提高工程竣工資料的歸檔質(zhì)量，是新時(shí)期地鐵檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn) 

　　地鐵工程檔案管理至關(guān)重要

　　地鐵新線建設(shè)和改造工程是北京市重點(diǎn)工程,，投資大,、專業(yè)多、工期緊,、任務(wù)重,，做好重點(diǎn)工程項(xiàng)目工程資料的管理工作，提高工程竣工資料的歸檔質(zhì)量,，是新時(shí)期地鐵檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn),。

　　北京未來軌道交通網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)營(yíng)的發(fā)展規(guī)劃，是北京地鐵實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)難得的機(jī)遇,，也是在“新地鐵”的大環(huán)境中開創(chuàng)檔案事業(yè)全新局面的良好契機(jī),。地鐵新線建設(shè)和改造工程是北京市重點(diǎn)工程，投資大,、專業(yè)多,、工期緊、任務(wù)重,，做好重點(diǎn)工程項(xiàng)目工程資料的管理工作,，提高工程竣工資料的歸檔質(zhì)量，是新時(shí)期地鐵檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn),。

　　地鐵竣工歸檔關(guān)乎工程質(zhì)量

　　完善的規(guī)章制度,，需要參與工程建設(shè)的甲方乙方共同遵守，加大監(jiān)督管理力度,，是規(guī)章制度得以執(zhí)行的舉措之一,。對(duì)于地鐵的建設(shè)工程，涉及的建設(shè)單位部門多,，監(jiān)理單位、施工單位多,，監(jiān)管工作的實(shí)施是個(gè)苦差事,，檔案工作人員應(yīng)不辭辛苦，監(jiān)管全面,，監(jiān)管到位,，以確保竣工資料歸檔質(zhì)量,。

　　———做好基建文件的監(jiān)管工作,。基建文件是建設(shè)單位在工程建設(shè)過程中形成的文件,。作為工程甲方,，應(yīng)該引起足夠重視，必須有專人從始至終負(fù)責(zé)抓好這項(xiàng)工作,，隨時(shí)進(jìn)行跟蹤歸檔,，尤其要明確原件的保管和歸屬問題,，杜絕為使用方便，長(zhǎng)期將有重要價(jià)值的文件保存在個(gè)人手中的現(xiàn)象,。

　　針對(duì)新線建設(shè)和改造工程,，在《地鐵公司工程資料管理辦法》中，對(duì)前期文件的歸檔提出了明確要求,。對(duì)消隱改造和AFC工程產(chǎn)生大量的招投標(biāo)文件,，地鐵公司又及時(shí)制定了《招投標(biāo)資料歸檔管理辦法》，進(jìn)一步明確了招投標(biāo)文件的歸檔范圍和歸檔要求,，明確了各單位各部門的職責(zé),，并且及時(shí)下發(fā)到公司所屬各單位及施工單位。

　　地鐵公司改造工程涉及專業(yè)多,，包括土建,、通信、信號(hào),、自動(dòng)售檢票,、供電、機(jī)電,、線路,、車輛等專業(yè)，有的專業(yè)公司將前期文件存放在改造辦,，有的專業(yè)公司將前期文件存放在設(shè)備科,，甚至存放在個(gè)人手中，對(duì)前期文件的正副本保管問題及最終歸屬問題責(zé)任不清,，工作中造成被動(dòng),。地鐵公司總部為此召開了改造工程專項(xiàng)檔案工作會(huì)議，并形成會(huì)議紀(jì)要發(fā)放至各單位,。會(huì)議明確了前期文件的正副本保管問題及最終歸屬問題,，進(jìn)一步明確了各部室和各專業(yè)公司的職責(zé)，再次明確前期文件必須由改造辦設(shè)專人統(tǒng)一收集整理,，此人必須明確本專業(yè)的工程資料的管理流程,，尤其要明確前期文件的管理流程，明白在各個(gè)時(shí)期應(yīng)該形成什么文件,，這樣才能做到主動(dòng)而不是被動(dòng)的收集資料,。地鐵公司在改造工程中既是建設(shè)單位又是使用單位，做好基建文件的收集整理工作更是義不容辭,，這本身也是在為自己創(chuàng)造和積累財(cái)富,。

