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作者：李森森 時(shí)任阿爾卡特朗訊亞太區(qū)人力資源流程與系統(tǒng)經(jīng)理 導(dǎo)語：
目前對于許多公司來說,，搭建人力資源共享服務(wù)中心是一件水到渠成的事情,，而回想2002年時(shí)，朗訊在做人力資源服務(wù)中心時(shí),，它還是一項(xiàng)新生事物,，我們在邊做邊摸索的過程中，遇到了不少困難,，也收獲了許多經(jīng)驗(yàn),。當(dāng)然成本控制也是我們在實(shí)踐過程中重點(diǎn)考慮、逐步加強(qiáng)的一項(xiàng)工作,。 當(dāng)時(shí)我們企業(yè)在青島設(shè)有最大的合資廠,，同時(shí)擁有兩家非控股合資廠,，三家控股合資廠。HR部門共有20多位同事,，分布在北上廣和青島,，人力資源服務(wù)中心共有4位同事，其中一名同事在青島,。 人員的精簡意味著成本得到控制,，但確保服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率,，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容,，成本的節(jié)省才能實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。而硬件上,，將四個(gè)服務(wù)器整合成一個(gè)全球的服務(wù)器,，僅由一個(gè)IT團(tuán)隊(duì)來支持，所有的分公司與合資廠都在使用,，這也是一種資源的節(jié)約,。以下我將詳述朗訊科技人力資源共享服務(wù)中心如何利用一套系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用,，為企業(yè)員工帶來便捷,，同時(shí)在HR團(tuán)隊(duì)內(nèi)部達(dá)到“更快、更高,、更強(qiáng),、更大”的工作成效。 成果：“更快,、更高,、更強(qiáng)、更大”的體現(xiàn) 快——更快的工作速度,，提升效率 2006年阿爾卡特與朗訊整合時(shí),，我們想在全球數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)計(jì)全體員工人數(shù)需要十天左右,；而原朗訊原來的數(shù)據(jù)系統(tǒng)能讓CEO在任何地點(diǎn),、任何時(shí)刻在一分鐘就可以獲知所有人的信息。 高——力求服務(wù)高質(zhì)量,，但不苛刻 我們薪酬統(tǒng)計(jì)的目標(biāo)是99%的正確率,，因?yàn)樵俸玫南到y(tǒng)也是由人來操作，再好的流程也是由人來傳遞,，再好的系統(tǒng)也不可能解決所有的業(yè)務(wù)問題,。我們允許微小差錯(cuò)和遺漏的存在，這為我們持續(xù)提升質(zhì)量提供了空間,。 強(qiáng)——功能強(qiáng)大,、覆蓋面廣 完善的系統(tǒng)才能發(fā)揮強(qiáng)大的功能,。沒有一個(gè)系統(tǒng)可以滿足我們所有的要求，但如果我們對系統(tǒng)有足夠的了解,，對業(yè)務(wù)的原因與流程有準(zhǔn)確的把握,，我們完全可以開發(fā)它的潛能。許多大型企業(yè)在全球總部都會(huì)有較為完善的系統(tǒng),，在還來不及為中國區(qū)特別進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí),，憑借靈活的解決方案，照樣可以發(fā)揮系統(tǒng)的最大功效,。 功能得到拓展,，服務(wù)對象也是在不斷擴(kuò)大的。當(dāng)我們談?wù)撊肆Y源共享服務(wù)中心時(shí),，要明白它不僅是為HR服務(wù),，更是為企業(yè)管理層和廣大員工服務(wù)。在系統(tǒng)搭建時(shí),，便要考慮所有用戶的需求,，這使服務(wù)更加擴(kuò)大化、透明化,。 