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　　秘書在工作中要敏于事，慎于言,。敏于事即要手勤、腿勤,、設(shè)想周到,，起拾遺補(bǔ)缺的作用。慎于言即一定要以高度的責(zé)任感管好自己的嘴,，?該問(wèn)的不問(wèn),，不該講的不講，工作中切忌夸夸其談,、言過(guò)其實(shí),。

　　 2.秘書應(yīng)懂得印章的管理和使用規(guī)定

　　印章是企事業(yè)單位在被正式批準(zhǔn)成立后,，并經(jīng)批準(zhǔn)到當(dāng)?shù)毓膊块T指定的刻章單位刻制的。經(jīng)過(guò)驗(yàn)收合格的印章,，應(yīng)登記,，蓋好印鑒，以備查考,。頒發(fā)印章時(shí),，應(yīng)嚴(yán)格履行頒發(fā)手續(xù)，特別是頒發(fā)正式印章時(shí),，要鄭重其事,，安全可靠；頒發(fā)其他印章,，也要按程序辦理,。

　　印章的管理要注意以下事項(xiàng)：

　　①嚴(yán)格管理,，健全制度,。

　　②嚴(yán)格審批程序,。

　　印章的使用應(yīng)注意如下事項(xiàng)：

　?、俑骷?jí)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位都應(yīng)制定印章的使用規(guī)定。印章管理人員須嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章,。

　?、谠瓌t上，使用機(jī)關(guān)或單位的印章,，要由本機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)人審核簽字,。

　　③印章管理人員用印前,，要認(rèn)真審核,，明確了解用印的內(nèi)容和目的。

　?、軐?duì)需留存的材料應(yīng)在加蓋印章后,，留存一份立卷歸檔。

　?、莶坏迷诳瞻讘{證上加蓋印章,。確因工作需要，由業(yè)務(wù)部門以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名義頒發(fā)的憑證,，需要事先加蓋機(jī)關(guān)印章或套印然后填發(fā)的,，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以蓋印。

　　⑥經(jīng)過(guò)審批,、登記后,，即可按要求加蓋印章。印跡應(yīng)端正,、清晰,。

　　⑦機(jī)關(guān)或單位撤銷,、更名或因其他原因而停用印章時(shí),，印章應(yīng)由印章頒發(fā)機(jī)關(guān)及時(shí)收回封存或銷毀。

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（3）

　　單位印章具有法定權(quán)威性,，嚴(yán)禁偽造印章或使用偽造印章,，違者將受到法律的懲處。如發(fā)現(xiàn)偽造印章或使用偽造印章者,，應(yīng)及時(shí)向公安機(jī)關(guān)?印章所刊名稱單位舉報(bào),。

　　 3.秘書編排資料有哪些講究

　　收集資料是為保存它們的情報(bào)價(jià)值，而不是為了收集而收集,。所以,，存放資料時(shí)，編排的方法很重要,，要保證這些資料容易檢索,，當(dāng)然，也要保證便于保管,。

　?。?）使用文件夾

　　過(guò)去保存資料都是用打孔機(jī)將資料裝訂成厚厚的一冊(cè)。這種形式適用于同一類資料和每天都固定的資料,，放在書架上,，易于查找。但是,，如果將資料裝訂成厚厚的一冊(cè),，要找自己所需的資料時(shí)，就不那么容易,，需要耗費(fèi)一定的時(shí)間,，而且也不便于攜帶。

　　如今,，各單位從節(jié)省空間和經(jīng)費(fèi)的立場(chǎng)出發(fā),，?識(shí)到毀棄沒(méi)有價(jià)值的資料的重要性，開(kāi)始普遍采用文件夾保存資料,。這種方式分類清楚，易于查找，沒(méi)有價(jià)值的資料可以及時(shí)毀棄,，需要存檔的及時(shí)存檔。

　　使用文件夾保存資料,，可以把每一個(gè)文件夾都整齊并排地放在文件柜里或者辦公桌的右下方的抽屜里,，這種方式叫做文件柜式或垂直式保存法。

　?。?）文具

　?、傥募A一般是用硬殼紙對(duì)折而成的,。在對(duì)折處寫上資料的名稱或類別。文件夾一般是茶色的,，不過(guò)市面上也出售其他顏色的文件夾,。

　　②文件分類一般只分大類和中類,，用硬紙板將不同類別的文件分開(kāi),，對(duì)于各類文件夾要標(biāo)明它們的區(qū)間位置。

　?、凼褂梦募A保存資料，一般就不用鐵釘來(lái)裝訂,，但各種票據(jù),、日?qǐng)?bào)及簡(jiǎn)報(bào)仍可以用鐵釘裝訂。

　?、苜Y料標(biāo)簽要貼在文件夾上,，不同類別的資料要用不同顏色的標(biāo)簽，這樣就便于查找,，不容易搞混,。

　　（3）文件夾的排列方法

　?、傥募A在文件柜里要按從右到左的原則排列,。

　　②文件夾一般是16開(kāi),，如果資料大于這個(gè)尺寸,，就將資料對(duì)折起來(lái)放進(jìn)去,。

　　③文件夾原則上不裝訂,，但對(duì)需裝訂的資料一定要從它的左上角對(duì)齊裝訂,，否則看不清這些資料里面的頁(yè)數(shù)。

　?、苋绻Y料需要折起來(lái),，就要從正面往背折。如果折成兩折還不好放,，再將外面的那一半對(duì)折一次,。

　　（4）寫標(biāo)簽的方法

　　采用文件夾保存資料的優(yōu)點(diǎn)是,，一個(gè)文件夾一個(gè)內(nèi)容,，分門別類，使資料內(nèi)容盡可能細(xì)分下去,，這樣不僅容易檢索,，而且毀棄方便。所以,，不要寫“XX內(nèi)容冊(cè)”這種比較籠統(tǒng)的標(biāo)簽,。而應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：

　　①標(biāo)題簡(jiǎn)單明了,，不要附帶各種說(shuō)明,，資料內(nèi)容是什么就寫什么。

　?、诟鶕?jù)來(lái)往的具體對(duì)象對(duì)資料進(jìn)行分類,，不要寫成“往來(lái)書信A”、“往來(lái)書信B”的形式,。

　?、廴绻Y料內(nèi)容與具體人或公司沒(méi)有關(guān)系，可以根據(jù)資料內(nèi)容本身的性質(zhì)進(jìn)行分類,。如出差總結(jié)報(bào)告,、人事科簡(jiǎn)報(bào)、起訴書,、各種規(guī)章制度等,。

　　④綜合性文件夾,。這主要是一些臨時(shí)性資料,，還不能最后進(jìn)行分類，但內(nèi)容都很重要,。

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（4）

　　編排資料是一件繁瑣而又十分重要的工作,，秘書在編排資料時(shí)一定要規(guī)范,、細(xì)致，只有把編排工作做好,，以后查閱和使用起來(lái),，才能方便和?心應(yīng)手。

　　 4.秘書做文件校核工作有哪些程序

　　文件校核工作具有內(nèi)在的規(guī)則性,。在文件校核工作的實(shí)踐中，此種規(guī)則性經(jīng)過(guò)提煉,、歸納,，逐步形成為程序。文件校核工作程序,，就是從事文件校核這項(xiàng)工作所必須依循的規(guī)程和次序,。大致可歸納為以下八個(gè)環(huán)節(jié)。

　?。?）接收文件

　　這是整個(gè)文件校核工作的起始點(diǎn),，大體包括以下四項(xiàng)工作內(nèi)容；一是簽收,；二是核對(duì),；三是編號(hào)；四是登記,。

　?。?）初步校核

　　一般采取個(gè)體初校與群體初校兩種形式。較為簡(jiǎn)單,、字?jǐn)?shù)不多的文件,，通常選擇個(gè)體初校形式，由文件主校人自行初校即可,；而事關(guān)全局的重大方針政策性文件,，則大多數(shù)選擇群體初校形式，由文件主校人把文件復(fù)制后分送眾人共同進(jìn)行初校,。文件初校環(huán)節(jié)有三：一是對(duì)文件發(fā)布形式進(jìn)行初校,；二是對(duì)文件中的政策規(guī)定進(jìn)行初校；三是對(duì)文件的文字和格式進(jìn)行初校,。

　?。?）意見(jiàn)匯總

　　意見(jiàn)匯總就是集思廣益。意見(jiàn)匯總環(huán)節(jié),，同樣是處理初校意見(jiàn)的環(huán)節(jié),。就作為初校對(duì)象的文件來(lái)說(shuō)，初校后肯定會(huì)出現(xiàn)行或不行兩種意見(jiàn),。對(duì)經(jīng)過(guò)初步校核,、認(rèn)為可行的文件稿,，文件主校人匯總出一個(gè)綜合修改稿，在報(bào)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后轉(zhuǎn)入下一工作環(huán)節(jié),。

　?。?）送印清樣

　　初校匯總后的文件綜合修改稿，大多比較雜亂,，許多地方涂改增刪,，待文件清樣印出后再予報(bào)批或送往有關(guān)部門征求意見(jiàn)。送印清樣這一環(huán)節(jié)要做好以下四項(xiàng)工作：一是送印清樣前要將文件綜合修改稿報(bào)請(qǐng)部門負(fù)責(zé)同志審定,，不論文內(nèi)改動(dòng)多少,，均應(yīng)履行這一審批手續(xù)；二是要注明所需清樣份數(shù)和限定退回時(shí)間,；三是要進(jìn)行登記,。送印清樣屬于文件的移交，為了明確責(zé)任,，一定要在送印時(shí)進(jìn)行登記,；四是要裝信封或文件袋密封后送出文件印制部門。

　?。?）征求意見(jiàn)

　　這是協(xié)調(diào)中經(jīng)常采用的一種形式,，即就文件內(nèi)容所涉及的工作征求有關(guān)主管業(yè)務(wù)部?的意見(jiàn)。在黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)布的文件中,，常常有些事項(xiàng)涉及主管業(yè)務(wù)部門的工作,。對(duì)此，在文件校核過(guò)程中,，要征求各有關(guān)主管業(yè)務(wù)部門的意見(jiàn),。

　　（6）綜合意見(jiàn)

　　征求意見(jiàn)后,、就要對(duì)各方意見(jiàn)進(jìn)行梳理,、篩選和綜合工作。綜合意見(jiàn)是在對(duì)文件稿征求意見(jiàn)后進(jìn)行的,，是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié),。實(shí)際上，綜合絕非一件簡(jiǎn)單地把各方意見(jiàn)糅在一起的易事,。要分析,，要研究，要經(jīng)過(guò)一個(gè)理性的認(rèn)識(shí)過(guò)程,。只有這樣,，才能真正把各部門的一些好的意見(jiàn)綜合起來(lái)，以達(dá)到完善決策的目的,。

　?。?）送審簽發(fā)

　　送審,，即把文件校核稿送請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審閱?稿。簽發(fā),，即指領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件予以簽批發(fā)出,。送審簽發(fā)是文件校核工作必須履行的手續(xù)。文件校核稿的送審簽發(fā)是一個(gè)環(huán)節(jié)的兩個(gè)重要方面,，兩者緊密相連,，互有交叉，不可分割,。很難說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文稿時(shí)沒(méi)有審定的成分在內(nèi),，實(shí)際上簽發(fā)也是一種審定。送審簽發(fā)這一環(huán)節(jié)非常重要,。

　　（8）送文注發(fā)

　　送文注發(fā)就是把經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文件稿送文件批抄部門注發(fā),。文件的注發(fā)工作具體由文件批抄部門負(fù)責(zé),。因此，校核并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后的文件稿,，在辦理文件移交手續(xù)后要轉(zhuǎn)至文件批抄部門,，由其具體辦理文件的注發(fā)事項(xiàng)。送文注發(fā)是文件校核工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié),，要做好以下四項(xiàng)工作：一是要把領(lǐng)導(dǎo)人的審批情況及批示意見(jiàn)詳細(xì)地進(jìn)行登記,；二是進(jìn)行送出前的最后一道檢查，從文字到格式對(duì)文件稿再認(rèn)真細(xì)致地檢查一遍,，然后再看看所有的文件是否完整,；三是把文件的原件、文件的簽批件和文件報(bào)批請(qǐng)示一并移交文件批抄部門,，由其在文件校核登記本上予以簽字接收,；四是銷號(hào)。文件送出后,，表明該文件在校核工作階段的運(yùn)行已告結(jié)束,，在登記本上應(yīng)注明“已辦”的字樣。一俟文件正式下發(fā),，只需在登記本上注明文件編號(hào)即可,。

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（5）

　　需要注意的是，文件校核工作程序是死的,，而文件校核工作中的情況是復(fù)雜多變的,。以上文件校核工作程序中的八個(gè)環(huán)節(jié)，是從一般意義上?結(jié)出來(lái)的,。在文件校核的實(shí)際工作中,，允許根據(jù)情況作變通處理,。

　　 5.秘書應(yīng)如何使用電子郵件

　　秘書在日常工作中經(jīng)常要接收或發(fā)送電子郵件。電子郵件作為一種新的交流方式,，既簡(jiǎn)潔明了又充滿個(gè)性,，而且成本費(fèi)用低廉。那么,，秘書在使用電子郵件時(shí),，應(yīng)注意哪些方面呢？

　?。?）稱謂得體

　　電子郵件的內(nèi)容,、格式與傳統(tǒng)書信一樣，稱呼,、敬語(yǔ)不可少,。正文的第一句應(yīng)寫上收件人的尊姓大名，并使用得體的稱呼,。如“先生”,、“小姐”、“領(lǐng)導(dǎo)”或“局長(zhǎng)”等,。

　?。?）知禮行禮

　　與他人進(jìn)行電子郵件往來(lái)要講究“網(wǎng)德”，非禮勿行,，不要發(fā)出輕狂,、污穢、放肆之言,。

　?。?）注意病毒掃描

　　發(fā)信前要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒掃描，以免不小心把病毒帶給對(duì)方,。特別當(dāng)使用者從其他系統(tǒng)接收或下載文檔時(shí),，要防止病毒的擴(kuò)散。

　?。?）小心過(guò)濾

　　轉(zhuǎn)寄不確定的信給他人時(shí)要小心過(guò)濾,。對(duì)來(lái)歷不明的信件要謹(jǐn)慎處理，若不確定最好刪除,，因?yàn)檗D(zhuǎn)發(fā)垃圾郵件是不道德的,。

　　（5）尊重通信權(quán)利

　　未經(jīng)許可,，任何人無(wú)權(quán)隱匿,、毀棄或擅自打開(kāi)他人的電子郵件，這是通信自由的基本規(guī)范。

　?。?）注重保密

　　多址同步傳遞時(shí),，應(yīng)依秘密副件方式傳遞，這樣接信人只會(huì)看見(jiàn)信的內(nèi)容,，而不知道其他收件人是誰(shuí),。不要把私人事情存在硬盤儲(chǔ)存空間中，不要把不愿公之于世的事情寫在電子郵件中,，也不要把不適合公開(kāi)的任何事情發(fā)送出去或保留下來(lái),。

　　（7）及時(shí)回復(fù)

　　收到要求回復(fù)的電子郵件,，要及時(shí)給予答復(fù),；如實(shí)在來(lái)不及作詳細(xì)回復(fù)，也應(yīng)先回信告訴對(duì)方已收到來(lái)信,；如回復(fù)某人來(lái)信,，可摘錄部分來(lái)信原文，并答復(fù)對(duì)方提出的要求,。

