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起床時間該做什么 1.使用你喜歡的音樂“叫醒你”,，可以提高一天的工作效率 有道是“一日之計在于晨”。早晨能否在愉快中醒過來,，對這一天的工作有決定性的影響,。不過，這個世界就有很多“害怕早晨”的管理者,。別說是在愉快的氣氛中醒過來,，就是鬧鐘響了幾十遍，仍然對枕頭戀戀不舍者也大有人在,。對這類管理者來說,，早晨的起床變成了痛苦的差事。 為了能在愉快的氣氛中起床,，就要嘗試一些好辦法,。譬如，利用錄音機(jī)錄一首自己喜歡的音樂,，只要在床頭放置一部錄音機(jī),，按下定時開關(guān)，到了起床時間,，音樂就會自動地播放出來,，就能在朦朧的夢境中聽到音樂，很自然地清醒過來,，起來后的心情也非常愉快。最近,，錄音機(jī)增加了種種的功能，音響方面也出現(xiàn)了很多高性能,，使用起來十分方便,。對鬧鐘的聲音深惡痛絕的人，即使枕頭旁放置好幾個鬧鐘,，仍然無濟(jì)于事,，不妨試試音樂催醒法,。 如果你是古典音樂迷,，就錄一首貝多芬的“命運(yùn)交響曲”。當(dāng)激昂的樂聲響起來時,，你的睡意立刻會飛到九霄云外去了,。此種方法,，也可當(dāng)成睡眠學(xué)習(xí)法使用。例如學(xué)法律的人可錄一段法律的資料,，學(xué)外語的人,，則可錄一段外語教學(xué)的課程等。在參加資格考試時,，若用這種方式，會獲得良好的效果,。 2.在早晨的被窩中考慮“今日要做的事” 從醒來到洗漱,，吃早點(diǎn)，到走出家門的這一段時間,，可說是一天中最忙亂的時段,。除非特別早起,，否則的話很難從容地度過這一段時間。善于利用時間的管理者一般把早晨的這一段時間,，分割成兩段使用,，即從睡醒到掀開棉被下床為第一個階段，漱洗吃早點(diǎn)到走出家門為第二個階段,。 為什么要區(qū)分呢,？無非是想把它們用于不同的目的罷了。第一段是從睡醒到掀開被子下床的時間,。善用時間者醒來后并不是立刻就下床,，而是在棉被里考慮當(dāng)天預(yù)定要做的工作程序，甚至思索及處理懸案,，等有了頭緒時再下床,。其每一天的行動，幾乎都是在床上決定的,。這種作法,，有兩個好處：第一、寢室里沒有妨礙思考的聲音,，可以使人寧靜而沉著地思考,。在這一段時間里，只有一個人在寢室里,，絕對不會受到干擾,；第二、在被窩里躺臥時,，因?yàn)樽藙莶皇芫惺?，以至很容易產(chǎn)生構(gòu)想。逢到工作方面受阻而一籌莫展時,，不妨在早晨的被窩里想想,，往往就能找到解決的辦法。 或許有些管理者會認(rèn)為：與其懶在被窩里,，不如干脆下床,。不但能使頭腦清醒，思路也會比較敏捷,。如果你屬于這一類型,，那就干脆爬起來吧！ 3.在早晨的“雜用時間”里,，跟孩子聯(lián)絡(luò)感情 從起床到走出家門的這一段時間,，稱為“雜用時間”。在這段時間里,，必須盡快地洗漱吃早餐,。對忙碌的管理者來說,，稍微磨蹭，可能連早點(diǎn)也來不及吃,。不僅要盡快地做完雜事,，同時還得跟平常很少見面的孩子聯(lián)絡(luò)感情。 不過,，并沒有必要為這件事特別花費(fèi)時間,，只不過是一面穿衣服、漱洗或者吃早點(diǎn),，一面跟孩子說話,。像漱洗、換衣服等動作,，可以自行地延長或縮短,，只要留心的話，可以盡量地節(jié)省時間,。如此,，就可以把多出來的時間，用于有意義的工作方面,。 關(guān)于這一點(diǎn),，每夜管理者都從辦公室打電話回家，通過電話跟孩子長談,。因?yàn)楣芾碚呙刻鞄缀醵荚谏钜共拍芑丶?，那時孩子都已經(jīng)睡著了，根本就不可能跟他們交談,?？侩娫捯部梢月?lián)絡(luò)感情。平常很忙碌,，沒有機(jī)會跟孩子碰面,，不妨活用早晨的“雜用時間”，并且試試夜晚的“電話作戰(zhàn)”,。在與孩子親近時,，忘記工作，放松心情,，一天的工作干勁也源源而生,，可以說是一舉兩得的事情。 管好身邊的物品 1.身邊物品放在一起,，如此就不必東找西尋 為了合理地使用時間,，平常得整理好帶在身邊的東西。很多管理者老是帶著皮包或紙袋，不但“運(yùn)”起來不方便,，更有忘記帶東西的危險。逢到東西很多,，又必須取出使用時,，也會感到十分不便。如果你時常出差,，日常必須攜帶的東西主要有書類,、稿紙、紙夾,、文具,、錢包、地圖,、預(yù)備用的眼鏡,、雨傘、筆記本,、小型錄音機(jī)和時間表等,。為了“收容”這些東西，不妨使用大型的拖曳式旅行袋,。這個袋子被分隔成六個空間,，可以根據(jù)用途分別放置各種物品。就算在黑暗里,，也可以輕易取出必要的物品,。只要把日常必要物放入這個“乾坤袋”中，不管在何時何地,，都不致于感到慌張,。就算臨時有急事，得馬上出差,，也不必再回家或辦公室,，就可以直接外出。萬一必須到國外出差,，只要加上護(hù)照,，就可以直接奔機(jī)場。只要有這種袋子,，就不必攜帶別的東西,，自然也就不會忘記東西。 2.建立能夠自動地檢查“忘懷之物”的體系 對于外出必須攜帶的東西,，要在前一天完全準(zhǔn)備好,。即使想得很周到，有時仍免不了忘記東西,，為了防止忘記攜帶東西,，必須建立一種檢查“忘記”的體系,。一般人通常都喜歡把車票、手帕,、錢包等放置于上衣的幾個口袋里,，換洗衣物時很容易忘記攜帶。每天早晨檢查起來非常費(fèi)事,。因此,，口袋里不要放置東西，凡一切必要之物,，全部放置于袋子里面,。 這樣讀報更有效 1.憑標(biāo)題找出你想閱讀的那一頁，其余的都扔掉 對管理者來說,，報紙是重要的信息來源,。雖然如此，相信沒有管理者能在早上就把好幾張報紙完全都看完,。除非整天無所事事的人,，否則，不可能有那么多的時間,，同時也沒有那種必要,。其實(shí)，只要閱讀那些對你有用的信息就行了,。 在上班以前,，大略地翻看家里所訂的報紙，不必閱讀內(nèi)容,，只看標(biāo)題就行,；再選擇對你有用的新聞，連同日期把該部分撕下來,，其余的可以扔掉,。 經(jīng)過這一步驟，那么厚實(shí)的一疊報紙,，只會剩下那么一點(diǎn)點(diǎn),。這種方法有點(diǎn)“不文明”，對循規(guī)蹈矩的人,，或許會感到不習(xí)慣,。不過，只要每天都重復(fù)著“撕”的動作,，你就會感到那并非野蠻的做法,，而且“撕”的手法也會頗為上乘。如此撕下來的報紙，可放入皮包里面,，待搭車時慢慢地閱讀,。有時，在車站購買報紙,，進(jìn)入車廂時,，就要用手把自己需要的部分“撕下來”。如果在乎別人的眼光,，打算到公司后再撕下來的話，很可能會忘記,。對于那些撕下來的報紙,，只要你認(rèn)為可做為參考，即可交給秘書修剪整齊,，填上日期復(fù)印,，再依不同的類別，各自歸檔,。 2.看報紙的書籍廣告,，購買自己需要的書 有關(guān)書籍的信息來源很多，不過,，以新書方面的廣告來說,，當(dāng)以報紙的書籍廣告最容易利用。一般的商品廣告以形象為主體,，而書籍的廣告都是具體地表現(xiàn)它的內(nèi)容,。正因如此，就算沒有時間到書店,，憑廣告也可以做某種程度的判斷,。具體來說，可以幾種方式活用報紙的廣告,。每天早晨看報紙的書籍廣告欄,，碰到需要的書本時，就立刻把廣告撕下來,。對于必須急著購買的書籍,，就會打電話到辦公室，叮嚀秘書到書店購買,。如不急著購買,，就把書籍廣告拿到辦公室，再以相同的方法購買,，不是立刻必需的書籍,，則可以把廣告分門別類地歸檔，一旦需要時，就可以很快地找出來,。對于廣告的剪報,，必須記載廣告的見報日期。這樣做的目的無非是在購買書籍時,，不必浪費(fèi)無謂的時間,。如今出版物相當(dāng)多，非暢銷書在書店往往很快就被淘汰掉,，想購買時,，根本就沒有那種書籍，甚至連何時發(fā)行也渾然不知,。在這種情況下,，如能保存廣告，也可以詢問出版社,，自然可以節(jié)省很多時間,。 上下班時間的使用 1.如果走到公司只需10分鐘，就每天徒步 有不少管理者,，早晨一心一意地做體操,，甚至慢跑。如果是有興趣的話,，那就沒有話說,，假如是勉強(qiáng)地做，那就不太合理了,。雖然那是很不錯的運(yùn)動,，可是在那一段時間內(nèi)，只能從事運(yùn)動,，并不能同時做些其它工作,。 如果利用去上班的時間兼運(yùn)動，就可以節(jié)約時間,，又能夠同時做別的事情,。至于耗費(fèi)時間甚多的運(yùn)動，像打高爾夫球等,，由于會剝奪工作的時間,，多數(shù)人敬而遠(yuǎn)之。為健康著想,，管理者與其兩周做一次或者兩個月做兩次激烈運(yùn)動,，不如每天早晨步行10分鐘。想做一件跟平常不同的事情,，必須具有堅定的意志,，而早晨步行10分鐘采用的運(yùn)動方式,，只要持續(xù)地走下去就行了。 2.早一小時出門,，即可有效地活用乘車的那段時間 由于住宅問題的惡化,，管理者的家離市區(qū)越來越遠(yuǎn)，以致去上班的時間也無形中加長了很多?，F(xiàn)在單程需要耗費(fèi)一二小時已是司空見慣了,。既然耗費(fèi)于上下班的時間如此漫長，那就應(yīng)該好好地利用這一段時間,，如果在胡思亂想中度過,，那實(shí)在是太浪費(fèi)了。一小時的時間可以閱讀很多的報紙和書籍,。日積月累下來,，知識和信息的吸收將非常的可觀。 為了利用上下班的時間,，必須避開高峰時間。如果不能把上班時間挪后,，則可以提早上班時間,。大都市交通的高峰時間，大致是從7：30到8：30之間,。