美國檔案工作者提及法律時(shí),，他們都想了解：什么時(shí)候檔案工作者可能會(huì)陷入法律糾紛？對個(gè)人來說有可能出現(xiàn)的最糟糕的情況是什么,？哪些刑罰會(huì)是檔案工作者所面臨的,？被抓住的風(fēng)險(xiǎn)有幾層？實(shí)際上在美國鮮有檔案工作者陷入法律糾紛事件,，也幾乎沒有遇到檔案工作者因做什么壞事在報(bào)紙,、電視新聞上報(bào)道，除了個(gè)別案例：幾個(gè)檔案工作者竊取了所在單位的檔案,。相對而言,，正是因?yàn)闀r(shí)常能在網(wǎng)上見到匿名售賣重要資料的行為,，檔案工作者們才會(huì)受到誘惑產(chǎn)生不當(dāng)?shù)哪铑^或行為。即使從媒體那里聽到某位檔案工作者因?yàn)楦`取行為被抓,，但這并不是會(huì)經(jīng)常發(fā)生的事,。
　　在美國，信息公開的嚴(yán)肅性會(huì)讓公開信息不當(dāng)?shù)臋n案工作者丟掉飯碗,。作為守法的檔案工作者也重視信息公開中他們?nèi)绾伪Ｗo(hù)別人的隱私和處理有版權(quán)問題的資料這兩件事,。對于版權(quán)管理不當(dāng)?shù)那闆r，通常情況下,，檔案工作者可以通過改變材料利用方式或修訂利用政策來修正,。最糟糕的情況也就是對檔案工作者進(jìn)行罰款。檔案工作者是否失業(yè)取決于環(huán)境,、是否有意為之以及錯(cuò)誤決定帶來的風(fēng)險(xiǎn)性,。
　　美國的檔案工作者十分明白，保護(hù)私人信息,，或者允許作家,、畫家以及其他創(chuàng)造性人群掌握他們自己作品被銷售和復(fù)制的方式是合情合理并且合法的，但同時(shí)也強(qiáng)烈地感到檔案是應(yīng)該被大家所利用的,。特別是允許人們看到政府檔案是保證政府誠信,、關(guān)懷的必要。他們盡可能地提供最廣泛的檔案利用,，用強(qiáng)制性的檔案利用規(guī)定來調(diào)和公共法令、捐贈(zèng)合同,。盡管利用可能會(huì)因?yàn)榇_保法律權(quán)利和涉及法律,、安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán),、文化道德以及隱私方面的因素考慮而受限制,，但檔案工作者仍會(huì)基于以上因素的考慮，盡可能地提供最廣泛的檔案利用,。
　　美國議會(huì)已經(jīng)制定了具體的法規(guī)來保護(hù)圍繞個(gè)人產(chǎn)生的各類隱私檔案文件,，其中比較重要的有：《信息自由法案》（FOIA：Freedom of Information）、《健康保險(xiǎn)流通及責(zé)任法案》（HIPAA：Health Insurance Portability and Accountability Act）,、《家庭教育權(quán)利及隱私法案》（FERPA：Family Educational Rights and Privacy Act）,、《社保號(hào)碼隱私法》（SSNPA: Social Security Number Privacy Act）。因此,，美國檔案工作者的日常工作就是在法律框架下,，努力為公眾提供最好最完整的檔案利用。
　　以美國密歇根大學(xué)檔案館的情況為例：他們在服務(wù)于密歇根大學(xué)的同時(shí),，也接受來自公民私人檔案,、公司以及其他組織的捐贈(zèng)檔案,。因此，這既是一家檔案機(jī)構(gòu),，也是所謂的“代收檔案館”,。為了管理好檔案，他們制作了關(guān)于檔案管理政策的手冊,，告知學(xué)校各個(gè)機(jī)構(gòu)他們分別在鑒定文件,、標(biāo)記敏感材料、提供相關(guān)背景信息以及移交進(jìn)館方面的相關(guān)義務(wù),。這個(gè)手冊的最新版本可以在該館的官網(wǎng)上下載,。
