
  一級(jí)行字段：省份
  二級(jí)行字段：會(huì)計(jì)制度類別
  三級(jí)行字段：行業(yè)
  列字段:營業(yè)狀態(tài)
  匯總方式：求和

• 字段設(shè)計(jì)主次要分明
  一級(jí)行字段不同關(guān)注重點(diǎn)會(huì)不同，如果一級(jí)行字段是省份,，則關(guān)注的可能是不同省份的差異,，而如果一級(jí)行字段是會(huì)計(jì)制度，則關(guān)注重點(diǎn)可能就變?yōu)榱酥贫炔町悺?/p>

• 日期組合
  源數(shù)據(jù)表只要時(shí)間格式正確就可以變出各種事件組合如年,、季度,、月、日,、年/月,、月/日（選擇是可多選）等。
  方法：在任意一個(gè)時(shí)間單元格,，右擊,，組合，選擇需要的組合即可,。
  常見錯(cuò)誤錄入方式：
  “點(diǎn)”型--2011.1.1
  空格型--2011 1 1
  常見正確錄入方式：
  “減號(hào)”型--2011-1-1
  “反斜杠”型--2011/1/1
  檢驗(yàn)日期正確的方法：將單元格設(shè)置成常規(guī),，如果變?yōu)閿?shù)字就是正確的，如果不變就是錯(cuò)誤的,。
  輸入當(dāng)前日期“Ctrl +”,，輸入當(dāng)前時(shí)間“Ctrl + Shift + ”

• 匯總表數(shù)據(jù)明細(xì)
  如需查看匯總數(shù)的明細(xì)，只需雙擊匯總數(shù)就可以得到想要的結(jié)果,，Excel會(huì)新建一個(gè)工作表,，逐項(xiàng)羅列相關(guān)數(shù)據(jù)。
  因此,，數(shù)據(jù)透視表得到的匯總表,，傳播時(shí)需謹(jǐn)慎，可以復(fù)制匯總表,，選擇性粘貼為數(shù)值,，再發(fā)送。
  明細(xì)數(shù)據(jù)不是源數(shù)據(jù),，如需對(duì)數(shù)據(jù)更新,，一定要在源數(shù)據(jù)中進(jìn)行,，否則更新后，匯總表無法同步,。

• 數(shù)據(jù)更新
  源數(shù)據(jù)更新后,，只需選中任意單元格，點(diǎn)擊更新,，即可,，如果有多張數(shù)據(jù)透視表，需逐張更新,，若要實(shí)現(xiàn)一次全部更新,，需要VBA二次開發(fā)。

• 預(yù)約源數(shù)據(jù)
  添加數(shù)據(jù)后,，源數(shù)據(jù)區(qū)域擴(kuò)大,，但是透視表選定區(qū)域并不會(huì)自動(dòng)擴(kuò)大，可用用預(yù)約源數(shù)據(jù)的方法解決,，在建立數(shù)據(jù)透視表的第二步,，設(shè)置即可，擴(kuò)大選定范圍,。

• 源數(shù)據(jù)表需要備份
  備份頻率視更新情況,，可一個(gè)月一次，可一年一次,。

• 重復(fù)數(shù)據(jù)刪除
  方法有三：函數(shù)法（countif）,，版本法（2007及以上版本自帶此功能），透視法,。
  透視法：將要篩選的字段,，拖入行字段和數(shù)據(jù)區(qū)域，對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行計(jì)數(shù)統(tǒng)計(jì),。

• 并列顯示匯總數(shù)
  對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多角度分析,，需要匯總不同方面的數(shù)據(jù)一同顯示，這需要匯總項(xiàng)的并列顯示,。
  將匯總項(xiàng)拖入數(shù)據(jù)區(qū)域,，重復(fù)一次這個(gè)操作，可以看到,，匯總項(xiàng)是行顯示的模式展現(xiàn)的,，并不夠直觀；選中“數(shù)據(jù)”單元格,，拖動(dòng)到“匯總”單元格即可,，匯總數(shù)并列顯示了，然后繼續(xù)將統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)拖動(dòng)到數(shù)據(jù)區(qū)域，可以看到,，以后拖進(jìn)去的數(shù)據(jù)自動(dòng)并列顯示了可以,。

