關于會議紀要的寫作

龔仕文

一、會議紀要的定義

    “會議紀要”屬于法定公文的一種,。

　　中共中央辦公廳1996年印發(fā)的《中國共產黨機關公文處理條例》（以下簡稱現行《條例》）和2000年國務院發(fā)布施行的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱現行《辦法》）關于法定公文的定義明確：法定公文是依法處理公務活動的重要工具,，必須具有法定效力（或特定效力），同時具有規(guī)范體式（或規(guī)范格式）,。

    會議紀要在各級機關多年使用的實踐證明,，它完全具備法定公文的兩個特征。其一,，它是將會議議定的,、與會各方以及有關單位必須共同遵守或執(zhí)行的事項和主要精神，經加工整理而成,，具有法定效用,。其二，會議紀要擬制時又都約定成俗,，有相對統(tǒng)一規(guī)范的體式和制發(fā)程序,。

    經過若干年的實踐經驗總結，關于“會議紀要”的定義更加科學,、準確,。1996年印發(fā)的現行《條例》定義,，會議紀要“用于記載會議主要精神和議定事項”。2000年發(fā)布施行的現行《辦法》定義,，會議紀要“適用于記載,、傳達會議情況和議定事項”。顯然,，會議紀要與會議記錄不同,，與報道會議概況、會議內容的簡報也不同,。其種種區(qū)別之中最重要的一個區(qū)別就在于，會議紀要具有特定的法定性,，而會議記錄,、會議簡報一般不具法定性。

二,、會議紀要的作用,、類別和特征

    “會議紀要”是根據會議主旨并在會議記錄的基礎上概括、提煉寫成的,，通常用平實,、精練、嚴謹的語言綜合會議情況和結果,，具有紀實性,、簡要性和指導性；既可上報,，又可下發(fā),，也可平行使用，所以兼有上行,、下行和平行的特征,。

    一般說來，工作會議,、例行會議,、座談會都應當產生紀要。為了工作需要,，它可以直接下發(fā),，也可呈報上級批轉下達，還可以由主持會議的機關和領導同志加批語下發(fā),，有時還可將會議紀要公布于報刊,。

    紀實性，是會議紀要的基本特點,，也是擬定會議紀要的基本原則,；簡要性,，是會議紀要的基本要求，洗練是會議紀要的特點,；指導性,，是會議紀要的基本功能，會議紀要必須集中反映會議精神,，一經發(fā)布和下達,，便對與會單位及有關單位或人員貫徹執(zhí)行議定事項具有指導和約束作用。

    會議紀要一般不單獨行文,。如需將會議紀要報送上級機關,，必須用一份報送報告，附上會議紀要一并呈送,。如需印發(fā)下級機關執(zhí)行,，則要用一份批轉通知，附會議紀要一并下發(fā),。

    按會議的性質,，會議紀要大體上可以分為三種類型：議決型，情況型,，消息型,。

    議決型會議紀要，用以記載和傳達會議的議定事項,。這類紀要政策性較強,，具有一定的指導意義。它是根據會議的議題和會議討論情況,，包括議決事項,，加以分析、概括主要的結論,，提出解決問題的措施,，以指導工作任務的完成。這種紀要適用于重要的工作會議,，如《全國農村工作會議紀要》（1982年4月6日《人民日報》刊載）,、《海關工作聯(lián)席會議紀要》（1989年）；也適用于專業(yè)會議,，如《江蘇省人民政府專題會議紀要第4號》（2002年1月17日,，研究2002年全省企業(yè)改革與管理工作意見）、《南京揚子江石化有限公司專題會議紀要》（2004年4月26日,，研究建立有限公司經營指標考核體系）等,，都屬于這類紀要?？梢?，其使用范圍很廣,，既有全國性的、地區(qū)性的,，也有企事業(yè)或群眾團體的,。

    情況型會議紀要，用以全面概括會議的議程,、議題,、討論情況、討論結果和會議精神,，起到傳遞信息,、交流經驗的作用。這種紀要多適用于各類座談會,、經驗交流會和各種學術會議等,。如《〈高等院校檔案工作規(guī)范〉（試行）研討會紀要》。

