第二十九章 文書管理標(biāo)準(zhǔn)

第一節(jié) 收文管理

一,收文

收文是指收進(jìn)外部送達(dá)本單位的公務(wù)文件和材料.主要有:文件,電報,信函,內(nèi)部刊物,資料,其他文字材料.

二,收文處理

收文處理是辦公室工作的重要組成部分,任何單位都離不開這項工作.收文處理的具體方法在不同組織不盡相同,但基本步驟大體一致,是指收到文件后要組織文件運(yùn)行,直至閱辦完畢的全過程.具體任務(wù)主要有:接收,登記,擬辦,批辦,篩選,分送,傳閱,催辦,承辦和收集等.

三,接收

接收是收文處理工作的開始.在較大的組織一般分為外接收和內(nèi)接收.外接收是由收發(fā)室負(fù)責(zé),主要接收普通信件.內(nèi)接收是由辦公室秘書負(fù)責(zé),主要接收機(jī)要通信部門和專人送達(dá)的文件和材料.在一般單位,文件常常是由收發(fā)室接收,交秘書部門統(tǒng)一處理.接收工作主要包括簽收,拆封,清點(diǎn),分類.

四,簽收

簽收,是指收到文件后收件人在對方的文件投遞單或送文簿上簽字,以示收到.目的是明確交接雙方的責(zé)任,保證文件運(yùn)行的安全可靠.簽收是收文處理的第一道環(huán)節(jié),包括"收到","簽名"兩層意思.一般由秘書負(fù)責(zé)文件處理工作的人員承擔(dān).

簽收有兩種情況:一種是不接觸文件內(nèi)容,只點(diǎn)收多少信封或文件包,即通常所說的"外收發(fā)";另一種是逐份清點(diǎn)接收文件,通常由"內(nèi)收發(fā)"或文件處理部門來做.

簽收主要有三種方式:

1.簽字

簽字是指各部門之間交換文件,收方的秘書人員應(yīng)在對方的送文簿上簽字.

2.蓋章

蓋章指接收郵局和通信部門送達(dá)的文件,收方的秘書人員除在文件投遞單上簽字外還要加蓋公章.

3.收條

收方秘書人員在接收文件時,也可向發(fā)文單位出具收條.

簽收工作是細(xì)致嚴(yán)肅的工作,秘書人員一定要嚴(yán)格履行手續(xù),決不可粗心大意.在簽收文件時要特別注意以下幾點(diǎn):

(1)根據(jù)送件簿或送件清單的記載逐件檢查來件是否是發(fā)給本單位的;封皮編號是否與記載相符.如有錯投,要及時退回.

(2)檢查信件有無破損,散包,被拆現(xiàn)象.如發(fā)現(xiàn)這類現(xiàn)象,要及時查明原因.

(3)清點(diǎn)收件總數(shù)與清單上是否一致.如有不符,在未查明原因之前,可暫不簽收,待送文單位查明原因后再予簽收,以防出錯.

(4)清點(diǎn)時如遇幾種不同的文件裝在一起,首先要按文號區(qū)別開,注意有無夾帶別的文件,有無文件缺少的情況.

(5)后按頁清退的絕密文件,接收時要逐頁清點(diǎn),注意有無缺頁.

(6)經(jīng)清點(diǎn),檢查無誤后方可在送件薄或清單上簽上收件人姓名和收到日期.簽名要用鋼筆或毛筆,不能圖省事,要簽姓名全稱,字跡清晰,易于辨認(rèn).時間一般注明收到月,日,特急件應(yīng)注明幾時幾分,以備查考.

收發(fā)室與文書人員交換信件使用薄冊的登記項目要盡量簡化通用,只包括月日,來件單位,來件編號,送交單位,簽收人即可.因?yàn)楹炇帐俏募幚磉^程中最常見的工作,交換時毋須登文件的標(biāo)題,只需記個編號就可以了.

五,拆封

1.定義

拆封也叫啟封,指拆開裝有文件的信封或文件包,取出文件的過程.拆封是秘書人員特有的職責(zé),除被授權(quán)者外,其他人員不得擅自拆封.

2.拆封應(yīng)注意事項

(1)來件分揀

拆封之前要對所有來件經(jīng)過簽收和未經(jīng)簽收的(即平信)進(jìn)行分揀,即按信件不同來源進(jìn)行分類.大機(jī)關(guān)一般有專人分類管理收文,小機(jī)關(guān),單位雖只有一人管理,但分類后再處理也比較方便.分揀的同時,要對來文進(jìn)行確認(rèn),注意拆封的范圍.凡私人信件,信封上標(biāo)明"親啟","親收"字樣的,應(yīng)送標(biāo)明的收信人拆封.絕密件,一般由辦公部門負(fù)責(zé)人拆封,有的授權(quán)一般文秘人員拆封,應(yīng)視各個單位的不同情況,根據(jù)授權(quán)辦理.如是誤投,應(yīng)及時退回來件單位,以免誤事.

(2)拆封注意完好

拆封時要認(rèn)真細(xì)致,注意保護(hù)封內(nèi)文件的完好.拆封最好使用剪刀,不要用手硬撕.封筒內(nèi)文件少時,可先將封筒立起,將文件順到一端,然后從上方剪開;封筒內(nèi)文件多而不便在封口處剪的,可順著封筒的側(cè)面慢慢剪開.

(3)注意把封內(nèi)文件倒凈

對有文件清單或回執(zhí)單的,要認(rèn)真核對;對沒有文件清單或回執(zhí)單的更應(yīng)認(rèn)真檢查,防止文件或附件,單頁遺留在封筒內(nèi).如遇封筒內(nèi)未裝文件的情況,要及時與發(fā)文單位聯(lián)系,查明原因.

(4)取出的文件要單獨(dú)放置

不要與處理過的文件或其他文件混放在一起.在文件沒有登記前,不要讓無關(guān)人員亂動或取走.

(5)檢查主送單位

檢查文件上的主送(包括抄送)單位,來文單位與封皮所寫是否相符.如不相符或無法判明的,應(yīng)把封皮附在文件后面?zhèn)洳?

(6)及時裝訂

來件如未裝訂,拆封當(dāng)時就要整理好,以免一個完整的文件誤分兩處.

(7)注意封皮的保存利用

拆封后,一般不必保留封皮,但要盡可能把來件封皮集中保存一段時間再行銷毀,以備萬一發(fā)生差錯時重新檢查之用.對于印有來件單位詳細(xì)地址,電話號碼,郵政編碼等的封皮,可以剪貼一次,分類成冊,以備今后聯(lián)系時使用.屬于群眾來信的,應(yīng)將信封別在來信的后面一并處理;屬于第一次發(fā)生工作聯(lián)系的,應(yīng)將信封上的對方地址,電話號碼記下來,以便聯(lián)系.

(8)簽收回執(zhí)單

封內(nèi)裝有回執(zhí)單的,應(yīng)在回執(zhí)單上簽收并及時將回執(zhí)單退回來件單位.

六,清點(diǎn)

1.定義

清點(diǎn)就是對拆封后取出的文件進(jìn)行仔細(xì)核對檢查.這是保證文件運(yùn)行中安全,準(zhǔn)確,及時的第一關(guān),必須認(rèn)真做好.

2.清點(diǎn)工作注意事項

(1)按照來文通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題,編號,數(shù)量認(rèn)真檢對,發(fā)現(xiàn)不符,要及時采取措施.對多出的文件要及時退回,不需退的要及時銷毀.對短缺份數(shù)的,要及時通知發(fā)文單位盡快補(bǔ)齊.對錯發(fā)的,要及時通知發(fā)文單位調(diào)換改正.

(2)檢查文件是否齊全完整,如有無缺附件,缺頁,白頁,未具落款,未蓋公章等情況.在清點(diǎn)檢查中,發(fā)現(xiàn)問題,要及時采取補(bǔ)救措施.如漏掉附件或附件不全,應(yīng)通知來件單位補(bǔ)齊,待附件齊全后再行處理.對缺頁文件,如急需處理而缺頁份數(shù)又少的文件,可將缺頁復(fù)印補(bǔ)齊,以應(yīng)急需;如果一來文全部缺頁,應(yīng)退回發(fā)文機(jī)關(guān);對少數(shù)缺頁又不影響正常需要的文件,可將缺頁文件及時銷毀.切勿將缺頁文件同完整文件混在一起.對未加蓋公章的文件,應(yīng)說明情況退回發(fā)文單位;如是急件,可立即通過電話聯(lián)系,證明無誤后,一邊辦理,一邊要求來件單位蓋章補(bǔ)送.對沒有發(fā)文機(jī)關(guān)署名和日期的一般來文,可按封筒上的單位名稱和郵戳上的時間,在來文上注明,并附上封皮,而后處理.有的文件雖有日期,但離收到日期甚遠(yuǎn),也要在文件上注明郵戳日期,附以封皮,以備后查.如是重要文件未具落款和日期,一定要與發(fā)文機(jī)關(guān)核對后處理.

七,分類

1.分類的定義

分類,就是將清點(diǎn)后的文件按不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類,為登記提供方便.

2.分類標(biāo)準(zhǔn)

一般可以以發(fā)文單位,文件內(nèi)容,登記要求為準(zhǔn)進(jìn)行分類.

(1)以發(fā)文單位為準(zhǔn)分類

秘書部門收到的文件,來自不同的單位,分類時可將同一級單位的來文放在一起.分類時可將直接上級單位的來文和直接下級單位的來文放在最突出的位置.

(2)以來文內(nèi)容為準(zhǔn)分類

可將來文中需要辦理的文件和閱知的文件分開,把請示和報告分開等等.

(3)以登記要求為準(zhǔn)分類

可將來文中按需要登記和不需登記兩大類分開.

八,收文登記

登記,就是將所應(yīng)收需要登記的文件,在本單位記載入冊的工作.通過登記,給來文編號,記錄文題(內(nèi)容摘要),來源,去向,保證文件的收受和處理.登記工作也就是給來文"落戶口"的工作.需要登記的每一文件都應(yīng)在登記本上有一個位置.簡單地說,每一文件的處理過程,都應(yīng)在登記簿上留下一條清晰的軌跡.因此,登記工作是文件處理工作的基礎(chǔ).沒有科學(xué)的登記工作,就沒有科學(xué)的文件處理工作.秘書人員應(yīng)下力氣做好文件登記工作.

1.收文登記的范圍

登記范圍,是指哪些文件應(yīng)該進(jìn)行登記,哪些文件可不登記.主要根據(jù)文件的秘密程度,文件的性質(zhì),實(shí)際工作需要,文件數(shù)量多少情況自行劃定.

根據(jù)文件管理要求,有些文件材料可不登記,直接分發(fā)處理.如,一般性的簡報,公開或不帶密級的刊物,資料以及純屬事務(wù)性的便條,請柬和一般性的通知等.

2.收文登記的形式

登記形式主要有簿式登記和活頁式登記兩種.簿式登記就是使用裝訂成冊的專用登記簿,在同一頁紙上可以登記若干文件;活頁式登記就是使用未裝訂成冊的單頁登記表,一般每張登記表只登記一個文件.

簿式登記和活頁式登記形式雖有不同,但登記項目基本一致.一般都包括收文號(或順序號),收文日期,來文單位,文件標(biāo)題(內(nèi)容),文件號,密級,份數(shù),處理情況和備注等.不管采用簿式還是活頁式登記,其登記項目既不應(yīng)過繁,也不可過簡.要力求科學(xué)嚴(yán)密,既簡單清晰,又方便使用.

不論采用哪種登記形式,都應(yīng)力求達(dá)到及時,準(zhǔn)確,安全.從登記的項目看,收文號,來文單位,文件標(biāo)題(內(nèi)容),密級,文件號,份數(shù)等,都是記載文件的自然特征,應(yīng)做到隨收隨登記.登記簿上的其他各項,如轉(zhuǎn)辦,歸檔,承辦等處理情況,應(yīng)在文件運(yùn)行過程中隨處理隨登記,不要拖延.

3.收文登記方法

(1)流水式登記法

流水式登記法,就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記.同時將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上.這種登記方法的好處是手續(xù)簡便,環(huán)節(jié)較少;不足之處是不便查找.

(2)分類式登記法

分類登記就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類登記.在各類文件中可按收文時間順序依次編號登記.

4.收文登記編號

收文登記的編號,是指將收到的文件編上序號.登記和編號是緊密聯(lián)系的,只要登記,就需編號.所以,科學(xué)地編號也是搞好文件管理的重要一環(huán).編號的方法很多,不能強(qiáng)求一律,只要編號既方便自己,也方便別人就可以了.目前經(jīng)常使用的編號方法有以下幾種:

(1)流水式編號法

這種編號方法就是按收到文件的時間,不分文件種類和級別,從年初收到第一份文件編號為001開始,依次編002,003……,直到年終.這種編號方法,適用于收文較少的單位.

(2)分類流水式編號法

這種編號方法在分類登記的基礎(chǔ)上進(jìn)行.先按文件分類確定代碼,編號.每個文件的來文順序號都是由代碼與編號兩個部分組成的.比如,上級文件為第一類,它的代碼就是1,收到的第一份上級文件代碼加上順序號就可編為1001,收到第二份上級文件就編為1002,依次編到每年收到的最后一份文件;部門文件為第二類,它的代碼是2,收到的第一份部門文件代碼加上順序號就是2001,依次為2002,2003,從年初排到年終.這種編號法簡捷方便,一目了然.

(3)用收文日期作為收文編號

這種編號方法,是將收到文件的月份和日期合起來作為這份收文的編號.如1月25日收到的文件,這份文件就編為125號,12月30日收到的文件,就編為1230號.如在1月25日一天內(nèi)同時收到若干份文件,編號可寫為125A,125B,依次類推.這種編號法的好處是對每天收到的文件數(shù)量一目了然,但不利于查找.

5.收文登記標(biāo)志

收文編號之后,在分發(fā)前要在文件眉頭右上方加蓋單位收文戳記,即是收文登記的標(biāo)志.

收文戳記上所列項目,有比較簡單的,只標(biāo)明收文單位,收到日期及編號,或只標(biāo)明收文單位及編號;也有比較齊全的,不僅標(biāo)明收文單位及編號,還標(biāo)明收文份數(shù),時間等.使用收文戳記的目的是使所收文件有明顯標(biāo)志,易于識別和管理.

6.收文登記應(yīng)注意的問題

收文登記是文件處理的重要依據(jù),也是秘書人員一項經(jīng)常性的工作.秘書人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,一絲不茍的精神搞好登記.登記應(yīng)注意的問題有:

(1)要嚴(yán)格按照登記項目逐項登記,不得漏項,特別是文件標(biāo)題不能刪減.無標(biāo)題文件要登記內(nèi)容摘要,對內(nèi)容的概括要準(zhǔn)確.

(2)登記編號不得出現(xiàn)重號和跳號現(xiàn)象.

(3)字跡要清晰,工整,不要過于潦草,使別人看不懂.登記應(yīng)使用鋼筆或圓珠筆,不要使用鉛筆.

九,擬辦

擬辦是指秘書人員對來文應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批,哪一部門承辦,以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見,供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考.擬辦工作是一項很重要的工作,它是發(fā)揮秘書人員在文件處理中的參謀助手作用,節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)工作時間的有效措施.這項工作一般由負(fù)責(zé)文件處理的秘書人員承擔(dān).

單位收文中,并非全部需要擬辦.對于已經(jīng)明確固定頒發(fā)范圍和處理辦法的文件,以及一般性簡報,刊物,資料等,可以按已有的規(guī)定和慣例分發(fā)處理.

