大多數(shù)的工作/學(xué)習(xí)都離不開各種 Word、Excel,、PowerPoint 文檔,。 微軟出品的 Office 全套軟件是不少人在 PC 時代的裝機(jī)必備。而在這個移動時代,,大家都在用手機(jī)聊工作,,郵件、聊天工具上的文檔也是一個接著一個。這不僅要求我們學(xué)會如何「移動辦公」,,也要求我們的手機(jī)——應(yīng)該擁有處理文檔的能力,。 今天 AppSo(微信號 appsolution)要給大家分享的,是 12 個誰都能學(xué)會的手機(jī) Office 實(shí)用技巧,。 首先需要說明,,這里指的 Office 是微軟出品的 Microsoft Office,本文提到的主要有 5 款 app:Word, Excel, PowerPoint, OneNote 和 Outlook,。此外這個系列還有我們曾經(jīng)介紹過的 Office Lens 和 Skype 等等,,但不在本文討論之列。 另外,,Android 以及 iOS 版 Office 都可以免費(fèi)使用核心功能,,你無需擔(dān)心花錢的問題。 第一,,Word:文字工作者的掌上必備Microsoft Word 是微軟出品的全功能文字處理軟件,。它能讓你創(chuàng)建和編輯排版豐富的文檔,輕松添加圖片,、表格等圖文信息,,是碼字愛好者的必備單品。 完美兼容性:跟「打不開」和「格式錯亂」說再見 如果你在手機(jī)上,,突然收到一份重要文件,。這個時候你最怕的一件事是什么? 打不開,、格式錯亂,、顯示亂碼…… 要是有重要數(shù)據(jù)搞錯了地方,那真不是道個歉就能搞定的失誤,。 用 Microsoft Word 可以最大程度地避免這些問題,,因?yàn)槭俏④浌俜匠銎罚嫒菪圆⒎堑谌?app 可以相比,。 你不僅可以用它來打開幾乎所有 doc/docx 文件,,還能得到和電腦完全一致的排版,不會再莫名錯過一些重要信息,。 如果你使用的是其他同類軟件,,可能會遇到各種奇怪的狀況。比如 AppSo 的一位天才作家告訴我,,用其他 app 打開自己的畢業(yè)論文會看不到公式,,而用 Microsoft Word 就不會遇到這樣的問題。 第二,,閱讀模式:如翻看電子書般閱讀文檔 解決了「能看」的問題,,第二件惱人的事情就是:電腦上做的文檔發(fā)到手機(jī)上看,字怎么這么小,看起來好麻煩…… 其實(shí)只要你善用 Word 內(nèi)置的「重排」功能(可以理解為「閱讀模式」),,這根本就不是問題,。 它能將文檔以適合手機(jī)閱讀的版式呈現(xiàn),同時又不改變文檔原有的版式,。效果怎樣,?看下面這個對比圖就知道啦。 第三,批注功能:其他人對文檔的意見,,一目了然 有時候我們還需要在手機(jī)上做一些輕量的修改工作,。 特別是對編輯和作者等職人來說,最少不了的事情就是「改稿」,。 有不少人喜歡在微信,、QQ 里將文章的相應(yīng)部分選中、截圖,,然后把修改意見通過聊天工具發(fā)送,。 信息極度碎片化容易干擾思路,最重要的是,,時間再多也不能這么浪費(fèi)啊,。 而手機(jī)版 Word 提供了完整的批注支持:它可以完整展示不同人的批注,他們對哪一部分有什么修改意見,,你在手機(jī)上就可以輕松看到,。 你可以直接回復(fù)批注,方便讓對方知道你的想法,。每個批注都有獨(dú)立的窗口,,因此絕對不會跟討論的其他問題混淆。 如果需要修改文稿也很簡單,,除了最基礎(chǔ)的增刪文字,,Word 還將常用的文字格式選項(xiàng)(比如加粗、斜體,、下劃線,、高亮,、字號顏色等)放在了最容易操作的區(qū)域,,你可以通過它們快速修改文字格式。 第四,,智能查找:不懂的馬上查,,馬上懂 有不少資料(比如論文、文獻(xiàn)等等)也是用 Word 寫成,,遇到陌生名詞的幾率非常高,。如果是關(guān)鍵的名詞沒有搞懂,影響的是對整篇文章的理解。 這個時候就可以使用 Word 內(nèi)置的「智能查找」功能,,一鍵通過 Bing 搜索相應(yīng)的關(guān)鍵詞,,簡直是成人版的「哪里不會點(diǎn)哪里」。 