因此,，只要提早一小時出門，就不難活用這段時間,。雖然只是一小時的時間,，但累積一年下來就相當(dāng)?shù)目捎^。 3.在上下班時間養(yǎng)成看筆記本的習(xí)慣 早晨檢查當(dāng)天的工作時間表,，是管理者的必要功課,。確定一下商談、會議,、跟某人面談的事,，是否記載于工作時間表里，再劃分當(dāng)天工作的次序,，考慮應(yīng)該如何指揮部屬,。為了使一天的業(yè)務(wù)順利進(jìn)行，這些作業(yè)是不能缺少的,。 在上下班的車?yán)?，一定要檢查筆記的時間表欄。早晨,，檢查當(dāng)天的預(yù)定工作表,。夜晚,，則一面檢查當(dāng)天有否沒有做完的工作，然后再計劃明日的事,。每天只耗費(fèi)5分鐘做這種事就足夠了,，工作效率將大大地提高。 4.手表的妙用 在車廂里面,，一旦看書入了神,，往往會過站而渾然不知。然而,，如果一直想著下車的時間,，那就沒有辦法集中精神閱讀。這兩種情形都對管理者不利,，因此,，在車廂閱讀書籍，或者撰寫稿件時,，要把手表的“鬧鐘”撥到下車的幾秒鐘以前,。經(jīng)過如此安排以后，就算乘車時間只有10分或者20分鐘,，也可以集中精神讀書,。逢到疲倦時也可以小睡片刻。除此以外,，手表還有多種功能,，有的手表不但會“叫醒人”，同時還能做簡單的計算,。 對于一個管理者來說,，與其戴用價格昂貴的手表，不如戴用實(shí)際而多功能的手表,。在戴用手表時,，不妨學(xué)習(xí)女性，也就是把字盤朝向手腕內(nèi)側(cè),，如此會給你莫大的方便,。例如在車廂里閱讀時，只要稍微移動視線,，即可獲知時間,。逢到談生意時，也可以在對方不察覺之下,，確定時間,。 5.厚重不方便攜帶的書籍，不妨拆開分成幾冊 根據(jù)自己的目的及用途,，把書本拆開來以便攜帶,。對于把書本神圣化的人來說,，或許會皺起眉頭，不過如此做以后,，反而會增大書本的利用價值,。甚至對于專業(yè)性且厚重的書籍，也可分成好幾部分,，再使用訂機(jī)裝訂,。經(jīng)過如此的處理，就可以把它放入皮包里隨身攜帶,，必要時,，也可以把它編成章、節(jié),。 不管是內(nèi)容如何豐富的書本,，如果不能在閱讀以后把它當(dāng)成知識活用，那就沒有任何的意義,，遇到大型書本時,，不妨把書本的封皮都去掉，再把正文拆開分成小冊子,，使它成為容易閱讀的狀態(tài),。只要有時間，隨時隨地都能夠閱讀這一本書,，利用價值也能夠在無形中提高,。依管理者的職業(yè),，像辭典等,，必須頻繁地使用的書籍，使用這個方式最為方便,。 決定工作的順序 1.早晨上班時決定工作的程序,，就能提高工作效益 古人說：“早起的鳥兒有蟲吃”，這也可以作為管理者的座右銘,。例如比一般人早1小時起床,，早1小時上班的話，在上班鈴聲響起以前,，至少可閱讀五六張報紙,。如此就能夠比別人搶先獲得信息，對于工作將有很大的幫助,。除此以外,，早些上班的人，能夠有充分的時間,，決定一天的工作程序,。不管是哪一種工作,，程序決定不佳，將不能獲得良好的結(jié)果,。如果你早一點(diǎn)上班,，就有充裕的時間決定程序，工作當(dāng)然也能夠順利地進(jìn)行,。 2.先把必須做的事情列舉出來,，再決定順序 決定工作次序時，不要連細(xì)節(jié)也定得死死的,，必須具有某種程度的彈性,，如此才能夠順利地進(jìn)行。有不少人喜歡詳細(xì)的規(guī)定,，從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)做那些工作,，然后才著手工作。乍看起來,，這種做法似乎很合理,，實(shí)際上，這并非很有效率的做法,。因?yàn)橐坏Q定了時間,，難免會受到它的束縛。例如,，工作進(jìn)行的很順利時,，時間一到就非中斷不可；輪到工作進(jìn)行得不順利時,，仍然得熬到時間到達(dá)為止,。與其采用這種方式，不如趁著干勁十足時,，一口氣把工作干完,；提不起精神時，干脆做其它的工作,，這樣效果就更好,。 首先，把一天要做的事情全部列出來,，如果前一天有未做完的工作,，就必須把它也加進(jìn)去。寫完以后,，全部看一遍,，再決定從何處著手，以何種順序進(jìn)行,。對于能夠同時進(jìn)行的事情,，最好一次就解決掉,。例如中午必須會客，就不要吃完飯再會客,，而應(yīng)采取跟對方一起進(jìn)餐并交談的方式,。這樣的話，一次就可以解決兩件事,，騰出來的時間,，可用于其他方面的工作。 3.以“80對20法則”決定工作的優(yōu)先順序 把一天的計劃列出來以后,，接下來就得決定先后順序,。在決定工作的優(yōu)先順序時，都應(yīng)用“80對20法則”即巴雷多法則,。這個法則是“某群體的重要項目,，決定于全體中比較小的比率，而且在多數(shù)的場合下,，往往是80對20的比率”,。這是意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴雷多發(fā)現(xiàn)的。例如某保險公司有100個業(yè)務(wù)員,，他們總共完成了100萬元的壽險,。在這種場合之下，并非每一個人都拉了1萬元的人壽保險,，而是比較能干的20名業(yè)務(wù)員,，總共完成了80萬元的保險。這就是“80對20法則”,。 這種法則也可以運(yùn)用到工作方面,。其實(shí)真正重要的工作并不多，差不多只占全部工作的兩成左右,。只要想想這兩成的重要工作是什么,，即可以很快地決定工作的優(yōu)先順序,，自然就可以決定效率好的工作程序,。 對于重要的工作和次要的工作，有不少人采用一視同仁的方式,，這種工作方式不但效率不高,，而且精神方面的負(fù)擔(dān)也將使人不勝重負(fù)。如果根據(jù)這個法則進(jìn)行,，只做全體的20%，即可完成80%的工作,，因此,，在精神方面會顯得很輕松，效果也比較好,。 4.工作最好分為“親自動手”和“委托他人” 一般地的工作可分為“只有自己會做”和“他人也能夠做”兩種?？紤]到工作程序,，就應(yīng)該把這兩種區(qū)別清楚,。一旦把只有你會做的工作委托給他人做,，或者把應(yīng)該委托他人做的事，由你動手來做的話,，將招致很多無謂的損失,，根本就無法高效率地進(jìn)行工作。以公司為例,，辦公室里有幾位秘書,，幫主管做種種工作。正因?yàn)橛辛怂麄?，管理者才能夠把時間用于只有自己才能夠做的事情,。 一般地不可能每一個管理者都擁有秘書,，只要把工作分為兩大類,，即可交給部屬、同事,、甚至家人,，由他們幫你。像剪報,、剪雜志的工作,，只要你告訴委托者重點(diǎn)，連孩子們也能夠做得很好,。所以,，你不妨請別人多幫忙，你自己則專門負(fù)責(zé)重要的工作,。 5.工作前的準(zhǔn)備工作最好與工作內(nèi)容有關(guān) 為了使一天的工作順利開展,，事前的準(zhǔn)備工作是不可缺少的。有一些管理者在著手工作以前,，必須抽一支煙,，或者看看報紙。或許,，這也算是一種準(zhǔn)備工作吧,！不過，與其做一些跟工作無關(guān)的準(zhǔn)備工作,，不如做一些與工作內(nèi)容息息相關(guān)的事,。為了在有限時間內(nèi)順利地進(jìn)行工作，最好能很快地制造融洽的工作氣氛,。例如,，在會議上必須報告的話，那就先看看那些會議大綱以及內(nèi)容,。雖然只匆匆看了一遍,，但是，比起開會時才照本宣科的做法,，其效率有天壤之別,。有時，由于要做的事情實(shí)在太多,，叫人眼花繚亂,，不知從何處著手才好。遇到這種情形,，不妨把每一項工作都寫在紙條上,，如此才能胸有成竹。 6.必須最先解決需要對方答復(fù)的文件 每天早晨上班時,，管理者都應(yīng)先做以下的一些事情：第一件事情,，就是察看是否有等待對方答復(fù)的文件。如果有的話,，必須盡快跟對方聯(lián)絡(luò),。對管理者來說，時間一向是分秒必爭的,。凡事要迅速地在早晨聯(lián)絡(luò),，以便當(dāng)天內(nèi)就可獲得答復(fù)。但如果稍微延誤,，到中午才跟對方聯(lián)絡(luò),，往往必須等到翌日，方能得到答復(fù),。僅僅延誤了兩三個小時,，卻使整件事情慢了一天才能獲得解決,。為了防止這種事情發(fā)生,，必須一早就跟對方聯(lián)絡(luò)。另外一種做法,，是指示部屬替你完成某件工作,。如果忘記了這方面的指示,，而著手你自己的事，當(dāng)你察覺到時,，部屬可能在進(jìn)行一些次要或不必要的工作,，這也是一項很大的失誤。一上班就得仔細(xì)地指示部屬,，對他們面授機(jī)宜,。這樣，先決定好委托他人做的事,，然后再著手自己工作的話,，就可以達(dá)到活用時間的目的。為了妥善而巧妙地活用時間,，就必須建立起健全的組織,，這樣，即使你不在辦公室,，工作也能夠很順利地進(jìn)行,。 7.拜托他人做事時，必須說明做法及意圖 以目前的各種公司來說,，老一輩的主管往往會突然地對部屬說“你給我做某某事吧,！”就只有這一句話，沒有前后的說明,，叫人摸不著頭腦,。因?yàn)樯纤緵]有對部屬傳達(dá)他的意圖，難怪錯誤叢生,，并且導(dǎo)致叫人不滿意的后果,。 每逢你拜托他人做事時，都要不厭其煩地告訴對方做法,，以及你的意圖,。例如拜托秘書去訂機(jī)票時，你絕對不能這樣說“請你訂一張某月某日幾點(diǎn)幾分飛往上海的機(jī)票,?！