十,閱文

1.閱文注意事項

秘書人員要對來文提出恰當(dāng)?shù)臄M辦意見,首先要認(rèn)真閱讀文件,全面了解文件.不能只粗略瀏覽后,就提出擬辦意見.一般說,閱文時要弄清下面幾點(diǎn):

(1)確認(rèn)來文的主送和抄送單位

了解該文件的來龍去脈,掌握已發(fā)或應(yīng)發(fā)哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門.

(2)確認(rèn)文件性質(zhì)

根據(jù)文件標(biāo)題和內(nèi)容,確認(rèn)來文是請示性還是報告性文件,文件中提出了什么問題,是否需要辦理.

(3)確認(rèn)承辦人

對請示性文件,要弄清由誰或哪個部門承辦,應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)人指示,需要哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知.

(4)確認(rèn)文件的密級和急緩程度

對未標(biāo)明時限要求的,也要根據(jù)文件的實(shí)際內(nèi)容,判定時限要求,以便分清急緩,避免誤事.對標(biāo)明絕密的文件,要按絕密文件的處理規(guī)定辦理.

2.閱文送呈具體方法

收發(fā)員收到文件后,需要了解一下文件情況,以便采取不同辦理方式.大體上要了解下面幾種情況:了解文件內(nèi)容,擬出分發(fā)意見;了解緊急程度,如是急件,做急件傳閱處理;了解機(jī)密程度,掌握閱讀范圍;會議通知,要了解會議的時間地點(diǎn),視具體情況可采取先批后辦,先辦后批或復(fù)印同時進(jìn)行的辦法處理.總之,收發(fā)員要根據(jù)不同文件的不同要求處理收到的來文.

(1)注傳法

注傳法即注發(fā)與傳閱有機(jī)結(jié)合的一種辦文方法.此法適宜處理上級來文.上級來文一般有固定份數(shù),要固定發(fā)給某些單位或個人.這種文件的分發(fā),除固定的范圍外,要留一份傳閱(傳后存檔),并根據(jù)文件內(nèi)容在該份文件上簽署注發(fā)意見.注發(fā)意見,一般是批給需要承辦或了解該文件精神的有關(guān)單位(或人).收發(fā)員要先拿出初步意見,再交辦公室領(lǐng)導(dǎo)注發(fā),以減輕辦公室領(lǐng)導(dǎo)的工作量.注發(fā)表可與傳閱單連在一起,即"注發(fā)傳閱單".注發(fā)人同時簽傳閱范圍(單位或人),一式兩用.此表附在傳閱那份文件的前面,與文件訂在一起即可.這種方法手續(xù)簡便,文件的處理渠道清楚,能夠最大限度地發(fā)揮所收文件的作用.

注發(fā)傳閱單的文件名稱,發(fā)文號,份數(shù),分發(fā)固定人,固定單位由收發(fā)員填寫,其他需要閱文的有關(guān)單位由收發(fā)員拿出初步意見,交注發(fā)人審定,同時在傳閱批示欄進(jìn)行傳閱批示.最后,由收發(fā)員按注發(fā)意見分發(fā),按傳閱批示組織傳閱.

(2)存注法

存注法,是把存檔和注發(fā)有機(jī)結(jié)合起來的一種方法,這種方法適宜于處理下級報送的情況,資料.下級報來的情況,資料,一般不予傳閱,分發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門即可.收發(fā)員把注發(fā)單訂在留存的一份上,填上份數(shù),然后,交辦公室負(fù)責(zé)人注發(fā),此份自行留存.

(3)閱辦法

這是處理下級請示,報告的一種方法.需要有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指示辦理.收發(fā)員收文登記后,填寫"閱辦單",請辦公室負(fù)責(zé)人拿出擬辦意見,然后連同請示,報告一起送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示.閱辦單一定要填寫詳細(xì),送批要及時,對領(lǐng)導(dǎo)的批示要弄明白以備答復(fù)有關(guān)單位的詢問.

(4)擬辦批示

將請示,報告送領(lǐng)導(dǎo)批示以前,辦公室負(fù)責(zé)人對請示報告中提出的問題需要拿出初步意見供領(lǐng)導(dǎo)參考.如果情況摸得透看得準(zhǔn),可拿出一個比較肯定的意見;如果看不準(zhǔn),可同時拿出幾個意見供領(lǐng)導(dǎo)斟酌.

①擬辦批示前弄清下列情況:弄清文件講的什么事情;文件提出的問題,是否需要辦理,什么時間完成,有什么要求;文件內(nèi)容是何人何部門主管;文件的內(nèi)容與何人何部門有關(guān)系;文件的內(nèi)容需要何人何部門了解;文件的緩急要求;機(jī)密程度等.

②擬辦意見.

"擬辦意見"應(yīng)做到簡要明確,閱批對象準(zhǔn).其形式經(jīng)常碰到的有以下幾種:

a."請××,××閱."此件就是請某領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦人員閱.知道有此事即可,文件閱畢就可歸檔.

b."請常委(或縣長或領(lǐng)導(dǎo)班子)傳閱."說明此件涉及面較廣,必須讓有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦人員了解情況.

c."請××閱示."說明此件還要辦理或需作傳達(dá)貫徹.某領(lǐng)導(dǎo)閱后要提出辦理或貫徹執(zhí)行的意見.再由本身,或轉(zhuǎn)有關(guān)部門,有關(guān)人員去執(zhí)行.

d."請××,××閱示."此形式與(c)相同.只不過因文件所述之事涉及面較廣,需由不同分工的領(lǐng)導(dǎo)共同提出處理意見,再行辦理.

e."請××閱,并由××處理."說明此件本來交有關(guān)人員辦理即可,但內(nèi)容有一定重要性,需讓某分工的負(fù)責(zé)人知道.

f."此件請常委傳閱,并建議研究."說明文件重要,必須由領(lǐng)導(dǎo)班子集體學(xué)習(xí),研究,商討貫徹執(zhí)行意見.

g."請××閱示.我意此件××辦理為好."不但將文件批請領(lǐng)導(dǎo)閱,且提出初步處理意見.這是辦公(秘書)部門負(fù)責(zé)人當(dāng)好參謀的一種方式.

h."請××閱辦(辦理)."直接批請經(jīng)辦人按文件精神辦好應(yīng)做的事,簡要,明確.

i."請××閱辦.辦畢請向××(或領(lǐng)導(dǎo)班子)作口頭(或書面)匯報."形式同(i).只不過要辦的事較重要,需在辦理完畢后再作匯報.

j."此件存查."說明文件屬一般性質(zhì).辦公(秘書)部門知道此事即可,不必傳閱,辦理.

k."此件在……提法不妥.應(yīng)重作研究(或調(diào)查)再行報告."可以看出,此件是下級單位的報告.因有重大缺陷,要求報告部門重新研究,再行上報.辦公部門負(fù)責(zé)人實(shí)際上是單位的參謀長,他可在職責(zé)范圍內(nèi)全權(quán)處理有關(guān)事宜.這種做法可為領(lǐng)導(dǎo)減輕不必要的負(fù)擔(dān).

l."此件較好(或:在……上有價值),建議批轉(zhuǎn).請××閱示."有些下級單位的報告(調(diào)查報告),為的是讓領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)知道這件事,并不要求批轉(zhuǎn).但辦公部門負(fù)責(zé)人從全局(或某個局部)看,此件有批轉(zhuǎn)價值,建議負(fù)責(zé)人考慮.

總之,從某個側(cè)面說,"擬辦意見"是面鏡子,它可"照"出辦公(秘書)部門負(fù)責(zé)人業(yè)務(wù)水平,工作經(jīng)驗(yàn)和文字表達(dá)能力.簽署時必須慎重,對上要用審閱,閱示,批示,閱這些上行語言,切勿直通通地落批,象是發(fā)命令.對平,對下雖然不必用上行語言,但也要注意語言的科學(xué)性,使人在心理上易于接受.

③送批后處理.

文件經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)同志提出擬辦意見后,即可進(jìn)行處理.在處理時,要注意以下幾個問題:

a.急件急處理

對有些時間要求很急的送批件(如召開會議,接待外賓等),應(yīng)作為急件處理,并向領(lǐng)導(dǎo)請示文件的時限要求;需要送外單位的,應(yīng)在信封上面注明"急件",限時送達(dá),或通知來取.

b.領(lǐng)導(dǎo)批示字跡不清楚的,幫助抄清

有些批件,字跡往往不夠清晰,遇到這種情況,應(yīng)將批示抄清,并注明"抄清件"附后,以確保檔案質(zhì)量.

c.認(rèn)真登記辦公室負(fù)責(zé)人的擬辦意見

對辦公室負(fù)責(zé)人的擬辦意見(包括文件的流轉(zhuǎn)程序),應(yīng)在收文登記簿上認(rèn)真登記,做到離開批件也能看出文件的辦理情況和文件的流向.登記時如發(fā)現(xiàn)缺少批示日期,應(yīng)及時幫助注上,以備日后查考.

(5)摘要注辦

收發(fā)員應(yīng)把收文處理的主要經(jīng)過和處理結(jié)果在文書處理單上作出簡短的注明,以備查考.發(fā)復(fù)文或用電話以及當(dāng)面答復(fù)交代的,應(yīng)注明復(fù)文號或交代的人員,地點(diǎn),時間,主要精神等.

注辦是一項容易被忽視但卻是十分必要的工作.因?yàn)槲臅幚砣藛T經(jīng)手處理的事情很多,天長日久,很難件件都記得十分清楚,而且遇有人員分工調(diào)整或變動,接辦這件工作的人員便不易弄清過去文書處理的具體情況,遇有需要查考或領(lǐng)導(dǎo)詢問,就會無所適從.

十一,批抄

批抄是收文處理工作用語之一,包含"請批"和"抄發(fā)"兩層意思.批抄就是要解決來文請誰批,送誰閱的問題.批抄包含在擬辦過程中,就是給收文安排一個合理的流向.

批抄工作應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

1.仔細(xì)閱讀文件,弄清文件是否需要辦理,時限要求及密級,以便按要求及時,準(zhǔn)確,保密地辦好文件.

2.對需要辦理的文件(包括需批準(zhǔn),批示,轉(zhuǎn)發(fā)等),根據(jù)內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)分工,提請主管領(lǐng)導(dǎo)批示;需要職能部門辦理的,則根據(jù)其職責(zé)分工,直接注請有關(guān)部門辦理.

3.本著"方便工作,有利保密"的原則,確定抄發(fā)(分送)范圍.

4.對須辦文適時進(jìn)行檢查和催辦,以免誤事.

十二,加抄

加抄亦稱加發(fā)指來文經(jīng)過批抄分發(fā)之后,又要增發(fā)某些單位和個人.加抄的原因大體有:

1.原來批抄時考慮不周,漏抄了某些直接有關(guān)的單位或個人.

2.因?yàn)榍闆r發(fā)生變化,需要增發(fā)給原來沒有抄送的某些單位和個人.

3.領(lǐng)導(dǎo)閱后批示要發(fā)給某些單位或個人.因此,加抄是收文處理過程中的補(bǔ)充程序之一.

十三,請辦

請辦指經(jīng)授權(quán)的文書工作人員將需要辦理的文件直接注明送請主管業(yè)務(wù)部門辦理.請辦是擬辦意見的一種,可在文件上注明"請××辦理","請××閱處",并加蓋公文處理章.

請辦工作的程序是:

1.仔細(xì)閱讀原文,確認(rèn)是否需要辦理及主要解決什么問題.

2.根據(jù)職能部門的業(yè)務(wù)分工,確定由哪個部門辦理(拿不準(zhǔn)的可先電話聯(lián)系).

3.涉及幾個部門辦理的事項,需請一個綜合部門牽頭,以便協(xié)調(diào).

4.在文件左上角注明:"請××部門辦"或"請××部門商×××,××部門辦".

5.注意及時催辦和落實(shí).

十四,請批

秘書人員將收文送請領(lǐng)導(dǎo)批辦,叫"請批".請領(lǐng)導(dǎo)批辦文件,一般要附上公文處理單,以便領(lǐng)導(dǎo)指示具體意見.請批是擬辦的重要環(huán)節(jié),也可以看作是擬辦意見的主要內(nèi)容.

請領(lǐng)導(dǎo)批辦文件,要向領(lǐng)導(dǎo)同時提供背景情況,供批示時參考.如果來文同以前的文件有關(guān),應(yīng)將有關(guān)文件一并附上;如果來文單位以前請示過同類問題,應(yīng)將過去的來文和處理情況找出附上;如果有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對來文所提問題有過批示,最好仍請原領(lǐng)導(dǎo)人批示,若原領(lǐng)導(dǎo)人不在,必須請另一位領(lǐng)導(dǎo)人批辦時,應(yīng)將原領(lǐng)導(dǎo)人批示意見附上或?qū)懮?以免前后不一致.請領(lǐng)導(dǎo)批示,一般來說,有三種情形,三種寫法:

1.寫明處理方案

經(jīng)過深思熟慮,對上級來文如何貫徹,下級請示問題如何解決有一個具體處理意見,應(yīng)該用簡單,明確的語言,盡可能把處理方案寫明;如果有兩種或兩種以上的處理方案,也一并提出,同時表明自己的傾向性意見,供領(lǐng)導(dǎo)決策參考.這種情形可以在公文處理單上寫上"請××批示",下邊寫上具體方案.

2.寫明處理部門

提不出具體方案,但可以提出由哪個部門去辦,這種情形可以在公文處理單上寫上:"請××批示,擬請××部門辦理",或者"請××批示,擬以××部門為主,會同××部門處理".

3.寫明指示人

對重大問題不便發(fā)表意見的或者不能確定應(yīng)該由哪個部門承辦的,則在公文處理單上注明"請××批示"即可.

十五,批辦

1.批辦的定義

批辦是單位主管領(lǐng)導(dǎo)對收文的處理所作的批示,它是收文處理過程中的一個重要環(huán)節(jié).批辦意見的正確與否,恰當(dāng)與否,直接影響文件準(zhǔn)確,及時處理.怎樣進(jìn)行批辦,要視文件的內(nèi)容而定.一般來說,需要貫徹落實(shí)的文件,通常有兩種批辦方法:一是先批請單位領(lǐng)導(dǎo)人閱示;二是同時批送有關(guān)部門提出具體貫徹落實(shí)意見.需要辦理和答復(fù)的文件,要批明承辦部門,承辦人,承辦期限及處理要求和方法等.需由兩個以上部門承辦時,要明確指定牽頭的部門即主辦單位,避免互相推諉,造成拖延和積壓.對緊急重大和有疑難問題的文件,應(yīng)首先請領(lǐng)導(dǎo)人閱示,然后再按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理.閱知性文件,要根據(jù)文件內(nèi)容批明需閱知的領(lǐng)導(dǎo)人,部門和范圍即可.

2.批辦意見的格式及語氣

批辦意見沒有固定不變的格式.一般來說,對必須辦理和答復(fù)的來文,批辦時用比較肯定的語氣.如"請××辦理","請××批示","請××審示"等.這類批辦意見,承辦部門或承辦人必須提出答復(fù)意見,不能辦理的,要說明原因.對有些文件,批辦人也可以提出原則性的辦理意見.

對于雖提出問題卻并非必須予以答復(fù)的來文,批辦時則不必用肯定語氣.如有些來文在結(jié)尾寫有"如有不妥,請批示","不妥之處,請予指示"等,就屬于可辦可不辦的范圍.掌握的原則是有無問題,有問題就答復(fù),無問題就勿需答復(fù).批辦這類文件可使用"請××審閱","請××閱","請××閱酌","請××研究"等.這類批辦意見,常用于閱知性文件.

