K3工業(yè)版物流初始化方案(三)

8,、缺省倉位，如果缺省倉庫是進(jìn)行倉位管理的,，該屬性就表明當(dāng)前物料默認(rèn)存放倉庫所屬的最明細(xì)級(jí)倉位,。它同缺省倉庫一樣，都是為用戶的方便而設(shè)置的,，系統(tǒng)自動(dòng)將缺省倉庫所屬倉位組的默認(rèn)倉位帶出,，供用戶選擇確認(rèn)；如果不選擇缺省倉庫就不能選擇缺省倉位,。

確定了缺省倉位后,，系統(tǒng)將其應(yīng)用于庫存單據(jù)的處理中：當(dāng)在庫存單據(jù)中錄入物料時(shí)，系統(tǒng)將該物料所默認(rèn)的倉位自動(dòng)帶到單據(jù)的相應(yīng)字段中,，如果在單據(jù)中最終確定的倉庫不是該物料的默認(rèn)倉庫,，則該倉位信息將被控制自動(dòng)刪除；如果所確定倉庫不進(jìn)行倉位管理,，則單據(jù)上的倉位字段將被控制不允許錄入,。 具體應(yīng)用請(qǐng)參閱《倉存管理系統(tǒng)手冊(cè)》。

9,、來源,，如果是外購物料，則是該物料默認(rèn)供應(yīng)商,；如果是自制物料，則是該物料默認(rèn)生產(chǎn)部門,，是為用戶處理業(yè)務(wù)單據(jù)的方便性而設(shè),。 用戶視具體情況從給出的供應(yīng)商、部門篩選框中直接選擇,。

確 定了外購物料的來源后,，系統(tǒng)將其應(yīng)用于采購申請(qǐng)單的處理中：當(dāng)在該單據(jù)中錄入物料時(shí)，系統(tǒng)將該物料所默認(rèn)的供貨來源自動(dòng)帶到單據(jù)的相應(yīng)字段中,，并允許用戶 修改,、刪除；在采購申請(qǐng)單與采購訂單采用下推式關(guān)聯(lián)時(shí),，系統(tǒng)根據(jù)該供貨來源歸類,，然后自動(dòng)生成不同供應(yīng)商的多張采購訂單。

10,、數(shù)量精度,、單價(jià)精度，即確定物料在單據(jù)和報(bào)表中數(shù)量,、單價(jià)所顯示的小數(shù)位數(shù)長度,，用戶根據(jù)需要設(shè)定,。這個(gè)精度，可以先在exel物料表中設(shè)置好,，再行引入,，一個(gè)個(gè)地設(shè)是有些麻煩。單價(jià)精度也是這樣,。

11,、最低存量、最高存量,、安全庫存數(shù)量,，都是衡量全部庫存儲(chǔ)備量的參照標(biāo)準(zhǔn)：

    最低存量，是指為滿足企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營需要,，當(dāng)前物料所能允許的,、并以基本計(jì)量單位計(jì)算的最小庫存儲(chǔ)備量。 最低存量是針對(duì)所有倉庫而言的,，而不只針對(duì)單個(gè)倉庫儲(chǔ)存能力,。

    最高存量，是指為避免庫存積壓而大量占?jí)簝?chǔ)備資金而規(guī)定的企業(yè)所能承擔(dān)的,、以基本計(jì)量單位計(jì)算的當(dāng)前物料最大庫存儲(chǔ)備量,。 最高存量也是針對(duì)所有倉庫而言的，而不只針對(duì)單個(gè)倉庫儲(chǔ)存能力,。

    安全庫存數(shù)量,，是指為維持基本生產(chǎn)需要，必須達(dá)到的,、以基本計(jì)量單位計(jì)算的庫存量,。它是針對(duì)所有倉庫而言的，而不只針對(duì)單個(gè)倉庫儲(chǔ)存能力,。安全庫存與最大,、最小庫存量作為不同物料的庫存衡量標(biāo)準(zhǔn)，可以共同使用,，也可以分開使用,。

以上三個(gè)指標(biāo)在系統(tǒng)中應(yīng)用是非常廣泛的，而其中,，安全庫存標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用范圍又要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于最高,、最低庫存量。 具體表現(xiàn)在：

    應(yīng)用于采購管理系統(tǒng)的根據(jù)庫存生產(chǎn)采購申請(qǐng)功能中： 在采購申請(qǐng)單的錄入界面,，提供了根據(jù)庫存生成采購申請(qǐng)的功能,，（a）系統(tǒng)根據(jù)用戶對(duì)選項(xiàng)“考慮預(yù)計(jì)量和現(xiàn)有庫存”的選擇，利用包含安全庫存量來計(jì)算的預(yù)計(jì)可用量指標(biāo)，對(duì)于該指標(biāo)為負(fù)的情形則按其差缺量生成采購申請(qǐng)單,；（b）系統(tǒng)根據(jù)用戶對(duì)僅考慮庫存差缺的選項(xiàng)“安全庫存策略”的選擇,，針對(duì)現(xiàn)有即時(shí)庫存小于安全庫存的情形，按其差缺量生成采購申請(qǐng)單,；（c）系統(tǒng)根據(jù)用戶對(duì)僅考慮庫存差缺的選項(xiàng)“最低庫存策略”的選擇,，針對(duì)現(xiàn)有即時(shí)庫存小于最低庫存量的情形，按其差缺量生成采購申請(qǐng)單,。 具體應(yīng)用請(qǐng)參閱本手冊(cè)的采購申請(qǐng)單功能部分,。

    應(yīng)用于倉存管理系統(tǒng)的庫存預(yù)警中： 在 庫存類單據(jù)的錄入和審核時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)用戶對(duì)倉存系統(tǒng)選項(xiàng)“庫存總數(shù)量低于或等于最低庫存量時(shí)給予預(yù)警”,、“庫存總數(shù)量高于或等于最高庫存量時(shí)給予預(yù)警”和 “庫存總數(shù)量低于或等于安全庫存量時(shí)給予預(yù)警”的選擇,，來判斷當(dāng)前單據(jù)引起的即時(shí)庫存變化是否造成涉及最低、最高或安全庫存量的影響,，對(duì)于造成的影響予以 提示,，避免出現(xiàn)因庫存數(shù)量不足、過高或者不符合正常儲(chǔ)存范圍,，從而妨礙企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng),。 這些相關(guān)信息還可以在倉存的分析報(bào)表——安全庫存預(yù)警分析表和超儲(chǔ)/短缺庫存分析表中查詢到。 具體應(yīng)用請(qǐng)參閱《倉存管理系統(tǒng)手冊(cè)》,。

    應(yīng)用于銷售系統(tǒng)的銷售訂單缺貨預(yù)警中： 在 銷售訂單的保存時(shí),，系統(tǒng)根據(jù)用戶對(duì)銷售系統(tǒng)選項(xiàng)“處理銷售訂單時(shí)提供缺貨預(yù)警功能”的選擇，根據(jù)安全庫存量來計(jì)算預(yù)計(jì)可用量指標(biāo),，并與當(dāng)前訂單數(shù)量比較,， 從而判斷當(dāng)前訂單將引發(fā)的出庫業(yè)務(wù)是否造成庫存缺貨的情形出現(xiàn)，對(duì)于將造成的影響予以預(yù)警,，方便及時(shí)更改銷售計(jì)劃或通知計(jì)劃部門及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃,。 具體應(yīng)用請(qǐng)參閱《銷售管理系統(tǒng)手冊(cè)》。

    應(yīng)用于計(jì)劃管理系統(tǒng)的計(jì)劃方案確定中：在【計(jì)劃方案維護(hù)】中,，系統(tǒng)提供由用戶確定的、包含安全庫存量的計(jì)算公式選項(xiàng),，來計(jì)算物料需求數(shù)量指標(biāo),，并作為MPS（主生產(chǎn)計(jì)劃）和MRP（物料需求計(jì)劃）方案的主要內(nèi)容之一，進(jìn)行MPS和MRP計(jì)算,，形成主生產(chǎn)計(jì)劃和物料需求計(jì)劃,。這些相關(guān)信息還可以在計(jì)劃報(bào)表——足缺料分析中查詢到。 具體應(yīng)用請(qǐng)參閱《計(jì)劃管理系統(tǒng)手冊(cè)》,。

12,、采購負(fù)責(zé)人，表明當(dāng)前物料的主要采購責(zé)任人員，可從給出的職員篩選框中直接選擇,。 該屬性會(huì)應(yīng)用于采購報(bào)表的匯總選項(xiàng),。

13、銷售單價(jià),，指該物料用于銷售時(shí)以基本計(jì)量單位計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)銷售單價(jià),，單位為本位幣貨幣。 該單價(jià)的性質(zhì)是根據(jù)【系統(tǒng)維護(hù)】→【系統(tǒng)設(shè)置】→【銷售系統(tǒng)選項(xiàng)】中“銷售訂單單價(jià)默認(rèn)為含稅單價(jià)”的選項(xiàng)決定的： 如果選中該選項(xiàng),，則該價(jià)格與銷售訂單單價(jià)都定義為含稅單價(jià),，否則都定義為不含稅單價(jià)。

如果用戶不選擇銷售系統(tǒng)選項(xiàng)“啟用價(jià)格管理”,，系統(tǒng)將直接使用該單價(jià)作為該物料的默認(rèn)銷售價(jià)格直接帶入到相應(yīng)的銷售系統(tǒng)業(yè)務(wù)單據(jù)中,，同時(shí)根據(jù)銷售系統(tǒng)選項(xiàng)“在銷售訂單保存時(shí)自動(dòng)更新價(jià)格管理資料”的選擇，隨時(shí)使用銷售訂單上的最新修正價(jià)格更新該單價(jià)屬性,。 如果用戶選擇銷售系統(tǒng)選項(xiàng)“啟用價(jià)格管理”,，該字段只具有參考備注作用。 具體應(yīng)用請(qǐng)參閱基礎(chǔ)資料中“價(jià)格和折扣資料”部分和《銷售管理系統(tǒng)手冊(cè)》的相關(guān)內(nèi)容,。建議填入,，在輸入銷售訂單時(shí)會(huì)起到作用，一旦錄入,，其默認(rèn)價(jià)格會(huì)自動(dòng)帶入到價(jià)格處,，然后錄入折扣，即可得出實(shí)際合同價(jià),。這里看起來是多此一舉,，但在今后查看實(shí)際成交價(jià)（額）與公司報(bào)價(jià)之間的差別時(shí)特別有用，也方便給業(yè)務(wù)提成兌現(xiàn),。

14,、檢驗(yàn)方式，是指當(dāng)前物料采用的檢驗(yàn)方式,，包括全檢,、抽檢、免檢等三種選擇,。

確定后,，系統(tǒng)根據(jù)前一章介紹的整體選項(xiàng)“對(duì)檢驗(yàn)方式不為免檢的物料允許不檢查”的選擇來進(jìn)行物料檢驗(yàn)管理： 如果選擇該選項(xiàng)則對(duì)于采用抽檢方式和全檢方式的物料可以不進(jìn)行檢驗(yàn)管理；否則對(duì)需要檢驗(yàn)的物料在入庫之前都要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),，系統(tǒng)給予嚴(yán)格控制,。具體應(yīng)用請(qǐng)參閱《倉存管理系統(tǒng)手冊(cè)》及本手冊(cè)的采購檢驗(yàn)處理部分。

15,、檢驗(yàn)方案,，如果選擇了檢驗(yàn)方式為全檢或抽檢,，則該屬性為必選項(xiàng)，可從給出的檢驗(yàn)方案篩選框中直接選擇,。 選擇后,，對(duì)于該物料系統(tǒng)就會(huì)采用相應(yīng)的檢驗(yàn)方案進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。所以這里注意,，它的順序應(yīng)該是在最前的,，就是說，如果不先在倉存系統(tǒng)質(zhì)檢模塊中設(shè)置好質(zhì)檢方案,，這部分就無法錄入,，可以先進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)單的錄入，取一個(gè)方案名稱保存好,，然后選擇,，在初始化結(jié)束后再進(jìn)行詳細(xì)的修改，或者同時(shí)進(jìn)行,，不必因?yàn)檫@個(gè)方案的制定而耽誤時(shí)間,。

