如果要精通使用Excel,，開始階段沒有什么竅門,，就是要不斷的強(qiáng)化學(xué)習(xí),、強(qiáng)化練習(xí),、不斷應(yīng)用，也就是3個字：學(xué),、練,、用。

    學(xué)習(xí)Excel要分三步走：規(guī)則,、技能、應(yīng)用,。

    第一步：規(guī)則,。

    要深入了解Excel的各種規(guī)則,，因為這些規(guī)則不了解和掌握的話，Excel就會被用的一團(tuán)亂糟,，最終也就變成了一個高級計算器,。學(xué)習(xí)Excel就好比學(xué)開車，第一堂課就是學(xué)交規(guī)，而Excel的第一堂課也是要學(xué)“E規(guī)”。在每次培訓(xùn)課上，我并不是馬上就介紹函數(shù)什么的,，在前一個半小時基本上都是在給大家介紹Excel的基本理念和規(guī)則,。你一定要牢記,，了解Excel的這些理念和規(guī)則是多么的重要！

    E規(guī)之一：要區(qū)分Excel的兩個表格：基礎(chǔ)表格和報告表格。

    基礎(chǔ)表格是保存最基本數(shù)據(jù)的,，要設(shè)計成數(shù)據(jù)庫,，千萬不要弄出了很多合并單元格,，弄出了多行標(biāo)題,，更不要把幾種不同的數(shù)據(jù)保存在一列。永遠(yuǎn)要記?。夯A(chǔ)表是做數(shù)據(jù)管理的,，其設(shè)計的原則就是：表格的結(jié)構(gòu)要越簡單越好。

    下面的幾個表格就是一個大多數(shù)人最喜歡設(shè)計的表格類型：多行標(biāo)題,、多列標(biāo)題,、合并單元格,、在列上重復(fù)保存數(shù)據(jù)、不同數(shù)據(jù)保存在了一列等等,。但是,，要對這種表格的數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，或者進(jìn)行數(shù)據(jù)引用,，卻是比較麻煩的,。

    一句話：不科學(xué)不規(guī)范的基礎(chǔ)表格，是一切問題的根源,，很多人在使用Excel時,，把自己修煉成了這樣的“至高”境界：“沒有困難創(chuàng)造困難也要上”；“簡單問題復(fù)雜化”！

圖7  不規(guī)范表格：合并單元格

圖8  不規(guī)范表格：不同類型的數(shù)據(jù)保存在一個單元格

圖9  不規(guī)范表格：合并單元格,、空行,、小計、多行標(biāo)題

    報告表格是數(shù)據(jù)分析的結(jié)果,，是給別人看的分析報告,，表格里面所有的數(shù)據(jù)不是手工輸入的，而是公式自動計算出來的結(jié)果,。報告表格設(shè)計的基本原則就是：越清楚越好,。我見過這樣的“分析報告”：結(jié)構(gòu)邏輯混亂、問題描述不清,，最后就是連自己都不知道這份報告是要給領(lǐng)導(dǎo)說什么了,。

    一個完整的、有說服力的分析報告,，至少要有以下幾部分組成：報告的大標(biāo)題,，分析報表（表格），結(jié)果圖形化（圖表,、動態(tài)圖表）,。下圖就是我在9月10日的文章中，就給出了如何根據(jù)員工基本信息數(shù)據(jù)做屬性分析報告,，如下圖,。

圖10  員工屬性分析報告

    E規(guī)之二：要正確處理Excel的三個數(shù)據(jù)。

    在Excel單元格保存的數(shù)據(jù),，無非就是三種數(shù)據(jù)：文本,、日期/時間、數(shù)字,。但是,，很多人在處理這些數(shù)據(jù)時，就是根據(jù)個人的喜好和習(xí)慣開始亂來了,。比如,，在輸入姓名中隨意加空格（還振振有詞的說：為了讓每個人的姓名對齊，這樣多好看?。?；在輸入日期時，輸成了這樣的格式：2014.9.25,，20140925,，9.25（回答是：一直習(xí)慣這樣輸了），其實,，這些輸入的數(shù)據(jù)都不是日期,，而是文本,，這樣的日期是不能計算的。試想,，如果你設(shè)計的是一個合同管理表格,，要計算合同到期日，要做合同的提前提醒,，這樣的“日期”數(shù)據(jù)將會讓你止步不前,。