大——開放性,，數(shù)據(jù)惠及所有部門 HR的主數(shù)據(jù)庫搭建準(zhǔn)確、完整后,，面對信息如此完備的系統(tǒng),，我們是否還能將其深入拓展？ 答案是肯定的,。我們將HR的數(shù)據(jù)庫與IT的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)連接,，那么在HR數(shù)據(jù)庫中“入職”一名員工，相關(guān)信息便會(huì)同步到IT所支持的數(shù)據(jù)庫中,，自動(dòng)生成員工名錄,，并創(chuàng)建信箱、電話等數(shù)據(jù),。IT無需再做重復(fù)輸入,，節(jié)省了工作量，這便是由HR觸動(dòng)的便捷和高效,。以HR為源頭,，帶動(dòng)其他部門工作流程的簡化有諸多例子： 【惠及財(cái)務(wù)部】 同樣仰賴系統(tǒng)平臺(tái)，HR只要將新進(jìn)員工的信息輸入,，財(cái)務(wù)的SAP上便會(huì)自動(dòng)生成增加一人的預(yù)算,；員工離職，則自動(dòng)減少,，不需要手動(dòng)去統(tǒng)計(jì)這些信息,，這是我們給財(cái)務(wù)帶來的便利,。 【惠及行政部】 HR系統(tǒng)同樣可以與行政部的系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，對樓宇自控進(jìn)行管理,。員工如果離職,，系統(tǒng)中便會(huì)自動(dòng)消除其自由進(jìn)入大樓的權(quán)限，即使未及時(shí)交還名牌也無妨,。這樣的“聯(lián)動(dòng)”也為員工進(jìn)入食堂,、衛(wèi)生組織統(tǒng)計(jì)企業(yè)男女比例等事項(xiàng)提供管理上的便捷。 【惠及HR自身】 一套系統(tǒng),，四通八達(dá),，每個(gè)部門都能享受到流程的簡化，效率的提升,。這種便捷由HR驅(qū)動(dòng),，當(dāng)然最終會(huì)回到HR自身。 通過員工信息中,，個(gè)人匯報(bào)主管這一項(xiàng),，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)便能清晰地顯示出來；員工的主管亦可以在數(shù)據(jù)庫中看到員工前幾年的績效,、薪資等級,、目前個(gè)人能力達(dá)到何種位置，來確定是否需要給該員工加薪,。 系統(tǒng)同樣可以運(yùn)用于與外部公司的合作中,。我們會(huì)給一部分員工發(fā)放公司的股票，這項(xiàng)工作外包給股票公司,，我們將系統(tǒng)與股票公司產(chǎn)生聯(lián)動(dòng),，在股票公司的系統(tǒng)中，便有員工的記錄,。當(dāng)員工離職,，股票公司便會(huì)立即收到該訊息，在九十天內(nèi)對股權(quán)進(jìn)行處理,。 HR身為業(yè)務(wù)伙伴,，在提供服務(wù)的層面來說，能夠創(chuàng)造廣闊的輻射面,、更多的服務(wù)內(nèi)容,，并且通過自身工作流程的簡化、效率的提升來促進(jìn)整個(gè)企業(yè)達(dá)到高效,、便捷的工作節(jié)奏，這便是HR創(chuàng)造的無形價(jià)值,。 如何做：提升效率的前提 有人說過：“要想表面上看來毫不費(fèi)力,，就得在暗地里無限努力,。”縮減成本,、提升效率,、簡化工作流程并非意味著工作的省略，要想達(dá)到預(yù)期效果,，必須投入更多精力于前期的系統(tǒng)搭建,、各種資源的有效配置上，并配合HR團(tuán)隊(duì)的精誠合作,。以下這些因素是達(dá)到高效與控本相平衡的前提,，在人力資源共享服務(wù)中心的運(yùn)作中，我們必須重視并不斷改進(jìn),。 1政策與規(guī)章的標(biāo)準(zhǔn)化 對于處在不斷并購中的企業(yè),，我們在管理上應(yīng)該求同存異，在大方向上寬泛管理標(biāo)準(zhǔn),，減少地域差異,，盡可能統(tǒng)一各地政策與規(guī)定，使政策細(xì)化并且具有可操作性,，這樣就使管理既靈活,，又有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。 