16、檢驗(yàn)員,，表明當(dāng)前物料的主要檢驗(yàn)責(zé)任人員,，可從給出的職員篩選框中直接選擇。

17,、是否采用業(yè)務(wù)批次管理,，是物料業(yè)務(wù)批次管理的唯一確定依據(jù)，即當(dāng)前物料是否下設(shè)批號(hào),、處理明細(xì)批次分類管理,。

K/3系統(tǒng)在企業(yè)管理進(jìn)行業(yè)務(wù)批次管理，并提供完整的物料批次信息,。這種業(yè)務(wù)上的批次管理不等同于財(cái)務(wù)上采用分批計(jì)價(jià)法的批次管理,，因?yàn)橛脩魰?huì)按不同的管理控制標(biāo)準(zhǔn)確定其處理方法，這樣在業(yè)務(wù)上需要進(jìn)行業(yè)務(wù)批次管理的貨物,，由于財(cái)務(wù)上的控制方法不同而不一定會(huì)采用分批計(jì)價(jià)法,。 這就需要在業(yè)務(wù)上單獨(dú)設(shè)置批次管理，對(duì)存貨在供需鏈環(huán)上每一步驟的收,、發(fā),、存活動(dòng)進(jìn)行全程跟蹤與考量。

無論物料選用哪種計(jì)價(jià)方法,，都可以選擇采用業(yè)務(wù)批次管理，此外,，有兩種必須采用業(yè)務(wù)批次管理的情況： 一是當(dāng)某個(gè)物料選用了“分批計(jì)價(jià)法”作為計(jì)價(jià)方法,，則“是否采用業(yè)務(wù)批次管理”選項(xiàng)自動(dòng)選中,，即如果采用分批計(jì)價(jià)法，就必須選擇采用業(yè)務(wù)批次管理,。  二是當(dāng)某個(gè)物料的屬性為“配置類”,，則強(qiáng)制采用業(yè)務(wù)批次管理。

如果物料采用批次管理,，則可以在以下方面得到應(yīng)用：

    應(yīng)用于資料維護(hù),，選擇【資料維護(hù)】→【批號(hào)管理】，來按物料,、物料類別或全部物料設(shè)置批號(hào)編碼規(guī)則,，該編碼規(guī)則可以在單據(jù)中快捷鍵F3取得，用戶也可以直接手工錄入批號(hào),；

    應(yīng)用于初始數(shù)據(jù)錄入,，在初始化設(shè)置中，可以將以前期間的物料批次信息錄入,；

    應(yīng)用于業(yè)務(wù)單據(jù),，在所有實(shí)倉的庫存類單據(jù)中將要錄入物料批號(hào)；

    應(yīng)用于即時(shí)庫存和報(bào)表查詢,，通過對(duì)即時(shí)庫存（使用快捷鍵F12隨時(shí)查詢）和絕大部分倉存報(bào)表的查詢,，可以取得批次信息；

    應(yīng)用于保質(zhì)期管理,，只有采用業(yè)務(wù)批次管理的物料才能進(jìn)行保質(zhì)期管理,。

進(jìn)行批次管理的物料被嚴(yán)格控制，因此,，是否進(jìn)行業(yè)務(wù)批次管理的屬性只有在以下情況下才能錄入或修改,，其它情形均不能修改：

    物料新增時(shí)

    物料已存在，但尚未有庫存余額（包括數(shù)量余額和金額余額）,，即既沒有初始化設(shè)置時(shí)錄入的初始余額,，也沒有日常發(fā)生的結(jié)余額和發(fā)生額，即該物料沒有被使用過

在【批號(hào)管理】一節(jié)中將對(duì)批次管理的流程有專門介紹,，請(qǐng)參考用戶手冊(cè),。

應(yīng)該說，如果是嚴(yán)格的批次管理,，出錯(cuò)的機(jī)率并不大,，首先這是業(yè)務(wù)的要求，操作人員對(duì)此并沒有多少疑問,，在單據(jù)錄入和實(shí)際工作中都會(huì)嚴(yán)格遵循,，除非業(yè)務(wù)不熟練或者生疏。所以對(duì)于批號(hào)管理嚴(yán)格的醫(yī)藥企業(yè),，這方面沒有多少難題,，但是對(duì)于一般的工業(yè)企業(yè),，批號(hào)管理往往有點(diǎn)葉公好龍的意味，雷聲大雨點(diǎn)小,，執(zhí)行得并不嚴(yán)格,，碰到我們嚴(yán)格的系統(tǒng)，就容易導(dǎo)致問題,。

我們遇到的實(shí)情往往是這樣：批次管理本 身不嚴(yán)格,，操作人員對(duì)業(yè)務(wù)熟練程度也不夠，微機(jī)操作水平也較低,。這種情況下,，很容易出亂子，導(dǎo)致庫存數(shù)不準(zhǔn)確,，或者負(fù)庫存,。而如果核算參數(shù)設(shè)定為不允許負(fù) 庫存，那么這種情況會(huì)早些發(fā)覺,，因?yàn)閷徍藛螕?jù)通不過（假設(shè)庫存更新設(shè)置為單據(jù)審核后更新）,，業(yè)務(wù)中斷，反之,，如果核算參數(shù)設(shè)定為允許負(fù)庫存,，那么流害就長 而遠(yuǎn)，到補(bǔ)救時(shí)也就更麻煩甚至無計(jì)可施,，所以,，批次管理，也是不可不慎的問題,。

在系統(tǒng)初始化過程中,，批次管理很難嚴(yán)格照實(shí)處理，除非企業(yè)基礎(chǔ)管理已經(jīng)達(dá)到一定高度,，在臺(tái)帳上所有采用批次管理的物料全都有批號(hào),，可以直接錄入系統(tǒng)，但據(jù)我的經(jīng)驗(yàn),，這種情況很少,，相當(dāng)部分的企業(yè)達(dá)不到這樣的高度，所以在錄入期初庫存的時(shí)候,，很難一一再去反查批號(hào),，我采用的辦法是所有物料統(tǒng)一使用一個(gè)批號(hào)，比如001,。

在這里還牽涉到另一個(gè)難題,，就是系統(tǒng)初始化準(zhǔn)備期往往比較長，不會(huì)是時(shí)間卡得正好,，可以在系統(tǒng)啟用后立刻與正常業(yè)務(wù)平行,，往往需要補(bǔ)錄從前的出入庫單據(jù),，這種情況下，權(quán)宜性的批號(hào)管理還得持續(xù)一段時(shí)間,，直到與業(yè)務(wù)平行為止。在這期間,，所有出入庫單據(jù),，也是使用001這個(gè)批號(hào)。

在單據(jù)補(bǔ)錄完畢后,，正常業(yè)務(wù)開始前,，就必須提醒操作人員，注意批號(hào)的處理,，開始進(jìn)行切換,，新的入庫單，要錄入正式的批號(hào),，而出庫單就需要注意,，出庫時(shí)要選擇先把001這 個(gè)批號(hào)出完，然后再進(jìn)行新批號(hào)物料的出庫,，有時(shí)候,，一張單據(jù)上，需要錄入不同批號(hào)的同種物料,，這個(gè)階段最易出現(xiàn)混亂和錯(cuò)誤,，需要特別注意。（這種情況和實(shí) 際工作會(huì)出現(xiàn)不符,，為了調(diào)賬也只能暫且如此,，所以需要爭(zhēng)取在短時(shí)間內(nèi)調(diào)整完畢。而對(duì)于庫存周轉(zhuǎn)率高的企業(yè)來講,，時(shí)間不會(huì)很久,，所以很快就會(huì)步上正軌。）

這種方法需要提醒的一點(diǎn)是,，即使是同一批次,，也還是可能造成混亂。因?yàn)橄到y(tǒng)判定同一批物料的標(biāo)準(zhǔn)是“批號(hào)+采購/生產(chǎn)日期”,，如果采購/生產(chǎn)日期不同,，那么也會(huì)被當(dāng)作不同批次的物料，在出庫時(shí)如果只選擇001,，而這批物料恰巧不足的話,，也會(huì)造成負(fù)庫存，這種情況下我的折衷處理方案是把所有的采購/生產(chǎn)日期也設(shè)為同一個(gè)日期,，等業(yè)務(wù)平行時(shí)再按實(shí)際情況錄入,。因?yàn)檫@時(shí)候,，批號(hào)已經(jīng)嚴(yán)格，采購/生產(chǎn)日期起到的作用已弱化,。

等到調(diào)整完畢,，就可以按照正式的批次管理進(jìn)行業(yè)務(wù)處理了。

另外還有一種情況,，企業(yè)目前不需要進(jìn)行批次管理,，但是考慮到將來規(guī)模擴(kuò)展，需要用到,，就先在系統(tǒng)中設(shè)置了使用批次管理,，以免系統(tǒng)啟用后不能修改物料中的這一屬性。這種情況倒是非常好處理,，只不過是操作人員麻煩點(diǎn),，可以設(shè)成一月產(chǎn)生一個(gè)批號(hào)（采購生產(chǎn)日期取月初一天），等將來正規(guī)時(shí)再進(jìn)行切換,。

18,、是否進(jìn)行保質(zhì)期管理，是物料保質(zhì)期管理的唯一確定依據(jù),。

保質(zhì)期同樣是很多工業(yè)企業(yè),、特別是食品、醫(yī)藥等行業(yè)的重要需求,。 保質(zhì)期管理上建立在批次管理基礎(chǔ)上的,。 在完善了批次管理的前提下，系統(tǒng)提供保質(zhì)期管理功能,，以滿足食品,、醫(yī)藥行業(yè)的保質(zhì)期管理需求，進(jìn)一步提升K/3系統(tǒng)的全方位提供工商一體化解決方案的能力,。

只有選擇了“采用業(yè)務(wù)批次管理”的物料才能選擇該選項(xiàng),。物料采用保質(zhì)期管理，則會(huì)在系統(tǒng)的以下方面得到應(yīng)用：

    應(yīng)用于初始數(shù)據(jù)錄入,，在初始化設(shè)置中,，可以將初始采用保質(zhì)期管理的物料的保質(zhì)期信息錄入；

    應(yīng)用于業(yè)務(wù)單據(jù),，在所有庫存類單據(jù)中將要錄入物料保質(zhì)期,、生產(chǎn)/采購日期；

    應(yīng)用于即時(shí)庫存和報(bào)表查詢,，通過對(duì)即時(shí)庫存（使用快捷鍵F12隨時(shí)查詢）和倉存的分析報(bào)表——保質(zhì)期預(yù)警分析表的查詢,，可以取得保質(zhì)期信息；

    應(yīng)用于保質(zhì)期預(yù)警，系統(tǒng)根據(jù)倉存系統(tǒng)選項(xiàng)“保質(zhì)期預(yù)警提前期”的選擇,，對(duì)于超過保質(zhì)期的物料提供預(yù)警,。

進(jìn)行保質(zhì)期管理的物料被嚴(yán)格控制，因此,，是否進(jìn)行保質(zhì)期管理的屬性只有在以下情況下才能錄入或修改,，其它情形均不能修改：

    物料新增、且已確定進(jìn)行業(yè)務(wù)批次管理

    物料已存在,、且已確定進(jìn)行業(yè)務(wù)批次管理,，但尚未有庫存余額（包括數(shù)量余額和金額余額），即既沒有初始化設(shè)置時(shí)錄入的初始余額,，也沒有日常發(fā)生的結(jié)余額和發(fā)生額，即該物料沒有被使用過

19,、保質(zhì)期（天）,，即具體確定的保質(zhì)期限，系統(tǒng)要根據(jù)該期限確定物料是否到期,，并相應(yīng)提供到期日計(jì)算功能,。 該屬性的作用是用來方便用戶日常錄入物料時(shí)自動(dòng)帶入單據(jù)相應(yīng)字段，用戶也可以修改,。