第五,,便捷分享:可發(fā)送給微信好友 只要你不是在 Word 上寫日記,,否則做好的文檔肯定都是要發(fā)給別人的。 Word 提供了附件和鏈接分享兩種形式,。這里著重說一下微軟為中國用戶新增的「發(fā)送給微信好友」的功能:在完成文檔的編輯后,,你可以以 Word 或者 PDF 格式直接發(fā)送給微信好友,或者直接添加到微信收藏,。 因?yàn)槲⑿乓呀?jīng)成為了許多人最傾向選擇的溝通渠道,,因此我們覺得有必要跟大家介紹一下這個功能。 第六,,Excel:讓你的數(shù)據(jù)會說話Microsoft Excel 是一款全能的電子表格工具,。你可以用它的圖表、公式,、篩選和排序等功能,,在手機(jī)上就能查看和編輯電子表格,輕松處理關(guān)于數(shù)據(jù)的一切,。 此外,,Excel 更強(qiáng)大的地方在于將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為可視化圖表,助你洞察到數(shù)據(jù)背后的趨勢——用官方的話來說,,就是「將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為洞察力」,。 第七,凍結(jié)窗格:手機(jī)看表格的福音 在手機(jī)上看表格,,最痛苦的事情之一就是……屏幕太小了,,數(shù)據(jù)太多了。 很多時候,,你其實(shí)不需要表格里的所有數(shù)據(jù),,可能只是需要將某行或者某列表格固定住,方便數(shù)據(jù)的對照查看而已,。 這個時候可以用很多 Excel 新手不知道的「凍結(jié)窗格」功能,。 手機(jī)版 Excel 提供了「凍結(jié)首行」、「凍結(jié)首列」和「凍結(jié)窗格」三個選項(xiàng),,前兩個都比較好理解,,第三個功能的意思是將所選窗格的上方和左側(cè)表格都凍結(jié)。 如果你需要使用到這個功能,,可以點(diǎn)擊 app 頂部的第二個按鈕喚出功能選單,,再切換到「視圖」,,在底部即可找到「凍結(jié)窗格」。 調(diào)整后的效果是這樣的(以下為動圖): 第八,,公式展示:再復(fù)雜的都不怕 得益于微軟 Office 良好的兼容性,,如果一份 Excel 文檔插入了復(fù)雜公式,你也可以在手機(jī)版 Excel 上看到,。而如果使用其他類 Excel 應(yīng)用打開,,卻只能看到一片空白。 注:此特性同樣適用于 Word,、PowerPoint,。 第九,OneNote:得力的數(shù)字筆記助手Microsoft OneNote 就是你的隨身筆記本,。不同的是,,在紙質(zhì)筆記本上你只能寫寫畫畫,OneNote 則幾乎沒有限制,。除了基本的文字,、涂鴉、圖片,,你還可以添加視頻,、音頻、鏈接等各種形式的內(nèi)容……你可以在這里搜集一切,,記錄一切,。 第十,OneNote 徽章:讓你隨時快速記錄 使用 OneNote 最重要的場景,,就是快速記錄,。 Android 版的 OneNote 提供了一個非常不錯的功能,那就是無論在手機(jī)哪個界面都懸浮著的「OneNote 徽章」,。 大家都知道靈感稍縱即逝,,這個徽章可以讓你無需打開 OneNote 就隨時記錄下想法。除了文字,,它還可以讓你拍照記錄,,在看書做摘抄的時候就非常實(shí)用。 如果懶得打字,,OneNote 也內(nèi)置了語音備忘錄的功能,,你只要說話就可以輕松記錄。 第十一,,利用 OneNote 收藏微信文章 如果你想要將平時在微信看到的優(yōu)質(zhì)文章保存到 OneNote,,這里也提供一個技巧,。 關(guān)注微信公眾號「微軟云筆記」(微信號msmyonenote)并綁定你的微軟賬號,,之后遇到想要收藏的文章,,只需要將其轉(zhuǎn)發(fā)到「微軟云筆記」即可。之后打開 OneNote 即可看到你收藏的微信文章,。 