一,、建立獎狀模板

首先利用WORD制作一個獎狀模板將其中姓名、獲獎類別先空出,，確保打印輸出后的格式與獎狀紙符合,。

二、用EXCEL建立獲獎數(shù)據(jù)庫

在EXCEL表格中輸入獲獎人以及獲幾等獎等相關(guān)信息,，并保存文件。

三,、關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫與獎狀

打開保存好的WORD文檔,，依次選擇視圖→工具欄→郵件合并，在新出現(xiàn)的工具欄中選擇“打開數(shù)據(jù)源”,，并選擇EXCEL表格,，打開后選擇相應(yīng)的工作簿，默認(rèn)為SHEET1,，并按確定,。將鼠標(biāo)定位到需要插入姓名的地方，單擊“插入域”,，在彈出的對話框中選擇“姓名”,，并按“插入”。同樣的方法完成“等第”的插入,。

四,、預(yù)覽并打印

選擇“查看合并數(shù)據(jù)”，然后用前后箭頭就可以瀏覽合并數(shù)據(jù)后的效果,，選擇“合并到新文檔”可以生成一個包含所有獎狀的WORD文檔,，這時就可以批量打印了。

利用郵件合并功能可以非常方便地將EXCEL數(shù)據(jù)和WORD文檔關(guān)聯(lián)起來,，如果有數(shù)據(jù)變動,，只要在EXCEL表格中修改就可以了。利用該功能,，還可以非常方便地制作和打印成績單,、工資單。