20,、計(jì)價(jià)方法，應(yīng)用于存貨核算系統(tǒng),，是存貨發(fā)出結(jié)轉(zhuǎn)存貨成本所采用的計(jì)價(jià)方法,，系統(tǒng)根據(jù)財(cái)務(wù)制度規(guī)定了多種方法，可以在下拉框中進(jìn)行選擇,。 計(jì)價(jià)方法一旦確定,，系統(tǒng)對(duì)日常收發(fā)，根據(jù)該物料所選定的計(jì)價(jià)方法,，通過存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行成本核算,、生成憑證等管理，并統(tǒng)一將業(yè)務(wù)資料按規(guī)則自動(dòng)形成財(cái)務(wù)信息,，傳入總賬系統(tǒng),。計(jì)價(jià)方法是必錄項(xiàng)，非常重要,，影響后來的成本核算,，并且系統(tǒng)啟用后無法修改，所以一定不可選擇錯(cuò)誤,。

21,、計(jì)劃單價(jià)，是采用計(jì)劃成本法計(jì)價(jià)時(shí)，物料所規(guī)定的計(jì)劃單價(jià),。當(dāng)計(jì)價(jià)方法選擇計(jì)劃成本法時(shí),，計(jì)劃單價(jià)會(huì)成為必錄項(xiàng)。

22,、存貨科目代碼,，是必錄項(xiàng)，即當(dāng)前物料作為存貨對(duì)應(yīng)的最明細(xì)會(huì)計(jì)科目,，是物料重要的核算屬性,。可以使用F7快捷鍵從會(huì)計(jì)科目資料中選擇,，也可以直接手工錄入會(huì)計(jì)科目代碼,。 錄入后，在兩個(gè)方面有應(yīng)用：

    在初始數(shù)據(jù)錄入時(shí),，可以根據(jù)物料的庫存余額自動(dòng)對(duì)賬,，轉(zhuǎn)為會(huì)計(jì)科目期初余額，并傳遞到總賬系統(tǒng),；

    可以通過設(shè)置憑證模板,，在自動(dòng)生成記賬憑證時(shí)可以將核算類單據(jù)的相關(guān)采購成本、結(jié)轉(zhuǎn)生產(chǎn)等成本直接對(duì)應(yīng)歸入該科目賬戶,，還可以明細(xì)到該科目下掛的具體核算項(xiàng)目下,，特別應(yīng)用于庫存單據(jù)的憑證處理中。

23,、銷售收入科目代碼,，是必錄項(xiàng)，即當(dāng)前物料用于銷售時(shí)所對(duì)應(yīng)的最明細(xì)會(huì)計(jì)科目,，是物料重要的核算屬性,。可以使用F7快捷鍵從會(huì)計(jì)科目資料中選擇,，也可以直接手工錄入會(huì)計(jì)科目代碼,。 錄入后，可以通過設(shè)置憑證模板,，在自動(dòng)生成記賬憑證時(shí)可以將銷售發(fā)票的相關(guān)銷售收入金額直接對(duì)應(yīng)歸入該科目賬戶,，還可以明細(xì)到該科目下掛的具體核算項(xiàng)目下。

24,、銷售成本科目代碼,，是必錄項(xiàng)，即當(dāng)前物料用于結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本時(shí)所對(duì)應(yīng)的最明細(xì)會(huì)計(jì)科目,，是物料重要的核算屬性,。可以使用F7快捷鍵從會(huì)計(jì)科目資料中選擇，也可以直接手工錄入會(huì)計(jì)科目代碼,。 錄入后,，可以通過設(shè)置憑證模板，在自動(dòng)生成記賬憑證時(shí)可以將銷售出庫單據(jù)的相關(guān)銷售成本直接對(duì)應(yīng)歸入該科目賬戶,，還可以明細(xì)到該科目下掛的具體核算項(xiàng)目下,。

25、成本差異科目代碼,，是非必錄項(xiàng),，即當(dāng)前物料采用計(jì)劃成本法計(jì)算計(jì)劃差價(jià)時(shí)所對(duì)應(yīng)的最明細(xì)會(huì)計(jì)科目。 可以使用F7快捷鍵從會(huì)計(jì)科目資料中選擇,，也可以直接手工錄入會(huì)計(jì)科目代碼,。如果計(jì)價(jià)方法選擇計(jì)劃成本法，這個(gè)代碼也會(huì)成為必錄項(xiàng),，錄入后,，在兩個(gè)方面有應(yīng)用：

    在初始數(shù)據(jù)錄入時(shí)，可以根據(jù)物料的庫存余額自動(dòng)對(duì)賬，轉(zhuǎn)為會(huì)計(jì)科目期初余額,，并傳遞到總賬系統(tǒng),；

    可以通過設(shè)置憑證模板，在自動(dòng)生成記賬憑證時(shí)可以將結(jié)轉(zhuǎn)成本的庫存類單據(jù)的相關(guān)成本差異對(duì)應(yīng)歸入該科目賬戶,，還可以明細(xì)到該科目下掛的具體核算項(xiàng)目下。

26,、成本項(xiàng)目，屬于成本管理系統(tǒng)需要控制的屬性,，可以從核算項(xiàng)目中直接取得相關(guān)信息,。

27、使用狀態(tài),、單位標(biāo)準(zhǔn)成本等,，物料的各類備注信息，在報(bào)表或打印中可以選擇顯示或打印,。 用戶視情況手工錄入或從給出篩選框中直接選擇,。

當(dāng)物流系統(tǒng)結(jié)束初始化后，物料中不能改變的資料：

物料屬性,，基本計(jì)量單位,，是否采用業(yè)務(wù)批次管理，是否進(jìn)行保質(zhì)期管理,，保質(zhì)期,，計(jì)價(jià)方法，累計(jì)提前期,，訂貨間隔期,，最小訂貨量，批量增量,，默認(rèn)工藝路線,，默認(rèn)生產(chǎn)類型。體積,。 所以這部分內(nèi)容都需要慎重設(shè)置,。不過這個(gè)地方的確有為難之處，計(jì)劃資料和設(shè)計(jì)資料在還沒有上系統(tǒng)時(shí),，就需要先對(duì)這些進(jìn)行考慮,，但考慮難免有不周之處，所以可能會(huì)導(dǎo)致將來出問題,。慎之又慎,。

物料，一般來講每個(gè)用戶都有很多,，一樣樣輸不是很現(xiàn)實(shí),，通常的做法是在excel表 格中整理好然后進(jìn)行引入，這當(dāng)然是一種快捷的方法,，不過造成的缺陷就是操作人員對(duì)于物料輸入不夠熟悉,，可以在進(jìn)行引入的同時(shí)，也錄入部分,，讓每位操作人員 都熟練掌握,，獨(dú)立工作,。而且還應(yīng)該多教一些技巧給他們，比如復(fù)制等,，另外也需要講解系統(tǒng)參數(shù)中的一些選項(xiàng)的功用,，否則他們會(huì)經(jīng)常大驚失色過來說出現(xiàn)大問題 了，哪部分資料找不到了,，其實(shí)只是后面選擇了“隱藏非必錄項(xiàng)”而已,。所以對(duì)實(shí)施人員來講，心理素質(zhì)非常重要,，不要被操作人員的情緒嚇住,，他們所說的大問 題，其實(shí)不過是微不足道的小問題而已,。當(dāng)然,，這也需要實(shí)施顧問進(jìn)行細(xì)致的講解和演示，以提高操作人員的技能,。

物 料的引出引入,，操作起來比較簡(jiǎn)單，這里不再詳細(xì)闡述,，但是有個(gè)地方需要注意,，引入過程，往往不是非常成功,，有些項(xiàng)目可能引入不進(jìn)來,，所以在引入完畢后，還 需要請(qǐng)操作人員進(jìn)行認(rèn)真的檢查,，對(duì)于錯(cuò)誤的地方予以修改，對(duì)于沒有引入的部分進(jìn)行補(bǔ)充,，如果這項(xiàng)檢查不細(xì)致,，那很可能導(dǎo)致以后的問題。

         其它基礎(chǔ)資料

在系統(tǒng)基礎(chǔ)資料中,，還有一些與供需鏈系統(tǒng)關(guān)系比較密切的功能,，包括幣別、結(jié)算方式等資料,，它們的設(shè)置方式與上面介紹的基礎(chǔ)資料相似,，操作統(tǒng)一，完全可以比照處理,，具體增,、刪、改等操作方法參見《基礎(chǔ)資料手冊(cè)》,。 下面對(duì)其含義及應(yīng)用做些簡(jiǎn)要介紹,。

         幣別

幣別提供不同幣種的基本信息,，包括幣別代碼、幣別名稱,、記賬匯率,、非本位幣的折算方式、金額小數(shù)位數(shù),、是否固定匯率等資料,。

幣別不是核算項(xiàng)目，不能下掛在會(huì)計(jì)科目下,，但系統(tǒng)提供了豐富完善的幣別管理功能,。

1、幣別代碼,、名稱：表示貨幣幣別的代碼和名稱標(biāo)識(shí),，其中，代碼只能使用3個(gè)字符表示,，建議使用一般慣例編碼,，如：RMB、HKD,、USD等,，并且在輸入貨幣代碼時(shí)盡量不要使用在自定義報(bào)表中已有特殊含義的“$”符號(hào)，避免定義取數(shù)公式時(shí)出現(xiàn)問題,；名稱允許最多使用10個(gè)字符（即5個(gè)漢字）來表示,。

2、記賬匯率：在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)使用的該幣別與本位幣之間的比價(jià),。

確定后,，系統(tǒng)自動(dòng)帶入相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)的相應(yīng)字段，用戶可以根據(jù)當(dāng)時(shí)實(shí)際匯率進(jìn)行調(diào)整,。 此外,，在價(jià)格轉(zhuǎn)換、信用額度預(yù)警等涉及幣別轉(zhuǎn)換計(jì)算時(shí)也要使用該匯率,；此外,，在總賬系統(tǒng)期末調(diào)整匯兌損益時(shí)，自動(dòng)按對(duì)應(yīng)期間的記賬匯率折算,，并調(diào)整匯兌損益額度,。

3、折算方式：系統(tǒng)提供直接匯率法和間接匯率法兩種匯率折算方式,，我國一般采用直接匯率法,。

直接匯率法： 原幣金額×匯率 = 本位幣金額

間接匯率法： 原幣金額÷匯率 = 本位幣金額

確定了折算方式后，匯率計(jì)算就按指定的方法進(jìn)行,。

4,、金額小數(shù)位數(shù)：指該該幣別的精確的小數(shù)位數(shù),，范圍為：0~4

增加完畢后，按[ENTER]或單擊〈確定〉按鈕保存新增加的幣別資料,，即可完成增加工作,。

5,、是否固定匯率,，即在固定匯率和浮動(dòng)匯率中選擇該幣別的匯率屬性,。

幣別的在工業(yè)供需鏈?zhǔn)褂梅秶幸韵聨追矫妫?/SPAN>

       應(yīng)用于業(yè)務(wù)單據(jù),，在業(yè)務(wù)單據(jù)中,，如果涉及非本位幣的單據(jù),，系統(tǒng)自動(dòng)將選擇的幣別的相關(guān)折算匯率帶入業(yè)務(wù)單據(jù),，并允許用戶根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生的匯率進(jìn)行調(diào)整,，同時(shí)自動(dòng)根據(jù)匯率將單價(jià),、金額類字段折算為本位幣的數(shù)據(jù),。 這些相關(guān)數(shù)據(jù)可以在序時(shí)簿上供篩選查詢。

       應(yīng)用于價(jià)格管理,，在采購和銷售管理系統(tǒng),，針對(duì)供應(yīng)商供貨信息和價(jià)格資料，系統(tǒng)提供多幣種價(jià)格管理,，并提供不同幣別之間的折算功能,。 具體功能請(qǐng)參閱本手冊(cè)的相關(guān)章節(jié)和《銷售管理系統(tǒng)手冊(cè)》。

