企業(yè)資金管理常識(shí)

        來源： 創(chuàng)業(yè)邦     2007-7-3 9:16:00

　　賺錢之前,，必須首先明白應(yīng)該如何接受付款,、如何建立付款條件和賒銷條款,、如何管理資金。相信本文的指導(dǎo)意見會(huì)對你有所幫助,。

　　接受付款以及資金管理是很有技術(shù)性的事情,，因?yàn)槌丝蛻糁猓Y金流轉(zhuǎn)和合理的賬戶管理都是維持業(yè)務(wù)發(fā)展的條件,。因此，即使雇用了專業(yè)會(huì)計(jì)師或簿記員,，按時(shí),、足額受到貨款以及懂得資金管理始終都應(yīng)該是公司的頭等大事,。必須熟悉基本的簿記知識(shí)和資金管理原則及活動(dòng)，例如賒銷,、銀行結(jié)單、納稅申報(bào)表格,、應(yīng)收及應(yīng)付款項(xiàng)等等。同樣,，還要自己考慮給客戶提供的購買付款選擇，包括現(xiàn)金,、支票,、銀行借貸卡、信用卡,、在線支付選擇等等，同時(shí)也要為非現(xiàn)場支付建立付款條件和債務(wù)收取細(xì)則,。

　　開戶

　　一旦選定名字,、注冊了公司,，那么下一步就要開通一個(gè)商業(yè)銀行賬戶。開戶過程非常簡單,。首先選擇希望合作的銀行（對小型企業(yè)態(tài)度友好的銀行），然后打電話預(yù)約見面談開戶事宜,。就這么簡單。但是,，去開戶時(shí)，要帶上個(gè)人身份證明,、公司名稱注冊文件、公司執(zhí)照,，這些都是開通商業(yè)賬戶必需的材料。下一步就是在新賬戶中存入資金（甚至100美元都可以）,。如果個(gè)人信用記錄非常好,，還可以要求銀行為新賬戶增添信用貸款最高限額,，公司要購買東西或者銷售疲軟時(shí)期信貸最高限額的用處就體現(xiàn)出來了,，它能夠?yàn)楣咎峁┵Y金幫助,，直到公司業(yè)務(wù)增長為止。此外,，一定要咨詢信用卡商業(yè)賬戶,、借記賬戶,、以及其它一些小型公司服務(wù),。

　　簿記

　　建立財(cái)務(wù)賬簿有兩種選擇，要么自己做,，要么請專業(yè)會(huì)計(jì)師或簿記員做,。當(dāng)然也可以二者兼?zhèn)?，平時(shí)自己做,，年終時(shí)請專業(yè)會(huì)計(jì)師做財(cái)務(wù)決算和納稅申報(bào)表格,。如果選擇自己做賬簿，那么一定要投資諸如Quickbooks或 Quicken等的會(huì)計(jì)軟件,，因?yàn)檫@些軟件操作簡單且富有趣味性,。多數(shù)會(huì)計(jì)軟件都能夠開發(fā)票、記錄銀行結(jié)算情況和商業(yè)賬戶信息,、追蹤應(yīng)付和應(yīng)收款項(xiàng)。

　　如果即使有會(huì)計(jì)軟件的幫助,，你仍然對自己的簿記能力沒有自信,，那么建議請專業(yè)簿記員每個(gè)月管理賬簿,，再請?zhí)卦S專業(yè)會(huì)計(jì)師每個(gè)季度審核賬簿，并準(zhǔn)備公司的年終財(cái)務(wù)結(jié)算和捐稅收入,。聯(lián)系U.S. Association of Chartered Accountants或者American Institute of Professional Bookkeepers都能夠找到合適領(lǐng)域的會(huì)計(jì)師和簿記員,。如果你在加拿大，則可以聯(lián)系Chartered Accountants of Canada或者Canadian Bookkeepers Association,。

　　如果你就是兼職想賺點(diǎn)額外收入,，那么就完全沒有必要用會(huì)計(jì)軟件或會(huì)計(jì)服務(wù)，只要投資基本的總賬,，記錄所有商業(yè)支出和銷售就可以了,。既然是獨(dú)立經(jīng)營,，那就一定要使用常用方法,，衡量需要多大投資、能獲得多少收入和利潤,。同時(shí)，記住,，要將所有業(yè)務(wù)和稅務(wù)記錄保存在安全的地方七年以上，這是美國以及加拿大國稅局對企業(yè)收入和支出信息記錄的最長時(shí)間限制,。

