目錄和索引

有時(shí)候我們需要編輯和管理一些多章節(jié)的長(zhǎng)篇文檔（例如本書），Word2003為此提供了大綱,、目錄和索引功能,，這樣，當(dāng)您在大綱視圖下完成文檔提綱的編輯后，程序會(huì)自動(dòng)為您生成目錄和索引,，有了目錄和索引的幫助,，長(zhǎng)篇文檔的編輯和管理就變得比較輕松了。

大綱

Word中的大綱就是文檔中標(biāo)題的分層結(jié)構(gòu),。

一,、使用大綱視圖

在閱覽長(zhǎng)篇文檔時(shí)，使用大綱視圖可以迅速了解文檔的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容梗概,，同時(shí),，只有在您使用大綱視圖的時(shí)候，常用工具欄上才會(huì)顯示相關(guān)按鈕,。

執(zhí)行“視圖(V)子菜單”下的“大綱(O)菜單”,，您就能以大綱視圖方式來閱覽文檔了。在大綱視圖下,，文檔標(biāo)題和正文文字被分級(jí)顯示出來,，根據(jù)需要，一部分的標(biāo)題和正文可以被暫時(shí)隱藏起來,，以突出文檔的總體結(jié)構(gòu),，當(dāng)然這一切都是以文檔創(chuàng)建了大綱為條件的。

二,、創(chuàng)建和修改大綱

大綱的創(chuàng)建與修改,，只能在大綱視圖下進(jìn)行。現(xiàn)在,，假定您需要編寫一篇講解針灸學(xué)基礎(chǔ)的文檔：

打開一個(gè)空白文檔,，選擇大綱視圖，并做如下編輯：

第一章經(jīng)絡(luò)總論

第一節(jié)經(jīng)絡(luò)的組成和作用

第二節(jié)經(jīng)絡(luò)的標(biāo)本,、根結(jié),、氣街、四海

特別提示：Word2003會(huì)把錄入的內(nèi)容默認(rèn)為一級(jí)標(biāo)題,，并將其按一級(jí)標(biāo)題的樣式格式化,。

您知道，章和節(jié)肯定不應(yīng)該是同級(jí)標(biāo)題,，所以,，您需要修改一下大綱。

上下光標(biāo)找到“第一節(jié)經(jīng)絡(luò)的組成和作用”,，按下Home鍵將光標(biāo)移動(dòng)到行首,，然后按下Shift+End鍵選中本行，當(dāng)然用鼠標(biāo)點(diǎn)擊標(biāo)題前的減號(hào)是最快速的選中方法,。選中標(biāo)題后,，按下工具欄上的“降級(jí)按鈕”,，或者直接按下“降級(jí)快捷鍵Alt+Shift+右光標(biāo)”，標(biāo)題“經(jīng)絡(luò)的組成和作用”就從一級(jí)標(biāo)題降到了二級(jí)標(biāo)題,，當(dāng)然您也可以在選中標(biāo)題后直接在工具欄上的“大綱級(jí)別下拉”中用上下光標(biāo)指定大綱級(jí)別,，重復(fù)上述操作，您可以把第二節(jié)也降為二級(jí)標(biāo)題,，被降級(jí)的標(biāo)題會(huì)自動(dòng)向右縮進(jìn)兩個(gè)漢字的位置，以此類推,，如果您的文檔中有第三級(jí)標(biāo)題,，那么它又會(huì)在第二級(jí)標(biāo)題的基礎(chǔ)上再向右縮進(jìn)兩個(gè)漢字的位置，這樣,，整個(gè)大綱就顯得結(jié)構(gòu)清晰了,，同時(shí)您會(huì)發(fā)現(xiàn)，第一章標(biāo)題前的減號(hào)變成了加號(hào),，標(biāo)題前的加號(hào)表示該標(biāo)題包含有下一級(jí)的內(nèi)容,，可以展開，而標(biāo)題前顯示減號(hào)則表示該標(biāo)題無下一級(jí)內(nèi)容,，不可展開,。不過，標(biāo)題前的加減號(hào)是圖形,，讀屏軟件目前還不能朗讀,。

修改大綱還可以在選中標(biāo)題后，執(zhí)行“格式(O)子菜單”下的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)(N)...菜單”,，在“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框的“多級(jí)符號(hào)選項(xiàng)卡”下為標(biāo)題設(shè)置編號(hào),，具體操作請(qǐng)參閱本書第四章第三節(jié)。

您還記得設(shè)置段落格式時(shí)打開的那個(gè)“段落”對(duì)話框嗎,？事實(shí)上,，段落對(duì)話框也是能幫助您設(shè)置段落大綱級(jí)別的。選中標(biāo)題或段落后,，執(zhí)行“格式(O)子菜單”下的“段落(P)...菜單”打開“段落”對(duì)話框,，在“縮進(jìn)和間距選項(xiàng)卡”下，用Tab鍵切到“大綱級(jí)別(O):1級(jí)組合框”,，在這里,，可以用上下光標(biāo)直接為選中段落指定大綱級(jí)別。

下面簡(jiǎn)要說明一下與大綱相關(guān)的工具欄按鈕的功能,，并附上相關(guān)快捷鍵：

提升至標(biāo)題1按鈕：將選中標(biāo)題或段落直接設(shè)置為最高級(jí)別,。

升級(jí)按鈕：將選中標(biāo)題或段落提高一級(jí)，如選中的標(biāo)題原來是第三級(jí),，按下升級(jí)按鈕后,，就會(huì)被提升為第二級(jí),。

大綱級(jí)別下拉：顯示光標(biāo)當(dāng)前指向段落的大綱級(jí)別，同時(shí)可以在選中標(biāo)題或段落后,，在此用上下光標(biāo)直接為選中的內(nèi)容指定大綱級(jí)別,。

降級(jí)按鈕：將選中標(biāo)題或段落降低一級(jí)，如選中的標(biāo)題原來是第三級(jí),，按下降級(jí)按鈕后,，就會(huì)被降低為第四級(jí)。

降級(jí)為正文按鈕：將選中標(biāo)題或段落直接設(shè)置為正文,，也就是大綱級(jí)別中最低一級(jí),。

上移按鈕：將選中標(biāo)題或段落移動(dòng)到上一段落或標(biāo)題前。

下移按鈕：將選中標(biāo)題或段落移動(dòng)到下一段落或標(biāo)題后,。

展開按鈕：顯示選中標(biāo)題的子標(biāo)題或正文,，按下一次顯示一級(jí)。

折疊按鈕：隱藏選中標(biāo)題的子標(biāo)題或正文,，按下一次隱藏一級(jí),。