|
目錄通常是長(zhǎng)文章不可缺少的部分,。W o r d提供了自動(dòng)生成目錄的功能,，使目錄的制作變得很簡(jiǎn)單。W O r d根據(jù)文章的章節(jié)，把章節(jié)抽出來自動(dòng)生成目錄,，看目錄就知道內(nèi)容,，而且査閱內(nèi)容也很方便，只要按住“c t r l鍵” ,，點(diǎn)擊目錄中的某一章節(jié)標(biāo)題,，就會(huì)直接跳轉(zhuǎn)到該頁，更重要的是便于今后修改,，寫完文章難免反復(fù)修改増減內(nèi)容,，倘若手工給目錄標(biāo)頁，中間內(nèi)容一改后面頁碼全改,，是一件很讓人頭痛的事情,。而自動(dòng)生成的目錄，可以任意修改文章內(nèi)容,，最后更新一下目錄就會(huì)重新把目錄對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的頁碼上去,。即利用更新目錄適應(yīng)文檔變化。 W O r d一般是利用標(biāo)題或者大綱級(jí)別來創(chuàng)建目錄的,。在創(chuàng)建目錄之前,，應(yīng)確保出現(xiàn)在目錄中的標(biāo)題應(yīng)用了內(nèi)置的標(biāo)題樣式（標(biāo)題1到標(biāo)題9）。也可以應(yīng)用包含大綱級(jí)別的樣式或自定義的樣式,。 二,、自動(dòng)生成目錄 筆者閱讀過不少W 0 r d自動(dòng)生成目錄的文章和方法介紹，但總覺不細(xì)膩,，不條理,，不明確，不清晰,，操作性差,，特別對(duì)初學(xué)者有云山霧罩的感覺。筆者在閱讀有關(guān)資料的基礎(chǔ)上,，去偽存真,、去粗取精,、摸索實(shí)踐,、提煉總結(jié)出一套易學(xué)易懂易操作的實(shí)用方法。具體步驟如下（以W O r d2003為例）： 2.1,、用標(biāo)題樣式生成目錄 1,、單擊文章頁面左上方“格式” 項(xiàng)，在出現(xiàn)的菜単中,，選“樣式與格式” 項(xiàng),。 2、單擊“樣式與格式” 項(xiàng),，頁面右邊出現(xiàn)“樣式格式” 欄,。（這里主要用到標(biāo)題1,，標(biāo)題2，標(biāo)題3等,。把標(biāo)題1,、2、3,、等分別應(yīng)用到文章中各章節(jié)的標(biāo)題上,。例如，文中的“第一章標(biāo)題” 設(shè)為標(biāo)題1定義,，而“1,，1標(biāo)題“就用標(biāo)題2定義。如有“1,，1,，1標(biāo)題” 就用標(biāo)題3定義等。） 3,、用標(biāo)題1,、2、3分別去定義文中的每一章節(jié),。方法：光標(biāo)點(diǎn)到 “第一章標(biāo)題”,， 然后用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)一下右邊的標(biāo)題1，第一章標(biāo)題就定義好了,；同樣的方法用標(biāo)題2,，3分別定義1，1,；1,，1，1標(biāo)題,；依此類推,，第二章，第三章也這樣定義,，直到全文結(jié)尾,。 4、當(dāng)都定義好后,，把光標(biāo)移到文章最開頭要插入目錄的空白位置,，單擊“插入”——“ 引用”——“ 索引和目錄”， 打開“索引和目錄” 對(duì)話框,。 5,、在出現(xiàn)的對(duì)話框中選“目錄” 項(xiàng)單擊，然后，點(diǎn)擊右下“確定” 目錄就自動(dòng)生成了,。 2.2,、用大綱級(jí)別生成目錄 1、執(zhí)行“視圖（V）”——“工具欄”——“ 大綱”（單擊文章頁面左上方“視圖（V）”,，在出現(xiàn)的菜單中選“工具欄” 項(xiàng),，在下拉菜單中，單擊“大綱” 項(xiàng)）,，顯示“大綱” 工具欄,。 