此外,,你也可以直接給「微軟云筆記」賬號發(fā)送文字、圖片或者語音消息,,所有消息都會直接發(fā)送至你的 OneNote,。 更多的 OneNote 技巧,大家可以參考 AppSo 以前分享的這篇文章,。 第十二,,PowerPoint:時刻為下一場演講做好準(zhǔn)備Microsoft PowerPoint 是協(xié)助你做好演講、展示的得力工具,。你可以通過它在手機(jī)上查看 PPT 文件,,做輕量的編輯,甚至直接做出精美的演示幻燈片,。無論你在哪里,,只要你手上有手機(jī),就能利用碎片時間為下一場演講做好準(zhǔn)備,。 推薦使用微軟官方的 PowerPoint,,是因?yàn)樗鼘ψ钚绿匦缘募嫒菪允亲詈玫摹W詈玫募嫒菪砸馕吨暾倪€原,,假設(shè)你需要在會場的路上再回顧一下自己做的 PPT,,你肯定不希望自己看到的跟正式演講時有什么不一樣。 舉個例子:一些在其他 app 里展示不出來的效果(如「變形」切換),,在 PowerPoint 里就可以完整展現(xiàn),。不要小看這些細(xì)節(jié),它們對演講的節(jié)奏把控至關(guān)重要,。 (由于 GIF 限制,,僅做簡單效果展示) 如果你想知道更多準(zhǔn)備 PPT 的經(jīng)驗(yàn),可以參考這篇文章,。 Outlook:強(qiáng)大又簡潔的革命性郵件 AppMicrosoft Outlook 這款郵件 app 簡潔不花哨,,也不會提供非常復(fù)雜的功能,就專注于幫你在移動端處理好電子郵件這件事,。它的前身,,是我們很久之前就給大家推薦過的 Acompli,后來被微軟以 2 億美元收購,。注:微軟也提供了名為 Outlook 的郵箱服務(wù),,這個不在本文的討論之列。 文件視圖:再也不用找附件找到抓狂 不管在學(xué)校還是在職場,,重要文件一般都是通過郵件來發(fā)送的,。 而用 Outlook 查找郵件里的文件真的非常簡單,。它的「文件視圖」能將你各個郵箱及云盤的文件都收歸一處,你再也不需要一封一封郵件地翻才能找到自己需要的文件,。 在這個文件視圖里內(nèi)置了搜索功能,,你只需要搜索關(guān)鍵字就能輕松找到自己的文件。 日歷功能:快速分享你有空的時間 當(dāng)有人在郵件里問「你什么時候有空」,,你會怎么做,? 在此之前,我總需要打開另一個日歷 app,,看看自己的日程安排,,再選一個空閑時間轉(zhuǎn)述成文字發(fā)給對方。 而 Outlook 內(nèi)置了一個非常實(shí)用的功能:不僅能直接查看日歷,,還支持快速分享自己的「空閑時間」,。 你只需要在發(fā)郵件的時候,選擇右上角的「日歷」按鈕,,選擇「發(fā)送空閑時間」即可看到自己的日程表,,點(diǎn)擊空白區(qū)域即可選中自己的「空閑時間」,再點(diǎn)擊右上角的確定,,Outlook 就會生成一個漂亮的空閑時間表供你直接發(fā)送,。 速度很快,還能免梯子收發(fā) Gmail 喜歡 Outlook 的第三大亮點(diǎn),,無論對誰都很重要,。 我試用過很多電子郵箱客戶端,Outlook 的「快」給我留下了深刻印象,。當(dāng)你打開一封郵件,,你并不需要花時間等待它加載完成。 另外有個小秘密:除了最初添加賬號需要梯子外,,用 Outlook 收發(fā) Gmail 郵件都可以全程免掛梯子,。 更多 Outlook 的實(shí)用特性,你可以查看 AppSo 此前分享的這篇文章,。 寫在最后有不少人跟我說過,,他們不覺得手機(jī)可以成為一個生產(chǎn)力工具:「工作就應(yīng)該到電腦上,手機(jī)辦公就是個笑話,?!?/p> 而我想說,手機(jī)并不是要取代電腦辦公,,而是扮演特定的的角色,,應(yīng)對特定的場景。對我們來說,,找到合適的工具,,再找到合適的方法和技巧才是最好的做法,。 我們希望今天分享的這些技巧可以助你一臂之力,讓你成為一個更敏捷的移動辦公者,。 |
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