    消息型會議紀要,，用以發(fā)布會議成果。主要是一種帶有新聞報道性質的紀要,。記載和傳達會議概況,、會議內容、主要議題,、議決情況,、會議成果以及會議中提出的一些問題或建議等。這種紀要多適用于學術性,、協(xié)商性會議,。如《2005年西北地區(qū)高校文化素質教育基地建設工作研討會議紀要》。

    按內容涵蓋,，紀要還可分為綜合性紀要和專題性紀要,。

    綜合性紀要又稱辦公會議紀要或日常行政工作會議紀要，常用于黨政機關,、人民團體和企事業(yè)單位等各級領導班子研究問題,、部署工作的一攬子會議。這種會議內容廣泛,，常就各方面問題進行全面討論,，得出若干結論；有的還形成決定,，要求有關方面執(zhí)行,。

    專題性紀要是對會議討論的中心議題取得的成果所作出的紀要，多用于專業(yè)性會議,。此外,，還可以按會議性質分類,，如例會紀要、座談會紀要等,。

    角度不同,，類別不同。

    《江蘇省人民政府專題會議紀要第19號》（2004年4月20日,，研究分析能源供應形勢,，研究對策措施。見例文1）和《南京揚子江石化有限公司專題會議紀要》（2004年4月15日,，研究公司煤炭采購問題,。見例文2），如按會議的性質,，它們都屬于議決型會議紀要,；如按內容涵蓋，則它們又同屬于專題性紀要,。

三,、會議紀要的結構與寫法

    “會議紀要”一般由標題和正文（正文又包括前言、主體和結尾三部分）組成,。會議紀要一般不落款,，成文時間可寫在標題下。

         1.標題,。

    會議紀要的標題有3種形式,，位置都在正文上方正中央。

　　一是會議名稱加“紀要”,，如《四川省第一次防火責任人會議紀要》《全國農村愛國衛(wèi)生運動現場經驗交流會紀要》,。如屬辦公會、例會紀要的標題,，只要求標明哪個單位,、什么性質的會議。這種標題,，在一個單位內是固定的,。如《省委常委會議紀要》《江蘇省人民政府專題會議紀要》。

    二是由發(fā)文機關,、事由,、文種組成，如《廣西省人民政府關于加強少數民族地區(qū)文化藝術交流問題的會議紀要》,。

    三是正副標題式,，如《全球化進程中的中國文化——南京市市民保護傳統(tǒng)文化座談會紀要》《貫徹黨的十六大精神　開創(chuàng)三農工作新局面——河南省農村工作會議紀要》。

    上面例舉的一些座談會紀要的標題，主要是把會議討論的問題簡要地標出來,，每次的會議不同,，標題也不同?？傊?，不論什么樣的標題，都要起到使人一目了然的效果,。

          2.前言,。

    是會議紀要的開頭部分。主要是簡介會議概況,。即以簡短的文字把會議概貌敘述出來,，給人以總體印象，對會議有一個總的了解,。

    如《江蘇省人民政府專題會議紀要（第19號）》的前言（見例文1正文第一自然段）：“2004年4月19日,，李全林副省長主持召開省能源聯(lián)席會議第一次會議，主要研究分析當前能源供應形勢,，研究對策措施,，布置當前工作?！緟⒓恿藭h,。” 和《南京揚子江石化有限公司專題會議紀要》的前言（見例文2正文第一自然段）：“2004年4月15日，包能源副總經理主持召開了煤炭采購專題會,。……等參加了會議,。”前者155字,，后者153字，但說清楚了會議名稱,、屆次,、目的、任務（內容）,，開會的時間,、地點，會議主持人,，參加和列席會議的人員,，會議主要議題和主要成果等。

         3.主體,。

    也有的會議紀要開頭不寫會議概況,，很快就進入主體內容。主體,，是正文的主要部分,，也是整個會議紀要的核心部分,。概述會議的內容、決議,、主要精神和任務,。

    如《江蘇省人民政府專題會議紀要（第19號）》（見例文1），和《南京揚子江石化有限公司專題會議紀要》（見例文2）,，寫法略有不同,。但由例文1、例文2可知,，會議紀要的正文這部分內容,，是根據會議的中心議題，按主次,、有重點地寫出會議的成果,，包括對會議所討論的問題的現實情況的分析和認識；其重要性,、已有成就和有待解決的事項,；對會議所討論的問題今后應采取的方針、政策,、解決辦法,；組織領導和措施；需要向上級機關反映或提請注意的問題等,。

