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讓我們先來看一下現實情況中的企業(yè)辦公情況。辦公,，這里也可以理解為“日常的工作”,。這個日常工作的涵義是很廣泛的,。從人員應用的角度來看，企業(yè)管理者希望隨時了解整個公司的運作情況,，與各部門保持經常性的溝通和交流,，從人力資源、財務等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并支持決策,，因此他關注“監(jiān)控和決策”,；部門領導希望方便的分配工作任務，查看下屬的工作進展情況,，對其做出相應的指導,，對業(yè)績進行評價，并與上下級和其他部門建立緊密的聯系,，因此他關注“管理和協調”,；普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進度，很方便的利用各種管理工具,，例如文檔管理,、知識庫、客戶管理,、項目管理等完成自己的工作任務,，因此他關注“高效和協作”。而從應用內容的角度來看,，日常工作事實上涵蓋了對知識,、文檔、人員,、資產,、財務、項目等方面的管理,，并且每個管理的環(huán)節(jié)都關聯緊密,，相互作用。因此在現實情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的范圍,，傳統(tǒng)OA只是從一個狹義和片面的角度去實現了“辦公自動化”,。因此OA應該從更廣闊的角度來考慮“辦公”的涵義，并與企業(yè)的需求進行緊密的結合,。

        再來看一下企業(yè)當前的信息化現狀,。我們發(fā)現，過去的很多應用系統(tǒng)都是相互割裂的,，它們往往關注單個或局部資源的管理,，相互之間很少能夠緊密協調起來，“信息孤島”,、“應用孤島”和“資源孤島”三大難題不可避免的存在,。企業(yè)常常面臨溝通不暢,，信息無法及時獲得，管理效率低下,，資源和資源之間各自為政,，難以統(tǒng)一管理和協調的現狀。尤其是當企業(yè)業(yè)務流程日益復雜,，業(yè)務與業(yè)務之間關聯與交叉頻繁,；人與人，部門與部門,，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協作愈發(fā)凸現重要性的時候,，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現對管理和運營各環(huán)節(jié)的掌控,、調配和協作,。而傳統(tǒng)OA由于其應用的局限性難以滿足企業(yè)“協同管理”的需求。因此協同理念和協同應用應該更多的被納入OA中,，使其可以對企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進行整合,，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個新的層面。

企業(yè)選擇OA的黃金四步曲：

       第一步,，選擇性價比高的數據庫及平臺,，一般MYSQL數據庫和IBM的Lotus平臺搭建的OA系統(tǒng)比較好，安全性,、可擴展性各方面都比較好,。

       第二步，OA的主體功能要齊全,。包括:公告通知,、文件傳送、電子通訊薄,、日程安排,、工作日記、工作計劃,、個人(公共)文件柜、網上申請和審批,、電子簽章,、電子郵件、手機短信,、個人考勤,、人事管理、會議管理,、規(guī)章制度,、投票等,。這些功能貫穿了企業(yè)的日常辦公要素。盡量除掉華而不實,、利用率低的閑置功能,，只要有自己實用的功能就行。

       第三步,，要易用性強的OA,。最好每項功能都一目了然,，用戶無須任何專業(yè)培訓即可自動上手，并快速熟練運用,。系統(tǒng)還應讓用戶方便的設置權限和自定義工作流。維護性上管理員無需任何專業(yè)知識就可以靈活設置欄目,，并直接進行系統(tǒng)內數據的備份和恢復,。終身免費升級和服務也是必不可少的。

       第四步,，價格適中,。太便宜不好，這樣的軟件往往功能上有欠缺,，太貴了很多功能不實用,。中小企業(yè)選擇OA軟件既不能求大、求全,，又不能隨便,、湊合，必須根據自身特點選擇一個實用,、適用,、易用、易擴展,、性價比高的軟件（如偉峰OA）,，只有這樣才能讓軟件在自己的企業(yè)內發(fā)揮最大的功效，給企業(yè)帶來最大的回報,。