       應(yīng)用于信用管理,，在銷售管理系統(tǒng),，系統(tǒng)提供提供多幣種信用管理功能，并提供不同幣別之間的折算,、比較功能,。具體請(qǐng)參閱《銷售管理系統(tǒng)手冊(cè)》的有關(guān)章節(jié)介紹。

       應(yīng)用于存貨核算系統(tǒng),，系統(tǒng)即當(dāng)非本位幣的采購發(fā)票和銷售發(fā)票根據(jù)憑證模板自動(dòng)生成記賬憑證時(shí),，在模板對(duì)應(yīng)的科目也采用非本位幣核算條件下，系統(tǒng)自動(dòng)生成雙幣種憑證,。 該功能又分以下幾種情況： （a）若對(duì)應(yīng)科目核算所有幣別，則該科目非本位幣金額按發(fā)票上不同的幣別分別匯總,，即有多少種幣別,，就顯示為多少條記錄；（b）若對(duì)應(yīng)科目只核算一種非本位幣,，而發(fā)票上也只有這一種非本位幣,，則將此幣別金額匯總寫入憑證；（c）若對(duì)應(yīng)科目只核算一種非本位幣,，而選定生成憑證的發(fā)票上有多種幣別或不同于科目的其他幣別,，則將發(fā)票的金額均折算為本位幣,，再按相應(yīng)匯率折算為指定的非本位幣金額。 具體操作請(qǐng)參閱《存貨核算系統(tǒng)手冊(cè)》,。 

         憑證字

憑證字是應(yīng)用于記賬憑證分類的基礎(chǔ)資料,，是記賬憑證的必要屬性。 憑證字在供需鏈系統(tǒng)將應(yīng)用于存貨核算系統(tǒng)和成本管理系統(tǒng),，當(dāng)然也可以在供需鏈其它系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置,。

         結(jié)算方式

系統(tǒng)提供了核算所需要的各種銀行結(jié)算方式的維護(hù)，用戶可以新增,、修改,、刪除結(jié)算方式。 結(jié)算方式可以應(yīng)用于發(fā)票等業(yè)務(wù)單據(jù)中,，也可以作為業(yè)務(wù)的分類,、匯總依據(jù)。 

         成本對(duì)象,、要素費(fèi)用和成本項(xiàng)目

成本對(duì)象,、要素費(fèi)用和成本項(xiàng)目都是成本管理系統(tǒng)的需要控制的核算項(xiàng)目。  其中：

       成 本對(duì)象,，是以一定時(shí)期和空間范圍為條件而存在的成本計(jì)算實(shí)體,，即企業(yè)為歸集和分配生產(chǎn)費(fèi)用而確定的對(duì)象，成本對(duì)象由三個(gè)要素組成：成本計(jì)算實(shí)體,、成本計(jì)算 期,、成本計(jì)算空間。成本對(duì)象可以產(chǎn)品,、半成品,、可以是產(chǎn)品的某一批次、也可以是某一類產(chǎn)品,，相應(yīng)對(duì)應(yīng)于成本核算方法就是品種法,、分步法、分批法,、分類法 等,。

       要素費(fèi)用，是生產(chǎn)費(fèi)用按經(jīng)濟(jì)內(nèi)容（經(jīng)濟(jì)性質(zhì)）進(jìn)行的分類,，包括外購材料及動(dòng)力,、工資、折舊費(fèi)與攤銷費(fèi),、應(yīng)付福利費(fèi),、利息支出、其它支出等,。 這里需要明確生產(chǎn)費(fèi)用的定義,，即以貨幣形式表現(xiàn)的,，一定時(shí)期為生產(chǎn)產(chǎn)品、提供勞務(wù)而發(fā)生的全部生產(chǎn)經(jīng)營性耗費(fèi),，稱為生產(chǎn)經(jīng)營費(fèi)用,，簡(jiǎn)稱生產(chǎn)費(fèi)用。

       成本項(xiàng)目,，是生產(chǎn)費(fèi)用按經(jīng)濟(jì)用途進(jìn)行的分類,，主要包括直接材料、直接人工,、其它直接支出,、制造費(fèi)用等四項(xiàng)。 這里需要明確生產(chǎn)費(fèi)用的定義,，即以貨幣形式表現(xiàn)的,，一定時(shí)期為生產(chǎn)產(chǎn)品、提供勞務(wù)而發(fā)生的全部生產(chǎn)經(jīng)營性耗費(fèi),，稱為生產(chǎn)經(jīng)營費(fèi)用,，簡(jiǎn)稱生產(chǎn)費(fèi)用。

對(duì)這些核算項(xiàng)目,，系統(tǒng)提供系統(tǒng)預(yù)設(shè)的記錄,，滿足基本的成本核算需要，用戶還可以進(jìn)行補(bǔ)充,。 設(shè)置后,，在倉存管理系統(tǒng)的生產(chǎn)領(lǐng)料單上，用戶可以根據(jù)實(shí)際領(lǐng)料所指向的成本對(duì)象,，選擇成本對(duì)象,，以便于傳入成本管理系統(tǒng)進(jìn)行成本的歸集和分配。 具體功能和步驟請(qǐng)參見《成本管理系統(tǒng)手冊(cè)》,。

         輔助資料

輔助資料是K/3系統(tǒng)中各個(gè)子系統(tǒng)共享的一些基礎(chǔ)資料,，各系統(tǒng)均可根據(jù)自己的需要使用或自定義設(shè)置。 主要包括：采購費(fèi)用種類,、運(yùn)輸方式,、原因、文化程度,、職稱,、行業(yè)、區(qū)域,、供應(yīng)商類別,、付款期限,、職務(wù),、職員類別,、交貨方式、結(jié)算期限,、所有制,、資產(chǎn)關(guān)系、上級(jí)主管,、工序資料,、業(yè)務(wù)組、結(jié)算方式,、稅目,、倉庫組、價(jià)格類型等,。

這部分內(nèi)容可以按需要進(jìn)行設(shè)置,，最好是有一定的計(jì)劃性，這樣,，不致引起混亂,。我們的做法是先在紙上列出各個(gè)項(xiàng)目，然后逐項(xiàng)增加,。

第三部分：初始化設(shè)置

在前面,，分別詳細(xì)闡述了系統(tǒng)維護(hù)和資料維護(hù)的設(shè)置方法和應(yīng)用，從而使用戶對(duì)倉存系統(tǒng),、乃至工業(yè)供需鏈整體的基礎(chǔ)功能,、業(yè)務(wù)和管理資料、系統(tǒng)流程等有了較全面且深入的認(rèn)識(shí),，從而為用戶結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)處理方式,、管理特點(diǎn)，充分準(zhǔn)備數(shù)據(jù)信息,、進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置,、高效而又完滿地完成初始化設(shè)置奠定了成功的基礎(chǔ)。

作為日常業(yè)務(wù)處理的前提,，系統(tǒng)初始化的設(shè)置是一項(xiàng)比較繁重,、復(fù)雜的工作。 首先用戶需要充分準(zhǔn)備業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和管理資料,，以保證初始化工作本身的順利進(jìn)行,。接下來要對(duì)系統(tǒng)的設(shè)置有一個(gè)整體的把握，即對(duì)數(shù)據(jù)基本處理原則和方法,、業(yè)務(wù)操作的基本規(guī)則,、業(yè)務(wù)流程規(guī)范等必要的參數(shù)、控制進(jìn)行設(shè)置和管理。 第三步就是將企業(yè)基礎(chǔ)資料和管理資料進(jìn)行整理,、匯總,，并錄入到K/3系統(tǒng)中。 與此同時(shí),，為了保證經(jīng)營運(yùn)作的連貫性,，可以將啟用期前未完成的業(yè)務(wù)處理逐筆反映到系統(tǒng)中。 最后,，檢查期初業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)和關(guān)聯(lián),，啟用賬套，由系統(tǒng)完成將初始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為日常業(yè)務(wù)處理所需要的信息的工作,，系統(tǒng)由初始化設(shè)置轉(zhuǎn)為日常業(yè)務(wù)處理狀態(tài),。

在前面我們已經(jīng)對(duì)初始化設(shè)置中的很多工作予以詳細(xì)介紹，下面對(duì)初始化設(shè)置需要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)資料,、工作順序予以描述,，并會(huì)重點(diǎn)介紹啟用期前的單據(jù)處理和初始化余額的錄入等基本工作。

【一】準(zhǔn)備工作

K/3系統(tǒng)最基本的功能就是首先能夠幫助用戶擺脫瑣碎繁雜,、信息缺乏準(zhǔn)確性的手工處理,，極大地提高用戶的工作效率和工作質(zhì)量。 但在開始使用之前,，用戶還是必須對(duì)當(dāng)前企業(yè)業(yè)務(wù)資料和管理資料進(jìn)行整理和規(guī)劃,，針對(duì)工業(yè)供需鏈的操作方法和企業(yè)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行必要的前期準(zhǔn)備。 這是因?yàn)椋?/SPAN>

首先,，初始化的工作量龐大,，一般企業(yè)要花很長時(shí)間來完成啟動(dòng)。 初始化和日常操作時(shí)期的業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系,，但操作側(cè)重點(diǎn)完全不同,。在初始化期間，企業(yè)的操作人員等于對(duì)系統(tǒng)日常應(yīng)用還不是很清楚,，造成企業(yè)的初期業(yè)務(wù)積壓過多,，熟悉過程和實(shí)施工作時(shí)間過長、戰(zhàn)線過大,，造成長時(shí)間停滯不前,，從而影響用戶的實(shí)際日常業(yè)務(wù)處理，非常不利于企業(yè)管理,。

其次,，初始化期間，如果用戶對(duì)軟件不熟悉,，無法根據(jù)自身的具體情況全面完整地考慮初始化設(shè)置,，結(jié)果在初始化后,，往往發(fā)現(xiàn)這些工作并沒有全面考慮企業(yè)的具體情況，很多需求沒有在初始化中設(shè)置或設(shè)置錯(cuò)誤,，造成返工,，浪費(fèi)了很多人力、物力,。

最后，企業(yè)管理上存在問題,，導(dǎo)致業(yè)務(wù)資料和管理資料準(zhǔn)備不全面,、不準(zhǔn)確，或者沒有充分估計(jì)到企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)和進(jìn)程,，也是造成初始化設(shè)置被用戶視為畏途的原因,。

由此可見前期準(zhǔn)備工作的重要性和必要性。 俗話說：“好的開始等于成功的一半”,，前期的準(zhǔn)備工作是建立一套高效,、使用的信用管理系統(tǒng)不可或缺的重要步驟。 全面,、縝密的總體設(shè)計(jì)可以使用戶在將來的使用中更加順利,、更卓有成效，并且還能為企業(yè)的發(fā)展拓展空間,。

（一）準(zhǔn)備信息分類

K/3系統(tǒng)中通過一個(gè)完整的編碼系統(tǒng)來對(duì)企業(yè)的所有信息進(jìn)行科學(xué)管理,，系統(tǒng)的正常運(yùn)行依賴于數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)和完備,。 企業(yè)原有的各種資料一般需要經(jīng)過收集,、整理、轉(zhuǎn)換后,，才能符合K/3系統(tǒng)運(yùn)行的要求,。

從需要準(zhǔn)備的信息數(shù)據(jù)來看，一般包括以下幾種情況：

1,、直接可以為K/3工業(yè)供需鏈?zhǔn)褂玫默F(xiàn)行業(yè)務(wù)資料

實(shí)際上,，有相當(dāng)大的部分信息可以被系統(tǒng)直接使用或微調(diào)后就可以使用。 包括

（1）整體的業(yè)務(wù)信息,，如企業(yè)基本信息,、會(huì)計(jì)科目、幣別信息,、憑證字,、計(jì)量單位、銷售方式等,；

（2）業(yè)務(wù)信息的部分內(nèi)容,，如物料的計(jì)價(jià)方法、計(jì)劃單價(jià)、產(chǎn)品報(bào)價(jià),、原材料,、半成品、產(chǎn)成品,、倉庫,、客戶、供應(yīng)商的基本資料等等,。