　　———做好施工資料的監(jiān)管工作。施工資料是施工單位在施工過程中形成的資料，必須引起施工單位的高度重視,。施工資料的收集整理要與工程施工同步進(jìn)行,并且如實(shí)反映工程施工的全過程和結(jié)果,。施工單位必須設(shè)立專職資料員，有專人全過程的負(fù)責(zé)工程資料的收集整理,，并保證專職資料員的穩(wěn)定性,，確保資料整理的連貫性，確保資料制作的如期完成,。

　　 ———做好施工資料的歸檔工作,。必須符合技術(shù)操作規(guī)范。首先,，規(guī)范文字資料的簽字蓋章程序,，變更的資料要及時(shí)更新，手續(xù)齊全,，嚴(yán)禁漏簽及代簽,，嚴(yán)禁擅自修改、仿造或補(bǔ)造,，確保真實(shí)可靠,，只有這樣才能責(zé)任明確，具有法律追溯性,；其次,，資料形成過程中必須使用檔案專業(yè)用筆。

　　做好施工資料的歸檔工作,。必須將跟蹤檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)落到實(shí)處,。依據(jù)規(guī)章制度嚴(yán)格規(guī)范檢查指導(dǎo)程序，從源頭抓起,，從始至終用規(guī)范化,、標(biāo)準(zhǔn)化手段嚴(yán)格要求，從而加強(qiáng)各階段歸檔工作的有序管理,，確保歸檔資料的完整,、系統(tǒng)、準(zhǔn)確,。

　　做好竣工圖的監(jiān)管工作?？⒐D制作的真實(shí)度和質(zhì)量的高低,，直接影響到今后檔案提供利用的準(zhǔn)確度，竣工圖與實(shí)物不符,，不僅為日后工作查考埋下隱患,，甚至?xí)o單位帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，竣工圖必須真實(shí)反映工程建設(shè)項(xiàng)目的施工結(jié)果,，只有監(jiān)理單位和技術(shù)部門雙重把關(guān),，才能保證竣工圖的質(zhì)量。

　　在施工過程中不可避免地要產(chǎn)生變更和洽商,，而如何把全部的變更和洽商真正體現(xiàn)在竣工圖上,，是制作竣工圖的重點(diǎn)，也是對(duì)竣工圖進(jìn)行檢查驗(yàn)收的重點(diǎn),。首先必須保證變更和洽商的有效和完整,，有時(shí)一張變更或洽商要體現(xiàn)在多張圖紙上。

　　提高竣工圖的質(zhì)量,，監(jiān)理單位,、施工單位、建設(shè)單位必須各盡其責(zé),，狠抓落實(shí),，并且在竣工資料的監(jiān)督指導(dǎo)和驗(yàn)收中作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作。

　　培養(yǎng)檔案復(fù)合型人才

　　檔案管理是專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作,，歸檔質(zhì)量取決于檔案人員對(duì)工程專業(yè)知識(shí)的了解和對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)的掌握,，取決于檔案人員的鑒別能力和管理水平。加強(qiáng)工程資料人員及檔案人員的專項(xiàng)培訓(xùn)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,，有利于促進(jìn)工程檔案管理的規(guī)范化,、標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì),，全面提高公司檔案管理水平,。

　　工程檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它在工程建設(shè)中環(huán)環(huán)相扣,，步步相連,。為了加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程各階段檔案工作的有序管理，保證歸檔資料的完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)，公司總部在工程項(xiàng)目開始階段就加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn),，用規(guī)范化,、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求工程資料歸檔工作。我公司大部分檔案人員以前沒有參與重點(diǎn)工程全過程檔案管理的機(jī)會(huì),，缺乏實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn),，有些摸不著頭緒。為此,，我們采取了一系列行之有效的辦法,，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性與主動(dòng)性,，努力培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)。通過對(duì)公司專業(yè)部室,、二級(jí)單位及相關(guān)單位的專兼職檔案人員多次進(jìn)行專題業(yè)務(wù)培訓(xùn),，提高他們的業(yè)務(wù)水平，通過培訓(xùn),，我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并有針對(duì)性地解決問題,。另外，我們結(jié)合各二級(jí)單位檔案人員所負(fù)責(zé)專業(yè)情況,，為他們創(chuàng)造理論與實(shí)際相結(jié)合的機(jī)會(huì),，有針對(duì)性地帶領(lǐng)他們深入施工現(xiàn)場(chǎng)，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo),，使他們具備獨(dú)立完成對(duì)施工單位歸檔工程資料的檢查指導(dǎo)能力,，使專兼職檔案人員隊(duì)伍覆蓋到工程管理的各個(gè)層面，充分發(fā)揮他們應(yīng)有的作用,。