　　接受現(xiàn)金、支票和借記卡

　　要像立足于如今這個(gè)競爭極其激烈的商業(yè)環(huán)境,，你必須為顧客提供多種支付方式供顧客選擇，包括現(xiàn)金支付,、借記卡、信用卡以及電子現(xiàn)金等等,。提供這些支付選擇也是要付出成本代價(jià)的，開戶費(fèi)用,、轉(zhuǎn)賬費(fèi)用、設(shè)備出租費(fèi)用,、以及中介費(fèi)等等,。但是在21世紀(jì)的今天,，這些支出都是經(jīng)商的成本之一。盡管如此,，你還是可以通過選擇最佳價(jià)格的服務(wù)，從而降低成本,。并不是所有銀行、商業(yè)賬戶以及支付處理服務(wù)都是完全相同的,，其費(fèi)用也各有不同,。你可以通過小型企業(yè)協(xié)會(huì)核實(shí)一下他們是否提供會(huì)員折扣，哪怕是2%的折扣,，也能節(jié)省不小一筆錢,。記住,，顧客買東西付錢時(shí),，總是期望有多種支付選擇的,，如果你無法提供多種選擇,，那你的銷售量肯定會(huì)日漸減少,。

　　第一種支付方式就是現(xiàn)金支付,，這種方式的最大優(yōu)點(diǎn)就在于其流動(dòng)性，不需要處理時(shí)間,。只要收到現(xiàn)金，你就可以用它付賬,，可以投資其他商業(yè)活動(dòng)，以增加企業(yè)的收入和利潤,。這種方式主要的缺點(diǎn)是,，現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)性較大，因?yàn)榭赡軙?huì)遭到搶劫或者丟失現(xiàn)金,。若遇到這種情況，如果沒有紙質(zhì)交易證明,，也很難向保險(xiǎn)公司索賠。就算你不愿意收現(xiàn)金,，也總是會(huì)有人愿意支付現(xiàn)金,，因此,，要養(yǎng)成每天存款的習(xí)慣,。另外,，還要投資購買一個(gè)可靠的保險(xiǎn)箱,，以便無法將現(xiàn)金存進(jìn)銀行時(shí),，可以將現(xiàn)金存放在保險(xiǎn)箱中,。

　　如果你從事的是服務(wù)行業(yè),，那么顧客最喜愛的支付方式之一可能就是支票。你要采取一些預(yù)防措施,，保證自己收到的不會(huì)是空頭支票，尤其是和新客戶進(jìn)行交易時(shí),。要求對方出示帶照片的證件,，并且在支票上記下顧客司機(jī)的車牌號(hào)碼。如果支票金額超出了所需金額,，那么就要求顧客鑒定支票或者代以銀行匯票，如果客戶是公司的新顧客，那就更應(yīng)該如此,。此外，要養(yǎng)成檢查支票日期和金額的習(xí)慣,，確保一切無誤。我曾經(jīng)數(shù)次遇到過日期和金額錯(cuò)誤的情況,，出現(xiàn)這種簡單的錯(cuò)誤，可能會(huì)耗費(fèi)很多時(shí)間去獲得一張新支票,。

　　借記卡不失為另一種選擇,，但是接受借記卡之前，你必須首先購買或者租一套借記卡終端設(shè)備,。很多銀行和信用合作社都為商業(yè)客戶提供借記卡設(shè)備和服務(wù)。連接電話線的終端需要每個(gè)月約40美元的費(fèi)用,，蜂窩終端每個(gè)月需要大約100美元,，此外還需要自發(fā)電話線以及蜂窩服務(wù)費(fèi)用,。銀行還要收取每筆借記卡交易的交易費(fèi)用,，根據(jù)交易金額以及借記卡使用頻率，交易費(fèi)用在10到50美分之間不等,。