2,、需要進(jìn)行一定整理的現(xiàn)存業(yè)務(wù)資料

在企業(yè)中，有些資料,，如基礎(chǔ)資料編碼,、期初庫存余額、客戶信用資料,、供應(yīng)商報(bào)價(jià),、業(yè)務(wù)單據(jù)等，是確實(shí)存在的,，但因不規(guī)范,、不全面、或不符合K/3的設(shè)置需要而需要進(jìn)行一定整理和補(bǔ)充,。

3,、已存在、但需要和K/3系統(tǒng)融合的管理數(shù)據(jù)和方法

每個(gè)企業(yè)都有自己的管理方法,，如物料的批次管理,、倉庫的倉位設(shè)置、多級(jí)審批制度等等,，這些具體的管理有的是有嚴(yán)格,、詳細(xì)的管理條款、規(guī)章,，有的是企業(yè)經(jīng)營慣例等等,，無論是管理思想還是管理實(shí)踐，都需要與K/3工業(yè)供需鏈系統(tǒng)融合,，按照系統(tǒng)的設(shè)置方法將這些管理數(shù)據(jù)和方法形成系統(tǒng)的管理信息,，從而真正為企業(yè)的經(jīng)營管理服務(wù)。

4,、K/3系統(tǒng)所獨(dú)有的管理方法,，需要確定是否設(shè)置的管理資料和管理規(guī)則

工業(yè)供需鏈系統(tǒng)有大量獨(dú)有的、幫助企業(yè)提高管理水平的管理方法和管理規(guī)則,，如訂單執(zhí)行跟蹤,、業(yè)務(wù)流程自定義,、物料對(duì)應(yīng)管理、缺貨預(yù)警,、到期債權(quán)預(yù)警,、鎖庫、自動(dòng)倒沖領(lǐng)料,、采購申請(qǐng)的自動(dòng)生成,、單據(jù)狀態(tài)處理、自動(dòng)對(duì)賬,、初始數(shù)據(jù)和憑證自動(dòng)導(dǎo)入總賬等等不勝枚舉,，這些功能需要用戶確定是否符合企業(yè)自身的經(jīng)營管理特色、是否需要設(shè)置,、如果設(shè)置則如何設(shè)置。

（二）準(zhǔn)備內(nèi)容

對(duì)建立K/3系統(tǒng)需要準(zhǔn)備的業(yè)務(wù)和管理資料有了大致的印象后,，就請(qǐng)按以下的內(nèi)容準(zhǔn)備相關(guān)的信息資料,。

         1、賬套基本信息

“賬套”是財(cái)務(wù)軟件稱呼的沿用和擴(kuò)展,，指K/3系統(tǒng)中存放業(yè)務(wù),、財(cái)務(wù)和綜合管理數(shù)據(jù)資料的數(shù)據(jù)庫文件的總稱，包括業(yè)務(wù)基礎(chǔ)資料,、系統(tǒng)維護(hù)資料,、單據(jù)、憑證,、各種賬簿,、報(bào)表、計(jì)算表等內(nèi)容,。形象地說,，就是一個(gè)電子賬簿。一個(gè)賬套中只能保存一個(gè)獨(dú)立核算的經(jīng)濟(jì)單位的數(shù)據(jù)資料,，即所謂一套賬務(wù)數(shù)據(jù)的資料,。 賬套中包括的基本信息包括賬套名稱、類別及基本參數(shù),。

1,、賬套名稱，一般使用該賬套企業(yè),、公司的名稱或簡(jiǎn)稱,。

2、賬套類型,，也可以稱為賬套用途,，就工業(yè)來講,，可以是工業(yè)企業(yè)全面解決方案和工業(yè)企業(yè)物流解決方案。

3,、賬套基本參數(shù),，賬套建立所必須的信息資料，包括公司名稱,、地址,、電話、記賬本位幣確定,、數(shù)據(jù)精度設(shè)置,、會(huì)計(jì)期間設(shè)置等信息。

這些是建賬所必須的資料,，具體請(qǐng)參閱《系統(tǒng)管理員手冊(cè)》,。

         2、業(yè)務(wù)基本處理原則

在工業(yè)供需鏈系統(tǒng)中,，首先要確定系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ),，即數(shù)據(jù)資料和業(yè)務(wù)操作的基本處理原則和方法。

1,、業(yè)務(wù)處理基本信息,，包括使用業(yè)務(wù)系統(tǒng)的公司名稱、地址,、稅務(wù)登記號(hào),、開戶銀行及賬號(hào)、公司代碼,、專用發(fā)票精度,、增值稅率、工業(yè)系統(tǒng)設(shè)定的期間信息,、核算方式,、庫存控制原則等等。

2,、業(yè)務(wù)處理基本規(guī)則,，包括業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)、系統(tǒng)操作人員及權(quán)限設(shè)置,、崗位規(guī)范,、處理牽制措施、單據(jù)類型整理,、單據(jù)編碼設(shè)計(jì),、業(yè)務(wù)處理規(guī)則和慣例、業(yè)務(wù)資料分類等等,。

3,、系統(tǒng)實(shí)施步驟,，即每個(gè)系統(tǒng)的初始化設(shè)置、啟用時(shí)間等的先后順序以及每步驟的實(shí)施內(nèi)容,。 K/3系統(tǒng)是一個(gè)整體,，每個(gè)系統(tǒng)之間都或多或少地有相互關(guān)聯(lián)、相互牽制,。 比如,，銷售管理系統(tǒng)的信用管理內(nèi)容是與應(yīng)收款系統(tǒng)密切相關(guān)的，在應(yīng)收款系統(tǒng)沒有初始化設(shè)置完畢之前,，信用額度,、信用期限等指標(biāo)都無法獲取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

因此必須首先確定每個(gè)系統(tǒng)的啟用時(shí)間,、初始化設(shè)置時(shí)間,、每一實(shí)施階段的處理內(nèi)容等等。

    3,、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)資料

業(yè)務(wù)基礎(chǔ)資料包括公用基礎(chǔ)資料和工業(yè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)資料,。 基礎(chǔ)資料是系統(tǒng)最基本的組成元素，其他業(yè)務(wù)資料和業(yè)務(wù)操作都需要以這些資料為基礎(chǔ),，因此它們的準(zhǔn)備工作是非常重要的,。

業(yè)務(wù)基礎(chǔ)資料主要包括會(huì)計(jì)科目,、幣別,、計(jì)量單位、客戶,、部門,、職員、物料,、倉庫,、供應(yīng)商、備注資料,、BOM等內(nèi)容,。 對(duì)于這些資料，又可以分別設(shè)置為以下內(nèi)容：

1,、代碼結(jié)構(gòu)設(shè)置,，K/3系統(tǒng)對(duì)物料、供應(yīng)商,、客戶,、倉庫和會(huì)計(jì)科目等基礎(chǔ)資料進(jìn)行代碼分級(jí)管理，按樹型結(jié)構(gòu)分級(jí),。 因此對(duì)于所有基礎(chǔ)資料都要分別設(shè)計(jì)代碼結(jié)構(gòu),。

2,、基礎(chǔ)資料基本信息，系統(tǒng)為了維護(hù)正常的處理流程,，對(duì)于每類基礎(chǔ)資料都規(guī)范了必錄項(xiàng)和可錄項(xiàng),，必錄項(xiàng)就是基礎(chǔ)資料的基本信息。用戶需要查詢K/3的基礎(chǔ)資料設(shè)置,，針對(duì)其必錄項(xiàng)內(nèi)容準(zhǔn)備必要的資料基本信息,。

3、基礎(chǔ)資料管理信息,，在基礎(chǔ)資料設(shè)置中,，本身就包含了很多管理信息，比如物料基礎(chǔ)資料就包括基本資料,、物流資料,、計(jì)劃資料和設(shè)計(jì)資料等四類信息，其中更包括有大量的管理信息,。 要想利用K/3工業(yè)供需鏈系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理就必須將這些管理信息準(zhǔn)備充分,、更要正確。 

         4,、管理資料

K/3工業(yè)供需鏈的管理資料和管理輔助資料是K/3系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理過程中進(jìn)行管理和監(jiān)控所必須的信息,。 管理資料包含的內(nèi)容很多，最主要的部分有以下內(nèi)容：

(1)往來單位的物料對(duì)應(yīng)管理信息,，記錄同一物料在供貨方,、用戶和客戶之間的設(shè)置變化來，應(yīng)用于往來業(yè)務(wù)單據(jù)中,，方便地處理業(yè)務(wù)信息,。

(2)價(jià)格信息，包括供應(yīng)商供貨信息,、以及銷售的價(jià)格和折扣資料,，是為了進(jìn)行采購和銷售的價(jià)格管理和限價(jià)監(jiān)控而必須設(shè)置的管理資料。

(3)銷售信用管理,，是統(tǒng)一管理應(yīng)收款,、評(píng)估客戶信用和業(yè)務(wù)員業(yè)績的綜合管理所需要的管理資料。

(4)批號(hào)設(shè)置,，是批次管理的輔助信息,。

(5)單據(jù)自定義信息，使用單據(jù)自定義,，增加,、減少或改變單據(jù)默認(rèn)信息，按用戶自身的需要定義單據(jù)所承載的業(yè)務(wù)信息,。

(6)單據(jù)打印信息,，進(jìn)行單據(jù)套打模板的自定義設(shè)置,，以滿足用戶對(duì)內(nèi)、對(duì)外傳遞業(yè)務(wù)單據(jù)的需要,。

(7)憑證模板,，制作憑證模板，以按用戶要求將業(yè)務(wù)核算信息自定義生成憑證,、轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)信息,。 

請(qǐng) 注意上面的介紹非常詳細(xì)，這是針對(duì)單獨(dú)啟用物流的用戶的,，但是我們實(shí)際工作中,，往往是財(cái)務(wù)部分已實(shí)施完畢，再進(jìn)行物流的實(shí)施,，這樣,，上面所述的相當(dāng)部分資 料其實(shí)已經(jīng)在賬套中，所以不必機(jī)械地理解為還需要重新設(shè)置,。上面資料的好處是全局考慮,，便于統(tǒng)籌，我們可以以之與實(shí)際工作對(duì)照,，看哪一項(xiàng)安排得不到位,，便 于制定長期計(jì)劃，緊張有序地開始工作,。有些工作不需要在初始化期間做,，但是必須考慮到，尤其是一些在初始化結(jié)束后不可更改的要素,。

  5,、庫存初始余額

在 設(shè)置了啟用期后,，啟用期前的物料庫存數(shù)量余額及庫存成本的準(zhǔn)備是非常重要的,。除非極少數(shù)情況，否則一般都會(huì)有庫存的初始余額,。 如果不準(zhǔn)備這方面的信息,，則啟用期后的業(yè)務(wù)處理就不能和啟用期前平滑連接，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也出現(xiàn)中斷,，賬實(shí)不能平衡,，無法有效地進(jìn)行業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的一體化管理。 同時(shí),，系統(tǒng)中庫存余額為零,，也造成啟用后很多工作為之掣肘。

這部分需要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)包括： 庫存期初余額,、本年累計(jì)收入,、本年累計(jì)發(fā)出,、年初余額。這些數(shù)據(jù)包括數(shù)量余額和貨幣余額,。如果能夠的話,，最好都備齊，如果準(zhǔn)備有一定困難,，尤其是累計(jì)收入,、累計(jì)發(fā)出，也可以不錄入,，造成的影響就是本年累計(jì)數(shù)無法查詢,。可以對(duì)用戶提出兩種方案,，由他們自己選擇,，最好是簽字認(rèn)可，以免將來落下責(zé)任,。

 【二】初始設(shè)置工作順序

在建立賬套,、進(jìn)行初始化設(shè)置所必須的業(yè)務(wù)資料和管理資料準(zhǔn)備充分后，還要了解初始設(shè)置的具體工作順序,。主要有以下幾方面：