3.批辦的注意事項

批辦文件是領(lǐng)導(dǎo)的工作,一般應(yīng)當(dāng)注意以下問題:

(1)批辦要在認(rèn)真閱讀文件的基礎(chǔ)上,針對來文提出的問題和要求,明確地指出處理的原則和方法.有擬辦意見的,要表明是否同意,有什么補(bǔ)充或糾正的意見,不可輕易簽署"同意","閱",更不可輕易劃個圈,打個勾了事.批辦用語要明確,簡要,使承辦人能清楚了解領(lǐng)導(dǎo)意圖,不能模棱兩可,讓承辦部門無所適從.如果領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為需要詳細(xì)交待領(lǐng)導(dǎo)意圖,提出具體處理意見,而公文處理單上"領(lǐng)導(dǎo)批示"一欄容納不下時,也可另紙批示.

(2)批辦要及時,承辦部門要選擇準(zhǔn)確,不能多頭批送,以多代準(zhǔn),避免造成責(zé)任不清,互相依賴,影響文件的及時處理.

(3)批辦領(lǐng)導(dǎo)人要在批示意見后面簽上自己的姓名和日期.姓名要寫全名,不要只寫一個姓.免得重姓時不易辨認(rèn).日期要注明年,月,日,至少要注明月,日,不要只寫一個日子.緊急而又重要的文件,批辦時還要規(guī)定時限,注明批辦的月,日,時,分.

(4)批辦意見要寫在"文件處理單"的"批辦意見欄"內(nèi),一般不要寫在文件的天頭和頁邊上,更不要寫在文件左側(cè)裝訂線以外或左側(cè)空白處,以便于文件的整理和保存.書寫時要用鋼筆,毛筆或?qū)Ｓ脠A珠筆,不要用鉛筆和一般圓珠筆.以保持字跡牢固.字跡要清晰可辨,不要模糊潦草,以致日后難辨.這些都是文書處理的一般要求,領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該模范地遵守,為一般工作人員樹立榜樣.

十六,篩選

1.篩選的定義及作用

篩選,是指秘書人員對所收文件,簡報,資料,刊物進(jìn)行鑒別和"提純"的工作,屬文件處理過程中不可缺少的一環(huán),也是節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)閱文時間,提高工作效率的重要措施.

篩選,是一項十分重要的直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作,必須做得及時,準(zhǔn)確.秘書人員在篩選工作中既要積極主動,認(rèn)真把關(guān),不能圖省事,怕麻煩,不能因怕選不準(zhǔn)擔(dān)責(zé)任,而不去進(jìn)行篩選;又要細(xì)致慎重,一絲不茍.只有這樣才能保證文件篩選的及時性和準(zhǔn)確性,才能做到讓領(lǐng)導(dǎo)該閱的文件不漏閱,可以不看的文件不多看,保證領(lǐng)導(dǎo)能夠做到信息靈通,情況明了,正確駕馭形勢,做好工作.

2.篩選的辦法

要搞好篩選,不僅要求秘書人員要重視這項工作,認(rèn)真對待這項工作,還必須掌握科學(xué)的篩選方法.一般地說,篩選方法主要有以下幾種:

(1)按照文件內(nèi)容進(jìn)行篩選

①必閱件

這類文件是指領(lǐng)導(dǎo)必須看到的文件,也是秘書人員必須送達(dá)的文件.主要包括:上級單位有關(guān)重大方針政策及涉及全局性工作部署的文件;本級下發(fā)的文件,材料,所屬部門及下級單位重要的情況報告;上級單位和本級單位召開的重要會議文件.

②批辦件

這類文件是指需要領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件.主要包括:上級單位下發(fā)的專項業(yè)務(wù)文件;所屬部門及下級單位呈報的專項請示;非隸屬關(guān)系部門商洽工作必須表示意見的來函等.

③參閱件

參閱件是指供領(lǐng)導(dǎo)參閱的文件.主要包括:下級單位,所屬部門報送的一般文件,簡報及其他參考材料.

對于這三類文件要區(qū)別情況,分別處理.屬于"必閱件",一般應(yīng)分送單位各位領(lǐng)導(dǎo),不要剔出;屬于"批辦件",可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工,呈送主管領(lǐng)導(dǎo)閱批,不必分送其他領(lǐng)導(dǎo);屬于"參閱件",可以根據(jù)文件內(nèi)容分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和綜合部門.

(2)按照領(lǐng)導(dǎo)人分工進(jìn)行篩選

單位的領(lǐng)導(dǎo)都各有分工,各有主管的部門.在篩選文件時要根據(jù)文件內(nèi)容所涉及的方面,屬于哪位領(lǐng)導(dǎo)分管的,就送哪位領(lǐng)導(dǎo)閱.一般說,上級有關(guān)部門的專項業(yè)務(wù)文件除全局性的外,應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)分工送閱.如關(guān)于宣傳工作的文件材料,送主管宣傳工作的領(lǐng)導(dǎo)即可,其他方面的領(lǐng)導(dǎo)就可以不送.

(3)按照領(lǐng)導(dǎo)閱文習(xí)慣篩選

有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡多了解一些情況,多掌握一些信息,有的則希望少而精.因此,篩選文件時要因人而異,適當(dāng)掌握分發(fā)數(shù)量.對喜歡多看文件的領(lǐng)導(dǎo)要多送一些,方方面面的文件均可適當(dāng)送閱讀,以使其更多地了解情況.對有些領(lǐng)導(dǎo)因工作關(guān)系沒有更多時間多看文件,則可有選擇地少送些.但必須做到該送的必送,該讓領(lǐng)導(dǎo)知道的必須讓領(lǐng)導(dǎo)知道.而只能對那些可送可不送的文件才可以經(jīng)過選擇少送或不送.

(4)對文件進(jìn)行必要地提煉和綜合

呈送領(lǐng)導(dǎo)的文件,如果文字太長,秘書人員應(yīng)在呈送之前寫一簡單明了的"內(nèi)容提要"附上.

十七,分送

分送,是指秘書人員對所收到的各種文件,材料,資料,按照領(lǐng)導(dǎo)批辦意見和固定的分發(fā)辦法分別送達(dá)單位領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門.

1.分送原則

分送文件總的原則應(yīng)當(dāng)是準(zhǔn)確及時,主次分明,手續(xù)嚴(yán)密.

(1)準(zhǔn)確及時

準(zhǔn)確及時就是要求秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)批辦和可以按常規(guī)處理的文件迅速無誤地分發(fā)送達(dá).一般應(yīng)做到當(dāng)日文件當(dāng)日送出,急件和有時限要求的文件要立即送出,不準(zhǔn)壓誤,拖拉.

(2)主次分明

主次分明就是要根據(jù)文件內(nèi)容和急緩程度,保證重點(diǎn),優(yōu)先送給主要領(lǐng)導(dǎo),主管領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門.對同一內(nèi)容數(shù)量較多的文件,單位主要領(lǐng)導(dǎo),主管和承辦部門可以同時分送.如只有一份文件,準(zhǔn)許復(fù)印,有條件的,可以復(fù)印后同時分送;不準(zhǔn)復(fù)印的,根據(jù)內(nèi)容有的先送主管領(lǐng)導(dǎo),有的先送承辦部門,但要以不誤事為前提.

(3)手續(xù)嚴(yán)密

手續(xù)嚴(yán)密就是分送文件要建立并執(zhí)行登記交接制度.無論送往外部門的文件,還是送給領(lǐng)導(dǎo)的文件都要履行簽收手續(xù).送給領(lǐng)導(dǎo)的文件有秘書的可由秘書代為簽收,沒有秘書的,應(yīng)請領(lǐng)導(dǎo)本人簽收,或由秘書人員在登記簿上注明什么時間送給了哪一位領(lǐng)導(dǎo),不能因?yàn)槭墙o領(lǐng)導(dǎo)送文件就忽略了登記或簽收手續(xù).

2.分送辦法

分送,可以分為秘書人員直接分送和交由單位通信員轉(zhuǎn)送兩種辦法.一般地說,單位的領(lǐng)導(dǎo),與辦公部門同樓辦公的其他部門均應(yīng)由秘書人員直接送達(dá).距單位較遠(yuǎn)的其他部門則可交由通信員轉(zhuǎn)送.

如果文件種類多,分送給的文件要建立專用文件分送登記簿.登記項目包括時間,文號,文件名稱,收文號,簽收人,備注等.外送文件也要建立專項文件交接簿.項目包括日期,收文號,密級,轉(zhuǎn)送單位,件數(shù),封號,簽收人,備注等.但如果文件種類不多,分送部門少,也可不必建文件分送簿,直接在收文登記簿上簽收即可.

3.分送要求

為保證文件分送準(zhǔn)確,處理迅速,秘書人員在分送文件時應(yīng)注意做到以下幾點(diǎn):

(1)分送的文件一般均應(yīng)在文件眉頭右上方加蓋收文戳記,填明編號,收文日期等.對不需要登記的一般文件,簡報等,也要在文件右上角寫上領(lǐng)導(dǎo)的名字和部門名稱,以示區(qū)別.

(2)凡應(yīng)由承辦部門辦理的文件,要附上供領(lǐng)導(dǎo)批辦意見的《來文承辦卡片》.涉及幾個承辦部門的,要將《來文承辦卡片》復(fù)印分別附在原文文件上.

(3)要求退回歸檔的文件,要在文件上標(biāo)明"閱后請退回歸檔"字樣,以便及時收回,防止散失.

(4)傳閱的文件要填寫文件傳閱單.

(5)需要請領(lǐng)導(dǎo)批示的文件,如送一位領(lǐng)導(dǎo),要附上《收文承辦卡片》.需要同時分送幾位領(lǐng)導(dǎo)并需要領(lǐng)導(dǎo)表明意見的文件,為避免領(lǐng)導(dǎo)互相批閱,分送時要附上《領(lǐng)導(dǎo)批示單》.

十八,傳閱

1.傳閱的定義及作用

傳閱,是指兩個以上人員或部門輪流傳看一份文件.它是解決文件數(shù)量少而應(yīng)閱人員多的矛盾的方法.有時為了使領(lǐng)導(dǎo)之間或部門之間相互了解各自對某文件的看法,意見態(tài)度,也采用傳閱辦法,因此傳閱也是領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)經(jīng)常采用的一種方式.這項工作在文件處理工作中占有很重要的地位.文件傳閱工作一般由負(fù)責(zé)文件處理工作的秘書人員承擔(dān),但若傳閱文件較多,往往確定專人負(fù)責(zé).

文件傳閱,不僅是為解決文件數(shù)量少,需要看文件的人員多的矛盾而采用的一種方法,事實(shí)上它已經(jīng)成為領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù),互通信息的一種有效方式.

2.傳閱的方法

(1)分送傳閱

這種傳閱辦法是由辦公部門負(fù)責(zé)文件處理的秘書人員和專職負(fù)責(zé)傳閱的人員,將需要傳閱的文件直接送給應(yīng)閱人員.其辦理流程是:先送第一應(yīng)閱人,第一應(yīng)閱人退回后,再送第二應(yīng)閱人,依次傳閱.應(yīng)閱人相互之間不橫傳文件,均由秘書人員采用一送一退的辦法直接傳閱.

(2)集中傳閱

這種傳閱辦法就是利用單位領(lǐng)導(dǎo)集中學(xué)習(xí)或開會的機(jī)會將緊急而又簡短的傳閱件集中傳閱.這項工作常由負(fù)責(zé)組織會議的秘書人員來承擔(dān).傳閱盡量利用會前或會后進(jìn)行.文字較長的文件,不宜采用這種辦法,以免影響領(lǐng)導(dǎo)開會.利用會議傳閱文件,可使那些急而短的文件,得到很快處理.

(3)設(shè)立閱文室

在有條件的單位,應(yīng)建立機(jī)要閱文室,由秘書(文書)人員管理,有關(guān)應(yīng)閱人員應(yīng)盡量到閱文室閱讀文件.閱文后也應(yīng)在傳閱單上簽名,便于管理人員掌握,防止漏閱.

(4)橫傳

橫傳又稱"接力式傳閱".即文件從辦公部門送出后,第一應(yīng)閱人(甲)閱后傳至第二應(yīng)閱人(乙),第二應(yīng)閱人閱后再傳至第三應(yīng)閱人(丙),傳閱文件象接力棒一樣逐次傳遞,直至由最后一位閱文人將文件退回辦公部門.這種傳閱方式走的直線,減少了中間環(huán)節(jié),因此可以加快傳閱速度.其缺點(diǎn)是容易失控,只有在特殊情況下,比如時間緊迫,兩個閱文人辦公地點(diǎn)又比較近,與其由中心點(diǎn)周轉(zhuǎn)不如由兩個閱文人之間交接來得快時,方可進(jìn)行橫傳.橫傳交接時,閱文雙方必須在辦公部門"掛號"和"銷號",讓辦公部門及時掌握文件的去向.

(5)回傳

后邊閱批人的批示意見需要向前邊已經(jīng)作過批示的領(lǐng)導(dǎo)通報,這個倒流傳閱的過程稱作回傳.回傳是文件傳閱工作中的一種重要的不可缺少的形式.常有這種情況,甲對一個文件作了批示,要求傳給乙和丙閱知.乙同意甲的意見,而丙卻批了一些同甲相反的意見.這時秘書部門就應(yīng)考慮將丙的批示回傳給甲和乙,目的是使他們的意見能夠互通.對于一些批交部門辦理的傳閱件,如果領(lǐng)導(dǎo)的意見不一致,承辦部門就會無所適從.處理這類傳閱件時,拿不準(zhǔn)的應(yīng)征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見后再回傳.還有一種情況是,盡管幾位閱批人的意見基本一致,但后邊閱批人對前邊閱批人的意見作了重要補(bǔ)充,這時也應(yīng)考慮將回批意見回傳給前面作過批示的人.

(6)專傳

由專人將傳閱文件送給,傳給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的過程稱為專傳.這種傳閱方式只有在兩種比較特殊的情況下采用:一是特急件;二是絕密件.指定執(zhí)行專傳任務(wù)的人應(yīng)是頭腦清楚,辦事謹(jǐn)慎的秘書工作人員,他的職責(zé)是嚴(yán)格按照限定的知密范圍,親自將特急件或絕密件按指定時間迅速送達(dá)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱處,坐等領(lǐng)導(dǎo)閱完后馬上送其他領(lǐng)導(dǎo),直到傳完為止.采用專傳方式可以減少中間環(huán)節(jié),節(jié)省時間,大大加快傳閱速度,避免費(fèi)時誤事.同時,又可以縮小知密范圍,確保文件的絕對安全.

(7)分卷傳閱

分卷傳閱,即把經(jīng)過篩選要領(lǐng)導(dǎo)傳閱的文件按不同類型,一定層次放在文件夾里供領(lǐng)導(dǎo)閱示,是一個行之有效的文件傳閱方法.單位不同,傳閱文件的性質(zhì)不同,其分卷方法也不同.哪種情況使用哪種分卷方法最好,卷內(nèi)的文件又如何恰到好處地排列,需要認(rèn)真研究推敲.

①三種分類方法

a.按傳閱對象分卷

按傳閱對象,每人每天分一卷.具體方法是:傳閱范圍的閱文人(或單位),每人固定一個卷夾,卷夾上標(biāo)明閱文人姓名(單位).負(fù)責(zé)文件傳閱的辦公室人員,接辦公室負(fù)責(zé)人指示的傳閱范圍和傳閱順序把文件分別放到貼有領(lǐng)導(dǎo)姓名,部門名稱的文件夾里,然后送到領(lǐng)導(dǎo)和部門辦公室.第二天將所有的卷夾收回,按上述方法更換各卷夾內(nèi)的文件后,再送往各有關(guān)辦公室.如此周而復(fù)始,每天組一次卷,傳一個人或一個部門.這種方法適宜傳閱對象少,傳閱的文件不多的情況,縣以下機(jī)關(guān)單位,均可采用這種方法.它的優(yōu)點(diǎn)是:文件夾少,便于管理,一天一換,流轉(zhuǎn)有序;夾主明確,承送無誤.

b.按文件類目分卷

把文件分成不同類型組卷,卷面貼上一號卷,二號卷,三號卷,以此類推,然后再按辦公室負(fù)責(zé)人的批示范圍,順序進(jìn)行傳閱.由于卷內(nèi)文件較少,一般是三五份,所以閱文者有時間即可看一卷.

