編碼是為了系統(tǒng)識(shí)別和檢索而對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行唯一的標(biāo)識(shí),。凡是納入系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)均要對(duì)其編碼，包括物料編碼,、供應(yīng)商編碼,、客戶(hù)編碼、庫(kù)位編碼,、工作中心編碼,、計(jì)劃員/采購(gòu)員編碼等。首先確立統(tǒng)一的編碼原則,。一個(gè)考慮周全,、成熟的編碼體系需要結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)特點(diǎn),并且跨部門(mén)反復(fù)討論，尤其多聽(tīng)取基層和系統(tǒng)使用者的意見(jiàn),，確定最終方案,。

　　編碼工作中最重要的是物料編碼。規(guī)范化是準(zhǔn)確性的前提,，同一物料,，叫法不同的現(xiàn)象在企業(yè)中比較常見(jiàn)，所以在編碼前要先規(guī)范物料名稱(chēng)及描述,。物料描述先描述物料主要屬性,，后描述物料次要屬性，基本順序是名稱(chēng)/型號(hào)或規(guī)格/尺寸/材料/顏色或表面處理/特殊要求,。規(guī)范化之后再進(jìn)行物料編碼,，唯一性是最根本的要求。物料的編碼如同人的身份證號(hào)碼,，是一一對(duì)應(yīng)的,，一物多碼，或多物一碼都會(huì)造成信息混亂和失真,，后期返工修改的工作量巨大,。要明確，不同的物料,，那怕有極微小的區(qū)別也不能用同一個(gè)編碼,。一般來(lái)說(shuō)，只要物料的物理狀態(tài)或化學(xué)性質(zhì)有變化，在制品要在加工過(guò)程中需要入倉(cāng),，半成品作為配件對(duì)外銷(xiāo)售或用于售后服務(wù),，就必須為其指定一個(gè)編碼。

　　在手工環(huán)境下,，為了便于記憶和識(shí)別,，人們喜歡有含義的編碼。在如今計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境下,，提倡編碼簡(jiǎn)單化,，盡可能使用無(wú)含義的編碼體系，不要將圖號(hào)反應(yīng)在編碼中,。不同的ERP系統(tǒng),，會(huì)有不同的編碼要求?？傮w來(lái)說(shuō),，建議物料編碼采用全數(shù)字編碼，如大類(lèi)+分類(lèi)+流水號(hào),，也可以采用數(shù)字和英文字母的組合,，但不要使用特殊字符，避免使用易與數(shù)字混淆的字母,。編碼要考慮擴(kuò)展型,，隨著企業(yè)的發(fā)展，要為日后新增物料繼續(xù)按照原有的編碼規(guī)則進(jìn)行編碼留足空間,，但另一方面編碼位數(shù)太長(zhǎng)則錄入易錯(cuò),，增加工作量。編碼導(dǎo)入系統(tǒng)后不要隨便修改,，由于相互關(guān)聯(lián)性,，一處編碼的修改，可能會(huì)導(dǎo)致相關(guān)聯(lián)的信息的紊亂,。還要注意,，即使某物料以后不再使用，其編碼也不能重新分配給其他物料使用,。

　　2、 物料主文件

　　物料主文件就是物料的檔案,，記錄著該物料的各種參數(shù),、屬性及相關(guān)信息，如物料編碼,、名稱(chēng),、計(jì)量單位、物料類(lèi)型(原材料、半成品,、成品),、來(lái)源類(lèi)型(自制件/采購(gòu)件)、損耗率/產(chǎn)出率,、各種提前期(運(yùn)行,、準(zhǔn)備、檢驗(yàn)等),、財(cái)務(wù)成本信息等等,。所有要在系統(tǒng)里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，有了物料主文件才能據(jù)此建立其他相關(guān)的數(shù)據(jù)文件,，所以設(shè)置物料主文件是物料編碼完成后接著要做的基礎(chǔ)性工作,。

　　ERP系統(tǒng)里提供了許多物料的描述參數(shù)，在實(shí)際應(yīng)用中不一定對(duì)每個(gè)參數(shù)都要設(shè)置,，只需設(shè)置那些系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)必需的以及企業(yè)對(duì)物料管理時(shí)用到的參數(shù),。進(jìn)行物料參數(shù)設(shè)置時(shí)，有些字段的內(nèi)容可以從系統(tǒng)提供的選擇項(xiàng)中選擇,，有些必須自己先定義才能選擇使用,。

　　3、 物料清單(BOM)