2、將光標(biāo)置于要在目錄中顯示的第一標(biāo)題中,。 3,、在“大綱” 工具欄上左端，單擊打開“大綱級(jí)別” 下拉框,，為此標(biāo)題選擇一個(gè)大綱級(jí)別,。這樣第一個(gè)標(biāo)題就定義好了。 4,、對(duì)希望包含在目錄中的每個(gè)標(biāo)題,，重復(fù)進(jìn)行步驟2和步驟3操作，依次逐一定義,。 5,、將光標(biāo)插入文章欲建目錄空白處，單擊“插入” 執(zhí)行“插入-——引用——索引和目錄” 點(diǎn)擊“索引和目錄” 出現(xiàn)“索引和目錄”對(duì)話框,。 6,、在出現(xiàn)的對(duì)話框中，單擊 “目錄” 項(xiàng),；再單擊“選項(xiàng)” 按鈕,，在出現(xiàn)的對(duì)話框中，取消“樣式” 的選擇,，再單擊“確定”,， 返回“索引和目錄”對(duì)話框。 7,、設(shè)置“顯示級(jí)別” 的數(shù)目,，使之大于實(shí)際應(yīng)用的數(shù)目即可。 8,、單擊“確定”,， 在指定位置插入目錄完成,。 提示 1,、對(duì)自動(dòng)生成的目錄如字體、大小、居中,、加粗等不如愿,，可根據(jù)自已要求按通常辦法自行修改。 2,、目錄自動(dòng)生成后要及時(shí)檢査目錄是否有遺漏或缺陷,，發(fā)現(xiàn)后可隨即補(bǔ)充插入，方法：生成目錄步驟3“用標(biāo)題1,、2,、3分別去定義文中每一章節(jié)?！?，每定義好一個(gè)標(biāo)題，文中該標(biāo)題前即出現(xiàn)一“·”標(biāo)記,，給檢査帶來方便,。檢査中發(fā)現(xiàn)文中章節(jié)標(biāo)題前無“·”標(biāo)記者，即為遺漏,。再用步驟3的辦法去定義該標(biāo)題,，然后將光標(biāo)移至欲插入目錄位置，單擊“插入” ,，執(zhí)行“插入——引用——索引和目錄”,， 打開“索引和目錄” 對(duì)話框，單擊“目錄” 項(xiàng),，再點(diǎn)擊右下“確定”,， 此時(shí)會(huì)彈出一對(duì)話框，詢問“是否要替換原來的目錄”,， 選擇“是”,， 即完成自動(dòng)插入遺漏。照此,，發(fā)現(xiàn)一個(gè),，定義一個(gè)，插入一個(gè),，直至補(bǔ)缺完成,。 3、自動(dòng)生成目錄的方法同樣適用創(chuàng)建文章摘要,。 Word所創(chuàng)建的目錄是以文章的內(nèi)容為依據(jù)，如果文章內(nèi)容發(fā)生變化,，如頁碼或者標(biāo)題發(fā)生變化,，就要更新目錄,，使之與文章內(nèi)容保持一致。 3.1,、更新正個(gè)目錄 在創(chuàng)建目錄后,，想改變目錄格式或顯示的標(biāo)題等，可以再執(zhí)行一次創(chuàng)建目錄的操作,，重新選擇格式和顯示級(jí)別等選項(xiàng),。執(zhí)行完操作后，會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框,，詢問“是否要替換原來的目錄”,， 選擇“是”， 替換原來目錄即可,。 3.2,、更新目錄中的數(shù)據(jù) 如果只是更新目錄中的數(shù)據(jù)，例如頁碼,，以適應(yīng)文章頁碼變化,，可以對(duì)著目錄，單擊右鍵,，在彈出的寀單中,，單擊“更新域” 菜單單項(xiàng)即可，例如“只更新頁碼” 即可,。 3.3,、更新域更新目錄 當(dāng)重新修改文章內(nèi)容后，需更新一下目錄,，方法是： 1,、在目錄區(qū)域內(nèi)，點(diǎn)右鍵,，選“更新域” 點(diǎn)擊,。 2、點(diǎn)擊“更新域” 后,，會(huì)出現(xiàn)“更新目錄” 菜單,。 3、在菜單中,，選擇點(diǎn)擊“更新正個(gè)目錄”,， 再點(diǎn)擊“確定”。 Ok,！ |
|
|