分類的類目既要按文件內(nèi)容分,組織人事方面的,要按發(fā)文單位分,如上級來文的,下級來文的等等;最后還要按文件種類分,如正式文件,簡報,參閱資料等等.這種類目不是一成不變的,在一個單位每天都有不同的變化.

這種組卷方法的優(yōu)點(diǎn)是:一卷一類,文件內(nèi)容相近,便于閱讀思考,領(lǐng)導(dǎo)有時間就多看一卷,沒時間就少看一卷,閱文靈活.缺點(diǎn)是:文件夾多,一般要幾十個,不便管理;由于有的領(lǐng)導(dǎo)一下子可收到幾個卷,一天可能看不完.

c.一文一卷

這種方法是上兩種方法的補(bǔ)充.即遇有絕密件,急件,請示件,會議通知件時使用.所以,一文一卷是為了力求縮短傳閱時間.這種傳閱的卷夾上都有醒目的標(biāo)志,負(fù)責(zé)傳閱的人員可以拿著傳閱夾依次請領(lǐng)導(dǎo)閱示簽字;不太急的也可放在領(lǐng)導(dǎo)辦公桌最顯眼,最上面的位置,便于領(lǐng)導(dǎo)盡早閱看.

②文件目錄卡

每個供傳閱的卷夾都要附一張《文件目錄卡》,供領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件時參考.一般夾在文件夾的"封二",也可夾在夾內(nèi)所有文件的前面,這要看文件夾的"封二"有沒有能夾卡片的"兜兒".夾在"封二"上的叫《文件目錄卡》,夾在文件上面的叫《文件目錄單》.文件目錄卡(單)有卷內(nèi)各份文件的名稱,發(fā)文號,送文時間,收文時間及閱文人等項目.

③輔助工作

在文件送批傳閱前,還要做好以下兩項工作:

a.統(tǒng)一翻閱方向

由于公文裝訂方式不同,翻閱方向也不一致,所以在登記編號后,填寫傳閱單前要將它們統(tǒng)一起來,一律向左翻閱.

b.傳閱夾內(nèi)要有閱文規(guī)定

一般由負(fù)責(zé)傳閱的辦公室人員擬定,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人與各位領(lǐng)導(dǎo)溝通.閱文規(guī)定可貼在文件夾的"封二"或"封三"上.閱文規(guī)定包括以下內(nèi)容:嚴(yán)格執(zhí)行《保密守則》;文件應(yīng)在辦公室內(nèi)閱讀;及時閱讀,閱后請簽字;需要有關(guān)部門閱辦的文件,請領(lǐng)導(dǎo)批示后由機(jī)要員負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)送,不要橫傳.

3.傳閱登記

文件傳閱要建立登記制度,設(shè)《傳閱文件登記簿》.

《傳閱文件登記簿》一般可采用簿式.登記項目主要包括:收文號,收到時間,來文號,來文時間,文件標(biāo)題,份數(shù),密級,傳閱記錄,領(lǐng)導(dǎo)批示,備注等.這種登記,主要是記載傳閱件的運(yùn)行情況,掌握文件的行蹤.使用這種登記簿,要將文件分類,用口取紙隔開,同類文件登記在一起,以便查找.在傳閱件上還可附《文件,刊物傳閱單》,用于記錄傳閱件送出和閱完時間以及領(lǐng)導(dǎo)批示.秘書人員送傳閱件時,要在傳閱單中領(lǐng)導(dǎo)名字下方的空格內(nèi)標(biāo)明送閱和退回時間.文件傳閱完畢,要標(biāo)明文件去向.閱文人在閱完文件后,要在傳閱單中"閱退時間"欄內(nèi)注明閱完時間.

如果每次送領(lǐng)導(dǎo)的傳閱件較多,為嚴(yán)密手續(xù),在送出時可將傳閱的文件登記在《文件分送登記簿》同一橫格內(nèi),請領(lǐng)導(dǎo)專職秘書簽收,或由秘書人員標(biāo)明送給哪位領(lǐng)導(dǎo),以便查找.在傳閱過程中,要將《傳閱文件登記簿》,《文件,刊物傳閱單》和《文件分送登記簿》配合起來使用,就能有效地控制傳閱件,加快傳閱速度,防止散失.如果領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)少,傳閱件不多,可以不設(shè)《傳閱文件登記簿》,直接在《收文登記簿》上做記載,但也應(yīng)有《文件,刊物傳閱單》.

4.傳閱要求

各級秘書部門組織傳閱文件的任務(wù)都很重,特別是在較大機(jī)關(guān),每天都有大量文件需要傳閱.為了保證傳閱工作順利進(jìn)行,秘書人員和專職負(fù)責(zé)傳閱文件的秘書人員在傳閱工作中要注意做到以下幾點(diǎn):

(1)文不橫傳

傳閱文件必須保證在秘書人員和每個應(yīng)閱人員之間分別運(yùn)轉(zhuǎn),不允許拋開秘書人員在應(yīng)閱人員之間自行橫傳.橫傳文件危害很大,因?yàn)閼?yīng)閱人之間傳遞文件沒有嚴(yán)密的手續(xù),相互混傳,會使秘書人員對傳閱件失去控制,一旦發(fā)生丟失,既不能及時發(fā)現(xiàn),又難以分清責(zé)任.

(2)掌握傳閱范圍

秘書人員在傳閱文件時,一定要嚴(yán)格按照規(guī)定范圍和領(lǐng)導(dǎo)批辦范圍組織傳閱.既不能任意擴(kuò)大,也不能隨意縮小,不能多傳一人,也不可少傳一人.

(3)控制文件運(yùn)行

文件傳出后,秘書人員要及時了解和掌握文件的運(yùn)行情況.要根據(jù)閱文對象的工作安排和活動規(guī)律隨時調(diào)整傳閱順序,并經(jīng)常檢查《傳閱文件登記簿》和《文件,刊物傳閱單》,了解傳閱件有無積壓情況,掌握文件的行蹤,及時詢問催退.對緊急文件,更要注意隨時催閱,加快文件的運(yùn)行速度.

(4)認(rèn)真檢查處理

傳閱件退回后,秘書人員要對退回的文件進(jìn)行認(rèn)真的檢查.一查閱文人是否閱過并標(biāo)明閱完時間;二查閱文人有無指示意見和對需要印發(fā)的文件有無修改意見;三查傳閱件有無缺損,附件是否完整;四查傳閱件是否傳閱時間過長,內(nèi)容是否時過境遷.

秘書人員要根據(jù)檢查中發(fā)現(xiàn)的情況對傳閱件及時進(jìn)行認(rèn)真處理.對領(lǐng)導(dǎo)有指示的或?qū)ξ募行薷囊庖姷?應(yīng)將指示或修改意見及時通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門,或按領(lǐng)導(dǎo)指示做適當(dāng)處理.對傳閱件發(fā)生破損或附件不完整的要及時查明原因;對內(nèi)容已時過境遷的傳閱件或應(yīng)閱人員通過其他方式已經(jīng)了解了該傳閱件內(nèi)容的,要及時剔出停傳,以減少不必要的傳閱;對已全部傳閱完畢的文件,可以按辦公部門領(lǐng)導(dǎo)批示意見,及時處理,并將文件去向,領(lǐng)導(dǎo)批示及處理情況,一并記載在《傳閱文件登記簿》上,以備查用.

十九,催辦

1.催辦范圍

文件處理過程中的催辦,是指在需要辦復(fù)文件的承辦過程中的督促檢查工作.它的具體范圍應(yīng)當(dāng)包括:

(1)上級單位主送本單位并需要具體實(shí)施,貫徹執(zhí)行的文件.

(2)所屬部門及下級單位主送本單位的請示及其他需要辦理的文件.

(3)平行或不相隸屬單位發(fā)來商洽,征詢事務(wù)需辦理或答復(fù)的函件.

文件處理工作中的催辦工作包括兩個方面:一是對內(nèi)催辦,就是對本單位內(nèi)部文件的情況進(jìn)行督促催辦;二是對外催辦,就是對本單位發(fā)往其他單位并需回復(fù)的文件進(jìn)行催辦.秘書部門催辦工作的重點(diǎn)應(yīng)放在對內(nèi)催辦上,對外催辦一般可由單位主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé).

2.催辦方法

(1)電話催辦

電話催辦比較簡便易行,就是由負(fù)責(zé)催辦的秘書人員直接打電話給承辦部門或承辦人,詢問了解文件承辦的情況,并將什么時間打的電話,受話人是誰,辦理情況等記錄在催辦登記上,以便下次催辦或銷辦.

(2)發(fā)函催辦

負(fù)責(zé)催辦的秘書人員通過書面形式發(fā)函給承辦部門或承辦人,督促和了解承辦件的辦理情況.發(fā)函催辦一般多使用《催辦卡片》.《催辦卡片》項目主要包括文件標(biāo)題,來文號,來文單位,交辦時間,主辦單位,領(lǐng)導(dǎo)批示摘要,辦理結(jié)果等.辦公部門使用《催辦卡片》時可一式兩份,一份發(fā)給承辦部門,一份留做備查.也可以只填一份發(fā)給承辦部門,將《催辦卡片》的發(fā)出時間,編號記錄在催辦登記上.承辦部門接到《催辦卡片》后,要將辦理情況和結(jié)果填寫在《催辦卡片》上,退給催辦部門.對尚未辦結(jié)的文件,辦公部門可再次發(fā)出《催辦卡片》,直到承辦部門辦理完畢.

(3)登門催辦

登門催辦就是負(fù)責(zé)催辦的秘書人員親自到承辦部門面對面了解和詢問文件的承辦情況,督促盡快辦理.登門催辦的方法,能使彼此都可以說明情況,并能引起承辦部門的重視,有些問題可以當(dāng)面磋商.所以,這種辦法能提高文件辦理效率.登門催辦之后,秘書人員應(yīng)將催辦情況及時記載在催辦登記上,以備查用.

(4)請承辦部門來人匯報

對于一些重要而又緊急的文件,單位領(lǐng)導(dǎo)要直接聽取承辦情況時,辦公部門可請承辦部門派人來匯報.這種辦法不常使用,也不宜多用.

3.催辦要求

搞好催辦工作直接關(guān)系到加快文件處理速度,提高工作效率.要做好催辦工作,必須做到以下幾點(diǎn):

(1)催辦工作匯報及時

在催辦工作中,秘書人員要經(jīng)常向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報催辦情況,對催而不辦的現(xiàn)象要及時匯報,取得領(lǐng)導(dǎo)的指示,必要時領(lǐng)導(dǎo)要親自催辦.

(2)健全催辦工作制度

要建立健全催辦工作制度,落實(shí)責(zé)任制,從制度上保證催辦工作的順利進(jìn)行,做到逐級負(fù)責(zé),事事有人管,件件有人辦,使催辦工作落到實(shí)處.辦公部門在催辦工作中要根據(jù)文件的具體情況,對承辦部門分別提出辦理時限要求.一般說,緊急件要在當(dāng)日內(nèi)辦理完畢,一般件也不能超過一周.秘書人員要按時限要求對承辦部門進(jìn)行催辦.承辦部門也要按時限要求抓緊辦理.對一些涉及面廣,內(nèi)容復(fù)雜,不能及時辦理的文件,也應(yīng)及時告知催辦部門來文機(jī)關(guān).

(3)催辦文件要有登記

辦公部門對需要催辦的文件應(yīng)當(dāng)單獨(dú)進(jìn)行登記,通過登記,做到心中有數(shù),翻開登記,一目了然,便于催辦,避免遺忘.登記的方法主要有兩種:一是利用收文登記簿兼做催辦登記簿,可以在收文登記簿上用口取紙分出一部分賬頁專門登記催辦性文件;二是要有專門的催辦登記簿.《催辦文件登記簿》的項目包括收文號,收到時間,來文單位,來文號,文件標(biāo)題,份數(shù),主辦單位,批辦意見,領(lǐng)導(dǎo)批示,承(催)辦情況,備注等.在使用催辦登記時要用口取紙將登記簿分成幾類,收到文件后要分類登記.對于有時限要求的文件,要在登記簿備注欄里做明顯標(biāo)記,以便及時催辦.

(4)加強(qiáng)催辦檢查工作

辦公部門要定期對需要催辦的文件進(jìn)行檢查.對尚未辦完的文件,要加強(qiáng)催辦,并將催辦檢查情況及存在的問題向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報.要做到件件有著落,事事有回音,防止漏辦.

二十,承辦

1.承辦的含義

承辦,是指單位有關(guān)部門或有關(guān)人員對應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作,是文件處理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),是具體解決問題的階段.承辦工作質(zhì)量高低,直接反映一個單位的工作質(zhì)量和工作效率.因此,辦公部門要重視這項工作,承辦部門要做好這項工作.

2.做好承辦工作應(yīng)注意的問題

(1)承辦人員接到交辦文件后,首先要閱讀,研究文件的內(nèi)容,然后分清輕重緩急安排處理.

①弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍的問題

如果不屬于自己承辦范圍,應(yīng)及時退回交辦單位,并說明應(yīng)由何部門何人主管等情況.

②弄清文件處理的時間要求

如果在來文要求時間內(nèi)確實(shí)無法完成,接到交辦文件后應(yīng)立即向交辦單位或來文單位說明理由.

(2)在仔細(xì)研究來文內(nèi)容,要求和領(lǐng)導(dǎo)批辦意見的基礎(chǔ)上,認(rèn)真辦理.

凡屬自己承辦范圍的文件,如有領(lǐng)導(dǎo)批示意見,可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見辦理.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,可以遵循有關(guān)的方針,政策的精神,有關(guān)規(guī)定或慣例等,酌情辦理.凡領(lǐng)導(dǎo)批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的,牽頭部門要先準(zhǔn)備好處理意見,邀請協(xié)辦部門會商會簽,再由牽頭部門負(fù)責(zé)將有關(guān)部門提出的意見歸納整理,報領(lǐng)導(dǎo)審批.如有分歧,應(yīng)報送領(lǐng)導(dǎo)裁決,或按領(lǐng)導(dǎo)意見再次會商,取得處理結(jié)果.承辦人員提出處理意見,要做到及時,認(rèn)真,審慎,負(fù)責(zé),并須報請一定層次的領(lǐng)導(dǎo)人審核同意后才能答復(fù)送文單位或來文單位.承辦的結(jié)果一般填寫在《文件承辦單》上,或另寫一份材料附在承辦文件上(注明承辦部門和承辦人).

(3)承辦要講求效率,分清主次先后,有條不紊,并落實(shí)責(zé)任到人.

收到承辦文件,要及時處理,急件要當(dāng)即辦理.對有時限要求的文件,要在規(guī)定的時間內(nèi)辦完.對需要幾個部門聯(lián)合辦理的文件,主辦部門要主動牽頭,協(xié)辦部門要積極配合,抓緊辦理,不能互相推諉,久拖不決.對確難按期辦完的文件,要及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映,以便采取相應(yīng)措施.對所有的承辦文件,都要有個答復(fù),即使不能辦理的也要向交辦部門說明情況.承辦文件較多時,應(yīng)根據(jù)情況將文件分類放置,以確定主次先后.一般可分為"正在辦理","等待辦理","需要請示","等待答復(fù)"等幾部分,以免混亂積壓.承辦人員要對所承辦的文件經(jīng)常檢查,不斷調(diào)整辦理順序,做到心中有數(shù).為提高辦理的速度和質(zhì)量,一般應(yīng)落實(shí)責(zé)任到人,這樣也便于催查和考核.