• 復(fù)制匯總表
  對(duì)于源數(shù)據(jù)可能需要不同方面分析，因此可能一張匯總表不能夠完全滿足我們的需求,，可以復(fù)制匯總表,，復(fù)制的匯總表保留原匯總表全部的功能，這樣可以在不同表格中統(tǒng)計(jì)不同的東西,，而不用重新建立數(shù)據(jù)透視表了,。

4.“天下第一表”

tips： 選中連續(xù)區(qū)域的快捷鍵 “Ctrl + Shift + 向下方向鍵”，

• 保證表格的安全
  單元格數(shù)據(jù)錄入安全：?jiǎn)卧駭?shù)據(jù)有效性設(shè)置,，快捷鍵“Alt+D”再按“L”,，可保證單元格數(shù)據(jù)錄入的正確性。
  工作表數(shù)據(jù)安全：數(shù)據(jù)表分允許操作部分,，和不允許操作部分，設(shè)置步驟如下
  選中允許錄入的單元格區(qū)域,，設(shè)置單元格格式,，取消勾選保護(hù)標(biāo)簽里的“鎖定”。
  調(diào)用保護(hù)工作表功能,，取消勾選“選定鎖定單元格”,。完成！,！

• 利用參數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配
  主要是VLOOKUP的使用,，該函數(shù)規(guī)定，匹配信息的主鍵必須位于第一列,。
  該函數(shù)有四個(gè)參數(shù)：
  用什么找————設(shè)置匹配信息的主鍵,，相對(duì)引用
  去哪里找————‘工作表123’！$A：$D,表示去工作表123中A到D列中去匹配,。$表示相對(duì)引用,。
  返回第幾個(gè)值————2表示返回第二個(gè)值
  精確還是模糊找————False或0為精確查找，True或1為模糊查找
  書中例子：
  =IF（LEN（$E2）=0,，“”,，VLOOKUP（$E2，'參數(shù)表（供應(yīng)商信息）',！$A：$D,，COLUMN（B1），0））
  翻譯：當(dāng)E2單元格無空時(shí),，返回空,，否則返回VLOOKUP函數(shù)結(jié)果。
  注釋：$為相對(duì)引用,，COLUMN為單元格所在列號(hào)

• 表格美化
  文本對(duì)齊——垂直方向居中對(duì)齊,，同列數(shù)據(jù)水平方向?qū)R方式一致,。
  文本大小——對(duì)于數(shù)據(jù)明細(xì)，10號(hào)字比12號(hào)字更精致,。
  字體——中文宋體,，英文Arial或Times New Roman。
  單元格邊框——同類數(shù)據(jù)采用相同邊框,，禁用大面積粗邊框或虛線邊框,。
  色彩——不宜超過三種。
  簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)區(qū)域——待錄入數(shù)據(jù)區(qū)域最好不填充顏色,。
  數(shù)據(jù)區(qū)域——手工錄入,、復(fù)制粘貼、公式不同區(qū)域用不同顏色區(qū)分,。
  字體大小——錄入和經(jīng)常查看的單元格字體稍大,，公式生產(chǎn)的明細(xì)數(shù)據(jù)字體稍小區(qū)分關(guān)注重點(diǎn)。
  邊框——用虛線邊框弱化明細(xì)數(shù)據(jù)和非重點(diǎn)數(shù)據(jù),，用粗線邊框分隔錄入方式不同的數(shù)據(jù)區(qū)域,。
  工作表——以不同的工作表標(biāo)簽顏色區(qū)分匯總表、源數(shù)據(jù)表,、參數(shù)表,。

• 輸入長文本技巧
  利用“自動(dòng)更正選項(xiàng)”，將長文本的代號(hào)更正成文本本身,。代號(hào)最好用三個(gè)英文字母組合,，可以將常用長文本設(shè)置好的替換列表打印出來，隨時(shí)查看,。
  設(shè)置好以后,，word和ppt也可以使用。
  tips： 定位功能（F5）,，可以定位表格中設(shè)置定位條件的所有單元格,，如選中所有空格。