　　BOM表明一個(gè)產(chǎn)品由哪些原材料及零件構(gòu)成,，以及他們之間的層次隸屬關(guān)系,。BOM表的結(jié)構(gòu)層次一定要清楚明了。一般來(lái)說(shuō),，BOM包括父項(xiàng)物料代碼,、名稱(chēng)，子項(xiàng)物料代碼,、名稱(chēng),、類(lèi)型、數(shù)量,、批號(hào),、提前期偏置、損耗率,、工作中心和工序號(hào)等字段,。子項(xiàng)類(lèi)型表明子項(xiàng)是作為普通物料消耗在父項(xiàng)的制造過(guò)程中，還是作為工具,、圖紙,、副產(chǎn)品、聯(lián)產(chǎn)品等存在,。數(shù)量類(lèi)型用來(lái)說(shuō)明所給出的數(shù)量是用于一個(gè)單位的父項(xiàng)還是一份訂單,。多數(shù)情況下,，子項(xiàng)數(shù)量類(lèi)型是用于一個(gè)單位父項(xiàng)的，但對(duì)于工具,、圖紙以及生產(chǎn)過(guò)程的消耗品,，其數(shù)量則應(yīng)是用于一份訂單的。子項(xiàng)提前期偏置指出子項(xiàng)物料需求日可以遲于父項(xiàng)物料開(kāi)工的天數(shù),。損耗率也稱(chēng)為殘料率,，指明生產(chǎn)過(guò)程中，其損耗的程度,。

　　BOM是制造型企業(yè)的核心文件,，也是源頭文件，與每個(gè)部門(mén)都有關(guān)系,。圖號(hào)亂,、圖紙錯(cuò)，工程變更,、圖紙修改,、審批、發(fā)放的隨意性在很多企業(yè)司空見(jiàn)慣,。所以,，管好研發(fā)源頭，整理BOM以達(dá)到近乎完美的準(zhǔn)確率,，是避免一物多碼,，避免日后影響生產(chǎn)交貨等一系列問(wèn)題的關(guān)鍵。BOM來(lái)自生產(chǎn),，又指導(dǎo)生產(chǎn),，所以整理BOM不能過(guò)分依賴(lài)工程技術(shù)部門(mén)，而必須由工程技術(shù)部門(mén)和生產(chǎn)制造部門(mén)密切配合,，通過(guò)建立交叉會(huì)審和訂單評(píng)審機(jī)制,，確定準(zhǔn)確的BOM。BOM建立后,，及時(shí)進(jìn)行備份,，同時(shí)利用BOM導(dǎo)入模板批量導(dǎo)入系統(tǒng)。

　　值得一提的是,，根據(jù)不同的用途,，BOM有許多種類(lèi)，最常見(jiàn)的工程BOM和生產(chǎn)BOM是不同的,。工程BOM是設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)用的,，生產(chǎn)BOM是批量生產(chǎn)用的，它是在工程BOM的基礎(chǔ)上根據(jù)工藝裝配要求完善的,。通常，工程BOM在確認(rèn)完成后可以直接晉級(jí)生產(chǎn)BOM，生產(chǎn)BOM也可以直接手工輸入,。提高BOM的準(zhǔn)確性同樣是個(gè)持續(xù)漸進(jìn)的過(guò)程,，需要在實(shí)際的生產(chǎn)中驗(yàn)證，并根據(jù)生產(chǎn)工藝和工程變更不斷維護(hù),，持之以恒才能達(dá)到比較理想的水平,。

    4、庫(kù)存數(shù)據(jù)

　　庫(kù)存數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù),，是ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源之一,。系統(tǒng)的有效運(yùn)行離不開(kāi)準(zhǔn)確的庫(kù)存數(shù)據(jù)支撐，整理庫(kù)存數(shù)據(jù)可以從以下幾方面著手：一是建立健全倉(cāng)庫(kù)管理制度,，加強(qiáng)對(duì)倉(cāng)管員的培訓(xùn),、考核和激勵(lì)。二是規(guī)范各項(xiàng)制度的執(zhí)行,，物料收發(fā),、借退補(bǔ)換都要按流程操作。三是下大力氣盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存,，對(duì)重點(diǎn)物料,、薄弱環(huán)節(jié)重點(diǎn)檢查，分析差異原因,，提高帳物相符率,。這些是基礎(chǔ)性工作，也是日常性工作,。

　　在ERP系統(tǒng)中要設(shè)置倉(cāng)庫(kù)類(lèi)型和庫(kù)區(qū)庫(kù)位,。制造型企業(yè)倉(cāng)庫(kù)類(lèi)型有：原材料庫(kù)、半成品庫(kù),、成品庫(kù),、副產(chǎn)品庫(kù)、廢品庫(kù),、配件庫(kù)等,。庫(kù)區(qū)的設(shè)置主要以物理方位進(jìn)行，或者根據(jù)實(shí)地的劃分,，按序號(hào)來(lái)分區(qū),。庫(kù)位就是指?jìng)}庫(kù)中物料存放的貨架，庫(kù)位的設(shè)置要與實(shí)際情況對(duì)應(yīng)和一致,，便于對(duì)建庫(kù),、移庫(kù)和出入庫(kù)等常用操作實(shí)時(shí)反映。

　　總之,，ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理沒(méi)有捷徑,，但有方法,。對(duì)于新上ERP的企業(yè)，在千頭萬(wàn)緒的工作中,，如果能夠抓住編碼這一主線,，把握好物料主文件、物料清單(BOM)和庫(kù)存數(shù)據(jù)三個(gè)重點(diǎn),，并認(rèn)認(rèn)真真執(zhí)行到位,，對(duì)降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、加快實(shí)施進(jìn)度,，提高管理精細(xì)化水平必將起到積極作用,。