(4)有些文件不能一次辦結(jié),還需要一個再次辦理或多次辦理的過程.

比如,有時下級請示的問題,本級解決不了,還需要轉(zhuǎn)報上級批準(zhǔn)或答復(fù);上級來文要求報送的情況和材料,還需向下級要情況,然后匯總上報.這類問題雖然已經(jīng)擬文上報或下發(fā),經(jīng)歷了一次承辦過程,但都是未完成的任務(wù),還需要把這些問題放在"待辦"案卷中,相機(jī)處理.這樣的文件不能經(jīng)過一次承辦就歸卷或中斷承辦工作,以免積壓誤事.

(5)承辦人員對已經(jīng)辦理結(jié)案的文件要向交辦機(jī)關(guān)(一般秘書部門或辦公部門)報送結(jié)案報告,并做好注辦工作.

所謂"注辦",就是承辦人員把文件的處理結(jié)果在文件的適當(dāng)位置(比如在文尾或公文處理單上)作簡要注明.如果是行文答復(fù)的,則應(yīng)注明行文的文號,如果是用其他方式答復(fù)的,則應(yīng)注明答復(fù)的時間,地點(diǎn),交辦的人員及主要內(nèi)容四個方面的情況,并簽署承辦人姓名及日期.注辦是為以后的收集歸卷工作做準(zhǔn)備,以便于日后檢索和利用.

二十一,辦復(fù)

1.辦復(fù)的概念

辦復(fù)是指需要辦理的文件在辦理完畢后,對來文單位所作的答復(fù).它體現(xiàn)了收文處理過程的最終結(jié)果.辦復(fù)通常由辦公部門承擔(dān),但有些承辦件,承辦部門也可依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或經(jīng)辦公部門同意后直接辦復(fù).

2.辦復(fù)的形式

辦復(fù)的形式,可根據(jù)需要確定,一般有如下幾種:

(1)函復(fù)

函復(fù)即用行文的形式答復(fù).這有兩種情況,一般情況是,由承辦人代擬文稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審查簽署后,連同交辦文件及領(lǐng)導(dǎo)批示一并退回交辦機(jī)關(guān)的辦公(秘書)部門審核送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā).另一種情況是以職能部門的名義行文.即由承辦人擬好文稿后,送交部門領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā),交辦文件可留本部門立卷存查.這種情況不多,必須有領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)方可.

(2)口頭答復(fù)

對于下級單位來文請示的比較簡單的問題,或者不同意來文所請示的問題,可以不必行文,而以口頭方式答復(fù).口頭方式,有的用電話,有的用面談.但傳達(dá)處理意見后都要作記錄.記錄要包括時間,方式,受話人,處理意見四個方面,以備查考.

(3)復(fù)印領(lǐng)導(dǎo)批示

有些下級來文領(lǐng)導(dǎo)批示了具體的處理意見,就不需要再行辦理.這時就可以將領(lǐng)導(dǎo)的批示直接復(fù)印后發(fā)送來文機(jī)關(guān),以減少程序,提高辦事效率.

(4)就地處理

有些比較復(fù)雜的問題,需要承辦人或承辦部門負(fù)責(zé)人出面帶著審定的處理方案前往來文機(jī)關(guān)就地研究解決問題,傳達(dá)處理意見.必要時,要形成會談紀(jì)要,作為結(jié)案的依據(jù).如無紀(jì)要,也要處理記錄以備查.

(5)統(tǒng)籌安排

有些請示性文件,不能來一件復(fù)一件,需要從整個地區(qū)或部門的全局進(jìn)行統(tǒng)籌考慮.比如,關(guān)于請批基建項目,關(guān)于申請把某一事業(yè)列入計劃,關(guān)于申請某項經(jīng)費(fèi)等等,這類問題雖然也需要辦理,但需要通盤考慮,一般可以在年終或年初經(jīng)過研究確定方案,一次通知各地.

辦復(fù)無論采用哪種形式,都要將答復(fù)意見和辦復(fù)情況在《文件處理單》上注明,并在《文件催辦登記簿》上作記載,備查用.

二十二,來文收集

1.來文收集的含義

來文收集是指對已處理完畢但需要立卷歸檔或保存一定時間的來文進(jìn)行匯集回收的工作.收集是為立卷工作做準(zhǔn)備,是文書立卷歸檔的基礎(chǔ).收集工作的要求是手勤腿快,認(rèn)真細(xì)致,經(jīng)常及時,保證歸檔文件的齊全完整.

2.來文收集的方法

來文收集工作的方法,通常有以下幾種:

(1)來文份數(shù)較多的,在處理的同時留足歸檔的份數(shù).

(2)來文只有一份需歸檔的,要在文件眉頭加蓋明顯戳記,如"此件閱后請退回歸檔"之類的字樣,并在登記簿上做出記載,以便催要.

(3)領(lǐng)導(dǎo)有重要批示的文件,如能夠復(fù)印的,可將原件存留,復(fù)印件送給閱知部門或閱知人.如不能復(fù)印,可采取(2)的辦法.

(4)對傳閱件,要在傳閱完畢后及時收存.

(5)對上級召開的各類會議印發(fā)的文件材料,要按會議主辦單位的通知和會議文件目錄,及時收集,登記后再交有關(guān)部門或個人使用,用畢及時收回.

第二節(jié) 發(fā)文管理

一,發(fā)文

發(fā)文是本單位向外發(fā)出的包括單位制發(fā)和翻印,復(fù)印轉(zhuǎn)發(fā)的公務(wù)文件和材料.收文經(jīng)承辦之后的復(fù)文,也可以視作發(fā)文.從這層意義上講,收文處理的最終結(jié)果也是發(fā)文.發(fā)文主要包括七個方面:一是請示文件;二是批復(fù)文件;三是向下發(fā)的指導(dǎo)性文件;四是向上級單位反映本地區(qū)或本部門工作或情況的報告及對上級單位交辦事項的回復(fù);五是對平行單位(包括不相隸屬單位)商洽工作的問函或復(fù)函;六是代上級單位翻印或轉(zhuǎn)發(fā)的文件;七是單位編印的簡報,刊物.

二,行文

以通報情況,請示問題,商洽事務(wù)等為目的的文字往來過程稱為行文.各單位的行文關(guān)系應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定.行文應(yīng)注意:本著精簡文件的原則,嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量范圍,可發(fā)可不發(fā)的不發(fā);除特殊情況外,一般不越級行文;不相隸屬單位,不應(yīng)以隸屬關(guān)系行文;不要重復(fù)行文;行文應(yīng)有主次,注意分清主送與抄送單位;聯(lián)合行文的單位應(yīng)是同級單位.

三,發(fā)文處理

1.發(fā)文處理的含義

發(fā)文處理就是文件從擬稿(翻印,復(fù)印)到發(fā)出的整個運(yùn)行過程.發(fā)文處理的任務(wù)就是完成文件從擬稿到送出的全過程的處理工作.

2.發(fā)文處理具體環(huán)節(jié)

具體環(huán)節(jié)主要有擬稿(接收文稿),核稿,會簽,送審,簽發(fā),登記,編號,印制,分裝,投送等.

四,發(fā)文處理程序

發(fā)文處理的程序,可劃分為兩個階段:一是成文階段;二是發(fā)放階段.成文階段包括擬稿(接受文稿),核稿,會簽,送審,簽發(fā),印制等六個環(huán)節(jié),也就是秘書部門從擬稿(接受文稿)到印制或打印成文的過程.發(fā)放階段包括登記,編號,分裝,抄送等四項工作,也就是秘書部門從文件登記到發(fā)出的過程.

1.擬稿

(1)擬稿的含義

擬稿,即起草文件的初稿或草稿.初稿或草稿供作修改,討論和審閱用,不具有任何法定效力.文件擬稿一般一次形成,重要的文件需要反復(fù)討論修改,可以形成幾次或幾十次草稿.

(2)擬稿的注意事項

擬稿是發(fā)文處理的第一道程序,是關(guān)系文件質(zhì)量的基礎(chǔ)工作,必須十分認(rèn)真,細(xì)致,決不可粗心大意,草率行事.發(fā)文擬稿要注意以下六點(diǎn):

①要符合國家法律,法規(guī),符合黨和政府的方針,政策及有關(guān)規(guī)定,如提出新的政策,應(yīng)加以說明.

②情況要確定,觀點(diǎn)要明確,條理要清楚,層次要分明,文字要精煉,書寫要工整,標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確,篇幅要力求簡短.

③人名,地名,數(shù)字,引文要準(zhǔn)確.時間應(yīng)寫具體的年月日.

④公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號,統(tǒng)計表,計劃表,序號,百分比,專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,一般用漢字書寫.在同一公文中,數(shù)字的使用應(yīng)前后一致.

⑤引用公文應(yīng)注明發(fā)文時間,單位,標(biāo)題和文號.

⑥用詞要準(zhǔn)確,規(guī)范.在使用簡稱時,應(yīng)先用全稱,并加以說明.不寫不規(guī)范的字.

2.簽收

簽收,即辦公部門按照一定的程序接受需發(fā)文件的草稿的過程.簽收的程序和要求與收文處理工作中簽收工作大體一致,應(yīng)該認(rèn)真,細(xì)致地做好.

3.會簽

(1)會簽的定義

主辦部門代領(lǐng)導(dǎo)單位所擬文稿中涉及其他部門的問題時,應(yīng)事先征得有關(guān)部門的同意,并請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)人簽字.這一過程,叫會簽.會簽是發(fā)文處理程序中的一個不可忽視的環(huán)節(jié).

(2)會簽工作環(huán)節(jié)

會簽工作的基本要求是迅速,及時.做好會簽工作必須抓好如下三個環(huán)節(jié):

①認(rèn)真征求有關(guān)部門的意見

問題涉及部門只是一兩個的,可以登門會商,或者將文稿寄送有關(guān)部門會簽;問題涉及部門不多,但一個一個會簽,耽誤時間的,可以邀請有關(guān)部門召開小型協(xié)商會,請他們對所擬文稿提出意見;如果涉及部門很多,可以將文稿打印寄送有關(guān)部門征求意見,限期退回.

②修改意見,迅速反饋

有關(guān)部門接到會簽文稿后或參加協(xié)商會時,應(yīng)積極,認(rèn)真地研究,提出修改意見,迅速反饋給主辦部門.如無意見,可在文稿上簽字表示同意.如有不同意見,是打印稿的,可在打印稿上修改,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽注意見退回;是原稿的,一般不在原稿上修改,可另紙寫出修改意見,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽字退回.

③主辦部門接到有關(guān)部門反饋的不同意見后應(yīng)逐條認(rèn)真研究

如認(rèn)為合理,可行的,應(yīng)按其意見進(jìn)行修改;如不同意,可以再次會商;確實(shí)無法取得一致意見時,也不要隱瞞或掩蓋分歧,要把分歧意見匯總說明,如實(shí)反映給領(lǐng)導(dǎo)單位,同時要把有關(guān)部門的會簽意見附在文稿之后,以備查考.

總之,主辦部門要把會簽工作做得妥貼無誤后,再送單位辦公部門核稿,送審.

4.核稿

(1)核稿的定義及作用

核稿就是對文件草稿的審核.核稿工作其實(shí)在擬稿之后就已開始,文件草稿每經(jīng)一次負(fù)責(zé)人審閱,都是一次核稿.這里所說的核稿,則專指文件草稿在送交領(lǐng)導(dǎo)人最后審批簽發(fā)之前,由辦公室對文稿的內(nèi)容,體式等所做的全面審核檢查工作.核稿工作的目的是保證文件的質(zhì)量,節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)在審閱,修改文件時花費(fèi)的時間和精力.

核稿是發(fā)文處理程序中的一個重要環(huán)節(jié),是提高文件質(zhì)量的關(guān)鍵.核稿工作一般由專人負(fù)責(zé).

(2)核稿程序

核稿程序,即核稿步驟,是保證核稿質(zhì)量的重要措施.按程度核稿,可以減少遺漏,因而可以最大限度地糾正文稿中的不足.

①初步閱讀

核稿員收到文稿后,按照文稿送來的先后次序和輕重緩急,先粗看一兩遍,初步了解和弄清公文文稿的來龍去脈和基本精神,掌握其內(nèi)容大意.遇到不懂的地方或者有疑問的地方,先在文稿旁邊用鉛筆輕輕做個記號,待正式審核后,一并提出查詢.如發(fā)現(xiàn)有明顯的錯別字或?qū)?biāo)點(diǎn)符號使用不當(dāng)?shù)?也可馬上糾正.初步閱覽如果發(fā)現(xiàn)問題較多需要會稿時,再約集有關(guān)人員會稿,認(rèn)為沒必要會稿時,便可開始審稿.

②審稿

公文的審稿內(nèi)容前面已經(jīng)敘述過了,這里要特別強(qiáng)調(diào)公文標(biāo)題,結(jié)構(gòu)格式及文內(nèi)數(shù)字,計量單位等.

公文標(biāo)題一定要簡要,準(zhǔn)確,使人一目了然,要符合規(guī)范.尤其是層層轉(zhuǎn)發(fā)的文件,可以用自擬摘要的辦法解決.

公文結(jié)構(gòu),格式一般要由核稿人核準(zhǔn).尤其是密級,緩急程度,主送單位,抄送單位,印刷份數(shù),版記等,一定要按照規(guī)定要求核準(zhǔn)填好.公文中應(yīng)用法定計量單位.

③復(fù)核

公文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)(有的經(jīng)有關(guān)會議討論)后,核稿人員有必要在文字上做"順一順"的工作,這是公文工作必不可少的步驟.因?yàn)橐恍╊I(lǐng)導(dǎo)在審批文稿時,多注意文稿的內(nèi)容,修改,增刪之處,多屬于內(nèi)容方面的問題.至于文字技術(shù)方面,一般則不大注意精雕細(xì)刻.領(lǐng)導(dǎo)修改,增刪之處,文字是否順暢,上下是否銜接,語法是否嚴(yán)謹(jǐn),標(biāo)點(diǎn)是否妥當(dāng),作為擔(dān)負(fù)文稿審核工作的秘書部門,應(yīng)當(dāng)再"過一過","順一順",需要調(diào)整的做些調(diào)整,需要加工潤色的作些加工潤色.但是,做這項工作必須仔細(xì)斟酌,謹(jǐn)慎從事,不得損傷原意,無把握的還需請示領(lǐng)導(dǎo).變動較大之處還應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報.在內(nèi)容上,領(lǐng)導(dǎo)修改,增刪之處,有時也會出現(xiàn)失誤的情況.遇到這種情況,辦公部門應(yīng)及時將有關(guān)情況向領(lǐng)導(dǎo)反映,大膽而審慎地提出建議,在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后,細(xì)心而負(fù)責(zé)地彌補(bǔ)漏誤.這樣做的目的,在于使發(fā)出的文件,內(nèi)容更準(zhǔn)確,質(zhì)量更高.但是必須注意,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自處理.

④確定主題詞

所謂主題詞一般是指反映特定主題概念,規(guī)范化的名詞或名詞性詞組.主題詞是為了計算機(jī)存儲和檢索方便而設(shè)的.標(biāo)注主題詞通常是選用主題詞表中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)化詞匯.我國已出版了含十萬條主題詞的《詞語主題詞表》.