倍鴳?yīng)該這樣說：“我想在某月某日的幾點(diǎn)幾分抵達(dá)上海的某飯店，請你幫我訂一張機(jī)票”,。如果你使用前面那種說法,，碰到?jīng)]有座位的話，秘書就不會為你訂機(jī)票,，他的理由是“那班客機(jī)已經(jīng)沒有座位了”,；如果采用后面的說法，把你的意圖傳達(dá)給對方的話，就算沒有最合適的班機(jī),，他也會為你訂前一班客機(jī)的票,。他能夠采取彈性的處置方法。委托他人做事時,，必須把你的意圖及目的都說出來,，方能在毫無錯誤之下，很有效率地完成任務(wù),。 8.很快聽到工作報告 最近,，不僅“等待指示的人”很多，甚至“等待催促的人”也不在少數(shù),。 當(dāng)你苦等委托之事的結(jié)果時,，對方卻遲遲拿不出報告，等到催促他時,，他才悻悻地回答：“?。∥彝浟?？,？”或者“我以為那一件事并不急呢？,？” 真叫人哭笑不得,。關(guān)于這件事，忽略報告的人固然不對,。但是,，指示的人也有交代不清之嫌。 為了防止這種“交錯”,，欲盡早獲知結(jié)果,，必須一開始就說得一清二楚。只要做到這點(diǎn),，每逢工作完成時,，部屬就會拿出報告，你也不至于感到坐立不安,。這雖然是微不足道的小事,，但是，只要向?qū)Ψ皆偃?，就可避免時間的損失,，并且也能夠提高工作效率。 9.集中精力做的事 在上午進(jìn)行,，下午則用在會客方面一般來說,，管理者在經(jīng)過充足睡眠后的早晨,，頭腦的運(yùn)轉(zhuǎn)是比較快的。 正因?yàn)槿绱?，凡是依靠腦力的工作,，你都把它放在上午進(jìn)行,，就連那些必須憑對方反應(yīng)而下決定的工作,，也盡量在上午做完。因?yàn)榈搅讼挛缒X力運(yùn)轉(zhuǎn)遲鈍,，往往想不出最上乘的策略,，所以，都應(yīng)把會客的時間安排在下午進(jìn)行,。會客不同于辦公室的工作,，經(jīng)過了一個上午耗費(fèi)腦力的工作之后，頭部會感到適度的疲勞,，這時改為會客的話,，反而能夠使緊繃的神經(jīng)獲得松弛，可說是一種很理想的調(diào)劑,。 怎樣工作更省時 1.牢記女職員的生日 整體工作能不能順利進(jìn)行,，關(guān)鍵多在于女性職員，似乎每家公司都是如此,。即使復(fù)印一張文件,，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會影響到工作效率與工作成果,，因此很多人對女性職員都特別用心,。為此，最好的方法是記住小姐們的生日,，在當(dāng)天送她們一張生日卡,。以小小一張卡片，向她們表示感謝,，就算她們平日對你有什么不滿,，也會一筆勾銷。 2.多關(guān)心女職員并托以重任 以相當(dāng)?shù)木匆馀c關(guān)心來對待共事的女職員是必要的,。除了送生日卡之外,，在她們加班工作十分疲勞之際，你可以適時地予以嘉勉慰問,，或是與她們談?wù)勊饺说臒?，給予一點(diǎn)建議與幫助。平日這樣對待女職員,，在意想不到的時刻就會得到對方大力相助,，比如說臨時有急事,，對方會主動承擔(dān)下來，很快就完成工作,。無論如何,，只要獲得女性職員的支持，萬事都會有所依靠,。 3.給領(lǐng)導(dǎo)做工作匯報時,，要先打好腹稿 在對人傳達(dá)要事時，若不先整理出條理,，就冒然開口,，往往都不得要領(lǐng)。尤其是對領(lǐng)導(dǎo)做工作匯報,，說話結(jié)結(jié)巴巴,，不只浪費(fèi)時間，更會令領(lǐng)導(dǎo)感到不耐煩,，而影響到對自己工作能力的評價,。不只是對自己的同事，連對自己家人也是一樣,，都要“先想好要說的話,，才把人叫過來?！倍议_口時,，要先從結(jié)論說起，這樣,，對方就會知道談話重點(diǎn),，不但不會浪費(fèi)時間，也不會發(fā)生誤會,。 4.將好的工作程序記入工作手冊 在做一件工作時,，往往必須多方摸索嘗試。不過,，在嘗試的過程中,，即使發(fā)現(xiàn)新的方法，一旦完成這件工作,，有時也會忘了這個妙法,，因此所造成的時間浪費(fèi)無法估計。所以,，在你所在的單位中,，如果有人發(fā)現(xiàn)效率良好的工作方法，都要記入“工作手冊”中,，這樣這個工作經(jīng)驗(yàn)就不再為發(fā)現(xiàn)者所獨(dú)有,，任何人只要照章行事,，一定可以順利無誤地完成工作。 5.“實(shí)用工作手冊”來自以往的工作經(jīng)驗(yàn) 不管做得多么完整,，“工作手冊”也會有所遺漏,。一種文件寫法雖然已考慮到種種情況，但為了應(yīng)付特別的情況,，就必須采取相應(yīng)的做法,。因此明知不夠完整，還是編制工作手冊,，將其當(dāng)成“試金石”,。一旦工作上發(fā)生困擾的問題,，就立刻追加,、修正工作手冊的內(nèi)容。這樣日積月累就能完成一本“實(shí)用工作手冊”,，發(fā)生任何情況都能從中找到最有效率的解決方法,。 6.在“工作手冊”上詳細(xì)記錄零散信息 出門辦點(diǎn)小事，卻不巧趕上繁忙時,，結(jié)果白白等了半個多鐘頭,，這種情況經(jīng)常會發(fā)生，只是平常不太會感覺到,，其實(shí)這些浪費(fèi)掉的時間,，一累積起來，也是相當(dāng)可觀的,。所以,，為了防止這種無謂的浪費(fèi)，連乍看之下很可笑的瑣碎信息,，最好也記在“工作手冊”上,，比如郵局在哪一天哪個時間人最少，或是哪個窗口辦事速度最快,？,？，將這些具體的信息記在手冊上,，辦起事來將更為方便,、迅速。 7.將經(jīng)常使用的工作用語記號化,、簡略化 在處理事務(wù)過程中,，只要在訪客的名片上，簡單地寫上“人,、住,、印,、檔”，然后交給秘書,，她就知道該登記客戶的姓名,、住址、復(fù)印名片,、夾入名片簿存檔,。像這樣將經(jīng)常使用的工作用語記號化、簡略化,，在交待工作的時候,，可以不必在口頭上——指示或?qū)懽謼l提醒要點(diǎn)，得以省去不少麻煩,。不只是一般的事務(wù)工作,，連書信中經(jīng)常使用的客套話也可簡略化。例如“悉”表示“來函敬悉”,，“祺”表示“敬祝商祺,！”等等，如此即可大大地提高擬稿的速度,，很快就可以交給秘書去打字,。 8.防止厭倦單調(diào)工作的“成功畫面思考法” 撰寫一本書著實(shí)需要有很強(qiáng)的意志力，但多達(dá)數(shù)百頁的稿紙,，雖說用口述錄音機(jī)或文書處理機(jī)之類的現(xiàn)代化工具可達(dá)到很高的工作效率,，不過，有時候也是一件非常痛苦的事,。在這種情況下,，只要想到這是完成一本書的必經(jīng)過程，就會再次提起干勁,。重要的是,，如果一心只想到眼前單調(diào)的工作，不但會心生厭煩,，而且工作效率也會一落千丈,。試用成功畫面思考法，想象計劃成功或完成工作時的成就感,，是防止這些弊端的方法之一,。 9.將公司報表文件原稿與資料的紙張統(tǒng)一起來最近的辦公自動化設(shè)備，大多具備便捷的功能,，復(fù)印機(jī)自動送稿,，即為功能之一。因此,，不必再費(fèi)事地一張張換稿,，一次次按鍵,。即使不在一旁看著也無所謂，可以大大地節(jié)省人力與時間,。 可是,，這種精心設(shè)計出來的功能卻出人意料的并未受到廣泛的應(yīng)用。其原因之一在于原稿的紙張大小不一,。例如,，在公司內(nèi)部報表文件上經(jīng)常可以發(fā)現(xiàn),，文章是用文書處理機(jī)打在A4的紙上,，而圖表資料紙是B4大小。即使只有一張大小不一,，自動送稿功能的威力,，也要大大減小了。因此必須首先統(tǒng)一資料等所有文件的紙張大小,，不只是復(fù)印上,，在各方面都將大大提高效率,。 10.呈送出去的書類文件也要做標(biāo)題和目錄 除了時間太過倉促的情況外,，在對訂約的公司客戶提出報告時，一定要在上面附標(biāo)題和目錄,，同時也要求部屬,，在呈送任何書類文件時，都必須規(guī)規(guī)矩矩地標(biāo)上標(biāo)題與目錄,。因?yàn)闃?biāo)題和目錄能夠使人在閱讀內(nèi)容之前,，對文件的整體觀點(diǎn)與主題方向，有一個概括性的了解,。乍聽之下,，似乎令人覺得很麻煩，不過只要想到這項工作不但能縮短他人的工作時間,，也能夠縮短自己的工作時間,，其效果絕對是不小的。 11.寫報告時,，先將報告列在紙上,，事后再一并查閱 在寫報告時，即使中途有疑問或不了解之處,，只要它不是個影響巨大的問題,，可都不馬上去翻查資料或文獻(xiàn)，因?yàn)榛蛟S因此暫時解決了問題,，可是卻因思考中斷浪費(fèi)時間,，反而耽誤了工作進(jìn)度,。所以一旦有必須查閱的事項，可先將其列在紙上,，最后再一并去查資料,。此外，列在紙上的問題也可以交待他人去查,，自己也不必停下手上的工作,。 12.把經(jīng)常使用的文字、數(shù)字刻成橡皮印 在現(xiàn)代的辦公室中,，OA 機(jī)器已經(jīng)成了不可缺少的必需品,，不過除了利用這些機(jī)器之外，只要稍稍動點(diǎn)腦筋,，還是有很多提高工作效率的方法,，比如利用橡皮印，年月日印,、裁決印,、裁決印住址姓名印等各種不同的印章，一應(yīng)俱全,。在需要反復(fù)書寫同樣的文字與數(shù)字的情況下,，如果一一手寫，那會耗費(fèi)許多時間,，所以若能將其刻成橡皮印,，在處理事務(wù)上，便能省下相當(dāng)多的時間,。