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（6）

　　作為秘書,，有一點(diǎn)是值得注意的：發(fā)電子郵件時(shí)一定要慎重，要小心寫在E-mail里的每一個(gè)字,、每一句話。因?yàn)楝F(xiàn)在的法律規(guī)定,，E-mail也?以作為法律證據(jù),，是合法的。

　　 6.秘書需掌握的電腦知識(shí)

　　對(duì)于現(xiàn)代秘書來(lái)說(shuō),，電腦是其日常工作中必備的辦公工具之一,。所以，掌握必要的電腦知識(shí)同樣也是秘書必須掌握的一項(xiàng)基本技能,。

　　通常,，秘書在使用電腦時(shí)，對(duì)一些慣性的錯(cuò)誤操作都抱著很隨意的態(tài)度,，認(rèn)為對(duì)電腦沒(méi)有什么影響,。其實(shí)，使用的方法不正確,，會(huì)加快硬件的損壞速度,。如果能參照下面介紹的方法正確使用電腦，可以在一定程度上延長(zhǎng)電腦各個(gè)硬件的工作壽命,。

　?。?）正確開(kāi)關(guān)機(jī)

　　使用電腦第一個(gè)要注意的就是正確的開(kāi)機(jī)順序，應(yīng)該先打開(kāi)外設(shè)（如顯示器?音箱,、打印機(jī),、掃描儀等設(shè)備）的電源,，然后再接通主機(jī)電源。而關(guān)機(jī)順序則剛好相反,，因?yàn)樵谥鳈C(jī)通電的情況下,，關(guān)閉外設(shè)電源的瞬間，會(huì)對(duì)電源產(chǎn)生很大的電流沖擊,，所以應(yīng)該先使用正確的方法關(guān)閉主機(jī)電源,，然后再關(guān)閉外設(shè)電源，這樣可以減少對(duì)硬件的傷害,。而電腦在進(jìn)行讀寫操作時(shí),，更不能切斷電源，以免對(duì)硬盤造成損傷,。

　　另外,，關(guān)機(jī)后也不能馬上開(kāi)機(jī)。關(guān)機(jī)后,，距離下一次開(kāi)機(jī)的時(shí)間,，至少要間隔10秒鐘。如果在關(guān)機(jī)后一段時(shí)間內(nèi)頻繁地做開(kāi)機(jī)關(guān)機(jī)的動(dòng)作,，會(huì)對(duì)電腦硬件造成很大的電流沖擊,，尤其是硬盤。

　?。?）良好的供電

　　電腦一定要有良好的供電,，應(yīng)該確保交流電電壓在220V±10%的正常范圍內(nèi)，如果本地的供電電壓不穩(wěn)定,，則需要使用穩(wěn)壓器,。

　　在條件允許的情況下，還應(yīng)該為電腦配置UPS（不間斷電源）,，讓電腦在斷電后能繼續(xù)運(yùn)行一段時(shí)間,，以保存自己未完成的工作再正常關(guān)閉電腦，并保證各個(gè)硬件在突然斷電時(shí)不會(huì)受到電流沖擊而損壞,。

　?。?）恰當(dāng)?shù)氖褂脮r(shí)間

　　電腦如果長(zhǎng)時(shí)間不通電使用，會(huì)由于吸附灰塵多的原因而發(fā)生短路現(xiàn)象,，而使硬件不能正常工作或損壞,。在較為潮濕的天氣，更有可能發(fā)生這種情況,，因此,，最好每天都能使用電腦或者讓電腦通電一段?間。

　　（4）防靜電破壞硬件

　　在與電腦硬件接觸前,，應(yīng)先釋放自身的靜電,。電腦在工作時(shí)，機(jī)箱,、顯示器等設(shè)備都會(huì)釋放出大量的靜電,，而人體內(nèi)也帶有大量的靜電，如果與硬件接觸,，就可能造成硬件芯片內(nèi)部被擊穿而損壞,。如果手比較濕潤(rùn)帶有水分，千萬(wàn)不可接觸硬件,，因?yàn)檫@樣損壞硬件的可能性會(huì)更大,。

　　（5）電腦的擺放

　　電腦置放的地點(diǎn)將會(huì)影響內(nèi)部硬件的壽命以及使用效果,，因此一定要選擇不受陽(yáng)光曝曬,、干燥通風(fēng)、不易沾染塵埃的位置,；置放的桌面要穩(wěn)定,；最好不要擺放在使用地毯或是木質(zhì)地板的房間里，這樣會(huì)應(yīng)電腦硬件溜產(chǎn)生靜電不易導(dǎo)出,，而存在不安全的因素,。

　　（6）文件的備份

　　時(shí)刻備份重要數(shù)據(jù)（最好備份到軟盤,、U盤,、移動(dòng)硬盤、刻錄到光盤,，不宜只備份到其他分區(qū)），并且備份數(shù)據(jù)后要確認(rèn)備份的數(shù)據(jù)是否完整,；USB設(shè)備安全刪除后再拔,，其他設(shè)備不可帶電插拔。

　　為了避免資料遺失,，重要資料最好要備份于三個(gè)地方,，同時(shí)為了避免資料遭人竊取、偷看,，最好還要使用安全密碼或者是加密軟件,。

　　（7）防止電腦病毒的入侵

　　電腦病毒發(fā)作所造成的破壞程度參差不同,，其影響可小至僅僅對(duì)屏幕的顯示造成干擾,，但也可大至電腦儲(chǔ)存的珍貴?料受到破壞。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和電子商務(wù)的使用日益普及，電腦病毒的威脅實(shí)在不容忽視,。所以,，要做到以下幾點(diǎn)：

　　①嚴(yán)格禁止來(lái)路不明的媒介進(jìn)入機(jī)器,，可以說(shuō)盜版光盤的使用為病毒的流行起了推波助瀾的作用,。

　　②使用合法軟件,。

　?、蹅鬟f數(shù)據(jù)時(shí)盡量先查毒一遍。

　?、芙又褂脛e人使用過(guò)的電腦之前,，要先將電腦電源完全關(guān)閉后再重新啟動(dòng)，以避免電腦病毒暫存于內(nèi)存中,。

　?、莅惭b正版的殺毒軟件，要知道,，如果連殺毒軟件的來(lái)源都無(wú)法保證,，那根本就談不上防止病毒的入侵，同時(shí),，最好選擇帶有病毒防火墻的殺毒軟件,，?前國(guó)內(nèi)發(fā)行的殺毒軟件很多都有這個(gè)功能，如瑞星,、卡巴斯基,、金山毒霸等，使用正版軟件不僅可以得到良好的售后服務(wù),，而且可以及時(shí)獲得最新的防病毒數(shù)據(jù),。

　　⑥當(dāng)遇到帶有附件的郵件時(shí),，如果附件為可執(zhí)行文件或word文檔時(shí),，不要選擇打開(kāi)，可以用兩種方法來(lái)檢測(cè)是否帶有病毒,。一種方法是,，利用殺毒軟件的郵件病毒監(jiān)視功能來(lái)過(guò)濾掉郵件中可能存在的病毒。另一種方法是,，把附件先另存在硬盤上,，然后利用殺毒軟件查毒。

　?、卟灰褂绵]件軟件郵箱中的預(yù)覽功能,。當(dāng)今,，一些傳播與破壞力比較大的病毒，往往都是在郵件預(yù)覽時(shí)進(jìn)行感染的,，并?需要打開(kāi)郵件,。如果使用Outlook收發(fā)郵件，建議用戶關(guān)掉郵箱工具的預(yù)覽項(xiàng),，或者升級(jí)微軟的最新補(bǔ)丁,，這樣可以預(yù)防Outlook接收郵件時(shí)受到感染。如果使用的是Foxmail,，應(yīng)在當(dāng)前賬戶屬性中模塊項(xiàng)選擇純文本格式,。

　　⑧經(jīng)常留意官方和殺毒軟件發(fā)行公司對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的公告,，在不能夠確定機(jī)器是否對(duì)某種病毒確實(shí)有防御能力之前,，不要做冒險(xiǎn)嘗試。

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（7）

　　溫馨地提示一句：在使用電腦一個(gè)小時(shí)之后,，要休息5到10分鐘,，不讓眼睛過(guò)度疲勞；同時(shí)要站起來(lái)活動(dòng)一下筋骨,，這樣才不至于因?yàn)樽藙?shì)不良而影響健康,。這些提醒的重點(diǎn)都在于讓自己身體的器官和肌肉得到放松，使之不會(huì)因?yàn)殚L(zhǎng)期在電腦前工作而造成病變,。

　　7.秘書如何熟練使用傳真機(jī)

　　傳真機(jī)是企事業(yè)單位最常見(jiàn)的通信工具之一,，具有方便、快捷,、準(zhǔn)確等優(yōu)點(diǎn),。熟練使用傳真機(jī)是一個(gè)現(xiàn)代秘書日常工作的一項(xiàng)基本技能。

　　下面我們以HP Officejet 4110傳真機(jī)為例,，談一下傳真的發(fā)送與接收,。

　　（1）傳真的發(fā)送

　?、僮詣?dòng)發(fā)送傳真：如果您沒(méi)有連接電話機(jī),，可以直接通過(guò)面板按鍵發(fā)送傳真，前提是對(duì)方傳真機(jī)必須設(shè)為自動(dòng)接聽(tīng)狀態(tài),。

　　方法是：放好原件后，按前面板上的藍(lán)色<傳真>按鈕,，液晶屏上出現(xiàn)“Fax Number”,，這時(shí)通過(guò)一體機(jī)面板上的數(shù)字按鍵，輸入對(duì)方的傳真號(hào)碼（注意有些交換機(jī)需要用戶在電話號(hào)碼前加撥“9”或“0”）,，按機(jī)器<開(kāi)始>區(qū)域中的<黑白>按鈕發(fā)出黑白傳真,；或者點(diǎn)擊<彩色>按鈕發(fā)送彩色傳真（彩色傳真需要對(duì)方也是彩色傳真機(jī)方可實(shí)現(xiàn)）,。

　　②手動(dòng)發(fā)送傳真：如果您的一體機(jī)背部串有話機(jī),，把原稿放好,，然后拿起話機(jī)上的聽(tīng)筒，在電話機(jī)上（而不是一體機(jī)按鈕面板上）撥對(duì)方的傳真號(hào)碼（注意有些交換機(jī)需要用戶在電話號(hào)碼前加撥“9”或“0”）,。跟對(duì)方通話時(shí)闡明自己是要發(fā)送一份傳真給他,，之后可以用以下兩種方法發(fā)送傳真，如下：

　　A請(qǐng)告訴對(duì)方“我要先給您傳真信號(hào),，一會(huì)兒當(dāng)您聽(tīng)到話筒里面沒(méi)有聲音了,，并伴隨著‘嘟——嘟——’的低聲后，再按你傳真機(jī)上的開(kāi)始鍵來(lái)建立通訊即可,?！睂?duì)方明白您的用意后，您就可以按自己一體機(jī)上的<黑白>按鈕了,，之后掛上話筒,，觀察您的一體機(jī)液晶屏上會(huì)顯示“connecting”，之后是faxing page 1等,，直到發(fā)送成功,。

　　B先讓對(duì)方給您傳真信號(hào)，當(dāng)在話筒中聽(tīng)到刺耳的傳真音后,，盡量在2秒鐘內(nèi)按一體機(jī)上的<黑白>按鈕發(fā)出黑色傳真,，或者點(diǎn)擊<彩色>按鈕發(fā)送彩色傳真?？吹揭壕姘屣@示“connecting”以后,，掛上聽(tīng)筒，等待發(fā)送完畢,。

　?。?）傳真的接收

　　①自動(dòng)接收傳真：開(kāi)機(jī)后,，在就緒的時(shí)間狀態(tài)顯示下,，按<設(shè)置鍵>，隨后按3,，再按3,，顯示的是自動(dòng)應(yīng)答鈴聲數(shù)，您可以按左右箭頭鍵配合輸入鍵選擇,。這樣您的一體機(jī)就會(huì)在您設(shè)置的鈴聲數(shù)后自動(dòng)接收傳真,。通常在傳真機(jī)無(wú)人值守的時(shí)候設(shè)為自動(dòng)接收模式。

　?、谑謩?dòng)接收傳真：注意手動(dòng)接收傳真,，必須提前在一體機(jī)背后串接電話機(jī),。由于這款一體機(jī)無(wú)自動(dòng)接收按鈕設(shè)計(jì)，所以需要在菜單中修改值,，您可以同樣按<設(shè)置>鍵,，隨后按3，再按3,，用左右箭頭配合輸入鍵,，將之?顯示的值更改為No Answer。這樣設(shè)置后,，有電話來(lái)電時(shí),，一體機(jī)就不會(huì)自動(dòng)給應(yīng)答信號(hào)，而是一直響鈴,，直到您拿起電話聽(tīng)筒與對(duì)方通話,。當(dāng)?shù)弥獙?duì)方是要發(fā)送傳真給自己時(shí)，按<黑白>按鈕給出傳真信號(hào),，之后掛斷話筒等待接收和打印即可,。對(duì)方聽(tīng)到您給出的刺耳傳真信號(hào)后，也會(huì)按下他傳真機(jī)上“開(kāi)始”按鈕,，雙方就開(kāi)始傳輸信號(hào)了,。

　　發(fā)送傳真時(shí)，應(yīng)提前放置傳真原件,，將有內(nèi)容的一面向里,，標(biāo)題朝下放入上面的進(jìn)紙盒，并用滑動(dòng)卡槽把原稿的兩邊固定好,。這時(shí)液晶面板上就會(huì)在時(shí)間的下面出現(xiàn)“Original loaded”的提示,。

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　　傳真機(jī)是一?自動(dòng)化辦公設(shè)備，它可以提高秘書的辦事效率,，既快捷又方便,，熟練掌握它的使用方法，無(wú)疑會(huì)給辦公工作帶來(lái)極大的方便,。

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（1）

　　文字功底是秘書職業(yè)能力,、素質(zhì)的基礎(chǔ)，是秘書的“看家”本領(lǐng),，同樣也是衡量一個(gè)秘書是否合格的必備標(biāo)準(zhǔn)之一,。秘?平時(shí)要勤學(xué)多練，不斷積累寫作經(jīng)驗(yàn),，探索寫作技巧,，只有這樣才能做到厚積薄發(fā)、下筆成章,。

　　1.如何寫好公關(guān)稿

　　寫好公關(guān)稿應(yīng)注意以下幾點(diǎn),。

　　①要寫好公關(guān)稿,，首先要按照公關(guān)稿特殊的寫作方法進(jìn)行寫作,，不能隨意應(yīng)用已往自己熟悉的寫作方法。

　?、谝朴诎炎约宏P(guān)心的內(nèi)容和大家關(guān)心的內(nèi)容,，特別是當(dāng)前熱點(diǎn)結(jié)合起來(lái)。

　?、酃P(guān)稿帶有很強(qiáng)的企業(yè)宣傳目的性,，要有明確支持企業(yè)的觀點(diǎn)，或者對(duì)企業(yè)有利的行業(yè)性觀點(diǎn),，因此寫作邏輯性更強(qiáng),。

　　④很多話不能直說(shuō),，要轉(zhuǎn)彎說(shuō),，要從多個(gè)角度說(shuō)，用多個(gè)虛擬人物的?來(lái)說(shuō),，用統(tǒng)計(jì)數(shù)字來(lái)說(shuō),。一般要杜絕以筆者口吻下定義結(jié)論或者以企業(yè)口吻自賣自夸,因?yàn)檫@樣可以顯示所述事情客觀、公正并且得到了市場(chǎng)正面的反饋,，達(dá)到企業(yè)目的,。有時(shí)由于資料所限，獲得的實(shí)際上述資料不足,，需要虛擬一些相關(guān)信息,，此時(shí)要注意虛擬人物和統(tǒng)計(jì)要巧妙和不露痕跡。