⑤發(fā)文前的檢查

文件經(jīng)簽發(fā),復(fù)核,登記,打印后,在分發(fā)之前,核稿員或?qū)９苋诉€要再檢查一遍.檢查的內(nèi)容除文字外,還包括版面設(shè)計,紙張,印刷質(zhì)量,裝訂質(zhì)量等.這項工作可與收發(fā)員一起處理,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決,決不能敷衍了事,否則,文件一經(jīng)發(fā)出,出現(xiàn)問題就不好挽回了.

5.送審

送審又稱呈批,即將經(jīng)過認(rèn)真審核確認(rèn)無誤的文稿報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā).送審時,應(yīng)以簡要文字說明該稿中的重要情況和需要領(lǐng)導(dǎo)決斷的疑難問題.同時,附送原件和重要的征求意見清樣稿.文稿送出后,要隨時掌握批轉(zhuǎn)去向,適時催詢審批結(jié)果,以免貽誤工作.

6.簽發(fā)

(1)什么是簽發(fā)

簽發(fā)是指領(lǐng)導(dǎo)人對擬以本單位或本部門名義發(fā)出的文件送審稿簽署表示核準(zhǔn)的意見.簽發(fā)是文件形成的最后一個關(guān)鍵性環(huán)節(jié).文件經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人核準(zhǔn)簽發(fā)后即已生效,簽發(fā)人對文件負(fù)有完全責(zé)任.

審批權(quán)限的一般原則包括:涉及全局性的重要文件,由主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā),或者經(jīng)過會議討論通過后,再由主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā);涉及其中一方面問題的文件,由主管領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā);對于一般事務(wù)性文(函)件,授權(quán)相關(guān)人員代簽發(fā).

(2)簽發(fā)注意事項

領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

①簽發(fā)人對文件負(fù)有完全的責(zé)任,因此,必須對文稿從內(nèi)容到文字進(jìn)行嚴(yán)格的審核和修改,確保準(zhǔn)確無誤.

②簽發(fā)意見要明確,具體.一般要在分文稿頭紙"簽發(fā)"一欄簽署"發(fā)","同意","速印發(fā)","限×日內(nèi)發(fā)出"等字樣,并寫上自己的姓名全稱和年月日,以示負(fù)責(zé).如果是經(jīng)過會議討論通過的,還應(yīng)注明:"經(jīng)××?xí)h討論通過,同意印發(fā)".如果認(rèn)為文稿尚需其他領(lǐng)導(dǎo)人或主要領(lǐng)導(dǎo)人一閱時,還應(yīng)注明"請××閱后發(fā)".

③有些文件可簽在文件的落款處,即在本人職務(wù)名稱后空兩格書寫姓名,直接將此件發(fā)出.

④不能用畫圈代替簽發(fā)意見,即使"請××閱后發(fā)"的文稿也不能僅僅畫個圈.圈,誰都可以畫,往往分不清是誰畫的.因此,一定要簽署自己的姓名.

⑤修改,簽發(fā)文稿時,應(yīng)使用鋼筆或毛筆,并力求字跡清楚.修改意見要寫在裝訂線的右側(cè),簽發(fā)位置應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi).不要把修改意見和簽發(fā)意見寫在文稿左側(cè)裝訂線以外或裝訂線上.

⑥除非特別緊急,領(lǐng)導(dǎo)人一般不要接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公部門核稿并提出送審意見的文稿.

7.定稿

定稿也稱為原稿(件),是經(jīng)過審閱,負(fù)責(zé)人簽發(fā)或會議正式討論通過的完成稿.定稿是文件的標(biāo)準(zhǔn)稿本,是進(jìn)行發(fā)文登記和繕印的依據(jù).經(jīng)過多次草擬形成的文件最后一稿并有領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)的才為定稿.已經(jīng)正式發(fā)布的文件,日后又重新修改時,須保留原來的定稿,不可將原來的定稿作為草稿而在上面修改.可以利用復(fù)制件作為草稿,進(jìn)行修改補(bǔ)充,并重新報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā).

8.發(fā)文登記

文件在簽發(fā)之后,發(fā)出之前必須進(jìn)行登記,編發(fā)文號,記載發(fā)文范圍,印制數(shù)量,發(fā)出方法等,對有些不需編正式文號的文,也應(yīng)予以登記,以備查找.

發(fā)文登記有卡片式,活頁式,賬簿式等形式.各單位可以根據(jù)自己的具體情況和工作習(xí)慣采用適當(dāng)?shù)牡怯浶问?從發(fā)文處理的實(shí)踐看采用簿式登記比較適用,既方便查找又利于保存,因此這種形式用得比較多.在簿式登記中,又有"一文一賬式"和"一賬多文式"之分.

(1)"一文一賬"式登記簿

由《發(fā)文目錄》和《發(fā)文明細(xì)賬》兩個部分組成.項目包括文件號,文件標(biāo)題,簽發(fā)人,擬稿部門,密級,發(fā)文范圍,份數(shù),登記日期,發(fā)出日期,封套號等.在《發(fā)文明細(xì)賬》上除上述項目外,還可將經(jīng)常發(fā)給文件的本單位領(lǐng)導(dǎo)的姓名,直屬部門和下級單位的名稱一并印好.不經(jīng)常發(fā)給文件的單位,可留下空格隨時填寫.在進(jìn)行登記時,一般先在發(fā)文目錄上登記.發(fā)往單位不多,如只報上級單位或發(fā)往某一單位時,只在發(fā)文簿目錄的發(fā)放范圍中標(biāo)明即可.發(fā)往單位較多時,則要在《發(fā)文明細(xì)賬》中一一寫明,并在目錄中"發(fā)文賬頁碼"欄內(nèi)標(biāo)明發(fā)文明細(xì)賬頁數(shù).發(fā)文賬項目比較復(fù)雜,要準(zhǔn)確掌握其含義和要求認(rèn)真填寫.現(xiàn)做說明如下:

①"文件號".是指所發(fā)文件的正式編號,每年從一號開始,按發(fā)文順序,依次編號.

②"文件標(biāo)題".文件如有標(biāo)題,可將標(biāo)題直接填入,盡量不要簡化.無標(biāo)題文件,要做一簡短的摘要填入.

③"簽發(fā)人".是指所發(fā)文件由哪位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的.要填寫姓名全稱,不要只填寫姓名或姓與職務(wù)的合稱.如屬會議或集體討論議定的,也要做一說明.

④"擬稿部門".是指所發(fā)文件的起草單位.

⑤"密級".是指所發(fā)文件的密級,沒有密級的不填.

⑥"發(fā)放范圍".指發(fā)文的發(fā)至界限或受文圈.如該文按級限下發(fā),可填作"發(fā)至××級".上報文件,可簡單寫明上報范圍,具體發(fā)往單位和所發(fā)份數(shù),寫在分發(fā)明細(xì)賬頁中.如發(fā)往單位很少,只在"發(fā)放范圍"一欄中注明即可.

⑦"封套號".是指所發(fā)文件裝封后在封皮上編的號.

⑧"登記日期".是指文件發(fā)出的時間.填上發(fā)出時間,即表明該文已經(jīng)發(fā)出.

(2)"一賬多文"式登記簿

"一賬多文"式登記簿的主要項目包括文件號,文件標(biāo)題,簽發(fā)人,擬稿部門,密級,總印數(shù),分發(fā)情況,歸檔,余存,發(fā)出日期,封套號,備注等.

做好發(fā)文登記工作,還注意以下幾點(diǎn):一是對收到的發(fā)文稿,登記前要仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā),有無密級,發(fā)放范圍是否明確,主,附件是否齊備.沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記,有不清楚之處要及時弄清.二是要認(rèn)真填寫登記項目,字跡清晰,內(nèi)容完整,不要隨意漏項或草率行事.三是登記要分類,不能不同種類的文件混合登記在一起.

9.繕印

(1)繕印的要求

繕印是指對外發(fā)出的文件,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的定稿,經(jīng)過繕寫,打字或印刷而制成正式文本.

經(jīng)過繕印的文件是發(fā)文處理的最后成品.它將代表本單位的意見對外發(fā)生效力.因此,繕印工作必須認(rèn)真,細(xì)致,保證質(zhì)量.不僅要文字準(zhǔn)確,字跡清晰,而且要做到規(guī)范化,符合公文體式,還要頁面整潔,美觀大方,字體大小疏密相宜等,以便閱讀和管理.

(2)繕印工作應(yīng)注意的事項

①忠實(shí)于原稿

繕印文件必須以經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的定稿為依據(jù),要忠實(shí)于原稿,不得隨意改動.須注意字體工整,標(biāo)點(diǎn)清楚,使用規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)簡化字,不要寫怪字,草字,自創(chuàng)的簡筆字等.同一份文件中的數(shù)目字,繕印時應(yīng)前后統(tǒng)一使用一種書寫字體,不要有時用阿拉伯?dāng)?shù)字,有時又用小寫的漢字.

②注意保密

機(jī)密文件一律由機(jī)要打字員和單位印刷廠(室)負(fù)責(zé),沒有印刷廠(室)的,要送有機(jī)要車間的印刷廠印刷,不準(zhǔn)到一般印刷廠,謄印社,照像館,繕印或復(fù)制.文稿與印制的文件和未裝訂的單頁均應(yīng)注意安全保管,并須對底版,蠟紙,廢頁,清樣等嚴(yán)格管理,及時監(jiān)銷,防止失密泄密.

③卷面整潔完整

繕印文件要注意保護(hù)原稿,不得涂抹污損,更不得丟失.

④裝訂得法

多頁文件的裝訂,須注意檢查有無缺頁,倒置頁等,并盡量采用膠粘法,避免使用書釘裝訂,以免日后立卷歸檔時拆掉金屬釘?shù)穆闊┗蛟斐蓳p壞文件.采用書釘裝訂時,應(yīng)注意頁邊對齊,上下兩個書釘?shù)奈恢脩?yīng)在同一直線上,既要裝釘牢固,又要方便翻頁和閱讀.

⑤文件緊湊

為了防止正文與落款,印章脫節(jié),盡可能避免大塊空頁,如有空頁,要在空白處注明"此頁無正文".

10.用印

(1)用印的定義

用印也稱"蓋印".是指在制成的公文上加蓋單位印章.單位印章是代表單位職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志,公文上加蓋了印章,才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力.蓋印多用于一般的文件信函和文據(jù)憑證.單位的印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管,叫作監(jiān)印.

(2)用印時要注意的事項

①首先檢查原稿上有無領(lǐng)導(dǎo)人簽字.有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并確認(rèn)符合規(guī)定的,才能在制成的公文上加蓋單位印章.

②加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標(biāo)明印刷份數(shù)相同,多余份數(shù)可不蓋章.

③用印位置應(yīng)在落款正中央,上不壓正文,下要壓日期.即印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上,稱之謂"齊年蓋月".

④印章必須端正,清晰.蓋印時要穩(wěn)當(dāng),對好方位,切勿歪斜或顛倒.同時注意沾印泥不要過多,沾一次印泥也不要連續(xù)多次蓋印,以免印章字跡模糊不清.

⑤以單位領(lǐng)導(dǎo)人名義行文時,應(yīng)在本人職務(wù)名稱后空二字簽署姓名并加蓋個人圖章.

11.分裝

分裝,是指文件印成后按發(fā)文登記的范圍進(jìn)行分發(fā)和裝封.分裝工作是發(fā)文處理工作的重要環(huán)節(jié),要求準(zhǔn)確迅速.

分裝工作看起來很簡單,但也有其內(nèi)在的規(guī)律性.分裝工作是否科學(xué),將直接影響分裝的效率和質(zhì)量.科學(xué)的分裝程序應(yīng)當(dāng)是:填寫發(fā)文通知單,揀配信封,檢查文件,裝封,封口等.

(1)填寫發(fā)文通知單

發(fā)文通知單是指發(fā)文時填寫的發(fā)文清單.收文單位可以按照發(fā)文通知單核對所收到的文件,便于發(fā)現(xiàn)問題,及時與發(fā)文單位聯(lián)系.發(fā)文通知單主要有兩種類型:

①雙聯(lián)式發(fā)文通知單

這種通知單一式兩聯(lián),第一聯(lián)作存根,由發(fā)文單位保存;第二聯(lián)是發(fā)文回執(zhí),要求收文單位核對簽收后及時退給發(fā)文單位.使用雙聯(lián)式發(fā)文通知單,能對文件在發(fā)—收過程中的安全準(zhǔn)確,起到重要的保證作用,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真運(yùn)用.

②單聯(lián)式發(fā)文通知單

這種通知單和雙聯(lián)式發(fā)文通知單的項目相同,所不同的是它只有一聯(lián),發(fā)文單位不留底,只將發(fā)出的文件情況通知收文單位,不要求收文單位退回通知單.收文單位可以按通知單核對文件,如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系,以采取必要的補(bǔ)救措施.單聯(lián)式發(fā)文通知單所起的作用和雙聯(lián)式發(fā)文通知單是一樣的,好處是省去了收文單位退回執(zhí)的手續(xù),不足是發(fā)文單位很難掌握發(fā)文中存在的問題.

從發(fā)文工作實(shí)踐看,這兩種方式,各單位均可酌情選用.但無論采用哪種方式,都要保證通知單的準(zhǔn)確無誤.填寫發(fā)文通知單最好在文件印出前完成.這樣可以節(jié)省時間,提高分發(fā)效率.通知單是要隨同文件一并裝入封筒內(nèi),如同時發(fā)出幾個文件,就將所發(fā)的文件全寫在同一通知單上.遇有無文號的文件,應(yīng)將文件標(biāo)題或內(nèi)容摘要寫在通知單上,以便核對.

(2)揀封

揀封是指發(fā)文前按文件發(fā)放范圍揀配封筒的工作.

①封筒書寫方法

封筒的書寫方法同一般書信封皮的書寫方法相同.

橫著書寫時,收文單位名稱要寫在上邊靠左側(cè),收文單位辦公部門的名稱寫中間,發(fā)文單位名稱寫在下面靠右側(cè).豎著書寫時,收文單位名稱寫在右側(cè)靠上,收文單位辦公部門的名稱寫在中間,發(fā)文單位名稱寫在左側(cè)靠下.

②書寫封皮時應(yīng)注意事項

a.書寫封皮要使用鋼筆,毛筆或標(biāo)準(zhǔn)圓珠筆,不能使用鉛筆.字跡要工整,清晰,不要亂用簡化字,同音字.

b.封皮除領(lǐng)導(dǎo)"親啟"件外,一般應(yīng)寫受文單位或單位辦公室收,以便對方及時處理.因?yàn)閷懢唧w領(lǐng)導(dǎo)人名字,秘書人員不能開拆,可能由于領(lǐng)導(dǎo)不在而誤事.書寫收文單位要寫全稱,并標(biāo)明所在地點(diǎn).不能隨意簡化,以防錯郵錯投.

c.書寫收文單位名稱時,不要寫得靠近封口,防止粘封時將收文單位的前一,二字折到封筒后面去.

③封皮蓋戳

封筒揀齊配套后,要在封皮左上角蓋上密級戳記,并寫明封套號,如屬急件還應(yīng)在封皮上加蓋急件戳記.

(3)檢查

為保證發(fā)文分裝準(zhǔn)確迅速,秘書人員在分裝前應(yīng)對所發(fā)文件進(jìn)行認(rèn)真檢查.檢查的內(nèi)容主要有:

①查文件份數(shù)

對于待發(fā)的文件要按確定的印數(shù)進(jìn)行清點(diǎn),檢查總印數(shù)是否短缺.文件印有序號的,要注意檢查是否有串號,掉號,重號現(xiàn)象.對打印的文件要逐份檢查裝訂有無缺頁和頁碼顛倒現(xiàn)象.如果同時分裝幾個文件,要根據(jù)不同的印數(shù)分別清點(diǎn)檢查.