即使要多花點(diǎn)錢,，由于節(jié)省手寫作業(yè)的時間而提高了工作效率，所以成本反而降低,。 13.一成不變地奉行領(lǐng)導(dǎo)的指示,，工作的確不會愉快 經(jīng)常有人發(fā)牢騷說，因?yàn)楣ぷ魈珶o聊,，所以才無法提高工作效率,。同樣地，不妨不要理睬別人怎么說,，以自己的方式來處理例行公事,。在動腦筋想如何以自己的方式工作的時候，會發(fā)現(xiàn)前所未有的樂趣,，這樣才能提高效率,。 14.采用高爾夫球記分法，隨時隨地記下備忘錄 喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆,，大小正好可放在上衣口袋,，在球賽進(jìn)行中，無論打到哪都可立即記下分?jǐn)?shù),。除了一般的筆記外,，也應(yīng)備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄。即使身邊沒帶公事包,，也能立即記下備忘錄,。很多業(yè)務(wù)員也都應(yīng)這樣，隨身攜帶筆記簿,，不過,，如果采用這種方法，隨時隨地都可迅速地記下備忘錄,。 在工作中,，寫公文、寫書信占了相當(dāng)大的份量,，不過畢竟是本行以外的副業(yè),，如果不講求工作效率，一定會影響到業(yè)務(wù)的進(jìn)度,。要提高寫稿的工作效率,，必須放松心情，不要戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地“寫千古文章”,。如果一開始就想寫出完美無缺的作品,，終究只會寫一字涂一字，寫一張撕一張,，所以不如隨著思路先打個草稿，然后再加以修改,。 15.利用業(yè)余時間構(gòu)思文稿 在寫稿工作上,，構(gòu)思要費(fèi)很大的功夫，毫無準(zhǔn)備就提筆,，往往文思閉塞,，難以成行，所以在寫稿之前,，最好在不同的場合進(jìn)行構(gòu)思與草稿的寫作,。下了班，完全不受電話干擾地專心思索,，是最適合構(gòu)思的時段,。而且剛從繁重的工作中解放出來，心情為之輕松，往往會產(chǎn)生許多絕妙的靈感,。想好了整個結(jié)構(gòu)大綱后,，再用口述錄音機(jī)和文書處理機(jī)，就可以迅速地完成草稿工作,。 16.利用文書處理機(jī)來輸入文稿 商業(yè)文件也和法律文件一樣,，很多都是相同的格式。文書處理機(jī)不但能保存已打好的文章,，而且還能自由地加以刪除,、修改。最初雖然不得不多花一點(diǎn)時間來輸入,，不過為了日后的方便,，還是用文書處理機(jī)來輸入文稿比較理想。 17.文書處理機(jī)的軟盤以一張一個為原則 使用文書處理機(jī)時,，必須特別注意軟盤的整理方法,。舉例來說，原則上一張軟盤中,，只儲存一個資料,。軟盤的容量，因機(jī)種而有所不同,，不過一張大約可儲存多達(dá)一本書的資料,，因而容易在一張軟盤中，同時存入各種不同的資料,，但是檢索時就非常地麻煩,，不太合乎效率原則。按種類準(zhǔn)備不同的軟盤,，不會花太多的錢,，就能以易于檢索的方式，將存入軟盤的資料分門別類,。 18.以不同顏色的標(biāo)簽來區(qū)分不同內(nèi)容的軟盤 雖然將不同的資料分別存在不同的軟盤之中,，不過如果不一一顯示屏幕，還是無法了解其內(nèi)容,，這樣就失去了分類的意義,。為了解決這個問題，一般應(yīng)該采用的方法是在軟盤上貼彩色標(biāo)簽,。如會計事務(wù)所中所采用的分類法是,，綠色標(biāo)簽表示“個別專題”，藍(lán)色標(biāo)簽表示“一般專題”,，黃色標(biāo)簽表示“各種表格”,。按顏色區(qū)分之后，如果項目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速,，即可將儲存的項目內(nèi)容做成表單,。 19.保存舊軟盤中的資料，不斷使用新軟盤 和錄像帶一樣,，文書處理機(jī)的軟盤可反復(fù)使用,，因此一張軟盤往往被使用好幾次。且大家都認(rèn)為,，再買新的軟盤是一種無謂的浪費(fèi),。輸入資料要花費(fèi)相當(dāng)?shù)墓Ψ颍绻麑⑵鋾r間成本列入考慮,，則長久不用的資料有朝一日也會派上用場,，如將其消除反而是一種浪費(fèi)，所以要在一張軟盤中存入有關(guān)的資料,，至于新的資料,，就毫不吝惜地輸入新的軟盤中。 20.活頁式手冊既能插換頁數(shù)又能縮短找尋資料的時間 不論到哪里,，隨身攜帶一本活頁式手冊,。在下班回家的車上或就寢之前，突然想到第二天應(yīng)該繼續(xù)進(jìn)行哪些工作,，就馬上記在手冊上,。而且活頁式手冊可隨時增加頁數(shù)，不要的頁數(shù)也可任意抽出作廢,。 21.備忘錄上要標(biāo)明“主題”,、“日期”、“出處” 在看書或看電視時,，一旦看到想記下的文句,，可立刻提筆在B5的活頁紙上，記下備忘錄,。備忘錄是分項寫下來的,，以一頁一個項目為原則，至少標(biāo)明“主題”“日期”,、“出處”。如果備忘錄上標(biāo)明主題與日期,，事后重讀時,，即使記得不太完整，但只要回想一下當(dāng)時的狀況,，就可以清楚地了解其內(nèi)容,，而出處則需要詳細(xì)調(diào)查，可供參考之用。備忘錄上如果標(biāo)明這三項,，則資料就會越來越有份量,。 22.在“單純作業(yè)”時間，利用耳機(jī)充實(shí)自己 在“單純作業(yè)”時間里,，最適合利用耳機(jī)來充實(shí)自己,。工作中有復(fù)印之類的單純作業(yè)，在復(fù)印時間內(nèi),，可趁機(jī)學(xué)習(xí)語言或準(zhǔn)備某項考試,，因此可隨身攜帶小型錄音機(jī)。經(jīng)由耳朵的刺激,，更可提高學(xué)習(xí)的成效,，當(dāng)然復(fù)印的工作也可以不受妨礙地順利進(jìn)行。在辦公時間就比較不適合了,，但在離開座位去做某種單純作業(yè)時,，推廣這個一舉兩得的點(diǎn)子是科學(xué)的統(tǒng)籌方法。 學(xué)會整理信息 1.郵件在登記以后,，再保存一段時間 辦公室每天都會收到相當(dāng)多的郵件,。如果在收到后不立刻處理的話，將變得混亂不堪,，以致無法收拾,。為了處理好郵件，應(yīng)采取這樣的方法：首先,，把收到的郵件,、明信片等，都蓋上當(dāng)天的日期,。對于收到的郵件,，應(yīng)盡早地過目。不過,，有時碰到急事,，或到外地出差時，就無法在當(dāng)天過目郵件,。如此一擱置就是好幾天,，很難判斷郵件寄達(dá)的日期，甚至遲遲不會回信,。為了避免這一點(diǎn),，郵件一寄達(dá)，就蓋上當(dāng)天的日期,。蓋上日期的印戳位置,，應(yīng)選擇寄信人姓名及住址的左上端,。如此處理后，不管寄件人的姓名,、住址書寫于信紙表面或背面,，反正年月日都蓋在旁邊。這樣,，就可以一目了然,，對以后的分類很有幫助。再下來就是看過的郵件處理方法,。辦公室有一個“人事錄”的檔案,，里面記載著有關(guān)人事的信息。例如,，搬家的通知,、婚禮的通知、誕生和死亡等資料,。反正,，收到這些有“變化”的郵件，就一律把信息轉(zhuǎn)記于“人事錄”里面,。如此,，吸收了必要的信息之后，這些郵件就如同廢物,。 不過,，你并不立刻把它們?nèi)拥簦耘f保管一段時間,。因?yàn)橐坏┤拥粼瓉淼馁Y料,，遇到轉(zhuǎn)記錯誤，或者誤認(rèn)事實(shí)時,，就無法證實(shí),。在處理郵件時，不管是在家里或者辦公室,，都在腳旁放置一個垃圾筒,，把不必要的東西扔進(jìn)去。 2.電話的使用法 以辦公室來說,，每天都會接到大量的電話,。打電話來的人，其目的不一,。 有重要的急事,，也有售貨店打來的推銷電話，更有不關(guān)痛癢的“打哈哈”電話,。電話最叫人感到不便的是親自去接電話,，否則，根本就不知道對方的用意,。如果說每一個打來的電話,，都要一一接聽的話，則大半天用于聽電話可能還嫌不夠呢,！同時,，對方來電找某個指定的人物時，碰到該人物正在接聽其它電話,，或者會客時,，只要接電話的人答以“他正在講話中”或者“他正在開會”，打電話的人肯定會說“那么,，我會再打來,？？”而且,，一旦掛斷電話,，誰也不敢保證他是否會再度打來。這樣的話,，將無法跟有急事待辦的對方聯(lián)絡(luò)上,，甚至錯失機(jī)會。這樣,，在辦公室里,，不管是“誰”打來的電話，秘書都會答以“請你稍等”,，然后,，再把留言條遞給你。事先,，就跟秘書決定好處理電話的記號,。例如你在秘書遞過來的留言條上寫“W”的話，那就意味著“請對方稍等一下”,，寫“T5”的話,，則表示“5分鐘，管理者會打電話給對方”,。如此,，雖然在接待客人，或者正在打電話,，仍然可以迅速準(zhǔn)確地應(yīng)付各種電話,。 3.備忘字條必須寫下基本要素 對管理者來說，電話是最重要的通訊手段,。不過話又說回來,，如果使用方法不當(dāng),，那么在時間或者效率方面，都會受到損失,。因此,，應(yīng)自制“電話處理竅門”，以便能迅速地處理電話業(yè)務(wù),。如接到電話時的備忘字條,，一律采取統(tǒng)一的書寫方式。新聞用語有所謂的“5W”,，規(guī)定辦公室的人員也使用“5W”的書寫方式,。