    主體的寫法有三種：

    （1）概括式,。也稱綜合式。即把會議所討論和議決的事項進行綜合概括,，按性質歸納成幾個方面逐一寫出,。這種寫法的好處是主次分明，有利于突出主要內容,，有利于從原則高度把問題說深說透,。一般不反映意見性、要求性的內容,，主要記載會議情況和結果,。這種寫法多用于小型會議，討論的問題比較集中,、單一,，意見比較一致。

    （2）分項式,。會議規(guī)模比較大,，討論問題比較多，涉及面比較廣時，可采取這種寫法,。即將會議討論和議決的事項分條列項,，按主次輕重有序地寫，使之條理化,，一目了然,。這部分內容常使用“會議認為”“會議指出”等導語，以此引領下文,。其好處是寫作結構眉目清晰,，事項讀來也清晰，便于理解執(zhí)行,。

    （3）發(fā)言記錄式,。也稱摘要式。即按會上發(fā)言的順序或內容性質分類,，把與會者的重要發(fā)言摘錄出來,。注意先寫發(fā)言者姓名，后記其發(fā)言,；且僅摘要點,，不可原話全錄；在記其第一次發(fā)言時,，應在其姓名之后用圓括號注明其單位,、職務或職稱。好處是盡量保留發(fā)言人談話內容的完整性和風格,，既如實地反映了會議討論的情況和每個人的意見,，又避免了一般化和千篇一律，比較客觀,、真實,、具體。有些座談會,，如學術討論會,、市民論壇的紀要常用這種寫法,。

    （4）條款式,。也稱條項式。有些重要工作會議圍繞會議主旨形成的意見,、確定的事項比較多,，帶有決定性質，而且每條意見,、事項可以單列成文,，可采取條款式寫法，把會議討論的內容分列為若干條，一條寫一個意思或一件事情,；每條的開段領句,，即是該條的中心意思。這種寫法的好處是條理分明,。例文1,、例文2就是條款式會議紀要的典型范文。

         4.結尾,。

    這部分有的提出一般性的希望,、號召；有的要求有關單位認真貫徹執(zhí)行會議精神,，努力完成會議提出的各項任務,。也有些會議紀要，如例文1,、例文2不再單寫這一部分,，寫完會議精神和決定部分就戛然而止，結束全文,。

    有些紀要（如例文1）的尾部還寫明會議紀要整理單位和紀要整理時間,，標識主題詞，注明上報下發(fā)單位,、印發(fā)機關和日期以及印發(fā)份數,。一些工作例會的紀要的結尾，有時還將出席人,、列席人,、缺席人姓名寫上。

四,、擬寫會議紀要的具體要求

    會議紀要是綜合整理會議精神而成的,。在落筆之先，應認真研究會議有關文件,，尤其要認真查閱會議記錄,，著重閱讀有關議題及決定事項，吃透會議精神,，把握會議主旨,，然后再動筆。具體要求可以歸納為“四要”：

         1.要弄清會議主旨,，緊扣主題,，突出中心。

    紀要是為貫徹會議主旨服務的,。首先,，應當圍繞會議主旨及主要成果來整理,、提煉、概括,。著筆重點不是會議過程,，而是會議的決議和成果；不是羅列會議結果內容,，而是對結果進行歸納概括,；不能空泛落套地議論，而要求有實質內容地表述,；不能記流水賬,，而是要集中寫好會議重點內容。會議明確和解決的問題,，凡是與會議主題有關,、聯(lián)系緊密的，要盡量寫充分,，反之,，可少寫或不寫。否則,，寫出的紀要就會雜亂無章,，不得要領，甚至走題,。撰稿者應心無二用,、自始至終參加會議，不可心有旁鶩,，或因出接電話或倒茶送水,，“丟掉”了會議最重要的內容。

         2.要注意真實性和說理性,。

    紀要應忠實于事實,，要認真分析研究會議發(fā)言者的某些觀點，不可摻雜純屬撰寫者個人的意見,，更不可隨意增減發(fā)揮,。為使紀要闡述的道理有較強的說服力，可以引用會上使用的一些材料和數字,，但引用之前要認真加以核對,。