　?、輼?biāo)題：大標(biāo)題不要過(guò)長(zhǎng),，最多不超過(guò)14個(gè)字，標(biāo)題是文章最重要的部分,，一定要有推敲精神,，應(yīng)寥寥幾字帶出文章精髓，切忌空喊口號(hào)的標(biāo)題,。因?yàn)楦寮欠诺诫s志報(bào)紙上發(fā)表,，要做到讓讀者看到標(biāo)題就有閱讀的欲望。

　?、揲_(kāi)頭：文章開(kāi)頭一定要讓讀者趁著大標(biāo)題的熱火樂(lè)于閱讀,，并且在150字之內(nèi)闡述清楚文章的主題，同時(shí)要塑造出濃郁的文章背景氣氛,。

　?、咝?biāo)題：小標(biāo)題是除大標(biāo)題之外的重要因素,，小標(biāo)題必須能夠提綱挈領(lǐng)，講清楚本部分內(nèi)容,，做到讀者即便不讀該部分,，也知道大意。同時(shí),，小標(biāo)題必須優(yōu)美,，吸引人。

　?、鄬?dǎo)語(yǔ)：如果有重要背景要交代,，可以在最開(kāi)頭寫100字左右的導(dǎo)語(yǔ)，介紹文章背景,。

　?、嶂行木洌好坎糠忠兄行亩危v清楚本部分內(nèi)容,，而文章每一段話第一句是中心句,，講清楚該段內(nèi)容，要做到看了中心句,，便明白該段意思,，切忌無(wú)中心句。

　?、馕恼逻壿嬊逦?，過(guò)渡自然，觀點(diǎn)明確,。

　　■講其他企業(yè)或者引用客戶未提供的資料,，要得到客戶的認(rèn)可，對(duì)來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的資料和客戶的資料切忌直接引用,，要在自己融會(huì)貫通的基礎(chǔ)上,，用自己的語(yǔ)言闡述。另外,，引用網(wǎng)絡(luò)資料,，要用批注給出出處。

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（2）

　　寫公關(guān)稿時(shí),，引言,、標(biāo)題、小標(biāo)題一定要精彩抓人,，同時(shí)敘事脈絡(luò)要條理清晰,。一般文章的結(jié)構(gòu)有邏輯和時(shí)間順序，但?讀者基本上還是喜歡線性的時(shí)間順序，首先將比較簡(jiǎn)單的時(shí)間順序練好,，邏輯順序則是較高的一個(gè)層次,。

　　2.如何寫好演講稿

　　演講稿也叫演說(shuō)辭，它是在較為隆重的儀式上和某些公眾場(chǎng)所發(fā)表的講話文稿,。

　　演講稿是進(jìn)行演講的依據(jù),，是對(duì)演講內(nèi)容和形式的規(guī)范和提示，它體現(xiàn)著演講的目的和手段,，演講的內(nèi)容和形式。

　　演講稿是人們?cè)诠ぷ骱蜕鐣?huì)生活中經(jīng)常使用的一種文體,。它可以用來(lái)交流思想,、感情，表達(dá)主張,、見(jiàn)解,，也可以用來(lái)介紹自己的學(xué)習(xí)、工作情況和經(jīng)驗(yàn)等,；演講稿具有宣傳,、鼓動(dòng)、教育和欣賞等作用,，它可以把演講者的?點(diǎn),、主張與思想感情傳達(dá)給聽(tīng)眾以及讀者，使他們信服并在思想感情上產(chǎn)生共鳴,。

　　演講是演講者與聽(tīng)眾,、聽(tīng)眾與聽(tīng)眾的三角信息交流，演講者不能以傳達(dá)自己的思想和情感,、情緒為滿足,，他必須能控制住自己與聽(tīng)眾、聽(tīng)眾與聽(tīng)眾情緒的應(yīng)和與交流,。所以,，為演講準(zhǔn)備的稿子要具有以下三個(gè)特點(diǎn)。

　?。?）針對(duì)性

　　演講是一種社會(huì)活動(dòng),，是用于公眾場(chǎng)合的宣傳形式。它為了以思想,、感情,、事例和理論來(lái)曉諭聽(tīng)眾，打動(dòng)聽(tīng)眾,，“征服”聽(tīng)眾,，必須要有現(xiàn)實(shí)的針對(duì)性。所謂針對(duì)性，首先是作者提出的問(wèn)題是聽(tīng)眾所關(guān)心的問(wèn)題,，評(píng)論和論辯要有雄辯的邏輯力量,，要能為聽(tīng)眾所接受并心悅誠(chéng)服，這樣,，才能起到應(yīng)有的社會(huì)效果,；其次是要懂得聽(tīng)眾有不同的對(duì)象和不同的層次，而“公眾場(chǎng)合”也有不同的類型,，如專業(yè)性會(huì)議,、服務(wù)性俱樂(lè)部、學(xué)校,、社會(huì)團(tuán)體,、宗教團(tuán)體、各類競(jìng)賽場(chǎng)合,，寫作時(shí)要根據(jù)不同場(chǎng)合和不同對(duì)象,，為聽(tīng)眾設(shè)計(jì)不同的演講內(nèi)容。

　?。?）可講性

　　演講的本質(zhì)在于“講”,，而不在于“演”，它以“講”為主,、以“演”為輔,。由于演講要訴諸口頭，擬稿時(shí)必須以易說(shuō)能講為前提,。如果說(shuō),，有些文章和作品主要通過(guò)閱讀欣賞，領(lǐng)略其中意義和人情味,，那么,，演講稿的要求則是“上口入耳”?一篇好的演講稿對(duì)演講者來(lái)說(shuō)要可講；對(duì)聽(tīng)講者來(lái)說(shuō)應(yīng)好聽(tīng),。因此,，演講稿寫成之后，作者最好能通過(guò)試講或默念加以檢查,，凡是講不順口或聽(tīng)不清楚之處（如句子過(guò)長(zhǎng)）,，均應(yīng)修改與調(diào)整。

　?。?）鼓動(dòng)性

　　演講是一門藝術(shù),。好的演講自有一種激發(fā)聽(tīng)眾情緒、贏得好感的鼓動(dòng)性,。要做到這一點(diǎn),，首先要依靠演講稿思想內(nèi)容的豐富、深刻、見(jiàn)解精辟,、有獨(dú)到之處,、發(fā)人深省，語(yǔ)言表達(dá)要形象,、生動(dòng),、富有感染力,。如果演講稿寫得平淡無(wú)味，毫無(wú)新意,，即使在現(xiàn)場(chǎng)“演”得再賣力,，效果也不會(huì)好,，甚至相反,。

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（3）

　　演講稿的開(kāi)頭,，也叫開(kāi)場(chǎng)白。它在演講稿的結(jié)構(gòu)中處于顯要的地位,，具有重要的作用。瑞士作家溫克勒說(shuō)：“開(kāi)場(chǎng)白有?項(xiàng)任務(wù)：一是建立說(shuō)者與聽(tīng)者的同感,；二是如字義所釋,，打開(kāi)場(chǎng)面，引入正題,?！焙玫难葜v稿，一開(kāi)頭就應(yīng)該用最簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言,、最經(jīng)濟(jì)的時(shí)間,，把聽(tīng)眾的注意力和興奮點(diǎn)吸引過(guò)來(lái)，這樣,，才能達(dá)到出奇制勝的效果,。

　　3.撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿應(yīng)把握哪些重點(diǎn)

　　領(lǐng)導(dǎo)講話稿是領(lǐng)導(dǎo)者在會(huì)議上所作的指示性發(fā)言，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表政見(jiàn),、部署工作的有效形式,。由于會(huì)議內(nèi)容和需要解決問(wèn)題的不同，講話稿的結(jié)構(gòu)安排和表現(xiàn)形式各不相同,，科學(xué)掌握其規(guī)律絕非易事,。秘書要做好領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草工作，必須從內(nèi)容報(bào)告入手,，著力把握好以下幾個(gè)方面的重點(diǎn),。

　　1）圍繞思想狀態(tài)，堅(jiān)持理論與實(shí)際相結(jié)合的原則,，營(yíng)造干事情的氛圍

　　撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿首要的是深入研究解決思想狀態(tài)上的問(wèn)題,。一是有針對(duì)性。要分析形勢(shì)，針對(duì)本部門的思想和工作實(shí)際,，找出精神狀態(tài)上的落后表現(xiàn),，指出其危害、癥結(jié)和根源,，分析矛盾,，解決問(wèn)題，增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感,，統(tǒng)一思想,，凝聚人心，不能過(guò)于空泛,，漫無(wú)邊際,，下筆千言，離題萬(wàn)里,。二是把解決思想問(wèn)題與解決實(shí)際問(wèn)題結(jié)合起來(lái),。

　　（2）圍繞工作現(xiàn)狀,，堅(jiān)持實(shí)事求是原則,，增強(qiáng)聽(tīng)講者的信心

　　領(lǐng)導(dǎo)講話稿常常要對(duì)一段時(shí)間的工作和一項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)，這對(duì)增強(qiáng)信?,，鼓舞斗志,，爭(zhēng)取新的更大的成績(jī)具有重要作用。對(duì)工作現(xiàn)狀的總結(jié),，首先要實(shí)事求是,。要對(duì)本地本部門的情況，包括人的思想狀態(tài),、工作中取得的成績(jī),、經(jīng)驗(yàn)和存在的問(wèn)題進(jìn)行全面總結(jié)，力求做到簡(jiǎn)明,、準(zhǔn)確,，尤其是工作特色以及創(chuàng)新的東西要按照客觀、公正,、真實(shí)的原則予以總結(jié),，給人以符合實(shí)際、實(shí)實(shí)在在的感覺(jué),。其次要定性與定量相結(jié)合,。定性的總結(jié)要準(zhǔn)確，真正反映工作特色和工作實(shí)際,，說(shuō)明工作所處的位置,；定量的總結(jié)使用主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)和能說(shuō)明問(wèn)題的數(shù)字,，要有對(duì)比性，要用幅度和百分點(diǎn)的增減來(lái)表現(xiàn),。再次要堅(jiān)持鼓勵(lì)與批評(píng)相結(jié)合,、以鼓勵(lì)為主的?則。對(duì)工作成績(jī)大張旗鼓地進(jìn)行表?yè)P(yáng),、肯定,；也要注意找出工作中的缺點(diǎn)和不足，分析主客觀原因,，特別是主觀原因,，從中歸納出應(yīng)當(dāng)汲取的教訓(xùn)，以推動(dòng)工作不斷前進(jìn),。

　　(3)圍繞指導(dǎo)思想,，堅(jiān)持一般性和特殊性相結(jié)合的原則，堅(jiān)定正確的工作方向

　　指導(dǎo)思想是對(duì)工作的總要求,，是做好工作的前提和基礎(chǔ),。在領(lǐng)導(dǎo)講話稿中，必須明確指導(dǎo)思想,。指導(dǎo)思想的提法要與上級(jí)相統(tǒng)一,，與左右相響應(yīng)，一般不要提出新提法,，并在一段時(shí)間內(nèi)保持穩(wěn)定,。同時(shí)要確定工作原則和重點(diǎn),。實(shí)事求是,，一是一，二是二,，簡(jiǎn)明概括,，清楚明白。

　?。?）圍繞目標(biāo)任務(wù)?堅(jiān)持可行性和前瞻性相統(tǒng)一的原則,，指出明確的工作前景

　　制訂目標(biāo)任務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)和管理過(guò)程的起始環(huán)節(jié)，也是整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)和管理過(guò)程的基礎(chǔ),，所謂“凡事預(yù)則立,，不預(yù)則廢”，講的就是這個(gè)道理,。在領(lǐng)導(dǎo)講話稿中,，表述目標(biāo)任務(wù)應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題。首先要明確總體目標(biāo)任務(wù),，概括地提出某項(xiàng)工作的總?cè)蝿?wù),，指明總的方向,。其次，提出具體的目標(biāo)任務(wù),。目標(biāo)任務(wù)要具體實(shí)在,，注意用時(shí)間和數(shù)字界定目標(biāo)，操作性和可考核性要強(qiáng),，不能泛泛而談,。再次，目標(biāo)任務(wù)要切實(shí)可行,。制定目標(biāo)既要貼近實(shí)際,，同時(shí)，又必須經(jīng)過(guò)周密調(diào)查,，精確核算和充分論證,，不能單憑主?愿望和想當(dāng)然辦事。

　?。?）圍繞措施要求,，堅(jiān)持政策性和可操作性相統(tǒng)一的原則，促使各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)新突破

　　目標(biāo)任務(wù)確定之后,，就要根據(jù)工作的性質(zhì),、內(nèi)容和任務(wù)量的大小，理思路,、定措施,、求突破。首先要突出重點(diǎn),。結(jié)合確定的工作任務(wù),，針對(duì)現(xiàn)實(shí)工作中存在的突出矛盾和問(wèn)題，抓住中心和關(guān)鍵環(huán)節(jié),，找準(zhǔn)主要矛盾和矛盾的主要方面,，對(duì)其進(jìn)行深入剖析，找出問(wèn)題的根源,，提出解決的辦法,。其次要講究工作方法。善于運(yùn)用現(xiàn)代科技手段,，打破老一套的陳舊模式,，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。再次要建立健全工作機(jī)制,。按照機(jī)制靈活,、動(dòng)作規(guī)范、管理科學(xué)的要求,，強(qiáng)調(diào)制度建設(shè),，以建立支撐各項(xiàng)工作良性發(fā)展的長(zhǎng)效機(jī)制,。如健全獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)和辦法，嚴(yán)格考核,，并按照考核結(jié)果兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲,，有的還要公開(kāi)批評(píng)曝光。

　?。?）圍繞組織領(lǐng)導(dǎo),，堅(jiān)持競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)的原則，把一切積極因素團(tuán)結(jié)凝聚起來(lái),。

　　在撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿時(shí),，要強(qiáng)調(diào)發(fā)揮各職能部門的作用。要健全機(jī)構(gòu),，充實(shí)人員還要建章立制,，使之各司其職，各負(fù)其責(zé),。

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（4）

　　人是各種要素中最重要,、第一位的因素，是事業(yè)興衰的關(guān)鍵,。建設(shè)一支能夠擔(dān)當(dāng)重任,、經(jīng)得起風(fēng)浪考驗(yàn)的高素質(zhì)隊(duì)伍，?各項(xiàng)工作中的重要內(nèi)容,。在撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿時(shí),，一定要注意這一點(diǎn)。

　　4.什么是標(biāo)準(zhǔn)的公文格式

　　標(biāo)準(zhǔn)的公文格式主要包括以下幾個(gè)方面,。

　?。?）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)示

　　由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm,，上報(bào)公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm,，留出空白供上級(jí)機(jī)關(guān)批示文件使用,；發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字,，用紅色標(biāo)識(shí)，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定,，但是最大不能等于或大于22mm×15mm,。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè),，上下居中排布,；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，應(yīng)保證公文首頁(yè)顯示正文,。

　?。?）發(fā)文字號(hào)

　　發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字,、年份和序號(hào)組成。發(fā)文字號(hào)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行,，用3號(hào)仿宋體字,，居中排布；年份,、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí),；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入,；序號(hào)不編虛位（即1不編為001）,，不加“第”字。上報(bào)公文標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè),，發(fā)文字號(hào)居左空1字,，簽發(fā)人姓名居右空1字，簽發(fā)人用3號(hào)仿宋字,，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào),，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。

　?。?）文件標(biāo)題

　　紅色反線下空2行?用2號(hào)宋體字（加粗）,，可分一行或多行居中排布?；匦袝r(shí),，要做到詞意完整，排列對(duì)稱,，間距恰當(dāng),。

　　（4）正文（含主送機(jī)關(guān)名稱和落款）

　　用3號(hào)仿宋字,，一般每面排22行,，每行28個(gè)字。文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)宋體字（加粗）或黑體字,。正文中的結(jié)構(gòu)層次第一層為“一,、”，第二層為“（一）”,，第三層為“1.”,，第四層為“（1）”。

　?。?）附件

　　公文如有附件,，在正文下空l(shuí)行左空2字用三號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱,。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1．×××××”）,，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào),。附?應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識(shí)“附件”,，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào),，附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。

　?。?）成文時(shí)間及印章

　　成文時(shí)間用漢字將年,、月、日標(biāo)全,，“零”寫為“○”,。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間,，成文時(shí)間右空4字,，加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，也就是不到1行的空白,，端正,、居中下壓成文時(shí)間。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí),，采用下套方式,，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí),，采用中套方式,，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí),，應(yīng)將成文時(shí)間拉開(kāi),，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前,，兩個(gè)印章排列整齊,，均壓成文時(shí)間，互不相交或相切,，相距不超過(guò)3mm,。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章,，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間,。主辦機(jī)關(guān)印章在前,，每排最多3個(gè)印章,，兩端不得超過(guò)版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章,，均居中排布,；印章之間互不相交或相切,；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí),，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,，務(wù)使印章與正文同處一面,，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決?