即“何時”、“何人”,、“何事”,、“何地”,、“如何處理”五個部分,。備忘字條如果包含這些要素,，只要看過備忘字條就可以處理,，自然可以節(jié)省很多時間,。 4.內(nèi)容比較雜亂的電話,，可按不同的目的書寫 在不同的備忘紙上如果對方打來的電話包含很多目的,，那就一面聽電話,，一面把目的分別書寫在不同的備忘紙上,。即使是接打給自己的電話,，也最好把內(nèi)容記載于備忘紙上，如此才不至于弄錯,，看起來一清二楚,。例如，業(yè)務(wù)單位一打電話來,，往往會涉及法律,、稅務(wù)，以及國際等問題,。遇到這種情形,，如果又雜又長的全寫在同一張備忘紙上，隔不久之后再看,，可能就會費(fèi)力,，以致不得不重新寫在別的字條上。這樣就多費(fèi)時間,，也不利于提高效率,。因此，遇到這種情形,，你都應(yīng)一面聽取對方的話,，一面根據(jù)不同的目的,，分別書寫在不同的紙上。這樣做的話,，整理起來很容易,，而且也能避免錯誤。 5.打電話時如果接電話者不在,，最好也把目的說出來 給某人打電話時，遇到對方不在,，一般人總是會說“那么,，我以后再打來”?；蛘摺罢埶仉娫捊o我好嗎,？”接著就把電話掛斷。但是你不應(yīng)采取這種方式,。即使接電話的人不在,，也應(yīng)把目的告訴接電話的人，因?yàn)榈戎鷮Ψ接H自交談的做法,，實(shí)在是效率很低的一件事情,。就算旁人替你接電話，對他說“請再打電話來,？,？”，如果他打來電話的時候,，碰巧你又不在,，那豈不是又浪費(fèi)很多的時間？如果對接電話者說出要點(diǎn),，他就會把“話”帶給對方,。甚至接電話者就能直接解決你的問題。對管理者來說,，除非必要保密的范圍,，否則，不一定要等到某人來接電話時才說出目的,。為了減少不必要的麻煩以及節(jié)省時間,，不妨把“目的”告訴接電話的人。 6.請對方在指定時間內(nèi)打來重要電話 為了有效地利用電話,，不妨請對方在指定的時間內(nèi)回電話,。有些人不會在電話里把目的完全表達(dá)時，往往會說：“以后,，我再打電話給你,?！庇龅竭@種情況，一定會毫不放心地問他“我何時接到你的電話呢,？”因?yàn)橛泻芏嗳丝诳诼暵暤卣f“以后再打電話給你,？？”然而,，卻是黃鶴一去不復(fù)返了,。有些人雖然不會食言，仍然會打電話來,，但是,，往往得等上一二個星期，實(shí)在叫人干著急,。如果,，一開始就請對方?jīng)Q定打電話的時間，他就不好意思食言,，一定會按時打來,，你當(dāng)然也不必心急，更不必為了等對方的電話,，而呆在家里不敢出門,。為了提高工作效率，不妨活用這種“指定時間”,。 7.從出差地給公司打電話,，必須先計劃好時間 在指定時間內(nèi)打電話或者接電話，對于出差等情況也十分有效,。從出差地跟公司打電話聯(lián)絡(luò),，是一件非常重要的工作。反過來說,，公司跟出差人員打電話聯(lián)絡(luò),，也是一件不可缺少的工作。然而,，好不容易打了電話,，卻碰到對方不在，或者正在講話,，使得簡單的目的無法傳達(dá),。為了防止這類的“麻煩”事件，在出差以前,，一定要說好每天往回打電話的時間,，以及指定接電話的人。這樣，遇到你從出差地往回打電話時,，就能夠完整地指示部屬,，同時，部屬也會完整地告訴你,，在你不在的時間里,，有誰打電話來，發(fā)生了什么事,。如此,，就能夠迅速正確地做出指示。又如在清晨及夜間,，辦公室沒有人的時候,，為了方便聯(lián)絡(luò)，都應(yīng)活用電話錄音,，以高效地利用時間。例如你在從事片刻不能離開現(xiàn)場的工作時,，一旦電話中斷,，效率就會大打折扣。遇到這種情形,，不妨使用電話錄音的方式,。必要的話，可以每隔一段時間,，聽取電話錄音的內(nèi)容,，再給對方打電話，如此才不會怠慢對方,。 8.利用電話監(jiān)聽功能及無線電話,，有效率地使用等待時間 你有時打電話，雖然打通了,，但是對方并不立刻說話,，或者聽電話，則屢次要求“請稍等”,。又如打電話詢問政府機(jī)關(guān)時,，對方為了調(diào)查，或請示上司,，常常會發(fā)生這一類的事情,。而且這種所謂的“稍等”，往往會長達(dá)二三分鐘,。在這個時間內(nèi),，打電話的人只好靜靜地等待。雖然每次只有二三分鐘，但累積下來在時間上將會造成很大的損失,，等待的人也會坐立不安,。 為此，辦公室專門安裝具有監(jiān)聽功能的電話,。經(jīng)過這樣的安排,，一直到對方的聲音在擴(kuò)音機(jī)里響起來為止，可以放下受話機(jī),，從事別的工作,。既然不知道對方何時會“開腔”，你大可不必呆呆地等待下去,。使用裝置了監(jiān)聽功能電話機(jī)的時候,，即使電話鈴聲響了起來，也不必去管它,，一直到擴(kuò)音機(jī)傳出來對方的聲音,，再去接也不遲，非常方便,。 除此之外,，使用無線電話也非常方便。例如,，你可以一面利用電話跟對方交談,，一面在屋子里自由地走動，到書櫥找資料,，甚至一面記錄對方所說的要點(diǎn),。 9.使用附有收費(fèi)顯示的電話，可以同時節(jié)約時間與金錢 最近,，電話又增設(shè)了種種優(yōu)異的性能,，你不妨把它積極加以活用。辦公室一旦使用“附有通話時間與費(fèi)用顯示”的電話機(jī),，通話時間與費(fèi)用就會同時被顯示出來,，就算你不愿意，也會意識到通話的時間,，以及不斷上升的費(fèi)用,，這樣自然就會很有效率地使用電話了。 10.電話接通后先報上自己姓名 撥錯電話號碼,，會令人感到莫名其妙,，要是雙方都沒發(fā)覺，等彼此說上好半天才知道打錯了電話,，不僅造成時間的浪費(fèi),，而且會弄得雙方心情煩躁不安,。 為了避免這種失誤，只要電話一接通,，你可以先報上自己的姓名,。這樣，如果打錯了電話,，對方馬上就會察覺到,。此外，盡早主動提起對方的姓名,、事情內(nèi)容,，即使對方先前沒注意到，也會知道打錯了電話,，可以減少時間上的浪費(fèi),。懂得打電話的要領(lǐng)，可大大地提高電話使用的效率,。 11.電話要放在桌子左邊放置 電話的位置,，也會對工作的流程造成影響。電話放在桌子的左邊是最好的,。這樣可以用左手接電話,，使右手永遠(yuǎn)保持自由的狀態(tài)。也可以一邊用左手拿話筒,，一邊用右手提筆干別的工作。這時候如果電話放在桌子的左邊,，就不必特地放下右手的筆,，去拿話筒。此外,，在桌子的右上方準(zhǔn)備好備忘紙,，以便在接電話時能馬上記下備忘錄。只要在小細(xì)節(jié)上費(fèi)點(diǎn)心,，將有助于工作的持續(xù)進(jìn)行,。 12.把電話答錄機(jī)當(dāng)“備忘錄” 使用電話答錄機(jī)的最大功能在于在自己外出時，也能知道留言的內(nèi)容,。如果換另一種使用方法,，也可以當(dāng)做自己的“備忘錄”。例如,，你在家里看報時,，從廣告上發(fā)現(xiàn)一本好書，就可以打電話到辦公室,，在電話答錄機(jī)上留話：“請順便幫我買一本書,，書名是？？,?！边@樣，你的秘書就會幫你買回來,。此外,，一旦突然想到什么好點(diǎn)子，也可以先錄在電話答錄機(jī)上,，事后再加以審核,。 把電話答錄機(jī)當(dāng)“備忘錄”使用十分方便。 13.利用“電話答錄機(jī)” 電視上有部白酒廣告：為了安心享用美酒,，把電話收到冰箱的冷凍庫,。 實(shí)際上，在埋頭做重要工作時,，突然受到電話干擾而中斷,，工作效率會受到很大的影響。如果把話筒拿起來,，使別人打不進(jìn)來,，確實(shí)可以免除這些干擾，可是,，萬一有重要的電話也接不到,，往往會因此耽誤要事。在這種情況下,，可以利用電話答錄機(jī),。忙碌而無暇接電話的管理者，可以每隔一定時間聽聽來電的留言內(nèi)容,，馬上給對方回電,，這樣就不會失禮。 14.電話號碼要記在隨身手冊上 必要的信息并不是都可以隨身攜帶,。無時無刻都在起伏變化的股市行情,，堪稱特別的代表。這時候,，電話服務(wù)就可以發(fā)揮很大的功用,，所以你最好在隨身手冊上，都記下服務(wù)電話的號碼,。大概有很多管理者都認(rèn)為：“光靠電話無法獲得有價值的信息”,。其實(shí)，目前許多信息都可以由電話咨詢獲得,。打通電話就可以提供信息的電話服務(wù),，可以說是高效率的商業(yè)伙伴,。 15.巧記電話號碼 百位數(shù)的數(shù)字，要想在10分鐘內(nèi)記下來,，你可以應(yīng)用“有意義的東西比無意義的東西更容易進(jìn)入腦海中”的記憶原理,，在無意義的數(shù)字上，加以有意義的記憶線索,。例如,，把“6167867”想成“溜一溜，去吧溜去,?！本涂梢院芸煊涀 ＿@種變無意義為有意義的記憶法,，經(jīng)常被用來記憶數(shù)字,。利用這種方法，盡量將工作上常用的電話號碼記下來,，聯(lián)絡(luò)事情時就省得再翻電話簿了,。 合理利用午休時間 1.把午飯的時間延緩一小時，就能更有效地活用時間“你一個人身兼三職,，而且又能在不同職務(wù)中,，干得有聲有色，以致有不少人認(rèn)為你一定是在廢寢忘食地工作”,。其實(shí),，這是一種誤解。除非碰到特別的事情,，你三餐照吃不誤,，否則的話，一夜也睡上將近8個小時,。忍著饑餓及困倦，面對著桌上工作,，絕對不會有好成績,，注意力只會減退，結(jié)果是整體的工作量并不會增加,，勞累過度又使健康受損,，叫人后悔莫及。