    日期在Excel里是一種特殊的數(shù)字，是一個序列號,，1代表1900年1月1日,，2代表1900年1月2日，依此類推,。2014年9月25日對應(yīng)的數(shù)字就是41907,。正因為日期是數(shù)字，才能進(jìn)行各種計算,。試想,，你輸入的是文本型的日期,，如何計算呢？如何知道合同到期沒,？如何提前提醒,？Excel函數(shù)和公式是沒有眼睛的，是認(rèn)不出來這樣的“日期”的,。

    下面給介紹一個修改表格中非法日期的極其使用的小技巧：分列法,。

    下圖中的入職日期基本上都是非法日期，這些日期都無法用來進(jìn)行計算,。修改這些非法日期的具體步驟如下,。

圖11  入職日期基本上都是錯誤的

    步驟1：選擇A列。

    步驟2：執(zhí)行“分列”命令,，打開“文本分列向?qū)А睂υ捒?，單?次“下一步”按鈕，到“步驟之3”中,，選擇“日期”選項按鈕,，并在右側(cè)的日期格式下拉列表中選擇一個與工作表單元格日期匹配的格式，如下圖,。

圖12選擇“日期”選項按鈕,，并選擇對應(yīng)格式

    步驟3：單擊“完成”按鈕，就得到真正的日期,，如下圖,。

圖13  得到正確日期

    忠告：當(dāng)你發(fā)現(xiàn)很多函數(shù)用不上時，要找基礎(chǔ)表格的原因,，不要認(rèn)為函數(shù)很難學(xué),。

    第二步：技能。

    在每次培訓(xùn)課上,，我都會給大家說：Excel最難學(xué)的不是函數(shù),，而是邏輯和思路。前幾天在廣州給企業(yè)財務(wù)人員上《跳出財務(wù)看管理：財務(wù)經(jīng)理的Excel數(shù)據(jù)分析之道》公開課,，有幾個學(xué)生問我：怎樣才能快速掌握100個函數(shù)?。课覇査麄儯簽槭裁匆獙W(xué)這么多函數(shù),？哪個老師給您說要學(xué)習(xí)100個函數(shù),？你用得上這么多函數(shù)嗎？其實,，學(xué)習(xí)函數(shù)的主要難點是邏輯思維,，是思路。當(dāng)掌握了Excel的基本技能后,，剩下的就是要結(jié)合實際問題,、實際表格,，深入研究問題的解決思路,，找出解決方案了。而就具體函數(shù)而言,，掌握20-30個就夠用了,。對于咱們HR人員來說，掌握10-15就行了,。沒必要學(xué)那么多函數(shù),。說實話，函數(shù)這個東東,，不用就會忘記,。但是，訓(xùn)練出的邏輯和思路卻是永遠(yuǎn)都不會忘記的,。

    學(xué)習(xí)Excel要掌握的主要技能包括：

    邏輯思維能力（對數(shù)據(jù)的理解和思考）

    分類匯總能力（數(shù)據(jù)歸納計算分析）

    數(shù)據(jù)查找引用能力（數(shù)據(jù)歸集和鏈接）

    數(shù)據(jù)多維分析能力（數(shù)據(jù)透視表）

    分析結(jié)果呈現(xiàn)能力（分析圖表）

    與管理軟件高效整合應(yīng)用能力（自動化數(shù)據(jù)分析模版）

    具體到Excel的技能方面,，主要是三大核心技能：

    函數(shù)

    透視表

    圖表

    經(jīng)常有人問我，韓老師,，我們應(yīng)該學(xué)那些函數(shù)呢,？回答如下是,，不超過30個函數(shù)：

    邏輯判斷函數(shù)：IF,、AND、OR,、IFERROR,、ISERROR

    分類匯總函數(shù)：COUNTIF、COUNTIFS,、SUMIF,、SUMIFS、SUMPRODUCT

    查找引用函數(shù)：VLOOKUP,、MATCH、INDEX,、INDIRECT,、OFFSET

    文本函數(shù)：LEN、LEFT,、RIGHT,、MID、TEXT

    日期函數(shù)：TODAY,、EDATE,、DATEDIF

    你可以結(jié)合自己的工作，把這些函數(shù)中最常用的,、最重要的幾個熟練掌握應(yīng)用,。比如，如果你是做員工信息管理的,，就需要重點掌握IF,、COUNTIF、COUNTIFS,、SUMPRODUCT,、VLOOKUP、MATCH,、INDEX,、LEFT、RIGHT,、MID,、TEXT等。如果你是主管薪酬的,，下面的幾個函數(shù)就必須牢牢掌握了：IF,、VLOOKUP、MATCH,、INDEX,、INDIRECT,、SUMIF、SUMIFS,、SUMPRODUCT,。如果你是做合同管理的，幾個日期函數(shù)和判斷函數(shù)就要熟練運(yùn)用了,。