          3.文字上要簡潔、明快,，使人一目了然,。

    首先,，要根據會議內容確定采取哪種整理方法,，以利于最清楚地表達會議主要精神,。其次，語句要盡可能簡短,，切忌長篇大論,；每段文字不可過長，可適當多分層次,。有的會議紀要,，寫決定事項，雖然只有三兩句話,，也最好作為一個自然段,。

         4.要做好送審工作。

    “送審”,，就是送給領導審定,、把關。對重要會議,，為保證會議紀要質量,，可先將紀要的要點或提綱提請會議討論確定；紀要起草后,，再交會議討論,、定稿。一般例行會議紀要,，則可由秘書人員根據會議的結論性意見直接擬寫,，由主管領導人或辦公部門負責人審定即可印發(fā)，不必再經過會議討論通過,。例如,，省委常委會議紀要或省政府會議紀要，一般由秘書長審定,；重要的會議紀要,，則要由省委書記或省長親自簽發(fā)。企業(yè)的總經理辦公會會議紀要,，一般由辦公室主任審閱后送總經理簽發(fā),。如涉及人、財,、物問題,，在送主要領導審定前，還要送有關部門負責人會簽,，以防出現差錯,、失實和扯皮等現象。

五,、擬寫會議紀要應特別注意避免的問題

    會議紀要是黨和國家規(guī)定的公文文種,，要嚴格按照公文的寫作和處理程序進行擬稿,、審核、簽發(fā),、繕印和分發(fā),。特別是要避免出現以下幾種情況：

         1.紀要沒有如實反映會議內容。

    會議紀要的撰寫者以主觀的愿望取舍,、概括,、提煉與會者的發(fā)言；或者用變換角度,、斷章取義的手法篡改與會者的觀點,，變更會議中心議題；或者離開會議實際進行再創(chuàng)造,，人為地拔高,、深化和“填平補齊”，這些都會使所寫的會議紀要失去客觀真實性,。如某市委召開一次關于查辦工作的討論會,，會議議定：“為了進一步提高查辦工作的質量和效率，發(fā)揮查辦作用,，會議強調,，必須堅持‘領導同志主持，查辦部門協(xié)助’的工作原則,，在立項,、轉辦、上報結果等方面,，都要向分管秘書長或分管主任請示匯報,，重要的查辦件還要由秘書長、辦公廳主任向市委書記或分管副書記請示匯報”,。但是經過撰寫者“加工”“整理”后的《會議紀要》卻變成了“為了進一步提高查辦工作的質量和效率,，發(fā)揮查辦作用，會議強調：要堅持‘領導同志為主,，查辦部門為輔’的工作原則,。……”這顯然篡改了會議原意,。

         2.紀要沒有抓住會議中心議題,。

    紀要撰寫者沒有認真分析研究與會者的發(fā)言，并根據會議確定的主旨進行綜合,、歸納,，提綱挈領地反映會議的重要成果，而是不分主次,，面面俱到,；或者主次顛倒,，使已經解決的主要問題沒有得到充分反映，次要問題反而喧賓奪主,，從而降低了會議紀要的質量。如某省委辦公部門召開的一次關于如何加強信息工作的專題會,，會上重點討論了六個問題：（1）今年信息工作的重大事項,；（2）加強調查研究和綜合分析，在提高信息質量上下功夫,；（3）加強綜合部門的信息工作,，增強信息的綜合性；（4）抓好向中辦提供信息的工作,；（5）加強內部政治,、業(yè)務建設；（6）加強全省信息工作的業(yè)務指導,。這次會議形成的紀要卻把第一個重點問題給忽視了,，沒有詳細闡述，而是一筆帶過,；對其它問題卻寫得很具體,。顯然，失之偏頗,。

          3.紀要沒有注意真實性和說理性,。

    在會議紀要起草過程中，撰寫者對會議發(fā)言者的某些觀點沒有認真加以研究,，引用的材料也沒有詳細核對,，而有采取照貓畫虎、照相式的“純客觀”反映,，不管道理通不通,，事實對不對，能否說明問題,，人家講什么,，紀要就寫什么，結果,，表面上似乎忠實了會上發(fā)言,，卻使紀要起不了應有的效果。