因此,，不管工作如何地忙,，都不應(yīng)不吃飯。不過,，對于中午一個小時的休息時間,，卻要想盡辦法把它有效地利用起來,。利用中午一個小時的原則，是把中午的休息時間延后一個小時罷了,。即把午后1點(diǎn)到2點(diǎn),，劃定為休息時間。大家都明白,，中午12點(diǎn)以后,，每一家飲食店都是人滿為患。想坐下來吃飯,，有時還得等待呢,！根本談不上飲食的樂趣。關(guān)于這個問題,，只要把中午的休息時間延后一個小時,，就可以獲得圓滿地解決。到了下午1點(diǎn)以后,，飲食店再也看不到人滿為患的現(xiàn)象,，不會在慌張的氣氛下用餐，也不必找有空位的飲食店,，或者等著占位置,。正因?yàn)槿绱耍M(jìn)食后將有一段時間可自行支配,。這種“時差”的活用,，對于規(guī)定中午12點(diǎn)為休息時間的公司來說，或許很難照辦,。不過,，根據(jù)各人的情況，可以稍為提早時間休息,，或者利用午休時間會客,，以達(dá)到活用時間的目的。對某些人來說,，一向都利用午飯時間會客,，或者跟朋友見面。時常跟不同職業(yè)的人接觸,，或者跟老朋友保持聯(lián)系,，不僅可以獲得新的信息，又可以從別的角度看看自己,，以及自己所從事行業(yè)的優(yōu)勢,，而且可以使氣氛輕松，實(shí)在是一件很有意義的事情,。如果想安排一個日子見面,，彼此也許會感到難以配合,，結(jié)果呢？只好一拖再拖,。如果選中午時間會客,，彼此比較容易配合，而且又不必如夜間的交際一般,，多喝幾杯,。因此，可以在不破壞自己生活步調(diào)的情況下,，跟多數(shù)人溝通,。遇到吃午飯及必須會客時，你都會預(yù)訂一桌的飯菜,。這樣,，客人一到就可以立刻入席，不會浪費(fèi)時間,。 賓主都能夠在愉快的氣氛下交談及進(jìn)餐,。 2.午休是交換信息的黃金時段如果你利用午休時間，積極與不同行業(yè)的朋友會面,，和他們邊吃飯,，邊聊天，其樂融融,。這樣借機(jī)與不同行業(yè)的人會面,，可以獲得各種信息與知識，非常新鮮有趣,。與很久不見的朋友在一起聊天,，有時會自其中獲得意想不到的靈感。這是一種寶貴的人際關(guān)系,，也是十分重要的信息網(wǎng),。想鄭重其事地與朋友見個面，往往彼此時間很難配合,。不過,，如果選擇午餐時間，彼此都比較容易擠出時間來,。 3.中午與人會餐時，必須先向餐廳訂位午餐時間是與不同行業(yè)的朋友邊吃飯邊交換信息的絕好機(jī)會,。不過,，由于一般公司的午休時間頂多只有一小時，如果在等人與選擇餐廳上浪費(fèi)太多時間,，不用說吃飯就連說話也沒有多少時間,。因此,，如果你與朋友準(zhǔn)備午餐約會，最好先訂位,，而且雙方都稍早離開辦公室,，就可充分利用午餐時間，從容不迫地享受會餐的樂趣,。這樣彼此都可以徹底地活用人際關(guān)系網(wǎng),。 開會省時的方法1.開會的方法為了防止開會遲到，不妨活用“零數(shù)效果”,。管理者由于職業(yè)上的關(guān)系,，不僅要主持自己辦公室的會議，有時也得參加外面各種團(tuán)體的會議,。外面的會議一向很長,，一小時能夠結(jié)束的會議已算很短，有些會議甚至長達(dá)二三個小時,。如果耗費(fèi)了這么長的時間,，內(nèi)容能達(dá)到充實(shí)的境地，那就沒有話說,。糟糕的是,，跟主題無關(guān)的廢話連篇，以致延長了時間,。除此之外,，會議開始時間不確定，也令人惱火,。有一些人生來就缺乏時間觀念,，分明說好下午2點(diǎn)鐘開會，這些老兄往往會延遲10分或者15分鐘才到達(dá),。使得其他準(zhǔn)時赴會的多數(shù)管理者,，白白浪費(fèi)了10～15分鐘。如果以10個出席者計算,，總共浪費(fèi)2小時左右,，這個數(shù)目未免大了一些。為了避免浪費(fèi)時間,，管理者每逢主持會議時,，總要實(shí)行幾種防止遲到的對策：其一是把開會的時間設(shè)定于“2點(diǎn)15分”等有零數(shù)的時間。正因?yàn)榇蠹叶剂?xí)慣于“×點(diǎn)鐘左右”,，以致把1點(diǎn)50分,，2點(diǎn)10分都看成“2點(diǎn)左右”。于是，就加上了“15分”的零數(shù),，這樣,，開會時刻并非“幾點(diǎn)左右”，而是被特定于某一個焦點(diǎn)時刻,。經(jīng)過這么決定,，老是遲到的老兄，開始變得很積極,，頂多只延誤二三分鐘,，這就是“零數(shù)效果”。乍看之下,，并沒有什么特別,，然而，效果卻是相當(dāng)?shù)捏@人,。另外如果有等待遲到者的“前例”,，那么，在全體尚未到齊就召開會議的話,，勢必有不少人會抱怨說“為什么不等我一下呢,？”可是，一旦大家都有這種意識,，浪費(fèi)時間將有增而無減,。因此，事前就應(yīng)該采取上述方式,。既然一開始就說清楚,，就算在全體尚未到齊之前召開會議，后來的遲到者也不至于抱怨,，按時開會者也不會抱怨,。同時，準(zhǔn)時來的出席者也不至于浪費(fèi)時間,。只要徹底地實(shí)施這個原則,，就不會有人遲到。 2.搞好準(zhǔn)備工作,，消除冗長會議會議進(jìn)行的方式,，有時也存在很大的問題。一般管理者都有一種固定觀念,，認(rèn)為所謂的會議,，是坐著喝茶而進(jìn)行的那種“玩意”，而且又一致認(rèn)為,，越是重要的問題,，越需要耗費(fèi)時間討論。但是，某知名企業(yè)不管是多么重要的會議,，會議參與者往往站在走廊談?wù)搸拙洌幌伦泳桶褑栴}解決了,。管理者要積極地采用迅速的談?wù)摲绞?，同時也明白了一件事，那就是：所謂的會議,，并不一定要浪費(fèi)時間,，不管是如何重大的決定，只要有心的話,，在短時間內(nèi)就可以處理妥當(dāng),。為了達(dá)到這個目的，在會議開始以前,，要做一種準(zhǔn)備工作,，以便提高出席者的意識。在開會前,，應(yīng)叫出席會議的人提出“必須討論的內(nèi)容”,、“其問題點(diǎn)”、“解決的方案”,、“每一個解決方案的利弊分析”,、“本人所下的結(jié)論”等問題，把它們列舉出來以后,，再復(fù)印幾份,，在會議前分發(fā)給每一個與會者。經(jīng)過如此的處理,，在召開會議以前,，已經(jīng)提高了出席者的問題意識。這以后,，只要針對重點(diǎn)展開若干的質(zhì)疑討論,，即可形成決議。 如果不經(jīng)過這種步驟而集合開會,，那么,，與會者處于盲從的狀態(tài)。在這種狀況下,，往往要經(jīng)過一個小時以后,，才能夠使問題明朗化。有時經(jīng)過很長的時間,，仍然不能獲得結(jié)論,，甚至必須“憋”到下一次的會議。在沒有必要的資料之下，搬出幾個“假設(shè)”談?wù)?，只有浪費(fèi)時間了,。不如在該資料到手以后再討論，這樣才會產(chǎn)生立竿見影的效果,。不過,，在這以外的場合，如果胡亂地討論問題,，只能浪費(fèi)時間,。只要事前的準(zhǔn)備工作進(jìn)行得很好，就不會變成“消極性”會議,。 為了使會議能夠“迅速”地進(jìn)行,，除了準(zhǔn)備活動必須充足之外，最好能事先確定會議結(jié)束的時間,。人類的心理很微妙,，一旦知道時間很充足，緊張感就會消失,，效率也會跟著降低,。只要確定“結(jié)束的時間”，就可以使人產(chǎn)生注意力,。遇到這種情況,，如果跟會議開始時一樣利用“零數(shù)效果”的話，效率將大為提高,。 3.站著開會能提高效率一般地,，大家似乎都認(rèn)定開會一定要坐著，其實(shí),，偶而站著開會也是個很好的方法,。站著說話，會產(chǎn)生要盡快把話說完的心理作用,，令精神集中,，很快就可以獲得結(jié)論，問題一下子就解決了,。那種又臭又長的會議,，只是浪費(fèi)時間。目前也有相當(dāng)多的企業(yè)采用這種方法,。 4.預(yù)先通知參加開會的人,，會議是逾時不候的無論做任何事，總有人不守時,。比如說2點(diǎn)開會,，就有人到了2點(diǎn)10分左右才姍姍而來,。如果等到遲到者全來了之后才開始開會，等于使其他準(zhǔn)時而來的人都損失10分鐘,，造成時間的大量浪費(fèi),。因此在通知開會時間時，清楚表示會議是逾時不候的,，這樣,，即使參加人員還未到齊就準(zhǔn)時開會，遲到的人也無話可說,，而且下次也不敢再遲到了。 有效地使用洽談時間1.面談時,，不妨事先詢問對方“有何貴干,？”如此才能有效地使用時間通常，應(yīng)盡量把面談挪到午后進(jìn)行,。如果在上午做這件事,，那么，給秘書安排工作,、電話聯(lián)絡(luò)等事,，就得挪后，使得一天的工作不能圓滿地進(jìn)行,。這正是上午某些人不進(jìn)行會客的原因之一,。同時，下午的時間用于會客,，因做案頭工作而感到勞累的大腦,，往往可因此恢復(fù)清新。不過話又說回來了,，下午的時間并非無限,。以個人來說，除了會客以外,，還有一大堆的工作,。除非在短時間內(nèi)，從事有效率的交談,，否則的話,，再多的時間也不夠用。因此,，對方表示要面談時,，就應(yīng)叮嚀秘書盡量地詳細(xì)詢問對方的“差事”，如果在沒有任何準(zhǔn)備的情況下,，就與對方交談,，除非你手中握有對方的資料,，或者對方當(dāng)場就告訴你急于想知道的事情，否則的話,，只是浪費(fèi)彼此的時間,。