    函數(shù)和公式是Excel的核心,。函數(shù)本身就是公式。但是,，對于具體的工作和問題,，我們需要綜合使用函數(shù)來解決問題。因此,，學(xué)習(xí)函數(shù)的重點不是函數(shù)本身,，而是函數(shù)的各種應(yīng)用。

    不論是用什么函數(shù),，我們最后要的都是一個公式,。大家自己先想一想：什么是公式？公式的規(guī)則是什么,？在Excel里,，有幾種常見的運(yùn)算？如何合理設(shè)置公式中單元格的引用方式,？如何正確快速輸入嵌套函數(shù),？等等，這些基礎(chǔ)又基礎(chǔ)的Excel知識,，卻被很多人遺忘了,。

    數(shù)據(jù)透視表是Excel的一個非常強(qiáng)大的高效數(shù)據(jù)分析工具。透視表的應(yīng)用非常廣泛,，從簡單的分類匯總,，到大數(shù)據(jù)的深度多維分析，到大量工作表的快速匯總,，甚至日常工作中的核對數(shù)據(jù),，都可以利用透視表快速實現(xiàn)。在每次《利用Excel提升人力資源效率》公開課以及內(nèi)訓(xùn)課上,，我都會給學(xué)員介紹如何利用透視表對員工信息表,、薪酬表進(jìn)行深度分析，如何快速匯總分析12個月的工資表,，如何快速核對社保和公積金,，等等。下面的報表就是利用透視表所做的員工屬性分析報告、工資分析報告,，12個月工資表匯總分析報告,，以及核對社保的對比表。這些案例和應(yīng)用,，都在我一本書里有詳細(xì)的介紹：《Excel高效人力資源管理從入門到精通（實用案例版）》,，中國鐵道出版社出版。

圖14  透視表應(yīng)用：員工屬性分析報告

圖15  透視表應(yīng)用：工資分析報告

圖16  透視表應(yīng)用：12個月工資表匯總分析報告

圖17  透視表應(yīng)用：核對社保

    第三步：應(yīng)用,。

    學(xué)習(xí)Excel的目的是應(yīng)用,，也就是用來解決實際問題，也就是為企業(yè)高效管理提供整體解決方案,。比如如何設(shè)計臺賬,，如何分析數(shù)據(jù)，如何編制分析報告,。很多人也買了幾本書,，也每天都在折騰Excel表格，也掌握了幾個函數(shù)和工具,，但是,，對于稍微復(fù)雜點的表格,，就無從下手了,，沒有半點頭緒，不知道該怎么做,。其實,，Excel的精髓是邏輯和思路（這個是我一直特別強(qiáng)調(diào)的），但是思路從何而來,？公式如何做,？請大家牢記以下三句話：“表格結(jié)構(gòu)決定思路，思路決定函數(shù),，函數(shù)決定公式,。”

    使用Excel的第一步是設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)表,，然后才是利用函數(shù)公式進(jìn)行各種計算分析,，編制各種分析報告。Excel的最高應(yīng)用境界是構(gòu)建高效數(shù)據(jù)管理和分析模版,，讓數(shù)據(jù)分析自動化,，而不能花大量的時間總是在“高效”的做重復(fù)的事情。我已經(jīng)開發(fā)了很多高效數(shù)據(jù)分析模版的課程,，也剛剛出版了幾本關(guān)于高效數(shù)據(jù)分析模版的書籍,，比如《Excel高效人力資源管理從入門到精通（實用案例版）》、《Excel高效財務(wù)管理與分析模板應(yīng)用大全》、《構(gòu)建高效數(shù)據(jù)分析模板——職場必學(xué)的Excel函數(shù)與動態(tài)圖表高級應(yīng)用》,，感興趣的朋友可以參閱這些書籍,。