　　（7）主題詞

　　“主題詞”三字用三號(hào)黑體字,，居左頂格標(biāo)識(shí),，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目按照《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》的分類進(jìn)行編制,，用三號(hào)宋體字,，詞目之間空1字。

　?。?）抄送機(jī)關(guān)

　　公文如有抄送機(jī)關(guān),，在主題詞下l行；左右各空1字,，用三號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”,，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi),，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊,；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下,，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān),。

　　（9）頁(yè)碼

　　用4號(hào)半角阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí),，置于版心下邊緣之下一行,，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，?字線距版心下邊緣7mm,，單頁(yè)碼居右空1字,，雙頁(yè)碼居左空1字?？瞻醉?yè)和空白以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼,。

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（5）

　　公文用紙應(yīng)統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，雙面印刷,。

　　5.公文寫作的語(yǔ)言要求

　?。?）準(zhǔn)確

　　①認(rèn)真辨析詞義。在漢語(yǔ)中,，有大量意義相同或相近的詞匯,，稱為同義詞或近義詞。其實(shí),，即使是同義詞,，細(xì)細(xì)分辨起來(lái)還是有些微妙的差異。譬如,，“優(yōu)異”,、“優(yōu)秀”、“優(yōu)良”,，這三個(gè)詞粗看相近,，細(xì)看則有程度的區(qū)別?！肮奈琛?、“鼓動(dòng)”、“煽動(dòng)”,，從動(dòng)作的方向和力度上看并無(wú)差異,，但感情色彩卻很不相同。寫作公文,，必須在詞語(yǔ)的細(xì)微差別和感情色彩上仔細(xì)斟酌,。

　　②講究語(yǔ)法和邏輯,。公文寫作語(yǔ)言的規(guī)范性,，體現(xiàn)在句子上就是造句合乎語(yǔ)法規(guī)則、合乎邏輯,。首先,，句子成分要完整。對(duì)于每一個(gè)句子來(lái)說(shuō),，主干成分也不是必不要少的,，但是省略有省略的規(guī)則，不能任意省略和無(wú)故殘缺,。例如：“廠領(lǐng)導(dǎo)的做法,，受到了全廠職工的熱烈歡迎。對(duì)他們聯(lián)系群眾,、實(shí)事求是的作風(fēng)給以很高評(píng)價(jià),。”后一個(gè)句子就殘缺句子成分,。誰(shuí)給以評(píng)價(jià),？少了主語(yǔ),，違反了語(yǔ)法規(guī)則，意義也不明白了,。其次,，句子中詞語(yǔ)之間的搭配要恰當(dāng),。詞語(yǔ)相互搭配在一起,，必須符合事理和習(xí)慣，否則就是不通,。再次,，造句還要講究邏輯性。有些句子語(yǔ)法上沒(méi)有問(wèn)題,，卻出現(xiàn)了種屬概念并列,、自相矛盾等邏輯錯(cuò)誤。

　?。?）簡(jiǎn)練

　?、儆谜Z(yǔ)精確，以一當(dāng)十,。在生活中我們都有這樣的體會(huì)：有時(shí)一兩個(gè)詞句,，就能把要說(shuō)的意思清楚完整地表?出來(lái)；有時(shí),，說(shuō)了很多話,，要表達(dá)的意思卻仍然不清楚。從理論上說(shuō),，人類創(chuàng)造的成熟的語(yǔ)言,，足以表達(dá)人類的常規(guī)的思想和情感，至于文學(xué)作品中那些復(fù)雜微妙的心境,，有時(shí)只可意會(huì),、不可言傳，只能借形象曲折地加以表現(xiàn),，在公文寫作中是不常出現(xiàn)的,。公文寫作中之所以有用語(yǔ)繁多意思仍不明白的情況，多半是由于用語(yǔ)不精確,，只好增加語(yǔ)句去彌補(bǔ),，結(jié)果反而是“言愈多而理愈亂”。

　?、诒M量使用短句,。著名作家老舍曾經(jīng)說(shuō)，他寫文章,，總喜歡寫短句子,，七八個(gè)字一句，十個(gè)字左右一句。他認(rèn)為,，這樣寫,，讀者好讀，意思也簡(jiǎn)練明白,。公文與文學(xué)雖然是?同質(zhì)的語(yǔ)言,，但基本道理是相通的。為了做到簡(jiǎn)練,，不妨學(xué)學(xué)老舍,。

　　③適當(dāng)采用文言詞語(yǔ),。繼承文言詞語(yǔ)的一個(gè)主要原因,，就是文言詞語(yǔ)比現(xiàn)代漢語(yǔ)更精練。例如“來(lái)函收悉”四個(gè)字,，要換成“來(lái)信收到,，內(nèi)容盡知”，文字多了一倍,，意思卻一點(diǎn)也沒(méi)有增加,，而且這還不是真正的白話。要換成“你們的來(lái)信我們收到了,，其中的內(nèi)容經(jīng)過(guò)閱讀都已明白了”,，才是真正的白話，可那樣豈不是大煞風(fēng)景,？當(dāng)然,，運(yùn)用文言詞語(yǔ)，要特別注意不得生吞活剝,，食古不化,，要適當(dāng)、活用,、自然,、流暢。

　?。?）質(zhì)樸

　?、俨蛔鲎鳎簧?。大方,、莊重、樸實(shí),，是公文語(yǔ)言的基本風(fēng)格,。公文語(yǔ)言忌諱華麗,、造作、賣弄,。做作,、生造的原因有兩個(gè)：一個(gè)是虛榮心導(dǎo)致的錯(cuò)覺(jué)，以為語(yǔ)言越新異越能顯示作者的才華,，于是生硬地造出一些自以為高超的新詞來(lái),，向別人炫耀；另一個(gè)原因是對(duì)詞語(yǔ)的運(yùn)用還沒(méi)有達(dá)到得心應(yīng)手的程度,，對(duì)其含義還不能準(zhǔn)確辨析,。只要端正文風(fēng),，刻苦學(xué)習(xí),，這些毛病并不難克服。

　?、诓灰缑?，不虛飾。溢美,、虛飾,，也是公文語(yǔ)言的大忌。說(shuō)某人工作刻苦,，動(dòng)不動(dòng)就說(shuō)他廢寢忘食,，甚至說(shuō)他連續(xù)幾天幾夜不合眼堅(jiān)守在工作崗位上。這些溢美之詞既不真實(shí),，也不感人,，效果往往適得其反。

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（6）

　　法國(guó)著名作家福樓拜曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“要表現(xiàn)一個(gè)事物,，只有一個(gè)名詞是準(zhǔn)確的,；要描繪一種狀態(tài)，只有一個(gè)形容詞是準(zhǔn)確的,；要說(shuō)明一個(gè)動(dòng)作,，只有一個(gè)動(dòng)詞是準(zhǔn)確的?！边@話也適用于公文寫作,，在公文寫作中遣詞造句一定要準(zhǔn)確、恰當(dāng),，盡量做到文如其意,。

　　6.提高寫作能力的途徑和方法

　　秘書在工作中要真正提高文字工作水平并不是一件容易的事。這需要秘書有廣博的文化知識(shí),，深邃的道德素養(yǎng),，高度的敬業(yè)精神和嫻熟的寫作技巧,。俗話說(shuō)：聚沙成塔，水滴石穿,。秘書如何才能落筆成章,，全面提高文字工作水平呢？以下可供借鑒,。

　?。?）敏學(xué)

　　圣人曰：敏而好學(xué)，不恥下問(wèn),。學(xué)習(xí)是我們?nèi)粘Ｉ钪械拇笫?。一般?lái)說(shuō)，大多數(shù)從辦公室出來(lái)的文字材料都?點(diǎn)較高,、政策性較強(qiáng),，具有相當(dāng)?shù)膹V度和深度；加上有的材料還是臨時(shí)交辦,，要求幾天甚至幾小時(shí)就得交稿,。這時(shí)，如果秘書沒(méi)有一定的筆才,、滿腹的肚才和練達(dá)的素材,，將難以滿足工作需要。

　　古人云“不學(xué)無(wú)以廣才,，不學(xué)無(wú)以成才”,。學(xué)習(xí)是秘書提高工作水平的基礎(chǔ)和保障。因此,，秘書要十分注重敏學(xué),。

　　首先，要善于擠時(shí)間學(xué)習(xí),?？朔k公室崗位特殊、工作繁重,、平時(shí)難以集中時(shí)間系統(tǒng)學(xué)習(xí)的實(shí)際,，保持應(yīng)有的韌勁、拼勁和鉆勁,，時(shí)刻把學(xué)習(xí)掛在心上,，擠時(shí)間看書看報(bào)、上網(wǎng)閱讀,，把學(xué)習(xí)巧妙地寓于工作之中,。

　　其次，要拓寬學(xué)習(xí)的知識(shí),，不斷豐富學(xué)習(xí)內(nèi)容,?！皶接脮r(shí)方恨少”。對(duì)于秘書來(lái)說(shuō),，沒(méi)有什么知識(shí)是無(wú)用的,，沒(méi)有什么是不可學(xué)的。古今中外,、天文地理,、科教文化、民俗諺語(yǔ),、正反事例等,，無(wú)所不容，無(wú)所不包,。只有學(xué)得多,、看得多，想問(wèn)題才會(huì)全面,，看問(wèn)題才會(huì)深刻,，寫材料才有深度,。

　　再次,，要避重就虛，講究學(xué)習(xí)方法,。每個(gè)人的時(shí)間和精力都是有限的,。盡管文字工作要求我們成為一個(gè)博學(xué)多才的“雜家”，但是要想什么都會(huì),、什么都精,，顯然是不可能的，當(dāng)然得講究學(xué)習(xí)的方法,。

　　可采用以下三種方法：一是通讀,，但觀大略。如對(duì)歷史,、文學(xué)類的知識(shí),，只要了解掌?其精要內(nèi)容即可；二是摘讀,，以求所知,。如報(bào)紙雜志、名言妙語(yǔ),、時(shí)令短信等,；三是精讀，精益求精,。如行業(yè)法律知識(shí),、公文寫作和處理知識(shí)等,。

　　（2）博采

　　秘書平時(shí)要十分注重廣泛收集,，點(diǎn)滴積累寫作素材,。厚積才能薄發(fā)。秘書只有平時(shí)大量積累素材,、吸收素材,，才能做到豐富詞匯量、拓寬知識(shí)面,、突出新穎性,，起草的材料才會(huì)文筆生動(dòng)、言之有物,，不至于單調(diào)枯燥,、陳舊老套。當(dāng)然,，學(xué)習(xí)也是一種收集,、積累，但光靠學(xué)習(xí)來(lái)積累還不夠,；我們還要采取集腋成裘的方法,，像蜜蜂采蜜一樣，點(diǎn)滴收集,，廣采博取,。收集材料時(shí)要注意：

　　首先，要有層面性,。要有針對(duì)性的為我所用,，避免出現(xiàn)寫材料憑感覺(jué)、講錯(cuò)話的現(xiàn)象,。

　　其次,，要有靈活性。收集素材是一項(xiàng)非常繁瑣的工作,，要想收集到全面,、有價(jià)值的素材，必須靈活運(yùn)用多種方法,，多渠道,、多角度、多形式的吸收,、歸納和整理,。對(duì)報(bào)刊、雜志上看到的名篇佳句,、名言警句,、新穎觀點(diǎn),，可以復(fù)印或剪貼下來(lái)，列出條目,、標(biāo)注出處,，以備參考。

　　再次,，要注重針對(duì)性,。尤其要細(xì)心留意，仔細(xì)觀察本行業(yè),、本單位的發(fā)展情況,、重大決策和重大事項(xiàng)的信息動(dòng)態(tài)，從而把握事件的前因后果,、來(lái)龍去脈,。要做日常工作的有心人，利用各種機(jī)會(huì),、各種場(chǎng)合,，留意收集領(lǐng)導(dǎo)的講話、指示,、發(fā)言,，緊跟領(lǐng)導(dǎo)思路，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖,，了解領(lǐng)導(dǎo)用語(yǔ)風(fēng)格,，從而總結(jié)提煉出對(duì)工作有指導(dǎo)意義的觀點(diǎn)和看法。

　?。?）善思

　　思考的過(guò)程本身就是學(xué)習(xí)過(guò)程的繼續(xù)和深化，也是提高文字工作水平的重要途徑,。勤于思考,、善于思考有助于我們把平時(shí)所聽(tīng)、所看,、所學(xué)轉(zhuǎn)化為知識(shí)和能力,，可以促進(jìn)文字功底的升華。

　　首先,，要學(xué)會(huì)換位思考,，提高思維層次。善于逆向思維,、多向思維,，對(duì)眼前發(fā)生的每一件事情，多想幾個(gè)為什么,，不主觀武斷,，不人云亦云；善于多角度觀察,，從共性中找出個(gè)性,，從個(gè)性中把握規(guī)律。只有?的角度高,，想的問(wèn)題多,，寫的文章材料才能磅礴大氣、見(jiàn)解獨(dú)到,、思維縝密,。

　　其次，要學(xué)會(huì)比較借鑒,。有比較才有差距,，有借鑒才有進(jìn)步。提高寫作水平必須善于總結(jié),，善于和自己比較。要經(jīng)常對(duì)自己寫作的過(guò)程進(jìn)行分析評(píng)價(jià),，經(jīng)常對(duì)文稿起草工作認(rèn)真回顧,、分析和總結(jié)，尤其要反復(fù)揣摸,、思考領(lǐng)導(dǎo)修改過(guò)的稿件,，從而準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的思路和語(yǔ)言風(fēng)格,。