又如雖然通過電話，已經(jīng)知道對方有什么“差事”,，還會叫秘書把重點(diǎn)記錄下來,。只有如此，才能夠有效地使用會客時間,。有時,，自己認(rèn)為腦海里已經(jīng)有了答案，但實(shí)際交談時,，往往會漏掉重要的部分,，或甚至語氣不肯定。因此,，還是記錄下來較好,。例如談及法律方面，必須寫出“何月何日何地發(fā)生了何事”,；碰到繼承問題的話,，則必須把家族情況寫出來。經(jīng)過了“書寫”的作業(yè)后,，就能夠明顯地整理出事實(shí)的關(guān)系,，而且一面看記載的事項，一面聽對方說話,，理解的速度便會加快,。如此進(jìn)入某種程度的理解狀態(tài)，再跟一個人面談,，在短時間內(nèi),，就可以進(jìn)入話題的核心。 2.跟喜歡擺龍門陣的人面談時,，不妨決定結(jié)束的時間有的辦公室有所謂的“會客室”,。不過，只擺著開會用的桌椅,，接見客人時,，一向都利用這些東西，為什么呢,？理由之一,，一般會客用的桌子很低矮，不適合于一面交談一面書寫,。同時,，那種坐起來挺舒服的沙發(fā),，一旦坐下就有遲遲不想起來之感。根據(jù)經(jīng)驗(yàn),，使用開會用的桌椅,，更能夠迅速地辦好事情。然而,，這個世界到處有喜歡饒舌頭的人,。這種人跟他碰面時，久久不進(jìn)入正題,，盡是在不重要的話題中打轉(zhuǎn),，就是事情已經(jīng)辦完，還是“依依不舍”地說一些無關(guān)痛癢的話兒,?；蛟S，他的話會帶來重要的信息,，然而，預(yù)定要做的事情太多時,，如此地被“轟炸”,，實(shí)在叫人吃不消。所以,，在會見客人時,，不僅要規(guī)定面談的時間，在聽到對方的敘事之后,，還要迅速地判斷所需時間,，再決定面談到“幾點(diǎn)幾分”為止。如果事前有如此規(guī)定,，就不至于拖拖拉拉地談上一大堆,。而且時間的限制，又能夠產(chǎn)生一種緊迫感,，使交談變得緊湊,，言之有物，內(nèi)容精簡而有力,。不過,，所謂限制面談的時間，對某些人仍然不能產(chǎn)生效果,。遇到這種場合,，最后的一張王牌就是告訴他，你必須跟另外的人面談,。如果他仍然不識趣的話,，那就索性對他說“從幾點(diǎn)幾分開始,，我又得去赴約？,？”可以如此地提醒對方,。最叫人感到百思不得其解的是：“我又得去做一件重要的工作”，對喜歡饒舌頭的家伙往往不太有效,，但是,，說出了“我還得去赴一個約會”，他們就會識趣地告辭,。除此以外,，對于遲遲不說出來意的對象，總是要想盡辦法,，叫他盡快地說出來意,。唯有如此，才能夠大幅度地減少時間的浪費(fèi),。 3.等人最好選在書店等能夠有效使用時間的地方為了出席會議或者商討某事,，幾乎每個管理者都有在外面等待對方的經(jīng)驗(yàn)。遇到這種情況,，第一個考慮的條件,，不外乎容易找到的地方，至于其它的條件則很少被考慮,。事實(shí)上,，只要較好地選擇等待的地方，即可使時間的損失減低到最小程度,，甚至把等待的時間當(dāng)成“活的時間”使用,。 通常，一般人最喜歡選某個廣場或火車站的剪票口為等待場所,。如果由管理者來選定等待場所的話,，絕對不應(yīng)選擇這兩種地方。因?yàn)槟切┑胤胶茈s,，難以開展聯(lián)絡(luò)工作,。選擇這種場所，一旦碰到預(yù)料以外的事故,，或者臨時有急事,，則無法在約定時間到達(dá)現(xiàn)場；由于無法聯(lián)絡(luò),，對方只有干等一回,。為了防止浪費(fèi)時間，在決定等待的場所時,，首先必須考慮的是容易聯(lián)絡(luò)的場所,。同時也應(yīng)考慮到,，是否能夠有效地使用等待的時間。如果對方能夠準(zhǔn)時到達(dá),，那就沒有話說,。最怕的是對方遲遲不來，或者由于你順路而提早到達(dá),，遇到這種情況,，如果只能站著等，那就不能好好地活用這一段時間了,。最適用于等待的地方是“書店”,。預(yù)先就告訴對方你要在書店哪一層、哪一個角落,。這樣,，對方就不必在店里到處尋找。應(yīng)在對方到達(dá)以前,，翻翻新出版的書籍,，或者剛出版的雜志，借此尋找自己所必要的信息,。這樣做的話,，等人時間就不會感到焦躁不安，還可以活用那一段時間呢,！只要是大型書店，由于目標(biāo)很大,，對方不費(fèi)力氣就可以找到,。到必要時，也可以拜托書店的服務(wù)人員使用擴(kuò)音機(jī)叫人,。由此可見,，書店是最理想的等人場所。 管理好人事信息1.接受對方名片后,，立刻在背面書寫有關(guān)他的信息,，再分類存檔不管擁有多么龐大的信息庫，遇到必要時,，如果非得翻來翻去,，那么它的信息價值就減半了?！叭耸滦畔ⅰ狈矫嬉彩侨绱?。遇到你想跟某人聯(lián)絡(luò)時，不能立刻知道對方的電話號碼,，那么工作就不能順利地進(jìn)行,。又如碰到自己專業(yè)以外的難題時,，是否有合適的資料提供者，將大幅度地影響你的工作效率,。遇到這種情形,，縱然認(rèn)識這方面的專業(yè)人才，但如果不能及時獲得有關(guān)他的信息,，那就等于糟蹋了這個人才,。為了提高工作效率，必須在平常就把人事信息整理好,，以便縮短尋找的時間,。以某些人來說，有關(guān)重要人物的信息,，都應(yīng)根據(jù)其作用,，分成“名片檔案”、“住址錄”,、“大事錄”三種檔案,。絕大多數(shù)的資料來自對方的名片。人類的記憶往往不太可靠,，有時隔了一段時間之后,，抓起一張名片瞧瞧，雖然印著人名,、頭銜等,，然而，腦海里卻想不出“他”是怎樣的一個人,？因什么事跟他碰過面,？鑒于此，每次對方遞給你名片時,，你都應(yīng)盡快在名片背后添上對方的資料,。其中必須添“碰面的日期”、“場所”,、“何事”以及介紹者,，有時也添上對方在交談中泄漏出來的信息。例如,，他的專長,、興趣、出生地,、他的秘書姓名等等,。經(jīng)過如此處理，就是數(shù)年不見的人，只要瞧瞧那些記載,，就可以想起他的一切,，交談也能夠很熟悉地進(jìn)行。記好備忘錄后,，也能使對方的一切,，長久地留存在你的腦海里。這種做法,，必須在你對他的印象還深刻時進(jìn)行,。這些往往是跟對方分手后，或者搭電車回家時進(jìn)行,。這種寫滿了信息的名片,，在轉(zhuǎn)記到“住址錄”、“人事錄”以后,，再歸入透明的名片檔案里,。這種檔案夾的正面以及背面都是透明的。如此處理以后,，不必抽出名片,，就能夠看到名片背面的記錄。如果必須一張一張地抽出名片,，那就不合乎節(jié)省時間的原則,。 處理名片的另外一個特征是，不根據(jù)姓氏的英文字母排列,，而根據(jù)不同的職業(yè),、公司來分類?；蛟S有人會認(rèn)為,，根據(jù)姓氏的英文字母分類，不是更便于尋找嗎,？話雖然不錯,，可是你不知道他的名字,。不過,，你仍然記得他是某公司的主管，或者是在辦某件事時認(rèn)識了他,。既然有了這個線索,，你就可以從他所屬的分類中找出他的資料。如果不是這樣,，則必須從好幾冊的檔案中,，一頁一頁地翻找，這樣就不合乎節(jié)省時間的原則。住址錄可根據(jù)英文字母分類,，名片則根據(jù)不同的公司與專長分類,。這樣，尋找起來比較迅速,，更合乎節(jié)省時間之道,。 2.住址錄以方便更換和容易尋找為原則在人事信息中，住址錄是使用頻率最高的,。以一般社會大眾所使用的住址錄來說,，最明顯的缺點(diǎn)是信息的更換難以進(jìn)行。最初填寫時,，雖然完全根據(jù)英文26個字母的順序排列,，但是等到填寫新信息時，只能填寫于最后的幾行,。同時,，不用的信息也不能清除，而且尋找起來也繁雜,，又會形成多余的空白,。最大的缺憾是住址錄一開始能夠填寫的信息量就受到限制。因?yàn)椴荒茉黾禹摂?shù),，一旦超過了一定的人數(shù),，就得再準(zhǔn)備新的住址錄，以個人信息的記入欄來說,，只有一行或者兩行,，因?yàn)榭臻g太狹窄，很難把所有必要的資料都填寫進(jìn)去,。辦公室所使用的住址錄,，是活頁式的并且個人的信息呈現(xiàn)為一人一張名片的插入式卡片，這樣,，每一頁都能自由地插換,，卡片也可以取出來，自然就可以在姓氏或英文字母的順序之下完完整整地排列,，不必要的信息也可以刪除,，因此不會浪費(fèi)空間。由于每一張卡片同名片的大小一樣,。因此,，可以填寫住宅、上班地點(diǎn)的電話號碼,，以及其它重要的信息,，而且在普通狀態(tài)下，只能看到最下面的姓名。所以,，在尋找時,，別的信息不會進(jìn)入眼簾，尋找起來就容易多了,。如果把它們抄錄起來,，就會變成姓名錄，可以做為賀年卡寄出的核對單,?！八^的住址錄，本來就是如此,？,？”如果被這種傳統(tǒng)觀念所束縛，不僅會感到不方便,，而且會重復(fù)地浪費(fèi)時間,。不過，只要你有心尋找,，還是能夠找到適合于你使用的“道具”,。 3.使用“人事錄”，拓寬人際信息網(wǎng)除了名片檔案,、住址錄之外,，管理者還應(yīng)自制所謂“人事錄”檔案，并時時加以活用,。這也可以說是人事信息的“大全”,。它不只記載對方上班處的資料，還囊括了對方的經(jīng)歷,、家族成員,、近況等私人信息，使人一目了然,。 首先在用紙方面,，必須使用比較厚的卡片。每一個人使用一張,。上面記載“姓名”,、“出生年月日”、“性別”,、“第一次見面的日子”,、“學(xué)歷”,、“職業(yè)”,、“籍貫”、“工作地點(diǎn)”、“現(xiàn)在的住處”以及“家庭”等,，盡量地把已知的信息都填上去,。