 1,、新建賬套

新建系統(tǒng)是企業(yè)運(yùn)用和實(shí)施K/3工業(yè)供需鏈的前提和基礎(chǔ)。

為了便于軟件的網(wǎng)絡(luò)化管理和權(quán)限控制,，K/3工業(yè)供需鏈系統(tǒng)將系統(tǒng)控制設(shè)置和操作設(shè)置區(qū)分： 在K/3系統(tǒng)中間層的賬套管理,，專門為系統(tǒng)管理員進(jìn)行管理系統(tǒng)而設(shè)置，便于其進(jìn)行新建系統(tǒng),、賬套維護(hù)和用戶權(quán)限設(shè)置等工作,；在客戶端的主控臺(tái)上，業(yè)務(wù)人員可以使用采購,、銷售,、倉存等工業(yè)供需鏈系統(tǒng)，進(jìn)行日常業(yè)務(wù)操作,。這樣的處理,，保證系統(tǒng)的安全性和數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性，同時(shí)還能確保崗位分工和相互牽制的責(zé)任控制制度的嚴(yán)格執(zhí)行,。

新建及設(shè)置賬套在賬套管理中實(shí)現(xiàn),。 具體請(qǐng)參見《系統(tǒng)管理員手冊(cè)》。 

2,、核算參數(shù)設(shè)置

首次打開K/3工業(yè)供需鏈系統(tǒng)時(shí),，所有的系統(tǒng)模塊都是不可使用，系統(tǒng)還會(huì)給予提示“核算參數(shù)未設(shè)置，請(qǐng)?jiān)谙到y(tǒng)初始化菜單中設(shè)置,！”,。

只有在核算參數(shù)設(shè)置后，系統(tǒng)的各功能模塊才可以使用,。閱讀過前面這部分設(shè)置應(yīng)該已不成問題,。 

3、系統(tǒng)維護(hù)

系統(tǒng)維護(hù)包括對(duì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料和業(yè)務(wù)操作的基本處理原則和方法進(jìn)行初始和日常設(shè)置,、按企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì),、并給予操作人員以授權(quán)。

4,、基礎(chǔ)資料設(shè)置

資料設(shè)置是對(duì)基礎(chǔ)資料和管理資料進(jìn)行整理,、匯總和維護(hù)，主要包括基礎(chǔ)資料,、備注資料,、BOM、物料對(duì)應(yīng)表,、供應(yīng)商供貨信息,、價(jià)格資料、折扣資料,、信用管理,、批號(hào)管理等。前面已有闡述,。

5,、日常業(yè)務(wù)處理

K/3系統(tǒng)的特點(diǎn)是初始化設(shè)置與日常操作混合，可以在初始設(shè)置的同步進(jìn)行日常單據(jù)的操作處理,。即在初始化界面中,，用戶可以在【系統(tǒng)維護(hù)】和【資料維護(hù)】中進(jìn)行系統(tǒng)選項(xiàng)、物料,、客戶等資料的設(shè)置,；可以進(jìn)行初始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入；同時(shí)還可以處理啟動(dòng)期后的日常單據(jù),。

工業(yè)供需鏈對(duì)初始化設(shè)置與日常業(yè)務(wù)進(jìn)行了平行處理,，這樣就會(huì)緩解初始化工作導(dǎo)致的企業(yè)初期業(yè)務(wù)滯后的壓力,。因?yàn)槌跏蓟墓ぷ髁繘Q定了其處理的時(shí)間,，而且初始化和日常操作側(cè)重點(diǎn)完全不同，造成企業(yè)的初期業(yè)務(wù)積壓過多,，從而影響用戶的實(shí)際日常業(yè)務(wù)處理,，不利于企業(yè)管理。

二者平行處理，還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,、及時(shí)解決,，給初始化工作帶來便利。初始化期間,，如果用戶對(duì)軟件不熟悉,，無法根據(jù)自身的具體情況全面完整地考慮初始化設(shè)置，結(jié)果在初始化后日常操作時(shí),，往往發(fā)現(xiàn)這些工作并沒有全面考慮企業(yè)的具體情況,，很多業(yè)務(wù)和管理需求沒有在初始化中設(shè)置或設(shè)置錯(cuò)誤，造成返工,，浪費(fèi)了很多人力,、物力。而在初始化設(shè)置的同時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,，就可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,、及時(shí)解決，客觀上促進(jìn)了初始化工作,。

在初始化時(shí),，單據(jù)的錄入同日常業(yè)務(wù)處理操作一致，具體請(qǐng)參見本手冊(cè)第五章的描述,。但是,，為了初始數(shù)據(jù)不受干擾，保證順利地完成初始化設(shè)置,，還是要注意初始化階段工作的主次順序,。 因此，需要補(bǔ)充說明兩點(diǎn)：

第一,，在初始化中,，可以錄入業(yè)務(wù)單據(jù)，但不提供審核功能,，因此也就不能實(shí)現(xiàn)單據(jù)關(guān)聯(lián),、核銷、賬務(wù)處理等會(huì)影響初始數(shù)據(jù)正確性的操作,。

第二．涉及庫存類單據(jù)的更新庫存處理,，無論用戶在〖核算參數(shù)設(shè)置〗中如何設(shè)置“庫存更新控制”——“單據(jù)審核后才更新”還是“單據(jù)保存后立即更新”，系統(tǒng)在初始化階段都不提供更新庫存的處理,。

6,、啟用期前的業(yè)務(wù)處理

這 部分非常重要，處理不好就會(huì)影響后面的業(yè)務(wù)開展,。企業(yè)在系統(tǒng)啟動(dòng)日期之前,，會(huì)有一些業(yè)務(wù)因?yàn)閱螕?jù)不全還沒有處理完畢,，如采購業(yè)務(wù)中，當(dāng)沒有收到對(duì)方開出的 發(fā)票時(shí),，無法確定已入庫的貨物的成本而只能暫估入賬,，所以在系統(tǒng)啟用期前還可能有些暫估入庫單。而另外一些業(yè)務(wù),，可能由其業(yè)務(wù)性質(zhì)決定了不能在一期完成,， 而是需要分期進(jìn)行，如在銷售業(yè)務(wù)中,，處理分期收款的銷售業(yè)務(wù)時(shí),，肯定會(huì)存在一些尚未核銷的前期銷售出庫單。

為了保證經(jīng)營運(yùn)作的連貫性和啟用期前,、后業(yè)務(wù)處理的平滑連接,，K/3工業(yè)供需鏈系統(tǒng)提供將啟用期前未完成的業(yè)務(wù)處理逐筆反映到系統(tǒng)中的功能。

在系統(tǒng)初始化期間,，允許對(duì)初始化以前期間暫估單和未核銷銷售出庫單錄入并審核,。這是初始化設(shè)置的必要步驟，更符合用戶實(shí)際的業(yè)務(wù)處理,。

這些實(shí)際存在的業(yè)務(wù)情況造成了期初業(yè)務(wù)處理的復(fù)雜性和多樣化,。因此需要特別處理，并為以后的系統(tǒng)發(fā)展打下基礎(chǔ),。

（1）單據(jù)新增

工 業(yè)供需鏈系統(tǒng)處于初始化階段時(shí),，啟用期前的單據(jù)新增的方法只有一種，即在系統(tǒng)的主界面下,，選擇〖系統(tǒng)設(shè)置〗→〖初始化〗→〖倉存系統(tǒng)〗（或采購,、銷售、核 算系統(tǒng)）→〖錄入啟用期前的暫估入庫單〗進(jìn)行暫估入庫單的錄入,，或者單擊〖系統(tǒng)設(shè)置〗→〖初始化〗→〖倉存系統(tǒng)〗（或采購,、銷售、核算系統(tǒng)）→〖錄入啟用 期前的未核銷銷售出庫單〗進(jìn)行銷售出庫單的錄入,。

這里有一個(gè)細(xì)微的差別,，如果在系統(tǒng)選項(xiàng)中選擇了“金額在倉存中不可見”，那么,，暫估入庫單如果在倉存系統(tǒng)中錄入,，就會(huì)看不到單價(jià)和金額，這是個(gè)需要留意的地方,。這種情況下有兩種選擇,，一是取消該選項(xiàng)在倉存中錄入，一是不取消該選項(xiàng)在采購等系統(tǒng)中錄入,。

 下面以啟用期前的暫估入庫單的錄入為例,，介紹啟用期前的單據(jù)新增處理方法,。

當(dāng)選擇〖錄入啟用期前的暫估入庫單〗時(shí),，系統(tǒng)調(diào)出啟用期前的未核銷的暫估入庫單的條件查詢界面,。 在該界面中只能選擇啟用期前的暫估入庫單，默認(rèn)進(jìn)入的條件是：

期間<啟用期間

確定篩選條件后,，系統(tǒng)顯示“啟用期前暫估入庫”序時(shí)簿界面,。 該界面的顯示和提供功能與正常的外購入庫單界面大致一致，唯一的區(qū)別是不顯示啟用期后的單據(jù),。用戶可以在該序時(shí)簿上調(diào)出外購入庫單進(jìn)行新增,、修改、刪除等一系列操作,。

上述單據(jù)的操作方法與正常的庫存類單據(jù)處理一致,，這里不再贅述。請(qǐng)參照用戶手冊(cè)的業(yè)務(wù)處理及單據(jù)序時(shí)簿的相關(guān)章節(jié)描述,。

在單據(jù)錄入中,，該界面中只能錄入“期間<啟用期間”的單據(jù)，否則,，系統(tǒng)會(huì)給予如下提示：“只能保存當(dāng)前期間以前的單據(jù),，保存單據(jù)出錯(cuò)?！币脘浫胍院笃陂g的單據(jù),，可在物流系統(tǒng)模塊中按正常業(yè)務(wù)錄入。

對(duì)于選擇〖錄入啟用期前的未核銷銷售出庫單〗的使用方法與其相近,，請(qǐng)參照操作,。

 （2）單據(jù)查詢

在初始化階段，啟用期前的兩類單據(jù)查詢有兩種方法：

A．在工業(yè)供需鏈任一系統(tǒng)的主界面下選擇〖系統(tǒng)設(shè)置〗→〖初始化〗→〖錄入啟用期前的暫估入庫單〗,，或者選擇〖系統(tǒng)設(shè)置〗→〖初始化〗→〖錄入啟用期前的未核銷銷售出庫單〗,，可以分別查詢啟用期前的暫估入庫單或者啟用期前的未核銷銷售出庫單；

B．選擇【采購管理系統(tǒng)】→【單據(jù)序時(shí)簿】→【外購入庫單】,，或者選擇【銷售管理系統(tǒng)】→【單據(jù)序時(shí)簿】→【銷售出庫單】,，可以查詢啟用期前的暫估入庫單或者啟用期前的未核銷銷售出庫單。

在日常的單據(jù)序時(shí)簿查詢界面只要錄入相應(yīng)的篩選條件,，也可以查詢到啟用期前的兩類單據(jù),。 

3、單據(jù)審核

K/3工業(yè)供需鏈系統(tǒng)規(guī)定,，在日常處理的期間內(nèi),，是不可以對(duì)以前期間的庫存單據(jù)進(jìn)行處理的，只能對(duì)已審核的暫估入庫單進(jìn)行沖回處理,、以及對(duì)已審核但尚未核銷的銷售出庫單進(jìn)行拆單操作,。故在初始化設(shè)置中,，必須對(duì)啟用期前的兩類單據(jù)進(jìn)行審核操作，否則不能結(jié)束初始化啟用系統(tǒng),。

啟用期前的兩類單據(jù)的審核可以在三個(gè)位置進(jìn)行,，即

    A．在啟用期前的兩類單據(jù)新增界面，保存后直接審核,；

    B．在〖系統(tǒng)設(shè)置〗→〖初始化〗→〖錄入啟用期前的暫估入庫單〗,，或者選擇〖系統(tǒng)設(shè)置〗→〖初始化〗→〖錄入啟用期前的未核銷銷售出庫單〗，在顯示的序時(shí)簿上可以分別審核啟用期前的暫估入庫單或者啟用期前的未核銷銷售出庫單,；