②查是否漏蓋印章

印章文件生效的憑證.文件印制好以后,一般還需加蓋單位印章.蓋了印章的文件才生效.

③查主,附件是否完備

發(fā)文時常有附件,這類文件應(yīng)按主件上的附注核對.特別是對帶有幾個附件的文件,要注意檢查附件是否齊全.遇有主件和幾個附件不能同時發(fā)出時,應(yīng)在發(fā)文通知單上注明.

④查文件固定版頭與發(fā)文單位是否一致

在文件印制中,有時會出現(xiàn)錯用文件版頭而張冠李戴的現(xiàn)象,特別是打印件更易出現(xiàn)這種情況.一定要認(rèn)真檢查核對,把好最后一道關(guān).

(4)裝封

裝封就是按發(fā)文賬或發(fā)文通知單,將文件如數(shù)裝入封筒的工作.裝封總的要求是份數(shù)要點(diǎn)清,分裝要準(zhǔn)確.

①點(diǎn)數(shù)

點(diǎn)數(shù)是按發(fā)文通知單逐戶將文件點(diǎn)準(zhǔn)點(diǎn)清.點(diǎn)數(shù)的要求是:一要點(diǎn)準(zhǔn)文件種類;二要點(diǎn)準(zhǔn)文件份數(shù).文件完全點(diǎn)數(shù)準(zhǔn)確后,要與發(fā)文通知單一起裝入封內(nèi).裝封時要特別注意檢查受文單位與封筒寫的受文單位是否一致,以免錯裝.

②封裝辦法

如何封裝,可根據(jù)發(fā)文數(shù)量確定.通常使用三種辦法:

a.用封筒裝

封筒一般分大,中,小三種型號.選用封筒,要以文件裝封后正好封口為宜.使用大封筒時,封好口后還要按"井"字形捆牢.用封筒裝文件的辦法簡便易行,是各單位的常用方法.

b.用紙包裝

文件份數(shù)多的大多用此法.使用這種辦法,要先用繩子將文件捆好,然后用包裝紙將文件包好,外面再用麻繩或塑料繩(不能用紙繩)按"井"字形捆牢,打上死結(jié).包裝一般要用牛皮紙.近處用一層,遠(yuǎn)處用二層.為防止散包,捆包時應(yīng)將繩道的每個交叉點(diǎn)都打成死結(jié),還要注意每包體積不能過大.

c.用專用文件袋

專用文件袋規(guī)格可分大,中,小三種.這種辦法適用于發(fā)放大批量文件.裝袋時,要先用紙將文件一包一包地包好捆牢,避免文件在袋子里散亂損壞.

(5)封口

文件裝好后要認(rèn)真封口,具體方法是:

①封筒封口

用封筒裝文件一般是使用質(zhì)量較好的糨糊或膠水將封筒口粘牢.不得用書訂代封.在粘大批封筒時,可將封舌朝上,錯開排列,一次性涂抹糨糊(膠水),稍放一會后,分別封口.粘封時,既要粘得牢,又不要粘上文件.裝絕密文件的封筒,還要在封筒兩頭粘上密封箋待封條干后發(fā)送,以利安全和保密.

②包裝封口

用紙包裝文件,雖已捆扎起來,但紙張接口處仍是活口,這仍不能算已經(jīng)封口,必須將接口處粘牢,并粘上密封箋.目前包裝封口密封辦法有三種:一是用印好的專用密封箋粘貼在文件包兩側(cè)的接口處.此法簡便易行,為各單位所普遍采用.二是在文件包兩側(cè)接口處直接加蓋"密封專用章".這種密封方法雖然簡便,但字跡易模糊,有時難以辨出是否被拆動.三是在文件包兩側(cè)接口處先貼上白紙條,然后再蓋發(fā)文單位印章.無論采取哪種密封方法,都要做到使用方便,便于識別,不易偽造.

③專用文件袋封口

文件袋裝入文件后,要先用專用蠟繩將袋口扎緊,然后把蠟繩兩頭在專用鉛封內(nèi)交叉打結(jié),再用專用鋼鉗挾扁鉛封.這種封口方法比較牢固,但鉛封鋼鉗上必須刻有發(fā)文單位簡稱,以使鉛封上印出字來,便于識別,否則就起不到封口作用.

12.投送

投送,是指文件從發(fā)文單位到收文單位的運(yùn)行過程.一般可分為內(nèi)送和外投兩部分.內(nèi)送是由秘書人員直接分送給單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門;外投是指由機(jī)要通信人員送出.投送工作是發(fā)文處理工作的最后一個環(huán)節(jié),搞得好壞直接影響發(fā)文的準(zhǔn)確性.

投送文件經(jīng)常采用的方法有四種:

(1)秘書人員直接送達(dá)

直接送達(dá)的文件主要包括兩部分,一是送給本單位領(lǐng)導(dǎo)的文件;二是送往同樓同院辦公的部門的文件.這種投送法既可減少中間環(huán)節(jié),加快傳遞速度,又能保證安全,應(yīng)當(dāng)提倡.有些單位的秘書人員圖省事,發(fā)給在同院甚至同樓辦公的領(lǐng)導(dǎo)和部門的文件,也常常交傳達(dá)室通過郵局郵寄,本來是幾分鐘就可辦妥的事,拖了幾天才能完成.勞民傷財,實(shí)不足取.

(2)機(jī)要通信人員投送

發(fā)往單位所在地各部門的文件,可交機(jī)要通信人員直接送達(dá).有條件的地方可設(shè)文件交換站,各單位的機(jī)要通信員按時到交換站交換文件.這種辦法又快又好,應(yīng)普遍提倡.

(3)機(jī)要通信部門投送

發(fā)往單位所在地以外單位的文件,可交機(jī)要通信員送當(dāng)?shù)貦C(jī)要通信部門寄送.

(4)專人護(hù)送

絕密文件或特別緊急的重要文件,最好派專人護(hù)送.專送必須實(shí)行兩人護(hù)送制,嚴(yán)防丟失.

投送文件既要快又要確保安全.無論采用哪種投送辦法都要建立投送登記手續(xù),特別是送給領(lǐng)導(dǎo)的文件,更要嚴(yán)格履行登記手續(xù).一般應(yīng)建立"文件分送登記","機(jī)要信投遞登記","掛號信投遞登記"手續(xù)制度.在一般單位,可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù),不必另行登記.

在發(fā)文投送時,還要做好封筒編號工作.封筒編號也可稱為封套號.文件封裝后,為便于登記,傳遞和查找,一般要在封筒上標(biāo)明編號,封筒編號總的原則是科學(xué),規(guī)范,不重復(fù),好記易查,便于識別.編號的方法很多,沒有統(tǒng)一的要求.目前,單位常用的封筒編號方法是:

(1)在所發(fā)文件號前加代碼

這種封筒編號的辦法首先要根據(jù)本單位文件的分類情況,確定同類型文件的代碼,并固定一個時期不變.如××市委文件代碼為"1",××市委辦公廳文件代碼為"2".那么,××市委的15號文件,封筒編號就為1015;××市委辦公廳的123號文件,封筒編號就為2123.這種封筒編號,編號簡便,易識別,不重復(fù),適用于較大單位.

(2)用月份加日期封筒編號法

這種編號法,只將月份和日期連在一起即成.如7月25日發(fā)出的文件,就編為725號,12月31日發(fā)出的文件,就編為1231號.這種編號法簡便,從封筒編號就可看出發(fā)文日期;但易重復(fù),給查找?guī)砝щy.因此,這種辦法只適用于發(fā)文較少的單位.

(3)編流水號

這種封筒編號法是按文件發(fā)出的先后順序,從年初1號直到年底最后一個號依次排列.每發(fā)一次文件,就編一個號,如,第一次發(fā)文,在封筒上就編1號或001號,第二次發(fā)文,在封筒上就編2號或002號,以此類推.這種編號方法,便于掌握發(fā)文次數(shù),從封筒編號可以看出發(fā)了多少次文件,比較簡便,但容易漏編重復(fù).

(4)用收文號做封筒編號

這種編號方法主要用于轉(zhuǎn)往其他單位的本單位收文的封筒編號.某文的收文登記號,就是該文轉(zhuǎn)出的封筒編號.如收文號是123,轉(zhuǎn)出的封筒編號就是123號.

以上介紹的幾種封筒編號方法,既可以單獨(dú)使用,又可以混合使用,主要是由秘書人員根據(jù)本單位發(fā)文的多少,種類的繁簡來掌握,不能強(qiáng)求一律.但編號要盡量做到有規(guī)律,較穩(wěn)定,不要今天這樣編,明天那樣編,造成很多重號,給查找?guī)砝щy.封筒編號一般要寫在密級戳記的下方,字跡要清楚.在較大單位,一次發(fā)文量較大,最好使用打號機(jī)打號.為便于書寫和打號,封筒編號最好在文件裝封前完成.

五,發(fā)文收集整理

發(fā)文收集工作是搞好文件歸檔立卷的基礎(chǔ).由于文件,資料多數(shù)保存在辦公部門,使收集工作比較方便,但如不及時收集整理,也會散失.秘書人員應(yīng)該在發(fā)文開始,就注意收集;發(fā)文結(jié)束,就將文件資料收集齊全.

1.收集范圍

發(fā)文收集范圍主要包括:

(1)文件正文

文件發(fā)出后,要按歸檔的要求留足份數(shù),保證歸檔需要.留作歸檔的文件要選擇印制清晰無破損的文件.歸檔的打字文件,也應(yīng)加蓋公章.

(2)文件底稿

文件底稿是指文件印制前送單位領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)的文稿.文件底稿既反映文件形成過程,又是文件的原始憑證.所以,對底稿的收集應(yīng)更加重視.有些文件從主管部門擬稿到送單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),常常幾易其稿,應(yīng)注意將經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)修改過的文稿全部收集起來,以防散失.待文件正式印刷下發(fā)后,及時將文件與底稿放在一起保存.

(3)文件清樣

凡鉛印的文件,在正式付印之前,均需打出清樣,以供校對和修改,最后經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后方可付印.清樣常常反映起草人員與領(lǐng)導(dǎo)在底稿基礎(chǔ)上的再修改,屬文件形成的有機(jī)部分.所以,清樣也應(yīng)收集起來,連同底稿一并保存.有些領(lǐng)導(dǎo)的講話和重要報告,常常先打出清樣再進(jìn)行討論修改.這些清樣,均應(yīng)按文件底稿對待,每次修改的清樣都應(yīng)保留,待立卷歸檔時再行鑒別,該剔出者剔出,該歸檔者歸檔.

(4)文稿附件

在文件形成過程中,為便于領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā),擬稿部門常常將有關(guān)的上級文件和下級請示,報告以及各有關(guān)部門的意見等,作為起草文件的依據(jù),附在文件底稿之后參考.這些附件,在文稿付印時,一般都由秘書人員摘下暫存,待文件印發(fā)后,再將所有附件收全,同底稿一起保存.附件中如有擬稿部門尚需收回使用的上級文件,可在該文印發(fā)后,退擬稿部門保存.

(5)領(lǐng)導(dǎo)批示

在文件形成過程中,單位領(lǐng)導(dǎo)常常在《文件處理卡片》,《傳閱單》,《送審卡片》和其他信紙便箋上做一些重要批示.所有這些批示,都應(yīng)在文件印發(fā)后,逐一收集起來,歸檔保存.

2.收集工作的要求

發(fā)文收集工作要做到以下幾點(diǎn):

(1)齊全完整

文件發(fā)出后,應(yīng)將文件底稿,清樣,附件以及領(lǐng)導(dǎo)批示等收集齊全,隨同文件一并保存.當(dāng)然,有些文件的形成過程比較簡單,沒有附件和清樣,只將文件底稿和領(lǐng)導(dǎo)批示收集起來,和文件一起歸檔也就可以了.

(2)主動及時

發(fā)文收集工作無大難處,但貴在經(jīng)常,主動,及時,必須在發(fā)文過程中隨時主動去做.應(yīng)當(dāng)努力做到文件發(fā)出,資料收齊.對于發(fā)文收集工作來說,沒有主動收集的精神,資料就不會齊全完整,勢必給歸檔帶來困難.

(3)寧寬勿嚴(yán)

發(fā)文收集是為文件歸檔立卷服務(wù)的.由于發(fā)文當(dāng)時有些材料是否有存檔價值,一時還難以看準(zhǔn),所以在收集工作中,寧肯寬一些,不可過于嚴(yán)格.因?yàn)槲募⒕頃r,還要對所有材料進(jìn)行鑒別,那時,才可能將確實(shí)不需要的材料剔出.如果收集時就因圖省事而過嚴(yán),就可能將一些需立卷的材料散失,而造成無法彌補(bǔ)的損失.

六,文件收發(fā)所需備品

文件收發(fā)所需備品主要有:封筒,戳記,粘料,密封箋等.備品質(zhì)量好,準(zhǔn)備齊全,可以提高文件發(fā)放速度,也可以確保文件傳遞的安全.

1.封筒

封筒是發(fā)送文件的裝具之一,是傳遞文件不可缺少的備品.它的作用是保護(hù)文件在傳遞過程中完好無損,防止散失和泄密.

(1)封筒規(guī)格

秘書部門分發(fā)文件時,一般都要根據(jù)文件的數(shù)量和薄厚程度,選用規(guī)格比較合適的封筒,既可節(jié)約開支,防止"大材小用",造成浪費(fèi);又可保證文件在封筒內(nèi)不滑動,不被損.因此,秘書部門在制作封筒時,就要根據(jù)本單位的文件情況,分別制做不同規(guī)格的封筒.一般說,封筒可以分為大,中,小三種規(guī)格.

①大封筒:長355毫米,寬237毫米.

③中封筒:長340毫米,寬133毫米.

③小封簡:長230毫米,寬102毫米.

封裝文件的封筒和普通信封不同,為了保證封口牢固,制作封筒時要讓封舌長一些,以使封筒裝入較多文件時也能將封口封牢.制作封筒用紙不要求一致,但以選用拉力強(qiáng),耐磨,不易破損的紙張為宜.目前,黨政單位通常使用的是80克包裝紙,俗稱"牛皮紙".當(dāng)然,使用其他型號的紙張也是可以的,這要根據(jù)各地的實(shí)際情況來確定.

(2)封面印制

制作封筒時一般均要印制封面.封面有兩種印法:一是只印發(fā)文單位名稱;二是將發(fā)文單位,受文單位名稱全部印上.在較大單位,特別是高級領(lǐng)導(dǎo)單位,由于發(fā)文數(shù)量多,受文單位相對固定,可采用第二種印法,發(fā)文時可以節(jié)省大量書寫時間;在較小單位,由于文件數(shù)量少,受文單位經(jīng)常變化,封筒印制受文單位名稱則易造成浪費(fèi),一般可采用第一種印法.裝秘密文件的封筒,必須標(biāo)明秘密等級.因此,印制封筒時最好印上密級.從黨政單位發(fā)文實(shí)踐看,秘密件較多,封筒上以印上"秘密"二字為宜,發(fā)文時遇有"絕密"或"機(jī)密"文件時,可臨時加蓋相應(yīng)的密級戳記.當(dāng)然,有些單位密件很少,也可不印密級,發(fā)文時加蓋密級戳記也可以.

封面文字的排列,可分為橫排和豎排兩種.不同單位可根據(jù)自己的習(xí)慣選用.目前以橫排為多.字號根據(jù)封筒大小而定.選用稍大一點(diǎn)的字號,印成紅色,可使封筒美觀大方.封面上的發(fā)文單位和受文單位名稱要用全稱,不要隨意簡化.橫排印制時,要將受文單位印在封筒上方靠左側(cè),豎排印制時,要將受文單位印在封筒右側(cè)靠上方;均將具體收文部門印在中間.這樣可以保證文件傳遞準(zhǔn)確,防止誤投.