六,、會議紀要與會議記錄,、決議和簡報的區(qū)別

    會議紀要與會議記錄,。

    兩者最大的特點都在于“實錄”，即如實反映會議活動的情況和結果,。紀實性是它們的生命。但兩者有根本區(qū)別,。

    會議記錄是一項重要的工作記錄材料，無論是詳記還是簡記、摘記,，都是原始記錄，與會者怎么說就怎么記,，既不能走神遺漏重要內容,，也不能以一己之好惡人為增刪，或添枝加葉或蓄意遺漏重要內容,。會議記錄應指定專人負責,，用專門的編號的本子記錄、保管,，每次會后,，會議主持人都應在記錄的右下方署名，以示對會議記錄真實性的認可和認證,。會議紀要則是在會議記錄基礎上通過執(zhí)筆人按會議宗旨進行分析綜合,，去蕪存精，按一定的邏輯順序加工而成,。

    會議記錄是事務文書,，不是法定公文，也不是文章,，充其量只能做文章的原始材料,。紀要則是經過抽象思維，加工制作之后形成的文章,。會議記錄只有紀實性,，會議紀要還有指導性。

會議記錄有話必錄,，會議紀要要求摘要,、簡要。會議記錄僅作為機關單位內部資料使用,，備案,、備查。會議紀要則要求在一定范圍內公布,，用以指導工作,。

    需要說明的，一是隨著OA（Office Automation 辦公自動化）綜合科學技術進入辦公室作業(yè),，屏幕代替紙,、鍵盤代替筆、錄音和筆記本電腦輔助甚至代替筆記，以設備和系統(tǒng)的高度自動化和辦公環(huán)境的自動化系統(tǒng)為主,，實現電子化,、無紙化、智能化,、數字化,、標準化、通訊高速化,、多樣化聯(lián)機化,，使辦公自動化向更高的層次發(fā)展，會議記錄的載體,、認可和認證方式,，會有變化,。二是港澳回歸,、成立特別行政區(qū)之后，建立了各自的公文體系,，其中有許多新型文體,，如“會議記錄”“通函”“錄事”“便箋”“建議書”等；臺灣1973年公文改革后,，出現了“書函”“電話記錄”等新型文體,。因之，在港澳特別行政區(qū)和臺灣省,，會議記錄和電話記錄等文種也屬法定公文,。這又另當別論了。

    會議紀要與會議決議,。

    兩者都反映會議議決事項,，但會議決議通常只反映多數人的一致意見和觀點，有人有不同意見,，在決議里一般不反映,。會議紀要則要求將會議上有代表性的各種觀點和意見，都一一如實反映,，特別是情況型紀要和消息型紀要更是如此,。

    會議紀要與會議簡報。

    兩者都是反映會議情況的,，但會議簡報只反映會議某個階段或某個方面的情況,，會議紀要則要全面地系統(tǒng)地反映會議情況和會議精神。會議簡報可以定期不定期編發(fā),，一次會議可以編發(fā)多期簡報,，甚至可以一天按會議進程或按會議討論的不同專題編發(fā)多期簡報；但紀要一次會議只能產生一份。

    會議紀要與會談紀要,。

    兩者都是反映會議情況的,，且文種名稱僅一字之差，但約束對象和約束效力大相徑庭,。

    會議紀要是根據會議宗旨和討論內容,，參照會議記錄，扼要記述會議情況,，重點闡明會議基本精神的文件,。而會談紀要常常需要通過會談雙方或諸方反復磋商以后才能訴諸文字。這種把會談結果以書面形式載錄定約的文件,，對與會各方在一定范圍,、一定時間內，具有憑據的效力,。

    亦即,，會議紀要通常由會議主辦單位擬就，目的是議后有文,，貴在“行”（遵守和執(zhí)行）,；而會談紀要一般由會談各方共同草簽，用意在篤誠不二,，重在“信”（憑信）,。

而且，會議紀要是一次會議的終結文件,，會談紀要則一般都是會談各方正式簽約前的必要準備,，常常是過渡性文件。

    由此可見,，會議紀要較之其它會議文件,，具有內容扼要、語言精練,、全面準確,、富于邏輯性等特征。