所謂的“籍貫”，并不一定指戶籍所在地或老家,，而是指對方現(xiàn)住地址以外,，更能夠確實(shí)地聯(lián)絡(luò)到的地方。這一項記載遇到本人被派往國外時最有幫助,。又如,，變更比較多的“上班地點(diǎn)”、“現(xiàn)在居處”,，以及“家庭”欄,，一開始就留下很大的空白，一旦有了變更,，立刻更正,。卡片的背面當(dāng)成備考欄,，用于記載對方的近況,。例如對方在賀年卡上寫著“今年2月起預(yù)定到美國留學(xué)”，或者“今秋將結(jié)婚”的話,，那就把日期一塊記下來,。仔細(xì)地把近況報告都記錄下來，最有助于人際信息的拓寬,。有些人,，每年都要寄出2000張以上的賀年卡，而且每張賀年卡都要寫上一二行字,。遇到這種情況,，你只要看看備考欄，就能夠胸有成竹地寫下去,。 即使是好幾年不曾見面的朋友,，只要這幾年的信息，被做成記錄保留下來,，再見面時,，就不愁沒有話題。 4.人事錄分別使用英文字母和職業(yè)別索引,，以加快尋找速度使用英文字母和職業(yè)別索引的人事錄,，將成為管理者的最得力的助手。 不過,，由于數(shù)目很多,，取出信息時非快速不可,。其做法是：首先，在卡片的右上方設(shè)置“英文字母索引欄”,。原則上,，在一個人的姓氏上，利用姓名中的頭一個字母,，例如“林天沖”,，則記為“L、T,、C”,。“陳”,、“劉”等,，同姓有好多個人的情況，則除了姓以外,，連名字的頭兩個字母也記下,。然后采取“A”行“B”行等的大致分法。如此處理,，只要瞧瞧索引欄,，就可以很快地找到必要的信息。除此之外,，為了更有效地活用這種人事錄,，也可從職業(yè)等其它角度開始尋找。人事錄的上端印有A 到Z 的英文字母,，每一字母上都開一個小洞,，每一個字母也表示對方的職業(yè)、經(jīng)歷,，或者跟你的關(guān)系,。例如，對方是律師的話,，使用英文LAWYER 的“L”表示,，注冊會計師則是以O(shè)PA的“P”表示。在這些字母中,，把表示本人的字母洞上部分去掉歸檔,。例如，你需要金融關(guān)系的信息,，而且已經(jīng)把銀行職員列入名單,，你可以使用一根細(xì)棒，刺入銀行的“B”洞,，再把它挑起來,，那么,，只有“B”，也就是銀行職員的卡片會存留于下面,。或許有人認(rèn)為這種信息應(yīng)該由電腦來管理更有效率,。然而,，用軟件同時處理3000人的信息時，還是采用卡片的方式比較容易管理,，同時也比較實(shí)用,。 5.利用賀年卡上的“最新信息”更換人事信息不管是住址錄、人事錄,、人事信息,，都是越新越好。但是要使對方的近況,，在絲毫不漏的情況下,，反映在你的資料上，實(shí)在是一件非常困難的事,。遇到對方搬家,，或者調(diào)職時，如果對方通知了你,，你就應(yīng)該立刻修正住址錄,，人事錄。如果不能獲得這種信息,，你所持有的信息,，將跟現(xiàn)實(shí)有出入。為了修正這種信息的不適合處,，只好活用賀年卡,。每年都會收到2000張以上的賀年卡，這個數(shù)目占去人事錄所登記的三分之二人數(shù),。由賀年卡取得對方的最新信息后,，舊的信息就會煥然一新。賀年卡上面,，有不少除了住址以外,，還添寫家族的私人之事。所以,，它所包含的信息量比一般問候式的信件還要多,。由此看來，賀年卡可稱之為“人事信息的寶庫”,，你豈能不活用它呢,？不過由于張數(shù)太多,，除非采取某種程度的系統(tǒng)化作業(yè)，否則的話,，將耗費(fèi)大量的時間,。以辦公室來說，并非把當(dāng)日收到的賀年卡,，在當(dāng)日內(nèi)就處理完畢,，而是等到差不多都收齊時，即過了陽歷年以后,，再把它們依據(jù)26個英文字母的順序排列,。如果賀年卡上寫著新居落成、結(jié)婚,、子女誕生,，或者對新年的展望，那就把這些信息添寫在人事錄的備考欄,。有不少人認(rèn)為,，既然想要擁有大量的信息，那就得到處收集,。其實(shí),，你身邊就有不少可以獲取信息的材料。 雖然只是一張賀年卡,，只要好好地活用,，仍然能收集到不少的信息。 交際的方法1.夜晚的交際最好決定退席的時間滿以為今天可以早點(diǎn)回家,，誰知傍晚時,，意外來了一個吃請，以致不得不很晚才回家,！具有這種體驗(yàn)的人為數(shù)不少,。對于這種夜間的吃請，管理者應(yīng)盡量避免參加,。一般地,，酒過三巡，就會拖拖拉拉地說一些毫無意義的話,，無謂地浪費(fèi)時間,。不過，有時總是難免會碰到推不掉的吃請,。遇到這種場合,，只好事先言明散席的時間。待時間一到,，不妨在不傷及對方的情況下,，說出理由,，退出宴會或酒席。例如,，你可以說：“明天,，我必須一早就出差？,？”,，或者預(yù)先告訴家人餐館的電話號碼，屆時叮嚀家人打電話來,，聲稱“有急事,？,？”,。如此早早地結(jié)束夜晚的酒席，并非上好之策,。那么,，什么才是上好之策呢？那就是把夜間的宴請,，挪到中午休息時間,。以白天來說，一般的會談,，一個小時就足夠了,，而且，由于中午的吃請,，大致上均不喝酒,，談起話來比較中肯。應(yīng)該利用午休時間會客,。在這個被大家所忽略的時間里,，一面進(jìn)餐，一面跟友人重溫舊情,，與朋友們交換新信息,，不但效率好，也其樂融融,。 2.聚會后,，如果想擁有自己的時間，那就不要多喝而多吃參加聚會是結(jié)交朋友的最好機(jī)會,，有人邀請參加聚會時,，只要時間上允許，管理者都會出席,。想結(jié)交朋友,，那就得騰出時間才行,。如果一天會見一個人，一年里也只能會見364個人,。如果參加聚會,，在兩三小時之內(nèi)，就可以會見好幾十個人,，白白地坐失認(rèn)識朋友和跟老朋友交換信息的機(jī)會,，實(shí)在是很可惜的一件事情。聚會一向離不開酒水,。有一些人從聚會開始到結(jié)束,，手中始終離不開酒杯。然而,，欲把聚會當(dāng)成社交時間,，有效地利用它，就應(yīng)該放棄酒水,。好不容易碰到平時難得一見之人,，如果把他當(dāng)成灌黃湯的對象，那實(shí)在是太可惜了,。有時在聚會以后,，必須回到辦公室做一些收拾的工作，回到家以后,，可能要學(xué)習(xí)某種東西,，因此，酒水不宜喝得太多,。在聚會會場時,，應(yīng)少喝酒，而改為吃東西,。在聚會會場填飽肚子,，至少可以節(jié)省吃晚餐的時間。不喝酒,，享受吃的滋味,、交談的樂趣，即活用聚會的方式,。 3.出席聚會時,，以單身最理想，如此才能擴(kuò)大人際關(guān)系對管理者來說,，參加聚會的目的,，是跟不認(rèn)識的人交談，以便獲得新信息，并且擴(kuò)大人際關(guān)系,。不過,，很多人參加聚會時喜歡帶著伴侶，而且一旦到了會場,，就迫不急待地尋找老友,，一味地跟老友交談。所謂的派對,，是主辦者根據(jù)自己的想法,，邀請很多人參加的歡樂宴會。這里不可能像混雜的街市,，有一些暴徒或者精神異常者以及來路不明者混雜其內(nèi),。因此，就是有很多你不認(rèn)識的人,，也不必產(chǎn)生害怕的念頭,。既然來參加聚會，那就應(yīng)該把自己放輕松一些,，積極地招呼參加的人,，如此才能有效地使用時間,。到聚會會場碰到朋友時,，除了跟他寒暄以外，也請他介紹他的朋友,。你雖然不善于跟人搭訕,，仍然可以順利地增加新朋友，而且又有熟人夾在中間,，交談自然能夠進(jìn)行得水乳交融,。或者,，你不妨事先請教主辦者有關(guān)出席者的名單,，再由主辦者介紹跟對方認(rèn)識。因此,，出席聚會時,，以單身最為理想。 4.確認(rèn)會面場所的電話號碼管理者與人會面,，如果無法準(zhǔn)時到達(dá),，就應(yīng)該盡快打電話告訴對方。這是理所當(dāng)然的事,，因?yàn)榧s會遲到等于浪費(fèi)對方的時間,，并且是非常失禮的事。如果不知道會面場所的電話號碼，那么想聯(lián)絡(luò)也沒辦法,。需要時,，再特地去查電話號碼，又增加不少麻煩,，所以在與別人會面時,，一定先確認(rèn)會面場所的電話號碼。像車站剪票口之類無法聯(lián)絡(luò)的場所,，是不適合做為會面地點(diǎn)的,。 5.“只說話而不喝酒的酒會”應(yīng)對法交際應(yīng)酬中，酒是不可缺少的助興飲料,。如果不參加酒會,，又恐怕錯失獲取珍貴信息的機(jī)會，可是喝了酒,，往往會影響到當(dāng)晚甚至第二天的工作,。對想看書、無太多個人時間的人來說是一個難題,。這里有一個秘訣：與其喝酒不如說話,，喝酒只要有點(diǎn)意思就可以了，以便宴會之后回到家,，依然可以有效地利用自己的時間,。 6.不會面而布下信息網(wǎng)的要訣在工作上遇到疑難問題時，最好是通過電話請教精于此道的行家,，如此比自己去調(diào)查更能迅速地解決問題,，也容易獲得新信息。當(dāng)然,，想一通電話就得到珍貴信息,，平時就必須布好信息網(wǎng)，并且一定要與信息網(wǎng)保持密切的關(guān)系,。對自己來說,，平日就得給可能成為信息來源的人寄發(fā)賀卡、問候卡等,，以告知自己的近況,，這是一項不可疏忽的工作。要保持信息網(wǎng)的活力,，與其時時和對方會面,，倒不如采用這種書信來往的方式，更能收到很好的效果,。 |
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