(3)封筒保管

封筒的保管方法,似乎是很簡單,因而有些人就把封筒往倉庫里一堆,其實(shí)這是很不科學(xué)的,特別是在較大單位,由于受文單位很多,一般都在封筒上印上了受文單位名稱,隨意堆放,發(fā)文時要現(xiàn)找封筒,會浪費(fèi)很多時間.所以,在封筒保存上也要采取科學(xué)的方法,方便使用,防止漏錯.

僅就印有受文單位名稱的封筒保存方法介紹兩種:

①專用木柜保存法

辦公部門可以根據(jù)受文單位的多少,設(shè)計制作一種專用木柜,木柜內(nèi)分成若干個小格子,格子的大小以能容納下50～100個中封筒為宜.格子旁木框上要按發(fā)文賬固定的受文單位順序貼上名簽.封筒制成后,可根據(jù)發(fā)文量需要,先取出一定數(shù)量封筒,按木柜方格上的受文單位名稱"對號入座".其余封筒應(yīng)逐一捆好,按發(fā)文賬上固定的受文單位順序有秩序地排放保存起來,待專用木柜格子內(nèi)封筒缺少時及時補(bǔ)充.這種保存方法,整潔規(guī)矩,使用方便.發(fā)文時只要按受文單位順序依次揀封即可.但要注意,如發(fā)現(xiàn)缺少某一單位的封筒,要用空白封筒寫上受文單位名稱及時補(bǔ)上,以防漏發(fā).

②配套保管法

封筒制成后,先將成捆封筒按發(fā)文賬固定的受文單位順序排列好,然后依次揀封,全部揀守配套后,每一套捆成一捆,再規(guī)整地存放在倉庫內(nèi).發(fā)文時拿出一套即可使用.這種方法,事先揀封時費(fèi)點(diǎn)時間,但發(fā)文時可以節(jié)省很多時間.但要事先逐捆地核對準(zhǔn)確,絕不能漏掉一個受文單位.

當(dāng)然,封筒的保管還有一些其他方法,只要是使用方便都是可行的.至于沒印受文單位名稱的封筒,雖保存無更多限制,但為了提高效率,秘書人員最好利用空閑時間,事先按發(fā)文順序?qū)懞檬芪膯挝幻Q,可成套保管,或放入"專用木柜"格內(nèi),以備使用.

發(fā)文時,大,中,小封筒的選用,要根據(jù)發(fā)文數(shù)量臨時確定,以防浪費(fèi)工時或備品.

2.密封箋

密封箋是文件裝具加封的主要用品.在文件傳遞過程中,有些重要文件,特別是絕密文件,為了確保安全,防止泄密,要對文件裝具進(jìn)行密封.由于文件裝具不同,所采用的加封方法也不同.目前,黨政單位常用的加封方法主要有:鉛封,泥封,密封箋,專用密封章等.本節(jié)主要介紹密封箋的使用方法.

(1)密封箋類型

目前,各級黨政單位所使用的密封箋,基本分為兩種類型:

①專用密封箋

這種密封箋,除印有"密封"字樣外,還印有發(fā)文單位名稱和特殊標(biāo)志,使用簡便,不易涂改偽造.專用密封箋只供本單位發(fā)文加封用,出了問題易于及時發(fā)現(xiàn)和追查.

②通用密封箋

這種密封箋只印"密封"字樣,單位各部門可以通用.有些較小單位,為節(jié)省開支,常使用這種密封箋.它的缺點(diǎn)是一旦發(fā)生問題,很難查清責(zé)任.所以,在使用通過密封箋時,必須在密封箋上加蓋本單位的公章,以彌補(bǔ)這個不足.

(2)密封箋的印制和保管

密封箋主要是用于文件裝具的加封.目前,多數(shù)單位選用18克薄頁紙(也叫油封紙)印制密封箋.這種紙薄而亮,拉力強(qiáng),印字清楚,粘貼牢固,是比較理想的密封箋用紙.

密封箋的式樣,沒有統(tǒng)一要求,為了使用方便,密封箋不宜過大,一般以長90毫米,寬48毫米為好."密封"二字要稍大些,發(fā)文單位名稱不要過大,字體可以根據(jù)需要選用.如橫排版要將"密封"字印在發(fā)文單位名稱上面;如豎排版應(yīng)將"密封"二字印在發(fā)文單位名稱下面.總之,密封箋制作要美觀大方,使用方便,安全性能好.

密封箋的功能是保障文件傳遞過程中的安全.所以,辦公部門對密封箋應(yīng)妥善保管,不能亂扔亂放.特別是"專用密封箋"更不能隨意送給其他單位使用.如果密封箋在各單位混用,就失去了密封的作用.

3.戳記

戳記是文件傳遞中的標(biāo)志.在文件分發(fā)傳遞中,為了明顯標(biāo)明所發(fā)文件的密級,時限等要求,辦公部門經(jīng)常使用專用戳記,以保證文件的快速,安全運(yùn)轉(zhuǎn).目前,各級黨政單位使用的戳記很多,本文只介紹一下普遍使用的兩種戳記:

(1)密級戳記

秘密文件,分為"絕密","機(jī)密","秘密"三個密級.為準(zhǔn)確使用密級戳記必須分別刻制三個密級的戳記.不能為了省事,只刻制一枚"機(jī)密"戳記,不同文件,一律加蓋"機(jī)密"戳記.這樣做的結(jié)果,會由于密級混淆而危及絕密文件安全.

密級戳記的規(guī)格,式樣沒有統(tǒng)一要求,"橫向刻制"和"豎向刻制",帶邊線和不帶邊線均可.辦公部門可根據(jù)使用習(xí)慣來確定.

(2)時限戳記

單位形成的文件由于內(nèi)容不同,時限要求也不相同.有些文件時間性不強(qiáng),有些文件則必須盡快處理.因此,秘書人員在分發(fā),傳遞文件過程中就要正確使用時限戳記,以提醒受文單位和收件人及時處理.

時限戳記一般分為兩種.一是"急件"戳記,這種戳記用于比較緊急的文件,要求受文單位和秘書人員接到文件后要盡快處理;二是"特急"戳記,這種戳記用于特別緊急的文件,要求受文單位和秘書人員收到文件后必須立即處理,不得拖延.

第三節(jié) 文書立卷歸檔

一,文書立卷的基本原則

1.遵循單位的工作規(guī)律

每個單位都有它的職能和任務(wù).一個單位的工作活動總是有一定規(guī)律的.如召開一次會議,會前要向領(lǐng)導(dǎo)單位請示并得到批準(zhǔn);然后發(fā)通知,起草會議文件,征求意見,必要時召開預(yù)備會議;然后,經(jīng)過正式會議討論研究,形成決議,會議總結(jié),會議記要等.單位工作活動的規(guī)律性決定了文件的形成也有規(guī)律性.如文件之間有一定的時間順序和承啟銜接,先有工作計劃,次有工作部署,再有工作決定,指示,后有工作總結(jié).在文件形成過程中所具有的這種起因根據(jù)和承接順序,構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律.因此,在文書立卷的過程中,必須要掌握這些規(guī)律,遵循文件形成的先后順序,如實(shí)地反映各項工作的客觀進(jìn)程.

2.真實(shí)地反映單位工作職能活動的特點(diǎn)和面貌

文書材料是單位工作實(shí)踐的產(chǎn)物,是單位從事各項實(shí)踐活動的真實(shí)記錄.如果要想反映出單位工作活動的全貌,就要把單位全年各項重要工作中產(chǎn)生的文書材料收集齊全,完整.立卷時,必須尊重客觀實(shí)踐形成的文件材料,決不可憑主觀愿望進(jìn)行舍取或虛構(gòu).本單位受到上級表揚(yáng)的文件要立卷,受到上級批評的文件也要立卷,單位形成的正確文件要立卷,形成的錯誤文件也要立卷.總之,保持文件的真實(shí)性和本來面貌,是立卷人員必須遵循的原則,切不可隨人的意志把已經(jīng)成為歷史的文書案卷加以更改.

3.要正確區(qū)分文件的保存價值

文書立卷過程中,要適當(dāng)考慮文件的保存價值.文件的保存價值是由文件反映單位工作活動面貌的作用和今后查考利用可能性的大小來決定的.在可能的條件下,應(yīng)當(dāng)把保存價值不同的文件分開來立卷,這樣,有利于文件的管理和鑒定工作.

由于文件內(nèi)容的重要程度不同,所起的作用也不同,保存價值也就不同.根據(jù)文件的價值,可以將對文件的保管期分為永久保管,長期保管,短期保管.凡是記載和反映本單位的主要工作職能,在科學(xué)研究中有長遠(yuǎn)利用價值和考查價值的文件,就應(yīng)當(dāng)永久立卷保存;凡是記載和反映本單位的工作活動,本單位在工作中經(jīng)常需要查考的文件,可長期立卷保管;凡是一些只在比較短的時期內(nèi),本單位需要查考的文件,立卷后進(jìn)行短期保管.

有的單位在文書立卷時,對區(qū)分文件的保存價值存在著片面認(rèn)識.有人認(rèn)為本單位形成的文件重要,上,下級單位的文件不重要;有人認(rèn)為上級單位文件重要,本級,下級單位文件不重要;也有人認(rèn)為政治性文件重要,業(yè)務(wù)性文件不重要等等.這些都是違背文書立卷原則的.一般來講,凡是反映社會歷史發(fā)展和記錄單位工作主要職能活動,反映單位基本歷史面貌的重要文件,如本單位印發(fā)的指導(dǎo)性文件,會議上通過的決議性文件,重要的請示文件報告,上級單位頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的文件,下級單位報送的有關(guān)方針,政策性和重要問題的請示報告等,都是具有保存價值的文件.而一些文件如通知,便函,單位之間一般來往文書等,其作用和保存價值相對小一些,有些就根本沒有保存價值.另外,文件作者的地位,作用和文件名稱的不同,也決定了文件保存價值的不同.如指示,命令,決議,決定等比通知,便函保存價值大一些.

在文書立卷時,正確判定文件的保存價值,是個不可忽視的問題.如果把保存價值懸殊的文件合在一起組卷,將給檔案部門的工作造成不便.因此,在區(qū)分文件保存價值時,一方面,要以本單位的重要工作職能活動出發(fā),把重點(diǎn)放在本單位主要職能活動形成的文件上,包括政治性,業(yè)務(wù)性等文件,以及與本單位職能活動有密切聯(lián)系的上下級文件.一般來說,本單位形成的文件比外單位保存價值大,隸屬的單位文件比非隸屬的單位文件保存價值大.當(dāng)然,如果外單位文件與本單位文件關(guān)系密切,保存價值也就大一些.另一方面,要全面地分析文件的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,以此來區(qū)分文件的保存價值.一些全面性的方針和政策的文件在劃分保存價值時,易被人們注意;而一些只反映某些工作活動片斷的文件往往被人們忽視,但如果與本單位工作職能聯(lián)系起來看,這些文件卻有著重要的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用.因此,只有全面地,系統(tǒng)地分析文件的作用,才能正確區(qū)分文件的保存價值.

4.保持文件之間的歷史聯(lián)系

保持文件的歷史聯(lián)系,是文書立卷的前提,在單位工作活動中形成的一個個文件材料,它們各自有著具體的目的和作用,但它們之間又有著密切的聯(lián)系,表現(xiàn)在:有相同或相近的目的,解決相同或相近的問題,同出一處或同在一時等.這些聯(lián)系,都可稱為歷史聯(lián)系.如進(jìn)行一項工作,一般要有工作計劃,工作計劃決定下來要上報,下達(dá),在了解工作進(jìn)展情況過程中遇到的問題需要研究解決,或向上級請示,或提出解決意見,直到工作最后完成為止;召開一次會議,要有會議通知,日程,名單,報告,總結(jié),決議,簡報等;辦理一個案件,要有調(diào)查提綱,證明材料,調(diào)查報告,結(jié)論,處理意見等.這些文件之間的前后有著必然的聯(lián)系,是不可分割的整體.

另外,各級黨政領(lǐng)導(dǎo)單位內(nèi)部都設(shè)立若干部門,分別承擔(dān)著一定的工作任務(wù),也要形成一些反映本部門職能活動的文件材料,這些文件材料與整個單位以及各部門之間有著密不可分的聯(lián)系.還有些文件材料反映了上下級單位,平級單位之間的來往關(guān)系.盡管上下級單位,平級單位的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍不同,它們所形成的文件內(nèi)容也各不相同,但是,由于工作的關(guān)系,通過文件的來往聯(lián)系也是密切的.

從上述幾種聯(lián)系中,針對同一具體工作,具體問題的文件材料間的聯(lián)系,是內(nèi)部的,本質(zhì)的聯(lián)系;不同工作,不同問題的文件材料間的聯(lián)系則是外部的,非本質(zhì)的聯(lián)系.在保持文件之間內(nèi)部的,本質(zhì)的聯(lián)系的基礎(chǔ)上,盡可能保持其他多種聯(lián)系,把看似孤立的文件組成案卷.如果不考慮文件間的歷史聯(lián)系,立卷時把文件硬湊在一起,拆散了它們之間的聯(lián)系,給查找?guī)砺闊?這勢必要影響單位正常的工作.

5.便于文件的查考利用和保管

文書立卷的根本目的就是要便于保管和利用.要做到這一點(diǎn),必須在組卷時,對卷內(nèi)文件數(shù)量有一定的限制.如果組成的案卷太厚,既不好裝訂,也不便于查考和利用,又不利于對其中一份文件的復(fù)制;如果一本案卷太薄,數(shù)量多,給管理工作又帶來不便.因此,每個案卷內(nèi)的文件材料數(shù)量的多少,一定要根據(jù)實(shí)際情況而定.重要的文件材料,立卷時可薄一些,以便在寫案卷標(biāo)題時,能夠集中,具體地揭示文件內(nèi)容,對于不常查找的一般性文件,立卷時可厚些.例如,一次會議或者一項工程形成了許多文件,整理時不能單純從保持聯(lián)系的角度立成一個很厚的卷.案卷太厚難以裝訂,也不便于閱讀和搬動,應(yīng)同時從便于保管和利用出發(fā),適當(dāng)分得再細(xì)些,變成幾個保管單位.再如,有些工作過程不長,形成的文件不多,只有兩三份或二三十頁文件,類似情況若都分別組卷,會造成案卷很薄,顯得零散,宜從更大的范圍考慮文件的聯(lián)系,適當(dāng)綜合立卷(當(dāng)然,對少數(shù)重要的文件立成薄一些的卷也是可以的).

由于每個案卷各有特點(diǎn),互有區(qū)別,使得人們查找起來方便.一看案卷標(biāo)題,就知道卷內(nèi)包括的內(nèi)容,這樣提高了工作效率,節(jié)約了時間.如果案卷之間界限不清,相近相似的案卷被排在一起,在利用的時候,就很難查到所需要的文件材料.總之,立成的案卷是否便于保管利用,不僅關(guān)系到單位各項工作的開展,而且直接影響檔案工作的開展.因此,文書人員在立卷時,必須要遵循便于管理和利用的原則,使立成的案卷能清晰地反映出文件的內(nèi)容,便于人們迅速,準(zhǔn)確地查出所需的文件材料.永久,長期,短期保存的文件,雖然是一項工作,一次會議形成的,本來有一定的聯(lián)系,但由于保存期限要求不同,也需要適當(dāng)分開立卷,以利于單位檔案室日后的鑒定工作和向檔案館移交檔案.