　　對于并不屬于大學(xué)自身的那部分檔案的接收，密歇根大學(xué)本特利圖書館會(huì)要求簽署《饋贈(zèng)協(xié)議》（Gift Agreement）,。這份協(xié)議主要包括四方面的功能：
　　第一,，將檔案資料的擁有權(quán)和／或紙質(zhì)件正式地授予本特利圖書館。
　　第二,，由于捐贈(zèng)者對一個(gè)全宗中的部分或全部檔案資料擁有版權(quán),，該協(xié)議將對捐贈(zèng)者和本特利圖書館之間的版權(quán)進(jìn)行指定。傾向于在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí),，也將這部分檔案的版權(quán)進(jìn)行移交,。
　　第三，盡管檔案館偏向于檔案資料移交后就立即公開利用,，但如果捐贈(zèng)者覺得他們所捐贈(zèng)的檔案資料中含有敏感信息的話,，檔案館通常也會(huì)待特定時(shí)限后才會(huì)對外公開利用所接收的這部分檔案。除非這些信息具有很高的歷史價(jià)值,。
　　第四,，將對今后已處理過的，如已復(fù)制的,、幾乎沒什么價(jià)值的,，不再繼續(xù)保管的檔案的處理方式達(dá)成協(xié)議。
　　此外,，本特利圖書館為了檔案的信譽(yù)和遵守法律,，確保所有的檔案員工清楚他們負(fù)有保障檔案安全的義務(wù)，還與每個(gè)在本特利圖書館任職的檔案工作者簽訂合同,。其內(nèi)容不僅指出了作為檔案工作者個(gè)人在檔案安全方面負(fù)有的職責(zé),，還要求檔案工作者保證在非工作時(shí)的閑聊中不會(huì)泄露涉密信息，并對檔案利用者所做的研究保密,。
　　檔案館尊重與捐贈(zèng)者在檔案所有者,、版權(quán)和利用規(guī)定方面簽訂的存放協(xié)議。在美國,，版權(quán)法賦予檔案一項(xiàng)特殊的權(quán)力,，允許購買檔案材料的復(fù)制品,，但同時(shí)法律要求要告知購買人，檔案資料的版權(quán)受法律保護(hù),，他們不能再對其復(fù)制,。他們會(huì)在為利用者提供的每份檔案復(fù)制品的后面附上有關(guān)版權(quán)問題的注意事項(xiàng)表。如果他們不這樣做,，他們就會(huì)違法,。
　　對于受限檔案的利用問題，根據(jù)《信息自由法案》的要求,，需要一些特殊程序才能利用,，檔案工作者會(huì)幫助利用者了解他們擁有哪些利用檔案的權(quán)利，以及獲得利用許可的方法,，同時(shí)將有一位《信息自由法案》官員會(huì)參與到對受限檔案的利用中來,，對于做這方面研究的利用者必須習(xí)慣這樣的安排。
　　為了使本特利圖書館的館藏盡可能地開放利用,，當(dāng)利用者仔細(xì)閱讀并填寫利用者登記卡之前,，他們還會(huì)向利用者提供一份《本特利圖書館指南》（Guide to Use of Bentley Historical Library）?！吨改稀分饕轻槍谜咴诒咎乩麍D書館閱覽室里預(yù)期行為的規(guī)范,。例如，利用者不能將資料帶出閱覽室,，在翻閱照片時(shí)必須戴手套,，每次只能利用一盒資料等等。另外,，盡管利用者被允許可以將檔案復(fù)制件帶回家,，但并不是授權(quán)利用者可以將其用于印刷品中。無論版權(quán)的持有者是大學(xué)或其他機(jī)構(gòu)或個(gè)人,，利用者都必須遵守版權(quán)規(guī)定。  （本文作者是密歇根大學(xué)檔案館助理檔案員,，芝加哥大學(xué)法學(xué)博士,。