    C．選擇【采購管理系統(tǒng)】→【入庫】→【外購入庫單查詢】,，或者選擇【銷售管理系統(tǒng)】→【出庫】→【銷售出庫單查詢】，在顯示的序時(shí)簿上可以分別審核啟用期前的暫估入庫單或者啟用期前的未核銷銷售出庫單,。

單據(jù)審核的方法與日常操作階段的單據(jù)審核一致,，請(qǐng)參見手冊(cè)業(yè)務(wù)單據(jù)功能的相關(guān)介紹。

啟 用期前的單據(jù)與啟用期后的單據(jù)在審核處理時(shí)有本質(zhì)不同：?jiǎn)⒂闷谇暗膯螕?jù)是為了用戶處理在初始化時(shí)期尚未完成的業(yè)務(wù)的方便性而增加錄入的功能,，所以在正式啟 用時(shí),，這些單據(jù)必須已經(jīng)完成審核；啟用期后的單據(jù)是為了方便用戶在進(jìn)行初始化設(shè)置時(shí)提前錄入業(yè)務(wù)單據(jù)而增加的功能,，在正式啟用時(shí),，這些單據(jù)不能被審核。

在 執(zhí)行啟用賬套操作時(shí),，系統(tǒng)要對(duì)上述啟用期前的暫估入庫單和啟用期前未核銷的銷售出庫單這兩種單據(jù)的狀態(tài)進(jìn)行檢測(cè),，以保證單據(jù)已審核，如果未審核,，系統(tǒng)會(huì)給 予如下提示：“還存在啟用期前出入庫單據(jù)未審核,，不能啟用”，并停止啟用業(yè)務(wù)系統(tǒng)的操作,。待其完成這些單據(jù)的審核后,，再進(jìn)行啟用業(yè)務(wù)系統(tǒng)的操作。

4,、啟用期前,、后單據(jù)處理的比較

啟用期前的暫估入庫單和未核銷銷售出庫單這兩種庫存類單據(jù)、序時(shí)簿的一般處理與日常單據(jù)處理無異,，但有以下幾點(diǎn)區(qū)別：

（1）名稱不同,，啟用期前的兩種單據(jù)分別稱呼為“啟用期前的暫估入庫單”和“啟用期前的未核銷銷售出庫單”，而日常單據(jù)處理應(yīng)分別稱呼為“外購入庫單”和“銷售出庫單”,；

（2）篩選條件不同,，啟用期前的兩類單據(jù)篩選條件是：期間<啟用期間；

（3）單據(jù)狀態(tài)不同：其他單據(jù)只允許錄入,，不能審核,，而啟用期前的兩類單據(jù)必須在初始化啟用前審核,；

（4）位置不同：?jiǎn)⒂闷谇暗膬深悊螕?jù)單獨(dú)管理，不在單據(jù)管理模塊中處理,；

（5）在庫存類單據(jù)中只允許暫估入庫單和銷售出庫單可以錄入前期單據(jù),；

（6）啟用期前的兩類單據(jù)序時(shí)簿中不能允許其他不符合條件的單據(jù)錄入或進(jìn)行審核、查看等操作,；

（7）啟用期前的兩類單據(jù)不能調(diào)整期初余額,，而且其發(fā)生額不計(jì)算到本期報(bào)表以及即時(shí)庫存中,。

請(qǐng)注意： 由于在啟用期初的賬務(wù)余額中,，已經(jīng)包括了以前期間進(jìn)行暫估的單據(jù)的賬務(wù)金額（即已在總賬系統(tǒng)生成憑證），所以,，啟用期前的暫估入庫單在業(yè)務(wù)系統(tǒng)不再生成暫估憑證,，等單（發(fā)票）到后，統(tǒng)一進(jìn)行單到?jīng)_回處理,。具體請(qǐng)參考“暫估沖回”的手冊(cè)介紹,。

啟用后對(duì)這兩類單據(jù)的處理：

下面以暫估入庫單為例，闡述啟用期前暫估入庫單據(jù)的處理方法：

1,、 采購發(fā)票到達(dá)時(shí),，與相應(yīng)的暫估入庫單據(jù)核銷。先大致檢查一下,，如果需要拆單,，先進(jìn)行拆單，然后根據(jù)拆出的單據(jù)進(jìn)行采購發(fā)票生成工作,。請(qǐng)注意拆單的規(guī)則,，拆 出的子單編號(hào)一般會(huì)帶有ABC字樣，這樣給我們選單造成方便,。如果還有不需要拆單的單據(jù),，把單據(jù)號(hào)記在紙上，以便于選擇,。最好是一次只錄入一張發(fā)票,，而不 要多張發(fā)票錄入后再進(jìn)行處理。

然后進(jìn)入采購系統(tǒng)的“結(jié)算”,，選擇“采購發(fā)票錄入”,，首先選擇好供應(yīng)商，這樣可以限定單據(jù)的范圍（在查看時(shí)只會(huì)出現(xiàn)該供應(yīng)商的單據(jù)）,，然后,，在“采購入庫單”處選擇“查看”，在打開的界面中,，進(jìn)行單據(jù)的選擇,，請(qǐng)注意剛剛提到過方便選單的技巧,，就是編號(hào)中含有A 或B或C的單據(jù)，還有記在紙上的未拆單單據(jù),。按住shift鍵可以進(jìn)行連續(xù)選擇,，按住ctrl鍵可以進(jìn)行不連續(xù)選擇，選擇完所需單據(jù)后點(diǎn)按“返回”按紐,， 系統(tǒng)會(huì)將所選單據(jù)帶回采購發(fā)票中,，這里請(qǐng)注意，在“選項(xiàng)”中有一項(xiàng)“入庫單選單物料合并”,，如果選中此項(xiàng),，那么所選擇的單據(jù)中如果有物料相同的情況，系統(tǒng) 會(huì)給予匯總,，不選的話則不會(huì),。下面進(jìn)行金額的調(diào)整，在選項(xiàng)中還有一項(xiàng)是“調(diào)整金額后倒算單價(jià)”,，選中此項(xiàng)后,，當(dāng)對(duì)金額進(jìn)行調(diào)整時(shí)，單價(jià)會(huì)自動(dòng)回填,，建議選 中,，這樣，就只需要改變金額和稅額就可以了,。調(diào)整完畢后,，填寫其他必錄項(xiàng)，保存發(fā)票,，保存后會(huì)出現(xiàn)“審核”,，然后點(diǎn)按“審核”按紐。如果采購發(fā)票與對(duì)應(yīng)入 庫單是鉤稽關(guān)系,，而且在采購系統(tǒng)選項(xiàng)中選擇了“與入庫單相鉤稽的采購發(fā)票審核時(shí)自動(dòng)核銷”,，則不會(huì)調(diào)出選單界面，直接提示成功,。如果沒有選中,，或者采購發(fā)票與對(duì)應(yīng)入庫單是關(guān)聯(lián)關(guān)系即數(shù)量、金額等有改變,，就會(huì)調(diào)出審核界面,。

2、進(jìn)入審核界面后,，上面是采購發(fā)票,，下面是單據(jù)，再進(jìn)行一次單據(jù)的選擇，選擇的單據(jù)前面會(huì)出現(xiàn)對(duì)號(hào),，如果不選的話,，點(diǎn)擊一下把對(duì)號(hào)取消就可以，核對(duì)無誤后,，點(diǎn)按審核，會(huì)出現(xiàn)成功界面,。這樣,，采購發(fā)票與入庫單就成功核銷掉了。

3,、 進(jìn)入存貨核算系統(tǒng),，點(diǎn)擊“生成憑證”，選擇“暫估沖回”,，系統(tǒng)將根據(jù)核銷情況自動(dòng)生成一張紅字沖回單和一張藍(lán)字入庫單,，其單據(jù)號(hào)與原暫估入庫單相同,。這是 根據(jù)單到?jīng)_回的處理方法沖回原來的暫估憑證。這個(gè)紅字的調(diào)價(jià)補(bǔ)差單,，用戶手冊(cè)中說可以在序時(shí)簿中查看到,，不過我一直沒找到，只在臺(tái)賬中看到有記錄,，事務(wù)類 型為暫估補(bǔ)差,。

請(qǐng)注意：一張暫估入庫單允許進(jìn)行部分核銷,，一張暫估入庫單多次核銷后，系統(tǒng)將按月匯總生成一張紅字沖回單和一張藍(lán)字入庫單,。

4、在存貨核算系統(tǒng)中,，進(jìn)行采購發(fā)票的核算工作,。這一步一定不可忽略,，即使是沒有運(yùn)費(fèi)等費(fèi)用。方法是進(jìn)入后,，會(huì)出現(xiàn)待核算的采購發(fā)票,，點(diǎn)擊工具欄上的“費(fèi)用”，會(huì)出現(xiàn)費(fèi)用分配界面,，如有運(yùn)費(fèi),，則填入,，如無,，也需要按一下工具欄上的“核算”,，系統(tǒng)會(huì)提示核算成功界面，把費(fèi)用分配到每一條分錄,。

5,、繼續(xù)進(jìn)入存貨核算的憑證管理， 進(jìn)行生成憑證工作,，類型選擇“外購入庫”,，這時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)顯示出補(bǔ)差額部分的單據(jù),，進(jìn)行匯總生成即可,，如果不成功，則檢查憑證模板,。生成憑證成功后,，可以 在憑證查詢中看到，請(qǐng)注意如果憑證與實(shí)際不符,，不要在憑證查詢中直接修改,，而應(yīng)該進(jìn)物流系統(tǒng)反查原因，以保持物流與總賬的一致,。這些憑證同時(shí)會(huì)傳遞入總 賬,，不要在總賬中進(jìn)行重復(fù)錄入。

6,、以上是處理暫估單據(jù)的辦法,，如果是本期生成，本期來發(fā)票的單據(jù),，則不用做暫估沖回一步,，直接與采購單據(jù)核銷就可以了，單據(jù)中的單價(jià)不必錄入,，會(huì)在采購發(fā)票核算后自動(dòng)回填,。為了方便選單，可以請(qǐng)財(cái)務(wù)部門與倉管部門協(xié)商,，一張單據(jù)上只錄一條分錄,，這樣就免了拆單之苦。

另外,，有些用戶反映,，啟用期前的暫估入庫單實(shí)在太多，不想錄入，那怎么辦,？這里有一個(gè)解決方法：

如果啟用期前單據(jù)沒錄,，那么發(fā)票到后處理應(yīng)放在應(yīng)付系統(tǒng)進(jìn)行。

先說一下平衡關(guān)系,?？値ぴ牧峡颇繑?shù)據(jù)=物流系統(tǒng)材料余額=應(yīng)付系統(tǒng)選中包含暫估款后余額。

不過請(qǐng)想想,，期初余額中物流數(shù)據(jù)已經(jīng)包含這些暫估單據(jù)的金額和數(shù)量,。但是由于你沒有錄單子，應(yīng)付系統(tǒng)包含暫估款的選項(xiàng)選不選都沒用,。所以你的摘帳基礎(chǔ)是錯(cuò)的,。也就是說應(yīng)付系統(tǒng)的余額是湊出來的。這個(gè)余額可能不是真正的應(yīng)付數(shù),！

所以發(fā)票回來后,，首先在應(yīng)付系統(tǒng)做一張負(fù)數(shù)的應(yīng)付單，下掉不準(zhǔn)確的應(yīng)付余額,；然后做發(fā)票,，填入準(zhǔn)確的應(yīng)付數(shù)！應(yīng)付單生成憑證,，下掉帳務(wù)余額,；按發(fā)票重新生成憑證做正確的數(shù)據(jù)。

計(jì)劃成本法下,，差異在期初金額調(diào)整里做金額調(diào)整單進(jìn)行調(diào)整。然后生成憑證,。

如果運(yùn)費(fèi)回來,，確實(shí)不好做。只能跟其他發(fā)票一起做,！想對(duì)應(yīng)到材料上你就手工去金額調(diào)整單分配,。