　　（4）勤踐

　　秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的,，文字工作也一樣,。面對(duì)不斷出現(xiàn)的新問(wèn)題和新矛盾，秘書光靠翻資料,、閉門思考是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,。古人說(shuō)得好：紙上得來(lái)終覺(jué)淺,，絕知此事要躬行,。要提高秘書的以文輔政水平，還必須深入基層，深入實(shí)踐,，調(diào)查研究,，詳盡地掌握第一手資料。

　　首先,，要突出重點(diǎn),，要結(jié)合本單位的工作熱點(diǎn)、難點(diǎn)和疑點(diǎn)等問(wèn)題有的放矢進(jìn)行調(diào)研,。

　　其次,，要做到深入，真正“沉”下去,。深入基層,，從中挖掘出有價(jià)值的東西，汲取營(yíng)養(yǎng),，豐富自己,。

　　再次，要實(shí)事求是,。在調(diào)研過(guò)程中,，決不能以主觀想象為準(zhǔn)，要腿勤,、嘴勤,、手勤，多聽(tīng),、多問(wèn),、多思，深入細(xì)致的探討,，全面辯證地分析,，以客觀事實(shí)為根據(jù)，去粗取精,，去偽存真,，洞察事物的本質(zhì)，把握事物的內(nèi)在聯(lián)系,。

　　（5）深耕

　　文字寫作能力的高,，不是一日之功,，也沒(méi)有什么捷徑可走，關(guān)鍵在于勤學(xué)多練,，不斷地積累寫作經(jīng)驗(yàn),，探索寫作技巧，只有這樣才能做到厚積薄發(fā)。

　　首先要用心,。思想是行動(dòng)的先導(dǎo),，文字材料的寫作是一種創(chuàng)造性的腦力勞動(dòng)，其本身就是能力不斷積累提高的過(guò)程,。因此,，對(duì)于各種寫作任務(wù)，無(wú)論是草擬公文,、講話報(bào)告,、匯報(bào)材料，還是通訊報(bào)道,、信息稿件,，都要把它當(dāng)成一次練筆的良機(jī)，專心致志,，一絲不茍,，盡可能寫出有分量、有價(jià)值的文稿,。

　　其次要精心,。寫文章有如園林布局，同樣的山石花林,，如果安排精巧,，就容易給人以曲徑通幽、清新雅致的享受,；如果?排得不好,，就會(huì)使人覺(jué)得索然無(wú)味，不愿多讀,。

　　要注意惜墨如金,，盡可能避免贅句和用詞不當(dāng)。寫完材料后,，要盡可能地反復(fù)讀幾篇,，看是否文通字順，是否重復(fù)累贅,；對(duì)拿捏不準(zhǔn)的詞語(yǔ),，要反復(fù)推敲，看是否有更好的詞語(yǔ)可以替代,。千萬(wàn)不可小看每一個(gè)詞語(yǔ)的作用,，有時(shí)一個(gè)詞、一個(gè)字用得好,，不但可以生動(dòng)文筆,，給文章增色不少,，有時(shí)還可以起到畫龍點(diǎn)睛、推波助瀾的作用,。

　　最后還要做到細(xì)心,。一方面留意各種材料的文種、結(jié)構(gòu)和格式,，既領(lǐng)會(huì)其“神”,，又留意其“形”；另一方面也要對(duì)寫完的公文,、材料進(jìn)行細(xì)心的校對(duì),，找出筆誤或紕漏。

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（7）

　　秘書工作無(wú)小事,，有時(shí)哪怕是一個(gè)很小的筆誤或紕漏,，不但會(huì)鬧笑話、出洋相,，還有可能給工作帶來(lái)不可估量的影響和?失,，因此，秘書寫作時(shí)必須有認(rèn)真仔細(xì)的精神,。

　　7.如何體現(xiàn)和增強(qiáng)文字材料的思想性

　　思想是一切文字材料的骨干和核心,，是人們對(duì)矛盾問(wèn)題的深刻認(rèn)識(shí)和解決辦法的深刻見(jiàn)解。增強(qiáng)文字材料的思想性,，最重要的是要善于站在全局和思想理論的制高點(diǎn)上思考問(wèn)題,、提出對(duì)策，善于借助唯物辯證法的認(rèn)識(shí)工具,，獨(dú)具慧眼地觀察和分析問(wèn)題,，形成統(tǒng)一、完整和辯證的邏輯思路,，引起大家的共鳴,，給人以深刻啟示。在實(shí)踐中,，要注意把握好以下幾點(diǎn),。

　　（1）要有針對(duì)性

　　文字材料大都是圍繞問(wèn)題展開(kāi)的,，問(wèn)題是材料的基礎(chǔ)和靈魂,。文字材料影響的大小，根本就在于是不是真正抓住了問(wèn)題,，是不是針對(duì)普遍存在的問(wèn)題去寫的,。如果是針對(duì)問(wèn)題去寫的，影響就大,，相反影響就小,。因此，必須注意抓問(wèn)題,，抓“一碰就響”的問(wèn)題,，抓普遍存在的難以解決的突出問(wèn)題。這就要求寫作人必須深入調(diào)查研究,，以高度的敏感性洞察和分析問(wèn)題,，緊緊抓住主要問(wèn)題，確立文字材料的主題思想,。

　?。?）要有概括性

　　要從局部的、感性的,、表面的現(xiàn)象里跳出來(lái),，用全面的、理性的,、辯證的分析提煉和升華思想,，總結(jié)出帶有規(guī)律性的東西。這種高度的概括性,，是領(lǐng)導(dǎo)思想的精華,，也是文字材料的“眼睛”，具有?龍點(diǎn)睛的效果,。有的材料總的看上去不錯(cuò),，但又覺(jué)得少點(diǎn)什么，往往就是少幾句高度概括,、很凝練的話,。

　　（3）要有深刻性

　　深刻性往往決定文字材料的思想性,。分析問(wèn)題要有深度,，不滿足于抓住次要的現(xiàn)象或枝節(jié)的東西，而是要了解主要的,、本質(zhì)的東西,；不滿足于掌握事物外部的特征，而要挖掘事物的內(nèi)在聯(lián)系,；不滿足于眼前的結(jié)果,，還要追蹤發(fā)展的趨勢(shì)。要從眾多的矛盾中提出主要矛盾,，從復(fù)雜的問(wèn)題中提出核心,、本質(zhì)原因。只有這樣,，寫出的材料思想性才深刻,，才令人回味,。

　　（4）要有獨(dú)創(chuàng)性

　　文字材料中普遍存在的一個(gè)毛病就?大話,、空話,、套話比較多，空洞無(wú)物,。要增強(qiáng)文字材料的思想性,，就要學(xué)會(huì)用自己的腦袋去思考，不依賴別人,，不抄襲別人的成果,，用自己的話去表達(dá)，不能人云亦云,，趨奉迎合,，確實(shí)能夠獨(dú)立地提出自己的見(jiàn)解。

　?。?）要有說(shuō)理性

　　文字材料的主要功能是用來(lái)指導(dǎo)工作的,，既要使大家聽(tīng)得懂、聽(tīng)得明白,，又要便于大家準(zhǔn)確地理解和貫徹執(zhí)行,。這就決定了文字材料必須能夠透徹地講清道理，做到了這一點(diǎn),，思想性也就在其中了,。要把握好講道理的藝術(shù)，通常是既要符合上級(jí)精神,，又要貼近單位實(shí)際,；既要全面辯證，不顧此失彼甚至自相矛盾,，又要準(zhǔn)確生動(dòng),，不離腔走板甚至脫離領(lǐng)導(dǎo)的意圖另搞一套，使人不得要領(lǐng),，感到莫名其妙,。有經(jīng)驗(yàn)的人，還常常寓事于理,，用一個(gè)典型事例說(shuō)明一個(gè)道理,，把深刻埋在淺顯中，常常會(huì)使人得到多方面的啟示,，收到意想不到的效果,。

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（8）

　　文章賴“思想”而永生，沒(méi)有思想的文字材料等于沒(méi)有“靈魂”,，因此,，體現(xiàn)和增強(qiáng)文字材料的思想性是寫好一篇文章?根本,。

　　8.如何寫決定、通知,、通告

　?。?）決定

　　決定是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體,、企事業(yè)單位對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決定或安排，是向所轄范圍制發(fā)的指揮性公文,。

　　決定一般由首部,、正文和尾部三部分組成。

　　首部一般包括標(biāo)題和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容,。

　　標(biāo)題有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān),、事由和文種構(gòu)成，如《中共中央關(guān)于建立老干部退休制度的決定》,。另一種是由事由和文種構(gòu)成,，如《關(guān)于嚴(yán)懲嚴(yán)重危害社會(huì)治安的犯罪分子的決定》。

　　成文時(shí)間指發(fā)布決定的時(shí)間,。有的在標(biāo)題正下方注明成文的年,、月、日,，也有的用括號(hào)注明該決定什么時(shí)間,、經(jīng)什么會(huì)議通過(guò)等內(nèi)容。

　　正文的結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭,、主體和結(jié)尾組成,。開(kāi)頭主要交代決定的緣由或根據(jù)；主體部分說(shuō)明決定事項(xiàng),；結(jié)尾部分提出希望,、要求或關(guān)于執(zhí)行決定的有關(guān)說(shuō)明。有的決定的正文部分只有前兩項(xiàng)內(nèi)容,，主體寫完,，全文就結(jié)束。

　　決定正文內(nèi)容的布局安排,，大體有兩種寫法：段落表述法用一段或者幾段文字表述決定內(nèi)容,。標(biāo)序列述法，是用序號(hào)依次來(lái)表述正文內(nèi)容的方法,。有時(shí)序號(hào)后面可以設(shè)小標(biāo)題,，提示每部分內(nèi)容。這種方法一般用于表述內(nèi)容比較復(fù)雜的決定,。

　　有的決定需要帶附件,。有附件的決定,，應(yīng)當(dāng)于正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明附件的名稱或依據(jù),，并將附件附在主件之后,。

　　尾部即發(fā)文機(jī)關(guān)和日期。

　　例文：

　　關(guān)于授予廣州市迎“九運(yùn)”城市

　　基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及環(huán)境綜合整治特別獎(jiǎng)的決定

　　廣州市建委：

　　近年來(lái),，為迎接第九屆全國(guó)體育運(yùn)動(dòng)會(huì)在穗舉辦,，廣州市建設(shè)了以內(nèi)環(huán)路為代表的一大批市政基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，同時(shí)大力加強(qiáng)城市環(huán)境綜合整治工作,，為保障“九運(yùn)會(huì)”的成功舉辦提供了良好的場(chǎng)館,、環(huán)境和設(shè)施，取得了顯著成績(jī),，也實(shí)現(xiàn)了“一年一小變,、三年一大變”的城市建設(shè)和管理工作目標(biāo)，受到中央領(lǐng)導(dǎo)和“九運(yùn)會(huì)”組委會(huì)以及各體育代表團(tuán)的肯定和贊揚(yáng),，并被國(guó)際組織評(píng)為“國(guó)際花園城市”,。

　　為此，建設(shè)部決定,，授予廣州市迎“九運(yùn)”城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及環(huán)境綜合整治特別獎(jiǎng)稱號(hào),。希望你們?cè)俳釉賲枺l(fā)揚(yáng)成績(jī),，開(kāi)拓創(chuàng)新,，在加快推進(jìn)城市化的進(jìn)程中再創(chuàng)佳績(jī)，為改善城市生態(tài)環(huán)境作出新的貢獻(xiàn),！

　　　　　　中華人民共和國(guó)建設(shè)部

　　　　　　 ××××年×月×日

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（9）

　?。?）通知

　　通知是知照性公文，是上級(jí)機(jī)關(guān)用來(lái)批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,，發(fā)布規(guī)章，向下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)單位傳達(dá)需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng),，以及用來(lái)任免和聘用干部的,。

　　通知一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān),、正文,、落款和日期五部分構(gòu)成。

　　第一部分,，標(biāo)題,。主要由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成。有些情況特殊的通知,，在標(biāo)題中應(yīng)寫明性質(zhì),，在“通知”前加上說(shuō)明詞語(yǔ)，如“緊急通知”,、“補(bǔ)充通知”,、“聯(lián)合通知”等。

　　第二部分,，主送機(jī)關(guān),。在標(biāo)題下、正文前頂格寫受文的單位或個(gè)人,。

　　第三部分,，正文。包括通知的緣由,、通知事項(xiàng)、通知要求三部分,。

　　第三部分,，尾部。包括發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容,。發(fā)文機(jī)關(guān)如果已經(jīng)在標(biāo)題中寫明,，這里可以不寫。

　　第四部分,，落款,。和第五部分日期寫在正文右下方。

　　通知最常見(jiàn)的形式包括任免性通知,、會(huì)議通知,、發(fā)布性通知、指示性通知,、事務(wù)性通知等,。

　　任免性通知，是指上級(jí)機(jī)關(guān)任免下級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員,，或者上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項(xiàng)需要下級(jí)或平級(jí)機(jī)關(guān)知道時(shí)所發(fā)出的通知,。

　　會(huì)議通知是各機(jī)關(guān)單位用以發(fā)出召開(kāi)會(huì)議的通知。

　　發(fā)布性通知主要用于發(fā)布法規(guī),、規(guī)章,。

　　指示性通知是指對(duì)某一事項(xiàng)作出具體規(guī)定或?qū)μ幚砟骋粏?wèn)題作出具體指示的通知。它一般都是上級(jí)機(jī)關(guān)需要對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或所屬單位下達(dá)指示,，而內(nèi)容又不適用“命令”,、“指示”等文種時(shí)使用的。這類通知的政策性和指導(dǎo)性較強(qiáng)，也要求下級(jí)機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹執(zhí)行,。

　　事務(wù)性通知是用于安排一般具體事務(wù)的通知,。如調(diào)整機(jī)構(gòu)、啟用印章,、變更作息時(shí)間,、安排節(jié)假日值班等所發(fā)的通知等。事務(wù)性通知或者要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理,，或者需要有關(guān)單位周知,，或者需要有關(guān)部門協(xié)助共同執(zhí)行等，應(yīng)用廣泛,，內(nèi)容單一,。

　　例文：

　　通知

　　各縣（區(qū)）人民政府：

　　經(jīng)研究決定，定于×月×日在市政府辦公室召開(kāi)各縣（區(qū)）人民政府辦公室主任會(huì)議三天,，傳達(dá)上級(jí)關(guān)于公文處理的有關(guān)指示,，請(qǐng)各縣（區(qū)）人民政府辦公室主任或副主任一人參加。

　　　　　　　　　　××市政府辦公室

　　　　　　　　　　2008年12月15日

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（10）

　?。?）通告

　　通告是國(guó)家機(jī)關(guān),、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在一定范圍內(nèi)向社會(huì)公眾或者有關(guān)單位,、人員公布應(yīng)當(dāng)遵?或者周知的事項(xiàng)的知照性公文,。

　　通告一般由標(biāo)題、正文和落款三部分組成,。其各部分的格式,、項(xiàng)目?jī)?nèi)容和寫法如下：

　　第一部分，標(biāo)題,。通告的標(biāo)題有四種構(gòu)成形式：一是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,、事由和文種構(gòu)成；二是在文種前面冠以發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,，如《中華人民共和國(guó)公安部通告》,；三是由事由和文種構(gòu)成；四是只寫文種“通告”,。實(shí)踐中,，前三種形式用得較多，而最后這種形式比較少見(jiàn),。