　　提高檔案人員自身素質(zhì)

　　過去在人們眼中,，檔案員等同于資料保管員，只會(huì)被動(dòng)地守著庫(kù)房滿足借閱檔案的需要,。檔案工作的性質(zhì)決定它不可能轟轟烈烈,，一向被人們認(rèn)為默默無聞，要想被人們所認(rèn)識(shí),，檔案人員,，應(yīng)該是一專多能，在檔案管理上是專家,，在工程檔案的指導(dǎo)上是內(nèi)行,。在掌握檔案專業(yè)的同時(shí)，應(yīng)該及時(shí)了解重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃,、規(guī)模,、性質(zhì)、工程進(jìn)展情況等,，熟知各個(gè)專業(yè)的工程程序,，掌握各個(gè)時(shí)期應(yīng)該形成哪些工程資料，深入領(lǐng)會(huì)在工程資料制作中所執(zhí)行文件和規(guī)程的具體含義和操作方法,，超前介入,，跟蹤指導(dǎo)，積極主動(dòng)和甲方,、監(jiān)理,、施工單位進(jìn)行溝通，有針對(duì)性地發(fā)現(xiàn)問題并解決問題,。

　　公司對(duì)工程檔案的歸檔范圍,、歸檔的技術(shù)要求及質(zhì)量要求、分類,、檔號(hào)及案卷題名的編寫等都提出了明確的要求,，各級(jí)檔案管理人員應(yīng)深入領(lǐng)會(huì)，加大執(zhí)行力度,，與公司保持一致,，并及時(shí)收集相關(guān)信息，提出合理化建議,。

　　檔案管理人員應(yīng)該樹立科學(xué)發(fā)展觀,，努力提高自身素質(zhì)，深入領(lǐng)會(huì)國(guó)家及北京市有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)及管理規(guī)程,，系統(tǒng)掌握本公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,、管理標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法，運(yùn)用全新的管理理念,、創(chuàng)新意識(shí)和檔案管理的現(xiàn)代化手段,，推動(dòng)工程資料的收集、整理和歸檔工作,，提高案卷質(zhì)量,，促進(jìn)公司檔案管理水平整體發(fā)展。

　　加大檔案執(zhí)法力度

　　貫徹依法治檔原則,，將工程檔案管理納入法制化管理的軌道,。為加強(qiáng)改造工程中工程資料的監(jiān)控與收集整理工作，我們對(duì)各分公司工程資料的管理工作進(jìn)行了專項(xiàng)執(zhí)法檢查,，宣傳檔案法律法規(guī),，檢查各分公司對(duì)《地鐵公司工程資料管理辦法》的執(zhí)行和落實(shí)情況，得到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,，為工程資料的收集齊全,、整理規(guī)范打下了良好基礎(chǔ)。我們針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,，尤其就前期文件的歸檔工作召開專題會(huì)議,，按照公司歸檔要求明確責(zé)任單位，通過加大執(zhí)法檢查力度,，促進(jìn)公司檔案整體水平的發(fā)展,。

　“十一五”期間是我市軌道交通跨越式發(fā)展的重要時(shí)期，也是地鐵公司鍛造國(guó)際一流品牌的專業(yè)運(yùn)營(yíng)商,、建設(shè)“新地鐵”的關(guān)鍵時(shí)期,。檔案工作在工程檔案管理中，必須重新定位角色,，更新觀念,，提高管理水平,，開創(chuàng)公司工程檔案管理的全新局面。

    （北京市地鐵運(yùn)營(yíng)有限公司 柏利軍）