5.圖表

• 觀點(diǎn)：Excel中的圖表用來說明數(shù)據(jù)的意義,，不用過多的美化,，只要最基本的就行，直觀,、準(zhǔn)確,。PPT中說明觀點(diǎn)的圖表才需要考慮過多的美化問題。

• 分析數(shù)據(jù)是用來指導(dǎo)行動(dòng)的,，如果只是單純的整理數(shù)據(jù),，那么數(shù)據(jù)是沒有用處的，以指導(dǎo)行動(dòng)為目標(biāo)來對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的分析。

tips： 當(dāng)圖表數(shù)據(jù)區(qū)域擴(kuò)大時(shí),，可以將擴(kuò)大的數(shù)據(jù)選中,，拖放到圖表中即可；也可以將數(shù)據(jù)區(qū)域用鼠標(biāo)按住錨點(diǎn)擴(kuò)大即可：）

tips： 對(duì)于圖形,，我們可以通過鼠標(biāo) 拖拉來改變圖形的形狀,，數(shù)據(jù)跟著圖形而變動(dòng)，這樣比修改數(shù)據(jù)要來的直觀

• 圖表類型
  作者推薦三種圖表：
  餅狀圖——對(duì)比份額,，分布
  柱狀圖——比較數(shù)值
  帶點(diǎn)折線圖——表示趨勢(shì)
  圖形都推薦使用二維最簡(jiǎn)單直觀的,，慎用3D或其他復(fù)雜圖形。

• 圖表美化
  參考標(biāo)準(zhǔn)：干凈,、原配（默認(rèn)圖表類型）,、大小（圖大字?。?、繁簡(jiǎn)（簡(jiǎn)潔為王）
  如需美化只需，雙擊需要美化的地方,，設(shè)置選項(xiàng)就會(huì)出現(xiàn),。

tips： Excel圖表粘貼到Word和PPT中，粘貼時(shí)可選擇“選擇性粘貼,，如果勾選“粘貼鏈接”,，Excel表格更新時(shí),，Word的圖表也會(huì)更新,。但是需要注意，直接“Ctrl+V”粘貼到word中時(shí)很安全,，只是張圖片,，但是粘貼到PPT中時(shí)將會(huì)把所有的源數(shù)據(jù)粘貼到PPT中，無意中泄露了很多商業(yè)秘密,，（粘貼為鏈接時(shí),，不在本機(jī)，無法打開源數(shù)據(jù),；粘貼為圖表對(duì)象,，就會(huì)附帶源數(shù)據(jù)，即便不在本機(jī)也可以打開）

• 數(shù)據(jù)透視圖
  數(shù)據(jù)透視圖實(shí)現(xiàn)和數(shù)據(jù)透視表,，源數(shù)據(jù)同步更新,，并且和數(shù)據(jù)透視表一樣想怎么拖拽設(shè)計(jì)就怎么拖拽設(shè)計(jì)。

6. 職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)

• 贏得同事認(rèn)可
  人的形象時(shí)逐漸積累的過程,，要認(rèn)真對(duì)待每一份工作,，珍惜每一次溝通機(jī)會(huì)。
  善于總結(jié)，并樂于分享,，這也是展現(xiàn)自己工作的機(jī)會(huì),。
  保存好報(bào)表，分類,，備份,。
  真誠

• 贏得老板的認(rèn)可
  比吩咐的多做一點(diǎn)；
  匯報(bào)進(jìn)度并按時(shí)完成,；
  要主動(dòng)匯報(bào)情況,，明確完成時(shí)間時(shí)，如有異議,，要當(dāng)場(chǎng)提出,。未提出，就要克服困難,，盡力按時(shí)完成,。
  郵件的重要性：
  不要有錯(cuò)別字，
  如果有附件,，可以先添加附件,，以免最后忘了添加。
  如果忘了發(fā)附件,，要補(bǔ)發(fā)郵件,，內(nèi)容或標(biāo)題區(qū)別于第一封，并電話確認(rèn),。
  如果附件比較重要,，可以在郵件正文中對(duì)郵件進(jìn)行總結(jié)描述。
  匯報(bào)時(shí),，讓老板做多選題,，提出多個(gè)解決方案，并給出建議,。

完