良好的政策和規(guī)章建立之后,，我們要將其更透明化,。我們會(huì)利用各種渠道（新員工入職第一天、員工培訓(xùn)等）宣傳HR的網(wǎng)站,，既讓所有員工了解我們的工作流程和內(nèi)容,，也讓員工可以自行登陸網(wǎng)站查詢到各種需要的信息，也達(dá)到簡化HR工作流程的目的,。 2 創(chuàng)建健康的成長環(huán)境： 簡化審批手續(xù) 以員工延長合同期限為例,，我們以往的流程如下： 主管審批→HRBP簽字→決定延長合同期限 經(jīng)過這一條路徑，不僅耗時(shí)長,，而且流程繁瑣,。我們覺得主管應(yīng)該比HR更清楚員工的表現(xiàn)，為何不完全放權(quán)給主管呢,？于是我們決定刪掉“HRBP簽字”這一環(huán)節(jié),。這樣不僅釋放了HRBP的負(fù)擔(dān)，也保證了流程的簡潔和有效,。 加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通,、政策宣傳： 通常HRBP是整個(gè)HR團(tuán)隊(duì)的“代言人”和“外交官”，所有HR的服務(wù)與戰(zhàn)略指導(dǎo)都經(jīng)由他們傳遞給業(yè)務(wù)部門,。因此加強(qiáng)公司內(nèi)部的溝通,，HRBP是不可缺少的角色,。（抽言） 我們希望HR共享服務(wù)中心與HRBP是這樣一種關(guān)系：我們是同一個(gè)團(tuán)隊(duì)，HRBP參與所有的部門會(huì)議,，將HR的政策與制度傳遞出去,，然后再將問題與需求帶回HR內(nèi)部，COE,、HRBP與共享服務(wù)中心三者一起全面性地將業(yè)務(wù)的需求和問題進(jìn)行探索解決,，再給予他們反饋，以此形成良性循環(huán),，逐步鞏固HR部門的良好形象,。 3持續(xù)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ) 硬件投入 我們必須明確一個(gè)原則：控制成本不等于不加強(qiáng)硬件設(shè)備?！叭f丈高樓平地起”,，只有一個(gè)堅(jiān)實(shí)的地基才能保證大廈屹立不倒，無后顧之憂,，才是控本實(shí)質(zhì),。對于我們來說，這個(gè)堅(jiān)實(shí)地基便是一個(gè)強(qiáng)大的HR系統(tǒng),。該系統(tǒng)有如下特點(diǎn)： 以HR為主導(dǎo)的功能設(shè)計(jì) 操作簡便,，符合HR流程 系統(tǒng)開放性強(qiáng)，可導(dǎo)出數(shù)據(jù)給其他部門,，亦可由其他部門導(dǎo)入數(shù)據(jù),，使整個(gè)系統(tǒng)變成一個(gè)強(qiáng)大的中心數(shù)據(jù)庫，可實(shí)現(xiàn)分類別,、分對象發(fā)送信息 報(bào)表功能強(qiáng)大,，該系統(tǒng)并非一個(gè)簡單的數(shù)據(jù)庫，而是可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和處理,，真正做到數(shù)據(jù)變化的及時(shí)性,、分析能力的可操作性、下載及轉(zhuǎn)換的靈活性 軟件投入——人員的選擇,、培訓(xùn)與發(fā)展 任何系統(tǒng)都是需要人員來管控和維護(hù)的,，任何系統(tǒng)在發(fā)揮自身強(qiáng)大功能之前、之中都離不開人的參與,。因此共享服務(wù)中心不僅注重系統(tǒng)的開發(fā),，更注重人才的培養(yǎng)，我們希望共享服務(wù)中心不僅提供服務(wù),，更要追求服務(wù)的質(zhì)量,，以此為核心目標(biāo)，在人才的選擇、培訓(xùn)與發(fā)展過程中,，我們有自己獨(dú)特的理念,。 