　　第二部分,，正文。通告正文的結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭,、主體,、結(jié)尾和結(jié)語(yǔ)四部分組成。

　　開(kāi)頭主要交代緣由、根據(jù),。要求概括說(shuō)明發(fā)出通告的原因和目的,。法性通告一般還要求寫清法律依據(jù)，以增強(qiáng)通告的法律效力,。緣由后面常用習(xí)慣用語(yǔ)“通告如下”,、“特作如下通告”等過(guò)渡到下文。

　　主體即通告事項(xiàng)部分,，主要說(shuō)明通告具體內(nèi)容,。這一部分由于事項(xiàng)比較多，常常采用標(biāo)序列述的方法來(lái)寫,。要求做到主旨鮮明,，事項(xiàng)具體，條理清晰,，簡(jiǎn)潔通俗,，便于理解執(zhí)行。

　　結(jié)尾提出執(zhí)行要求或號(hào)召,。有的通告沒(méi)有結(jié)尾段,。

　　結(jié)語(yǔ)一般單獨(dú)設(shè)段，用“特此通告”作結(jié),，以體現(xiàn)通告的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。

　　第三部分,，落款,。通告的落款與標(biāo)題有關(guān)系，標(biāo)題有發(fā)布單位的,，后面則無(wú)落款,；標(biāo)題沒(méi)有發(fā)布單位?，落款時(shí)注明發(fā)布單位,。發(fā)布通告的時(shí)間,，寫在標(biāo)題之后，內(nèi)容之前,，或?qū)懺诼淇詈竺娑伎梢浴?BR>
　　通告最常見(jiàn)的幾種形式包括法規(guī)性通告,、周知性通告、禁止性通告等,。

　　法規(guī)性通告是在一定范圍內(nèi)公布政策法規(guī)或帶有政策法規(guī)性質(zhì)事項(xiàng)的通告,。

　　周知性通告是在一定范圍內(nèi)，向機(jī)關(guān)單位和人民群眾公布應(yīng)當(dāng)周知事項(xiàng)的通告,。

　　禁止性通告多數(shù)是根據(jù)有關(guān)規(guī)定,、條例之類法規(guī)性文件制訂的，而禁止有關(guān)對(duì)象從事某一事項(xiàng)或多項(xiàng)事務(wù)的通告，是法規(guī)性文件有關(guān)規(guī)定的具體化,。這類通告的依據(jù)是法規(guī)性文件,，所以帶有強(qiáng)制性，多數(shù)由地方一級(jí)?府發(fā)布,。

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（11）

　　通知在日常生活中運(yùn)用十分廣泛,，我們?cè)趯懲ㄖ獣r(shí)，各種要素一定要具備,，否則容易出現(xiàn)讓人弄不明白的地方,。如遇特殊情況，可以用“緊急通知”或“重要通知”的形式出現(xiàn),。

　　在書寫通告具體內(nèi)容的時(shí)候,，要做到主旨鮮明，事項(xiàng)具體,，條理清晰,，簡(jiǎn)潔通俗，以便于閱讀者能更好地理解和執(zhí)行,。

　　9.如何寫請(qǐng)示,、批復(fù)、通報(bào)

　?。?）請(qǐng)示

　　請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)或個(gè)人向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求決斷,、指示、批示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文,。

　　請(qǐng)示寫作的內(nèi)容由標(biāo)題,、主送機(jī)關(guān)、正文,、落款四個(gè)部分組成,。

　　第一部分，標(biāo)題,。標(biāo)題有兩種寫法,，一種寫法是只標(biāo)明請(qǐng)示的事由和文種。另一種寫法是在標(biāo)題的事由和文種之前,，還加上發(fā)出請(qǐng)示的機(jī)關(guān)或個(gè)人的?稱,。請(qǐng)示的標(biāo)題要明確標(biāo)明請(qǐng)求批示（批準(zhǔn)）的問(wèn)題是什么。

　　標(biāo)題要寫明制發(fā)機(jī)關(guān)名稱（如有版頭,，也可省略）,、事由與文種。如《國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于加強(qiáng)批發(fā)扣稅工作的請(qǐng)示》,、《××局關(guān)于召開(kāi)2008年城市管理工作總結(jié)表彰會(huì)議的請(qǐng)示》,。

　　第二部分,，請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)。這是指請(qǐng)示報(bào)送的直接的上級(jí)主管機(jī)關(guān),，要寫機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化的簡(jiǎn)稱,。

　　第三部分，正文,。正文是請(qǐng)示的主要部分,，從稱呼的下一行空兩格開(kāi)始寫起，正文內(nèi)要寫清楚請(qǐng)示什么問(wèn)題,，目的是什么,，有什么要求。如果請(qǐng)示的內(nèi)容比較簡(jiǎn)單,，用一段文字寫出即可,，如果內(nèi)容較，可分幾段文字寫,，正文內(nèi)容寫完以后,，另起一行寫上一句簡(jiǎn)單的結(jié)束語(yǔ)，如“以上報(bào)告是否妥當(dāng),，請(qǐng)批示”,。

　　第四部分，落款,。要寫明請(qǐng)示的單位或個(gè)人和時(shí)間,，并加蓋公章。

　　請(qǐng)示最常見(jiàn)的幾種形式包括請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示,、請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示等,。

　　請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示多數(shù)是單位要求增設(shè)機(jī)構(gòu)、增加編制,，上項(xiàng)目、列計(jì)劃,，要資金,、要購(gòu)置設(shè)備等，或個(gè)人要解決什么困難,、問(wèn)題而向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示,。請(qǐng)示的要求就是請(qǐng)求批準(zhǔn)。

　　請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示是政府的職能部門對(duì)新情況,、新問(wèn)題提出了處置意見(jiàn)和解決辦法,，但因“條條不對(duì)塊塊”的規(guī)定，?能直接要求同級(jí)職能部門或不相隸屬機(jī)關(guān),、部門照此執(zhí)行,，因而請(qǐng)求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)審查批準(zhǔn),，并批轉(zhuǎn)給有關(guān)方面執(zhí)行的請(qǐng)示。

　?。?）批復(fù)

　　批復(fù)是答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)或個(gè)人請(qǐng)示事項(xiàng)的公文,，是上級(jí)對(duì)下級(jí)來(lái)文所提出的請(qǐng)示表明的態(tài)度或作出明確回答的公文，是一種下行文,。

　　批復(fù)的內(nèi)容由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文,、結(jié)尾四部分組成：

　　第一部分,，標(biāo)題。由制發(fā)機(jī)關(guān),、事由,、文種三要素組成。

　　第二部分,，主送機(jī)關(guān),。批復(fù)只主送請(qǐng)示機(jī)關(guān)，即誰(shuí)請(qǐng)示批復(fù)給誰(shuí),。

　　第三部分,，正文。由兩部分組成,，一是引據(jù),，也就是正文的開(kāi)頭部分，寫明是針對(duì)何文所作的批復(fù),；二是答復(fù)為來(lái)文的請(qǐng)示事項(xiàng)所作的答復(fù),。正文結(jié)尾部分多用“此復(fù)”、“特此批復(fù)”來(lái)結(jié)束全文,。

　　第四部分,，結(jié)尾。寫上批復(fù)的機(jī)關(guān)和日期,，標(biāo)題中有制發(fā)機(jī)關(guān)的可以不寫機(jī)關(guān),。

　　例文：

　　中國(guó)證券監(jiān)督管理委員會(huì)

　　關(guān)于××新華期貨經(jīng)紀(jì)有限公司的批復(fù)

　　證監(jiān)期審字〔2002〕28號(hào)

　　××新華期貨經(jīng)紀(jì)有限公司：

　　經(jīng)審核，你公司符合期貨經(jīng)紀(jì)公司的標(biāo)準(zhǔn),，請(qǐng)持本批復(fù)到國(guó)家工商局申請(qǐng)注冊(cè)登?,，經(jīng)營(yíng)范圍為：國(guó)內(nèi)期貨經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)，期貨投資,、信息咨詢服務(wù)業(yè)務(wù),，期貨從業(yè)人員培訓(xùn)業(yè)務(wù)。在完成公司注冊(cè)登記手續(xù)后,，請(qǐng)持營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件,、法人授權(quán)委托書和領(lǐng)取人身份證原件及復(fù)印件到我會(huì)領(lǐng)取《期貨經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)許可證》,。

　　2002年10月4日

　　（3）通報(bào)

　　通報(bào)是國(guó)家機(jī)關(guān),、社會(huì)團(tuán)體,、企事業(yè)單位用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤,，傳達(dá)重要精神或者通報(bào)有關(guān)情況的公文,。

　　通報(bào)一般由首部、正文和尾部三部分組成,。其各部分的格式,、內(nèi)容和寫法要求如下：

　　第一部分，首部,。通報(bào)的首部主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)?,。

　　標(biāo)題通常有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成,；另一種是由事由和文種構(gòu)成,。此外，有少數(shù)通報(bào)的標(biāo)題是在文種前冠以機(jī)關(guān)單位名稱,，也有的通報(bào)標(biāo)題只有文種名稱,。關(guān)于主送機(jī)關(guān)要注意，除普發(fā)性通報(bào)外,，其他通報(bào)應(yīng)該標(biāo)明主送機(jī)關(guān),。

　　第二部分，正文,。通報(bào)正文的結(jié)構(gòu)通常由開(kāi)頭,、主體和結(jié)尾等部分組成。開(kāi)頭說(shuō)明通報(bào)緣由,；主體說(shuō)明通報(bào)決定,；結(jié)尾提出通報(bào)的希望和要求。

　　第三部分,，尾部,。尾部應(yīng)寫上發(fā)文機(jī)關(guān)和日期。

　　通報(bào)最常見(jiàn)的幾種形式包括表?yè)P(yáng)通報(bào),、批評(píng)通報(bào)、事故通報(bào),、情況通報(bào)等,。

　表?yè)P(yáng)通報(bào)是用于表?yè)P(yáng)先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人,、先進(jìn)事跡的通報(bào),。目的是宣揚(yáng)先進(jìn)思想,，樹(shù)立榜樣，鼓勵(lì)下級(jí)學(xué)習(xí)先進(jìn)典型,、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),，把工作做得更好。

　　批評(píng)通報(bào)是用來(lái)批評(píng),、處分錯(cuò)誤,，以示警戒，要求被通報(bào)者和大家吸取教訓(xùn)的通報(bào),。

　　事故通報(bào)是針對(duì)生產(chǎn)事故,、安全事故、交通事故,、火災(zāi)事故,、醫(yī)療事故等重大責(zé)任事故而發(fā)的通報(bào)，以引起有關(guān)單位的警覺(jué),，防止類似事故的發(fā)生,。

　　情況通報(bào)是在一定范圍內(nèi)傳達(dá)重要情況和動(dòng)向，以指導(dǎo)工作為目的的通報(bào),。

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（12）

　　值得注意的是,，批復(fù)是一種上級(jí)對(duì)下級(jí)的行文，這一點(diǎn)至關(guān)重要,。另外,，通報(bào)是一種十分常見(jiàn)的公文形式，一般應(yīng)采用較平和的語(yǔ)氣,，結(jié)尾處應(yīng)提出通報(bào)的希望和要求,。

　　10.如何寫決議、議案,、指示

　?。?）決議

　　決議就是公布經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)、并要求有關(guān)單位和個(gè)人貫徹執(zhí)行的一種公文,。會(huì)議一作出決議,，就要求有關(guān)單位或個(gè)人，必須遵照?qǐng)?zhí)行,。決議具有指導(dǎo)和指示作用,。

　　決議一般由三個(gè)部分組成：標(biāo)題、通過(guò)的會(huì)議和日期,、正文,。

　　第一部分，標(biāo)題,。標(biāo)題要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)或會(huì)議的名稱和文種,。發(fā)文機(jī)關(guān)或會(huì)議名稱,，要寫全稱，不要省略,。文種也不能省略,。標(biāo)題有兩種寫法：完整標(biāo)題，這種標(biāo)題使用頻率最大,，因?yàn)樽钅荏w現(xiàn)決議嚴(yán)肅,、鄭重的特點(diǎn)。事由加文種或會(huì)議加文種的標(biāo)題法,，其表現(xiàn)形式一般是：××?xí)h批準(zhǔn)××××的決議,。

　　第二部分，通過(guò)的會(huì)議和日期,。即在標(biāo)題下面,，注明該決議由什么會(huì)議、于什么時(shí)間通過(guò),，并用括號(hào)括上,。

　　決議的時(shí)間，不能寫在決議的正文之后,，而是要寫在標(biāo)題之下,、正文之前，通常用括號(hào)注明是什么時(shí)間,，在什么會(huì)議上通過(guò)的,，表示生效時(shí)間。如果標(biāo)題中未寫明通過(guò)決議的會(huì)議名稱,，那么此處時(shí)間之后,，應(yīng)加上某會(huì)議通過(guò)字樣。

　　第三部分,，正文,。正文的寫法因決議類型不同而有些差異。決議的正文,，一般寫三個(gè)內(nèi)容：對(duì)被批準(zhǔn)的議案等,，給予充分的肯定和恰當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)；對(duì)報(bào)告中提出的工作要點(diǎn)表明支持態(tài)度,；對(duì)下級(jí)干部和群眾發(fā)出號(hào)召,。

　　（2）議案

　　議案是我國(guó)的政府機(jī)關(guān)與人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)之間聯(lián)系工作常用的例行公文之一,，是指導(dǎo)國(guó)務(wù)院和地方各級(jí)人民政府依照法律程序規(guī)定,，向同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議屬于該人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)職權(quán)范圍的有關(guān)事項(xiàng)的公務(wù)文書。

　　寫作議案一般由標(biāo)題、正文和簽署三個(gè)部分組成,。

　　第一部分，標(biāo)題,。標(biāo)題文號(hào)多用“函”字,。國(guó)務(wù)院是國(guó)家最高行政機(jī)關(guān)，全國(guó)人大及其常委會(huì)是國(guó)家最高權(quán)力機(jī)關(guān)?國(guó)務(wù)院對(duì)全國(guó)人大及其常委會(huì)負(fù)責(zé),，但國(guó)務(wù)院并不隸屬于全國(guó)人大及其常委會(huì),，所以在用文號(hào)上，用表示不相隸屬關(guān)系的“函”字,。例如：《國(guó)務(wù)院關(guān)于提請(qǐng)審議案〈中華人民共和國(guó)農(nóng)業(yè)基本法（草案）〉的議案》文號(hào)是“國(guó)函［1993］9號(hào)”,。另外，立法議案后應(yīng)加上“草案”二字,。立法議案必須在法的名稱后用圓括號(hào)括上“草案”兩字,。因?yàn)榇朔ㄎ唇?jīng)國(guó)家或地方權(quán)力機(jī)關(guān)審議通過(guò)、批準(zhǔn),，都不能算作正式的法律,。

　　第二部分，正文,。先寫明提議案的送達(dá)機(jī)關(guān),，一般為某次會(huì)議。再另起一行,，寫明提議案的原因,、目的與意義以及此議案事項(xiàng)的形成過(guò)程。提出審議要求或請(qǐng)求的具體內(nèi)容,。

　　第三部分,，簽署。寫明議案提議人（包括職務(wù)）,、日期,。

　　（3）指示

　　指示是一種指導(dǎo)性文件,，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則的下行公文。

　　指示的內(nèi)容一般由首部和正文兩部分組成,，有的指示還有尾部,。

　　第一部分，首部,。主要包括標(biāo)題和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容,。有的指示還要寫主送機(jī)關(guān)。