　　開一個(gè)信用卡商業(yè)賬戶

　　很多消費(fèi)者都不再使用紙幣付賬,，轉(zhuǎn)而垂青于塑料信用卡來交納購物以及服務(wù)費(fèi)用,。實(shí)際上，為顧客提供信用卡支付方式,，是企業(yè)取得成功的一個(gè)關(guān)鍵性因素,。如果你計(jì)劃網(wǎng)上交易,，那么情況尤其如此,，因?yàn)樗芯W(wǎng)絡(luò)銷售和財(cái)務(wù)交易都必須通過信用卡和電子現(xiàn)金實(shí)現(xiàn),。要為顧客提供信用卡支付方式,，首先你必須開一個(gè)信用卡商業(yè)賬戶,。第一步就是拜訪你的合作銀行或者信用合作社,，或者聯(lián)系商業(yè)賬戶經(jīng)紀(jì)人（例如1st American Card Service,、Cardservice International或者Merchant Account Express）,，咨詢開戶信息,。如果你的信用狀況良好,，那么遇到的障礙就會(huì)比較少，但如果你的信用狀況很糟糕,，那么想開一個(gè)商業(yè)賬戶可能就比較困難,，或者你必須得擔(dān)保一份足額的安全存款,。如果你仍然沒有成功,，那么下一個(gè)最好的辦法就是，同提供網(wǎng)絡(luò)支付服務(wù)的提供商合作,，開一個(gè)賬戶,，這個(gè)問題下面將會(huì)討論,。

　　開信用卡商業(yè)賬戶的優(yōu)勢數(shù)不勝數(shù),。實(shí)際上,，研究表明，提供信用卡支付方式的商家的銷售額上升了50%,。如果接受在線信用卡支付,、電話支付、郵件支付等等,，或者在獲得客戶允許的前提下，定期從客戶賬戶上扣除一定金額,，那么商家的銷售額漲幅就更不用提有多大了,。當(dāng)然了,，所有這些都是有代價(jià)的,，要向提供商支付一定費(fèi)用,，包括申請費(fèi),、設(shè)立安裝費(fèi)、購買或租用處理設(shè)備和軟件的費(fèi)用,、行政管理費(fèi),、銷售額2%到8%的交易處理費(fèi),。這些費(fèi)用都是經(jīng)商的成本之一,。

　　在線支付服務(wù)

　　在線支付服務(wù)允許商家和顧客之間通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子貨幣流動(dòng)。這些服務(wù)在消費(fèi)者和商家中非常受歡迎,。PayPal就是廣受歡迎的在線服務(wù)之一,，它在全世界45個(gè)國家里擁有超過4000萬用戶,，提供個(gè)人和商業(yè)賬戶服務(wù),。這兩類賬戶都允許互相電子轉(zhuǎn)賬,，但是只有商業(yè)賬戶能夠接受信用卡支付,。在線支付服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)在于其快捷性,、便利性,、開戶便宜，無論你屬于何種信貸分類,，不論你有多大的預(yù)期銷售量，只要顧客有電子郵件賬戶,，你就能接受其支付方式。你可以直接將錢存進(jìn)自己的賬戶,，也可以使用支票,，或者使用借記卡,。在線支付服務(wù)的唯一缺點(diǎn)在于，大多數(shù)服務(wù)都要求顧客訪問自己的網(wǎng)站,，完成交易,，這樣很多顧客往往會(huì)覺得麻煩,，因而放棄了購買。但無論如何,，在線支付服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其缺點(diǎn),。

　　確定支付條件

　　每一個(gè)小型企業(yè)家都需要確定自己的支付條件策略。盡管大家都想讓支付方式標(biāo)準(zhǔn)化,，但同時(shí)還要保持可變性，以滿足不同顧客的不同需求。確定支付方式包括預(yù)付款,、分期付款以及延長信用期,。與優(yōu)先提供服務(wù)或發(fā)送產(chǎn)品的客戶簽署明確,、書面的支付條件是非常重要的，支付條件應(yīng)該在你的各種估計(jì)表格中顯示出來,，包括正式合同和訂單,，也要在最終的發(fā)票和每月的賬戶陳述中顯示出來,。

　　擔(dān)保性預(yù)付款

　　如果你從事的是服務(wù)行業(yè)，那么你最好養(yǎng)成先收錢再服務(wù)的習(xí)慣,，尤其是涉及到產(chǎn)品銷售的情況下,，你必須要提前預(yù)付產(chǎn)品購款,，因此一定要讓顧客先交錢,，再為他們提供服務(wù),，而且這種情況下,，預(yù)付款必須足以抵償原材料的價(jià)值。如果你只提供勞動(dòng)力服務(wù),，那么最好在提供服務(wù)之前，保證收到至少三分之一或者一半的預(yù)付款,。你的訂單表格或合同應(yīng)該清楚地寫明預(yù)付款信息,，以及取消訂單合同時(shí)的返還策略,。收取擔(dān)保性的預(yù)付款是保證收回預(yù)算的最好方式,。