HR專業(yè)人士而非數(shù)據(jù)錄入員 HR共享服務(wù)中心的員工必須是專業(yè)的HR人士,，具備全面,、細(xì)致的HR知識(shí)，能夠主動(dòng)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入中出現(xiàn)的問題,，把關(guān)數(shù)據(jù)處理的每一個(gè)重要關(guān)卡,。我們在選擇人員時(shí)，便有如此要求,，更會(huì)在后期培訓(xùn)中,，不斷加強(qiáng)HR知識(shí)和技能的訓(xùn)練，一個(gè)合格的共享服務(wù)中心員工,，一定也具備HRBP以及CEO的素質(zhì),。 高度的部門榮譽(yù)感 如上文中所述，HRBP是HR團(tuán)隊(duì)的“代言人”和“外交官”,，與他們相比,，HR共享服務(wù)中心更像是后勤部隊(duì)。但我們依然要以“業(yè)務(wù)伙伴”的心態(tài)來工作—— HR共享服務(wù)中心要變成HRBP堅(jiān)實(shí)的后盾,，為HRBP提供內(nèi)容支持,，使他們能更好地與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通和洽談，這樣才能創(chuàng)建一個(gè)完美的HR服務(wù),。 積極為客戶服務(wù)的熱情 身為HR,，員工即我們的客戶，我們應(yīng)該保持熱情和耐性去對待客戶,、對待工作,。但熱情和耐性并不意味著人云亦云，全盤接受所有的任務(wù),。我們要明白自己能做什么,，力求在能做的事情上做到更好、做出深度,。 完善的個(gè)人職業(yè)規(guī)劃 一名合格的人力資源共享服務(wù)中心的人員一定也是合格的HRBP或者招聘人員,，我們不提倡將員工限制在某個(gè)領(lǐng)域內(nèi)，而是根據(jù)個(gè)人的興趣及能力去開拓自己的職業(yè)道路,。 走出去,，帶回來 身為HR共享服務(wù)中心的一員，我們相信自身能創(chuàng)造價(jià)值,，事實(shí)上也為企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展提供了完善的服務(wù),、有力的支持。我們創(chuàng)造的是無形的產(chǎn)品，只有當(dāng)我們主動(dòng)尋找機(jī)會(huì),、積極宣傳我們的產(chǎn)品,，員工才能強(qiáng)烈感受它的價(jià)值。（抽言） 在朗訊,，HR每個(gè)月都會(huì)給新員工發(fā)送郵件,，介紹HR所有的服務(wù)內(nèi)容，推廣HR熱線,、網(wǎng)站,，促進(jìn)HR與員工之間的互動(dòng)。 做什么：自助服務(wù) 可看,、可改,、即時(shí)生效 人力資源共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)工作流程簡化、工作效率提升,、為自身及員工創(chuàng)造便捷,，依靠的是強(qiáng)大的系統(tǒng)平臺(tái)，我們正是在這樣的平臺(tái)上將控本和高效落實(shí)到實(shí)處,，以自助服務(wù)的形式實(shí)現(xiàn)二者的平衡,。 面向員工：員工提供詳細(xì)的個(gè)人信息（婚姻狀況、配偶及子女,、緊急聯(lián)系人,、家庭住址、電話,、學(xué)歷學(xué)位等等）,，這些信息均可自行更新、勘誤,，這是員工的一種義務(wù),，更是他們享受權(quán)利的前提：一切保險(xiǎn)、假期等利益均與提供的信息有關(guān),。 面向主管：自助服務(wù)給予主管更大的權(quán)限去直接管理員工,，主管可直接在系統(tǒng)上進(jìn)行部門內(nèi)部的各項(xiàng)管理工作（員工試用期評估、部門調(diào)動(dòng),、合同延期或終止,、假期與加班審批等等）。 自助服務(wù)為企業(yè)管理帶來了便利,，同時(shí)也使數(shù)據(jù)庫自身更新速度加快,，內(nèi)容不斷擴(kuò)充和完善，省去了許多不必要的繁瑣流程,，使人力資源服務(wù)更直接,、更迅速地為員工所體驗(yàn),。 來源：智享會(huì)《HR Value》22期 |
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