　　標(biāo)題多采用完全式標(biāo)題，即由發(fā)文機(jī)關(guān),、事由和文種構(gòu)成,，如《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)電子政務(wù)工作的指示》。

　　成文時(shí)間用括號(hào)注明年,、月,、日，標(biāo)在標(biāo)題下方正中位置,。

　主送機(jī)關(guān),，除部分針對(duì)普遍性問(wèn)題而發(fā)的指示外，其他指示大都有這一項(xiàng)目?jī)?nèi)容,。這一項(xiàng)目的格式與一般公文相同,。

　　第二部分，正文,。其結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭,、主體和結(jié)尾三部分組成。開(kāi)頭部分交代指示緣由或者根據(jù),；主體部分說(shuō)明指示事項(xiàng),；結(jié)尾部分提出執(zhí)行要求。在指示緣由后面,，用“為此,，特緊急指示如下”或者“特作如下指示”等語(yǔ)提起下文。

　　指示的緣由主要用以闡明發(fā)出指示的原因,、目的,、根據(jù)、意義等,。

　　指示的事項(xiàng)是指示的主體部分,。包括工作任務(wù)、指導(dǎo)原則,、具體步驟,、措施方法等項(xiàng)內(nèi)容。其寫法一般采用標(biāo)序列述的方法,。?求論述完整,、層次清晰，表述具體明白,，以便執(zhí)行,。

　　指示的執(zhí)行要求是為保證指示得以貫徹執(zhí)行，向受文者提出希望和要求,。

　　第三部分,，尾部,。有的指示公文，標(biāo)題中沒(méi)有發(fā)文機(jī)關(guān),，標(biāo)題下也沒(méi)有設(shè)時(shí)間項(xiàng),，就要在尾部寫上發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱和年、月,、日期,。如果標(biāo)題中已有發(fā)文機(jī)關(guān)，可以只寫時(shí)間一項(xiàng),。

　　指示最常見(jiàn)的幾種形式包括政策性指示、部署性指示,、全局性指示等,。

　　政策性指示是專為貫徹某一重大方針政策而制發(fā)的指示。

　　部署性指示是部署某項(xiàng)重大任務(wù),、某項(xiàng)重要工作或某個(gè)重大行動(dòng)所作的指示,。它比政策性指示?得更具體、更明確,，更便于下級(jí)遵照?qǐng)?zhí)行,。

　　全局性指示是針對(duì)普遍性或全局性的問(wèn)題而發(fā)的指示，如《中共中央,、國(guó)務(wù)院關(guān)于認(rèn)真做好第三次全國(guó)人口普查工作的指示》,。

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（13）

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　　決議具有一定的實(shí)用性指導(dǎo)作用，單位或個(gè)人通過(guò)決議,，可以對(duì)自己下一步的工作進(jìn)行更好的安排和部署,。議案是我國(guó)政府機(jī)關(guān)或某些特定人士才能使用的一種公文，在日常生活中,，切不可隨便亂用,。指示是一種上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作的下行公文，具有一定的指導(dǎo)性意義,。值得注意的是,，指示在平級(jí)單位之間切不可混淆使用。

　　 11.如何寫函,、意見(jiàn),、制度

　　（1）函

　　函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作,、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,，或者向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文。

　　公函由首部,、正文和尾部三部分組成,。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

　　第一部分，首部,。主要包括標(biāo)題,、主送機(jī)關(guān)兩項(xiàng)內(nèi)容。

　　標(biāo)題公函的?題一般有兩種形式,，一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,、事由和文種構(gòu)成；另一種是由事由和文種構(gòu)成,，如《關(guān)于報(bào)送全國(guó)政府部門機(jī)關(guān)事務(wù)工作座談會(huì)材料的函》,。公務(wù)實(shí)踐中，前一種標(biāo)題式樣用得比較多,。

　　主送機(jī)關(guān)即受文并辦理來(lái)函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位,，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，其后用冒號(hào),。

　　第二部分,，正文。其結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭,、主體,、結(jié)尾、結(jié)語(yǔ)等部分組成,。

　　開(kāi)頭主要說(shuō)明發(fā)函緣由,。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù),、原因等內(nèi)容,，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題函復(fù)如下：”等過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。緣由部分講?兩層意思：一是發(fā)文目的,；二是發(fā)文根據(jù),。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來(lái)文的標(biāo)題,、發(fā)文字號(hào),，然后再交代根據(jù)，以說(shuō)明發(fā)文的緣由,。

　　主體是函的核心內(nèi)容部分,，主要說(shuō)明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一,，一函一事,，行文要直陳其事。無(wú)論是商洽工作,，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,，還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng),，都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對(duì)方的問(wèn)題、意見(jiàn)敘寫清楚,。如果屬于復(fù)函,，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。

　　結(jié)尾一般用禮貌性語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ?。即或?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問(wèn)題,，或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函，或請(qǐng)對(duì)方提出意見(jiàn),，或請(qǐng)主?部門批準(zhǔn)等,。

　　結(jié)語(yǔ)通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告,、函商或函復(fù)的事項(xiàng),，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ)。如“特此函詢（商）”,、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”,、“特此函復(fù)”等,。有的函可以不用結(jié)束語(yǔ)，如便函,，可以像普通信件一樣,，使用“此致，敬禮”,。

　　第三部分,，尾部。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容,。

　　署名寫上機(jī)關(guān)單位名稱,，并加蓋公章；成文時(shí)間寫明年,、月,、日。

　　函最常見(jiàn)的形式包括建立業(yè)務(wù)關(guān)系函,、答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函,、老客戶聯(lián)絡(luò)問(wèn)候信函、索取樣品函,、詢價(jià)函,、回復(fù)商業(yè)詢購(gòu)函、報(bào)價(jià)函,、要求約見(jiàn)信函,、答復(fù)求職者信函?多種,。

　　建立業(yè)務(wù)關(guān)系函，是為了企業(yè)的生產(chǎn)與銷售,，通過(guò)多種途徑了解客戶后,，經(jīng)論證值得與之建立貿(mào)易關(guān)系而與之聯(lián)系所用的信函文書。

　　答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函是企業(yè)收到希望建立貿(mào)易關(guān)系函后,，迅速按對(duì)方要求完整地答復(fù)所用的商業(yè)信函,。

　　老客戶聯(lián)絡(luò)問(wèn)候信函是企業(yè)為了鞏固與老客戶的關(guān)系，在廠慶,、節(jié)日等特殊的日子,，寄給他們聯(lián)絡(luò)信函，并在節(jié)日中對(duì)他們表示祝賀,。

　　索取樣品函指要求對(duì)方提供樣本及樣品的信件,。

　　詢價(jià)函是由買方向賣方就某項(xiàng)商品交易條件提出的詢問(wèn)。詢價(jià)目的是請(qǐng)對(duì)方報(bào)價(jià),，詢價(jià)對(duì)交易雙方?沒(méi)有法律上的約束力,。

　　回復(fù)商業(yè)詢購(gòu)函是指企業(yè)（公司）收到的詢問(wèn)（詢價(jià)、詢購(gòu)）信后,，予以回復(fù)的商業(yè)信函,。

　　報(bào)價(jià)函是指賣方向買方提供商品的有關(guān)交易條件的信函。

　　要求約見(jiàn)信函是推銷員為了推銷其產(chǎn)品及服務(wù),，給客戶的要求約見(jiàn)的信函,。它比冒昧求見(jiàn)更有禮貌和效率。

　　答復(fù)求職者信函是人事部的負(fù)責(zé)人向求職者答復(fù)是否安排面試或者錄用的答復(fù)信函,。

　?。?）意見(jiàn)

　　意見(jiàn)并不是人們常常說(shuō)的“提意見(jiàn)”的“意見(jiàn)”，而是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)常用的公務(wù)文書之一,，是用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法的一種事務(wù)性公文形式,。

　　意見(jiàn)通常由首部、正文兩部分組成,，有的還有附件,，但一般沒(méi)有尾部。其格式,、內(nèi)容和寫法如下：

　　第一部分,，首部。一般包括標(biāo)題和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容,。不過(guò),，有的在成文時(shí)間前注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱；有的以文件形式直接行文下發(fā)的意見(jiàn)還有主送機(jī)關(guān)的項(xiàng)目,。

　　標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān),、事由和文種構(gòu)成,。例如《中共××市委組織部關(guān)于×××的意見(jiàn)》。

　　在標(biāo)題中標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的,，一般于標(biāo)題之下用括號(hào)注明成文的年,、月、日期,。但標(biāo)題中省略發(fā)文機(jī)關(guān)一項(xiàng)的,，有的于成文日期前注明發(fā)文機(jī)關(guān)，有的不在此處注明發(fā)文機(jī)關(guān),，卻將其署于正文之后,。

　　第二部分，正文,。意見(jiàn)的正文部分大都包括發(fā)文的緣由和具體意見(jiàn)兩項(xiàng)內(nèi)容,，個(gè)別的還有貫徹執(zhí)行的要求。所謂發(fā)文的緣由,，具體是指提出意見(jiàn)的背景,、依據(jù)、原因,、目的等,，表述文字可長(zhǎng)可短。有的具體意見(jiàn)在正文結(jié)束時(shí)有結(jié)尾部分,。結(jié)尾部分的內(nèi)容，大多是提出要求,。

　?。?）制度

　　制度，作為一種公務(wù)文書,，不是指在一定條件下形成的政治,、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的體系,，如政治制度,、經(jīng)濟(jì)制度等，而是指一個(gè)系統(tǒng)或單位制定的要求下屬全體成員共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則,，如工作制度,、財(cái)務(wù)制度、作息制度,、教學(xué)制度等?

　　制度的內(nèi)容由標(biāo)題和正文兩部分組成,。

　　第一部分，標(biāo)題,。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān),、事由和文種三部分組成,，但很多時(shí)候標(biāo)題中省去發(fā)文機(jī)關(guān)，只寫事由和文種,。發(fā)文機(jī)關(guān),、發(fā)布日期寫在標(biāo)題下用括號(hào)標(biāo)注。

　　第二部分,，正文,。一般分三部分寫：寫明制發(fā)制度的緣由，用“特制定本制度”一語(yǔ)承上啟下,；寫明各種具體條文,，即制度的具體規(guī)定是什么；寫實(shí)施范圍,、生效日期,、修訂權(quán)、解釋權(quán)等內(nèi)容,，并且視其內(nèi)容決定是否分章寫,。

　　例文：

　　用電管理制度

　　（××廠××××年×月×日發(fā)布）

　　為了合理利用國(guó)家電力資源?充分發(fā)揮用電設(shè)備潛力,，達(dá)到安全,、經(jīng)濟(jì)、合理,、節(jié)約用電目的,，特制定本制度。

　　第一條　加強(qiáng)用電管理,，嚴(yán)格用電制度,。實(shí)行內(nèi)部合同制，每月根據(jù)生產(chǎn),、工作任務(wù)把用電指標(biāo)下達(dá)到車間,、部門，做到日清,、旬結(jié),、月考核，實(shí)行節(jié)獎(jiǎng)超罰,，充分調(diào)動(dòng)各用電部門的積極性,。

　　……

　　第六條　各部門要經(jīng)常開(kāi)展節(jié)約用電常識(shí)，使有限的電力資源在我廠發(fā)揮應(yīng)有的作用,。

　　第七條　全廠車間,、部門都應(yīng)自覺(jué)執(zhí)行，本制度自公布之日起生效,。

　　第八條　本制度的修改權(quán),、解釋權(quán)歸廠職工代表大會(huì),。

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（14）

　　函是在日常生活中運(yùn)用最廣泛的公文方式之一。無(wú)論是哪一種函,，都要求禮貌客氣,，以便能夠更好地得到對(duì)方的答復(fù)或獲得有關(guān)部門的批準(zhǔn)。

　　制度是工作中需要大家共同來(lái)遵守的一種行為規(guī)范,，在寫作制度時(shí),，應(yīng)盡量將意思表達(dá)明確，通俗易懂,。

　　 12.如何寫規(guī)程,、計(jì)劃、辦法

　?。?）規(guī)程

　　規(guī)程是對(duì)某一事項(xiàng)或操作在一定范圍內(nèi)要求人們遵守的統(tǒng)一的要求和程序,，其目的是規(guī)范人們的行動(dòng)，以便有一個(gè)正常的生產(chǎn)和活動(dòng)的程序,。

　　規(guī)程的基本格式一般由標(biāo)題,、正文、署名和日期三部分組成,。

　　第一部分,，標(biāo)題。一般采用“××操作規(guī)程”,、“××活動(dòng)規(guī)程”的形式,。

　　第二部分，正文,。分條寫出規(guī)程的各項(xiàng)具體內(nèi)容,，一般要包括整?活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)。

　　第三部分,，署名和日期,。一般寫在正文的右下方。有的也可不要署名和日期,。

　　寫作規(guī)程時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：

　　第一，各項(xiàng)要求和程序要以科學(xué)為依據(jù),，不能脫離實(shí)際,。

　　第二,，內(nèi)容要具體、準(zhǔn)確,。要按邏輯順序，分清條理,。

　　第三,，語(yǔ)言要通俗，文字要簡(jiǎn)潔,，并且要易懂易記，便于操作,。

　　例文：

　　電工安全操作規(guī)程

　　一,、工作前必須穿好工作服,、膠鞋，戴好膠皮手套等,，一切防護(hù)用品必須正確使用。

　　二,、一切電氣設(shè)備在未經(jīng)檢查,、證明無(wú)電之前,，應(yīng)一律以為有電，作有無(wú)電試驗(yàn)?須用試電工具或儀器進(jìn)行,，不論在任何條件下,，絕對(duì)禁止用手摸導(dǎo)電部分，或試驗(yàn)設(shè)備等,。

　　……

　　十二,、在特殊情況下,，必須帶電工作時(shí)，要保證帶電作業(yè)絕對(duì)安全,，禁止單獨(dú)一人進(jìn)行,，必須有一熟練技工隨同監(jiān)護(hù)指揮，負(fù)責(zé)安全責(zé)任,。

　?。?）計(jì)劃

　　計(jì)劃，是機(jī)關(guān)內(nèi)部的部門或個(gè)人為完成一定時(shí)期的特定工作事先所作的書面安排和打算,。

　　所謂計(jì)劃是一個(gè)統(tǒng)稱,，即常見(jiàn)的“規(guī)劃”,、“部署”,、“安排”,、“設(shè)想”,、“打算”,、“工作綱要”、“工作要點(diǎn)”,、“工作意見(jiàn)”，等等，都屬于計(jì)劃,。但規(guī)則,、部署,、安排,、方案更加具體,，約束力較大,，規(guī)定性較強(qiáng)。

　　計(jì)劃的內(nèi)容一般由標(biāo)題,、正文、落款三部分組成。

　　第一部分,，標(biāo)題。標(biāo)題即計(jì)劃的名稱,，可分為全稱式標(biāo)題,、簡(jiǎn)稱式標(biāo)題和文章式標(biāo)題三種。

　　全稱式標(biāo)題,，包括制訂計(jì)劃的機(jī)關(guān)或單位名稱,、計(jì)劃的適用時(shí)限、計(jì)劃的內(nèi)容及計(jì)劃的種類四項(xiàng),，如《××省“九五”期間經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃》,。