　　分期付款

　　分期付款也是保證自己免受經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的方式之一。要想保證成功地收取分期付款,，其中的關(guān)鍵在于，要提前安排好合同以及支付條件,。至于分期付款的具體數(shù)額，一定要達(dá)成一致協(xié)議,。你可以使用百分比計(jì)算分期付款,，例如25%的預(yù)付款,，原材料發(fā)貨時(shí)交納25%,，項(xiàng)目有實(shí)質(zhì)性進(jìn)展時(shí)交納25%，項(xiàng)目完成或者30天內(nèi)交清剩余款項(xiàng),?；蛘撸阋部梢愿鶕?jù)具體的工作,、服務(wù)，確定具體的分期支付方式,。不論你使用什么系統(tǒng)，大型項(xiàng)目中采取分期付款的方式能夠大幅度降低經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的可能性,。

　　延長信用期

　　大多數(shù)情況下，都沒有必要延長顧客的信用期,，除非你提供的是諸如病蟲害防護(hù)之類逐月收費(fèi)的服務(wù),，或者需要循序漸進(jìn)完成的大型項(xiàng)目。一般來說,，交易完成時(shí)應(yīng)該要收齊所有款項(xiàng),。但是，在商家對商家的銷售中,，商業(yè)可以通常會(huì)要求一定的信用期，例如交貨或者服務(wù)完成后30,、60,、90天,，或120天。最理想的是盡快收到貨款,，因此你可以提供折扣,，例如一周內(nèi)付清款項(xiàng)，則提供2%的折扣,。如果你真的延長了信用期,，那么首先一定要核實(shí)對方的信用狀況,，尤其是涉及到大筆資金時(shí),。美國和加拿大有三家主要的信用報(bào)告機(jī)構(gòu)：Trans Union,、Equifax和Experian。這三家信用機(jī)構(gòu)都能夠面向所有曾經(jīng)申請過信用期的個(gè)人,、企業(yè)和機(jī)構(gòu)編撰信用錄,。

　　收賬

　　無論你有多小心多謹(jǐn)慎，有時(shí)候難免還是會(huì)遇到拖欠或者拒付的情況,。那么如何才能收回賬款呢,？收賬的第一原則就是，要將自己的聯(lián)系渠道公開給欠債的客戶,，不斷向?qū)Ψ绞┘訅毫Γㄟ^非脅迫性電話,、信件或者個(gè)人拜訪,，以收回欠款。不要通過法律的方式逼迫客戶換錢,，但是你可以向?qū)Ψ浇忉?，最好趕快還錢,，也就是說,，最好維持你們之間的合作關(guān)系，不還錢將傷害客戶的信用,，或者如果遲遲不還,，你會(huì)通過法律的渠道提出訴訟,。

　　另外一種方式就是雇傭收賬機(jī)構(gòu)來收取未償債務(wù)。收賬機(jī)構(gòu)通常會(huì)在收賬總額中扣除一定比例的錢,，作為自己的傭金,，傭金有時(shí)甚至高達(dá)50%。你可以首先通過Association of Credit and Collection Professionals,，尋找合適的收賬機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作,。

　　最后一種方式就是將欠款者告上小額索償法院，但是要記住,，每個(gè)州或省的小額索償法院對于訴訟欠款額有著不同的規(guī)定,，大概在1500到25000美元不等。各省或各州的訴訟費(fèi)也各有不同,，而且訴訟費(fèi)是要提前繳納的,。但如果你勝訴了,，這些費(fèi)用會(huì)加到你的裁定額上。憑經(jīng)驗(yàn)來看,，提起訴訟的小型企業(yè)家通常會(huì)自行代理，因?yàn)榭赡茏坊氐那房铑~通常比較小,，因此請律師花律師費(fèi)有點(diǎn)劃不來,。即使你勝訴了,，你也不一定能夠追回欠款。你贏得的可能就是一紙判決,，但是最終還是得通過法院抵押債權(quán)通知單或者抵押財(cái)產(chǎn)來追回欠款,。聯(lián)系當(dāng)?shù)胤ㄔ海私飧嚓P(guān)于小額索償法院的訴訟流程和訴訟費(fèi)的信息,。