不過你可以和客戶商量：通常用K3物流的客戶都是有些規(guī)模的，也比較正規(guī),，意味著他們的運(yùn)費(fèi)都是有合同的,，或者是固定的承運(yùn)單位，這樣,，每噸單價(jià)幾乎是確定的,，也就是說，可以采用預(yù)提運(yùn)費(fèi)的方法,。

    你告訴客戶,，懂業(yè)務(wù)的人準(zhǔn)明白，這樣保證成本的準(zhǔn)確性很高。

    如果這樣的話,，前面的問題就不存在了,，運(yùn)費(fèi)早已經(jīng)攤到材料里，應(yīng)付也掛帳了,，更能體現(xiàn)在某一時(shí)點(diǎn)上真實(shí)的企業(yè)狀況,。

7、初始數(shù)據(jù)錄入

業(yè)務(wù)資料的重要部分,、庫存初始余額的錄入是初始化設(shè)置的非常重要的部分,。

初始數(shù)據(jù)錄入是將截至啟用期的啟用期前庫存物料結(jié)余數(shù)量和成本輸入K/3工業(yè)供需鏈系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)初始化與正常業(yè)務(wù)操作融合,，以便在初始化處理過程中盡可能為用戶提供豐富的信息,，保證啟用期前、后業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的平滑連接,。

初始數(shù)據(jù)錄入是初始化設(shè)置的重要功能,，除了提供初始數(shù)據(jù)的錄入、查詢等必要功能外,，還提供排序,、過濾、引入引出,、對(duì)賬,、傳遞等具有工業(yè)系統(tǒng)特色的功能。

（1）初始數(shù)據(jù)錄入

工業(yè)供需鏈系統(tǒng)處于初始化階段時(shí),，在系統(tǒng)的主界面下，選擇〖系統(tǒng)設(shè)置〗→〖初始化〗→〖倉存管理系統(tǒng)〗→〖初始數(shù)據(jù)錄入〗,，在調(diào)出的‘初始數(shù)據(jù)錄入’界面中用戶可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入,、查詢和打印等工作。

在 該操作界面左邊是按現(xiàn)有倉庫及下設(shè)倉位的分級(jí)列表顯示,，用戶可以使用【樹型】按鈕,，來顯示或取消左邊倉庫的分級(jí)顯示。界面右邊顯示的是針對(duì)全部倉庫,、某一 確定倉庫或下設(shè)的某一確定倉位的所有物料的初始數(shù)據(jù)信息,，為方便用戶錄入，系統(tǒng)顯示的是所有默認(rèn)倉庫,、倉位為當(dāng)前倉庫、倉位的物料,，無論其有無余額,，使用 〖編輯〗→〖缺省倉庫數(shù)據(jù)〗,，可以取消或重新增加默認(rèn)倉庫、倉位為當(dāng)前倉庫,、倉位的物料顯示,。在這個(gè)界面，就可以進(jìn)行物料的錄入了： 即在界面左邊選中某個(gè)確定倉庫或倉位,，然后在界面右邊錄入物料或在已默認(rèn)存在的物料上錄入初始數(shù)據(jù),。

錄入功能主要包括錄入信息、錄入規(guī)則和錄入方法的處理,，采用不同計(jì)價(jià)方法,、不同管理方法的物料，其錄入的信息和錄入的方法均不相同,，下面分別介紹初始數(shù)據(jù)的錄入信息和錄入方法,。

（2）錄入信息

初始數(shù)據(jù)是本系統(tǒng)啟用時(shí)倉庫物料的結(jié)存情況的記錄，設(shè)置初始數(shù)據(jù)分倉庫,、倉位錄入,。不同的物料錄入信息不同，比如,，采用實(shí)際成本法計(jì)價(jià)的物料不錄入成本差異信息,，而采用計(jì)劃成本法的物料則需要錄入成本差異信息。主要的錄入信息包括：

1,、物料代碼,，即所對(duì)應(yīng)物料代碼，它可以分長代碼和短代碼顯示,，如果用戶選擇【工業(yè)整體選項(xiàng)】中的“基礎(chǔ)資料錄入與顯示采用短代碼”,，則系統(tǒng)以物料短代碼顯示在當(dāng)前字段，否則則以長代碼顯示在當(dāng)前字段,。

2,、物料名稱、規(guī)格型號(hào),、計(jì)價(jià)方法，即該物料名稱,、規(guī)格型號(hào),、計(jì)價(jià)方法,，由系統(tǒng)根據(jù)選擇的物料代碼直接錄入，用戶不能另行設(shè)置,。

3,、單位,，即該物料的常用計(jì)量單位,，由系統(tǒng)根據(jù)選擇的物料代碼自動(dòng)帶入，用戶可以使用快捷鍵F7,、F8另行改為同組的其它計(jì)量單位,。

庫存余額很可能不是以固定的計(jì)量單位來計(jì)量的，因此對(duì)涉及多單位計(jì)量的物料,，在初始數(shù)據(jù)錄入中提供了和單據(jù)錄入一樣的功能,，即選擇不同單位而非必須是常用單位或基本單位來計(jì)量數(shù)量的功能，以方便用戶的實(shí)際業(yè)務(wù)選擇,。

系統(tǒng)最終會(huì)將用戶錄入的數(shù)據(jù)自動(dòng)換算成基本單位計(jì)量,。

4,、批次/順序號(hào),，即物料的批號(hào)或順序號(hào)碼,，在以下情況下要使用到該字段：

  物料采用的計(jì)價(jià)方法為分批計(jì)價(jià)法,、先進(jìn)先出法,、后進(jìn)先出法

  物料要進(jìn)行業(yè)務(wù)批次管理

上述兩個(gè)條件只要滿足一條,，就要通過單擊“物料”和“批次/順序號(hào)”對(duì)應(yīng)的空白按鈕,、調(diào)出批次錄入界面進(jìn)行初始余額錄入,，而不能直接在‘初始數(shù)據(jù)錄入’界面上錄入物料初始余額信息,。

5,、年初數(shù)量，是在啟用期所在年度的年初存貨數(shù)量余額,，用戶不必錄入，由系統(tǒng)根據(jù)平衡公式算出,。平衡公式是：

年初數(shù)量=期初數(shù)量－本年累計(jì)收入數(shù)量＋本年累計(jì)發(fā)出數(shù)量

初始數(shù)據(jù)信息中，如同財(cái)務(wù)系統(tǒng),、提供對(duì)初始化啟用所在年度累計(jì)數(shù)據(jù)的錄入,。因?yàn)樵趯?shí)際業(yè)務(wù)中，用戶非常需要對(duì)年度業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查詢和考量,，達(dá)到與總賬系統(tǒng)同步處理的目的，從而豐富企業(yè)電子信息系統(tǒng),、從而提高企業(yè)管理水平,。

6、年初金額,，就是在啟用期所在年度的年初存貨金額余額,，如果物料采用實(shí)際成本法，則該余額是實(shí)際成本余額,；如果物料采用計(jì)劃成本法,，則該余額是計(jì)劃成本余額。該字段用戶不必錄入,，由系統(tǒng)根據(jù)平衡公式算出,。 平衡公式是：

年初金額=期初金額－本年累計(jì)收入金額＋本年累計(jì)發(fā)出金額

7、年初差異,，就是采用計(jì)劃成本法的物料在啟用期所在年度的年初存貨計(jì)劃成本和實(shí)際成本的差異,，用戶不必錄入，由系統(tǒng)根據(jù)平衡公式算出,。平衡公式是：

年初差異=期初差異－本年累計(jì)收入差異＋本年累計(jì)發(fā)出差異

8,、本年累計(jì)收入數(shù)量，即啟用期所在年度至啟用期前的期間為止的時(shí)間段中,，企業(yè)累計(jì)的存貨收入數(shù)量,，用戶根據(jù)實(shí)際情況錄入。

9,、 本年累計(jì)收入金額,，即啟用期所在年度至啟用期前的期間為止的時(shí)間段中，企業(yè)累計(jì)的存貨收入金額,，如果物料采用實(shí)際成本法,，則該累計(jì)金額是實(shí)際成本，用戶根 據(jù)實(shí)際情況錄入,；如果物料采用計(jì)劃成本法,，則該累計(jì)金額是計(jì)劃成本，由系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)物料基礎(chǔ)資料中的<計(jì)劃單價(jià)>和用戶錄入的數(shù)量數(shù)據(jù)算出,， 用戶不能錄入,。

10、本年累計(jì)收入差異,，就是采用計(jì)劃成本法的物料在啟用期所在年度至啟用期前的期間為止的時(shí)間段中,，累計(jì)收入中存貨計(jì)劃成本和實(shí)際成本的差異,。用戶根據(jù)實(shí)際情況錄入。

11,、本年累計(jì)發(fā)出數(shù)量,，即啟用期所在年度至啟用期前的期間為止的時(shí)間段中，企業(yè)累計(jì)的存貨發(fā)出數(shù)量,，用戶根據(jù)實(shí)際情況錄入,。

12、 本年累計(jì)發(fā)出金額,，即啟用期所在年度至啟用期前的期間為止的時(shí)間段中,，企業(yè)累計(jì)的存貨發(fā)出金額，如果物料采用實(shí)際成本法,，則該累計(jì)金額是實(shí)際成本,，用戶根 據(jù)實(shí)際情況錄入；如果物料采用計(jì)劃成本法,，則該累計(jì)金額是計(jì)劃成本,，由系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)物料基礎(chǔ)資料中的<計(jì)劃單價(jià)>算出，用戶不能錄入,。

13,、本年累計(jì)發(fā)出差異，就是采用計(jì)劃成本法的物料在啟用期所在年度至啟用期前的期間為止的時(shí)間段中,，累計(jì)發(fā)出中存貨計(jì)劃成本和實(shí)際成本的差異,。用戶根據(jù)實(shí)際情況錄入。

14,、期初數(shù)量,，是在啟用期當(dāng)期的期初存貨數(shù)量余額，用戶根據(jù)實(shí)際情況錄入,。

15,、期初金額，是在啟用期當(dāng)期的期初存貨金額余額,，如果物料采用實(shí)際成本法,，則該金額是實(shí)際成本，用戶根據(jù)實(shí)際情況錄入,；如果物料采用計(jì)劃成本法,，則該金額是計(jì)劃成本，由系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)物料基礎(chǔ)資料中的<計(jì)劃單價(jià)>算出,，用戶不能錄入,。

16、期初差異，就是采用計(jì)劃成本法的物料在啟用期當(dāng)期的期初存貨計(jì)劃成本和實(shí)際成本的差異,，用戶根據(jù)實(shí)際情況錄入,。

17、生產(chǎn)日期,，是采用保質(zhì)期管理的物料所必須錄入的數(shù)據(jù)，具體請(qǐng)參見本手冊(cè)中關(guān)于物料基礎(chǔ)資料中的介紹,。事實(shí)上批次的判定是“批號(hào)+生產(chǎn)日期”,，所以即使批號(hào)相同，而生產(chǎn)日期不同,，也會(huì)被判斷為不同批,，這里需要注意。

18,、保質(zhì)期,，是采用保質(zhì)期管理的物料所必須錄入的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)由【資料維護(hù)】→【基礎(chǔ)資料】→【物料】中的<保質(zhì)期（天）>中自動(dòng)帶入,。 具體請(qǐng)參見本手冊(cè)中關(guān)于物料基礎(chǔ)資料中的介紹,。 

(3)錄入規(guī)則

1、針對(duì)不同屬性的物料,，處理方式是不同的,，其中，凡屬于規(guī)劃類,、特征類和虛擬件的物料不能錄入初始余額,。

2、對(duì)于年初,、本年累計(jì)收入,、本年累計(jì)發(fā)出、期初等共四組數(shù)據(jù)（包括數(shù)量,、金額,、差異），作為組來說,，每組都不是必錄內(nèi)容,。用戶錄入數(shù)據(jù)保存時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按公式檢驗(yàn)是否平衡,，如不平衡會(huì)給予提示,，并在修改前不予保存。 用戶也可以在數(shù)據(jù)錄入過程使用

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