　　簡(jiǎn)稱式標(biāo)題，包括計(jì)劃的適用時(shí)期,、計(jì)劃的內(nèi)容和計(jì)劃的種類三項(xiàng),。

　　文章式標(biāo)題，一般按計(jì)劃的主題或要達(dá)到的目標(biāo)擬定,，多用于政府及主管部門作計(jì)劃工作報(bào)告使用,，如《團(tuán)結(jié)起來(lái)，為實(shí)現(xiàn)我市“九五”計(jì)劃而奮斗》,。

　　第二部分,，正文。正文是計(jì)劃的主干和核心,。一般包括目的和依據(jù),、目標(biāo)和任務(wù)、措施和步驟,、執(zhí)行希望四個(gè)部分：

　　目的和依據(jù)部分即計(jì)劃的前言,。一般不設(shè)小標(biāo)題,，篇幅不宜太長(zhǎng)，實(shí)際上是寫明“為什么做”,、“依據(jù)什么做”,、“能不能這樣做”，是計(jì)劃的綱領(lǐng),。

　　目標(biāo)和任務(wù)部分實(shí)際上是明確“做什么”,、“做到什么程度”，是計(jì)劃的核心,?？稍O(shè)小標(biāo)題，也可用序數(shù)分條列項(xiàng),，具體寫明計(jì)劃的目標(biāo),、任務(wù)和各項(xiàng)主要指標(biāo)。要求在行文上條理清楚,、層次分明,，根據(jù)目標(biāo)、任務(wù),、指標(biāo)的地位和關(guān)系,，分出輕重、主次,、詳略,。特別是常規(guī)性、綜合性計(jì)劃,，更要注意突出重點(diǎn)和特點(diǎn),。

　　措施和步驟部分要求具體回答“怎么做”、“什么時(shí)候完成”,。應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的各種措施和步驟安排,，即如何執(zhí)行計(jì)劃、如何分工配合,、如何檢查考核等,。可分條列項(xiàng),，逐一表述,。這部分要注意操作性，措施要實(shí)在,，職責(zé)要分明,，安排要具體，以便執(zhí)行和檢查，要堅(jiān)決避免用原則和一般要求代替具體措施和步驟,。

　　執(zhí)行要求即計(jì)劃的結(jié)語(yǔ),。一般用一個(gè)段落，篇幅不宜太長(zhǎng),。在這部分簡(jiǎn)明扼要地提出執(zhí)行本計(jì)劃的希望,、要求和注意事項(xiàng)。要有針對(duì)性和鼓動(dòng)性,，以激發(fā)執(zhí)行者的熱情和信心,。有的計(jì)劃沒(méi)有結(jié)語(yǔ)，目標(biāo)任務(wù),、措施步驟寫完就結(jié)束全文,。

　　第三部分，落款,。多數(shù)計(jì)劃有落款,。落款包括制訂計(jì)劃的單位名稱或個(gè)人姓名、計(jì)劃定稿的日期,。需要上報(bào)的計(jì)劃,，特別是經(jīng)濟(jì)計(jì)劃,，通常還要加蓋印章,。有的計(jì)劃沒(méi)有落款，而把署名和日期放在標(biāo)題下,。

　　此外,，在考慮計(jì)劃的結(jié)構(gòu)格式時(shí)還應(yīng)注意與計(jì)劃有關(guān)的材料、圖表,，如果在正文中不便表達(dá),，可作為計(jì)劃附件放在正文之后。

　　計(jì)劃最常見(jiàn)的形式包括工作計(jì)劃,、個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃等,。

　　工作計(jì)劃是指機(jī)關(guān)單位、部門,、個(gè)人為完成預(yù)定工作目標(biāo)和任務(wù)而制定的計(jì)劃,。

　　個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃是個(gè)人為完成預(yù)定學(xué)習(xí)目標(biāo)而制訂的計(jì)劃。

　?。?）辦法

　　辦法,，是依據(jù)一定法令、條例的原則而制定的具體規(guī)章,，可以說(shuō)是某特定法令,、條例的具體化。辦法是一種介乎于條例,、規(guī)定與細(xì)則之間的一種法規(guī)性文體,。它適用于各級(jí)各類行政機(jī)關(guān),，應(yīng)用面很廣。

　　辦法由標(biāo)題,、簽署和正文三部分組成,。

　　第一部分，標(biāo)題,。標(biāo)題有兩種寫法：一種由“機(jī)關(guān)”加“事由”加“文種”組成,，如《中華人民共和國(guó)槍支管理辦法》；一種由“事由”加“文種”組成,，如《機(jī)動(dòng)車輛管理辦法》,。

　　有的辦法在實(shí)施、執(zhí)行過(guò)程中還需要進(jìn)一步完善,、修改?可以在標(biāo)題中加上“暫行”,。

　　第二部分，簽署,。簽署標(biāo)明發(fā)布機(jī)關(guān)和發(fā)布日期,。簽署置于標(biāo)題之下。有的只標(biāo)明某機(jī)關(guān)批準(zhǔn)日期,。

　　第三部分,，正文。辦法的正文由序言,、主體和結(jié)尾組成,。

　　序言說(shuō)明制定本辦法的目的、依據(jù),、原則和要求,。

　　辦法的主體部分，將具體措施,、具體做法,，按一定順序逐條列出，規(guī)定明確,、細(xì)致,、周全,、切實(shí)可行。

　　結(jié)尾一般用來(lái)交代實(shí)施日期、解釋權(quán)歸屬和有關(guān)實(shí)施的說(shuō)明,。也有一些辦法用一句話作結(jié)語(yǔ)的。

　　例文：

　　××院知識(shí)創(chuàng)新工程試點(diǎn)全面推進(jìn)階段

　　深化分配制度改革?實(shí)施辦法

　　（2008年9月1日起開(kāi)始實(shí)施）

　　為全面落實(shí)《××院知識(shí)創(chuàng)新工程試點(diǎn)全面推進(jìn)階段科技創(chuàng)新隊(duì)伍建設(shè)和發(fā)展教育行動(dòng)計(jì)劃綱要》,，深化分配制度改革，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新工程全面推進(jìn)階段的各項(xiàng)目標(biāo),，特制定本實(shí)施辦法。

　　全院各知識(shí)創(chuàng)新工程試點(diǎn)單位（以下簡(jiǎn)稱試點(diǎn)單位）,，均應(yīng)實(shí)行以基本工資,、崗位津貼、績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)為基本框架的“三元”結(jié)構(gòu)分配制度,。

　　1.基本工資,，由現(xiàn)行工資制度中的職務(wù)工資、標(biāo)準(zhǔn)津貼和各種補(bǔ)貼組成，根據(jù)國(guó)家現(xiàn)行政策變動(dòng)或調(diào)整,，所需經(jīng)費(fèi)按現(xiàn)行渠道列支。

　　2.崗位津貼,，與崗位聘任制度緊?掛鉤,，根據(jù)崗位性質(zhì)及職責(zé)設(shè)立相應(yīng)的津貼標(biāo)準(zhǔn)。崗位津貼所需經(jīng)費(fèi)在創(chuàng)新經(jīng)費(fèi)中列支,，原則上其總量控制在創(chuàng)新經(jīng)費(fèi)的15%~20%以內(nèi)。

　　3.績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì),，應(yīng)在“三元”分配結(jié)構(gòu)中占主導(dǎo)地位，與對(duì)外爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)的數(shù)量和完成任務(wù)的績(jī)效掛鉤,。所需經(jīng)費(fèi)從爭(zhēng)取到的縱向,、橫向任務(wù)經(jīng)費(fèi)及其他收入中按規(guī)定比例提取。

　　……

　　本實(shí)施辦法自下發(fā)之日起施行,，由××局負(fù)責(zé)解釋,。

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（15）

　
　　計(jì)劃的實(shí)用性非常強(qiáng)，我們?cè)诹芯唧w計(jì)劃的時(shí)候,，一定要考慮計(jì)劃的可行性,。另外,，計(jì)劃的項(xiàng)目不要過(guò)于復(fù)雜，以免不利于執(zhí)行,。

　　辦法在日常生活中運(yùn)用十分廣泛,，一些可操作性強(qiáng)的具體措施也應(yīng)在其中加以說(shuō)明,，以便清晰明了,。

　　 13.如何寫規(guī)定、規(guī)則,、規(guī)劃

　?。?）規(guī)定

　　規(guī)定，是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體,、企事業(yè)單位針對(duì)某項(xiàng)具體工作或?qū)ｉT問(wèn)題所提出的要求和規(guī)范，由主管部門或機(jī)關(guān)依據(jù)國(guó)家的法律政策制定,。

　　規(guī)定由標(biāo)題、簽署和正文三部分組成,。

　　第一部分,，標(biāo)題,。規(guī)定的標(biāo)題有兩種寫法：由“發(fā)文機(jī)關(guān)”加“事由”加“文種”組成。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于農(nóng)民個(gè)人或聯(lián)戶購(gòu)置機(jī)動(dòng)車輛和拖拉機(jī)經(jīng)營(yíng)運(yùn)輸業(yè)的若干規(guī)定》。由“?由”加“文種”組成,，如《女職工勞動(dòng)保護(hù)規(guī)定》,。有的規(guī)定為“暫行”,，要在標(biāo)題內(nèi)標(biāo)明,。如《關(guān)于全國(guó)性專業(yè)公司管理體制的暫行規(guī)定》。

　　第二部分,，簽署。簽署標(biāo)明發(fā)布機(jī)關(guān)和發(fā)布日期,。規(guī)定的簽署有兩種方式：涉及問(wèn)題重大、面廣,、發(fā)文單位級(jí)別高的規(guī)定，簽署置于標(biāo)題之下,。普通的規(guī)定，標(biāo)題中已標(biāo)明發(fā)布單位,，簽署時(shí)可不簽發(fā)文單位,，只標(biāo)明時(shí)間就可以了,。

　　第三部分,，正文,。規(guī)定的正文,，同“條例”相比，寫法上比較自由靈便,。一般由開(kāi)頭,、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成。

　　開(kāi)頭簡(jiǎn)明地交代制訂規(guī)定的目的和緣由,，即說(shuō)明為什么要作?這種規(guī)定,。

　　主體部分即規(guī)定事項(xiàng)。所謂的“規(guī)”和“定”,，既要有原則性要求,，又要有具體措施和辦法。規(guī)定的主體要有所提倡,、有所反對(duì),，要明確“可以怎樣”、“不可以怎樣”,，特別是對(duì)職責(zé),、權(quán)益、獎(jiǎng)懲等問(wèn)題要有具體措施,。

　　規(guī)定的結(jié)尾一般以生效日期,、實(shí)施要求或解釋權(quán)歸屬為內(nèi)容,，有些程序性的附加說(shuō)明也可歸入結(jié)尾部分。

　　值得注意的是,，規(guī)定一般由機(jī)關(guān)部門或主管部門制定,，普通個(gè)人不能制訂規(guī)定。

　　例文：

　　　　北京市人民政府

　　　　關(guān)于加強(qiáng)自行車交通管理的規(guī)定

　　為進(jìn)一步貫徹《北京市道路交通管理暫行規(guī)則》和《北京市道路交通管理暫行處罰規(guī)則》,，加強(qiáng)自行車交通管理,，除全面執(zhí)行已有規(guī)定外，特重申并補(bǔ)充以下規(guī)定：

　　一,、騎自行車者,，必須遵守以下規(guī)定：

　　1.沿路靠右行駛，禁止逆行,。禁止在便道上騎行,。在劃有機(jī)動(dòng)車和非機(jī)動(dòng)車分道線的道路上，禁止在機(jī)動(dòng)車道上騎行,。

　　2.轉(zhuǎn)彎要提前減速,，并伸手示意，不準(zhǔn)突然猛拐,、爭(zhēng)道搶行,。橫穿劃有上、下行四條以上機(jī)動(dòng)車道的路段,，必須推車從人行橫道內(nèi)通過(guò),。

　　3.在城鎮(zhèn)地區(qū)和公路上不準(zhǔn)騎車帶人。騎車不準(zhǔn)扶身并行,，不準(zhǔn)雙手離把,，不準(zhǔn)攀扶其他車輛，不準(zhǔn)拖帶車輛,，不準(zhǔn)追逐競(jìng)駛,。

　　4.在交叉路口遇有停止信號(hào)時(shí)，必須停在停止線以外的非機(jī)動(dòng)車道內(nèi),，不準(zhǔn)越過(guò)停止線或繞行通過(guò),。

　　5.停放自行車，必須停放在存車處或指定地點(diǎn),；在未設(shè)存車處的地區(qū),，必須靠便道里邊停放或放在不影響交通的地方。

　　二,、對(duì)違反規(guī)定的,，要給予批評(píng)教育，并分情況，處以五角或一元罰款,。拒不接受處理的,，按規(guī)定加重處罰。

　　三,、嚴(yán)格執(zhí)行以責(zé)論處的原則,，完全由于騎車人違反規(guī)定造成交通事故的,，由騎車人承擔(dān)全部責(zé)任,。

　　四、本規(guī)定由市公安局負(fù)責(zé)實(shí)施,。

　　　　　　　　　　××××年×月×日

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先做秘書后做領(lǐng)導(dǎo)

前言

第一章　工作態(tài)度決定秘書一生（1）

第一章　工作態(tài)度決定秘書一生（2）

第一章　工作態(tài)度決定秘書一生（3）

第一章　工作態(tài)度決定秘書一生（4）

第一章　工作態(tài)度決定秘書一生（5）

第三章　日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（8）

第三章　日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（9）

第三章　日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（10）

第三章　日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（11）

第三章　日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（12）

第三章　日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（13）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（1）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（2）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（3）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（4）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（5）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（6）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（7）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（1）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（2）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（3）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（4）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（5）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（6）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（7）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（8）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（9）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（10）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（11）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（12）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（13）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（14）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（15）

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先做秘書后做領(lǐng)導(dǎo)

前言

第一章 工作態(tài)度決定秘書一生（1）

第一章 工作態(tài)度決定秘書一生（2）

第一章 工作態(tài)度決定秘書一生（3）

第一章 工作態(tài)度決定秘書一生（4）

第一章 工作態(tài)度決定秘書一生（5）

第三章 日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（8）

第三章 日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（9）

第三章 日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（10）

第三章 日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（11）

第三章 日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（12）

第三章 日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（13）

第四章 辦公技能鍛煉秘書一生（1）

第四章 辦公技能鍛煉秘書一生（2）

第四章 辦公技能鍛煉秘書一生（3）

第四章 辦公技能鍛煉秘書一生（4）

第四章 辦公技能鍛煉秘書一生（5）

第四章 辦公技能鍛煉秘書一生（6）

第四章 辦公技能鍛煉秘書一生（7）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（1）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（2）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（3）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（4）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（5）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（6）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（7）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（8）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（9）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（10）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（11）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（12）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（13）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（14）

第五章 “筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（15）

第一章　工作態(tài)度決定秘書一生（1）

第一章　工作態(tài)度決定秘書一生（2）

第一章　工作態(tài)度決定秘書一生（3）

第一章　工作態(tài)度決定秘書一生（4）

第一章　工作態(tài)度決定秘書一生（5）

第三章　日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（8）

第三章　日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（9）

第三章　日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（10）

第三章　日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（11）

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第三章　日常事務(wù)考驗(yàn)秘書（13）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（1）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（2）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（3）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（4）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（5）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（6）

第四章　辦公技能鍛煉秘書一生（7）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（1）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（2）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（3）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（4）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（5）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（6）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（7）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（8）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（9）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（10）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（11）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（12）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（13）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（14）

第五章　“筆桿子”是檢驗(yàn)秘書文字功底的唯一標(biāo)準(zhǔn)（15）