學(xué)校教務(wù)處每年都要打印帶照片的學(xué)生會考證和畢業(yè)證,，政教處每學(xué)期都要打印上千份的校牌（胸卡）、學(xué)生證和榮譽證,，總務(wù)處每月都要打印教職工的工資條,，班主任每學(xué)期都要填寫學(xué)生的帶成績的通知書和學(xué)生檔案……若每一份都用手工填寫打印，須花很多時間且又麻煩,，還易出錯,。若利用Word郵件合并功能，這些問題就迎刃而解了,，下面以制作準(zhǔn)考證為例進行說明,。

　　一、準(zhǔn)備工作：準(zhǔn)備一份Excel的學(xué)生信息數(shù)據(jù),。需要注意的是：在使用Excel工作簿時,，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式，即第一行必須是字段名,，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等,。比如第一行里面包含了編號、準(zhǔn)考證號,、考生姓名及其他相關(guān)信息的字段,，要批量打印照片的話，還需要加一個照片格式和照片名（照片名必須與學(xué)生姓名一致，“照片”的輸入如下圖所示,，單擊G2,，在G2的編輯欄中輸入“=A2&F2”后敲回車鍵，再雙擊單元格進行自動填充即可）,。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的正確與否,，關(guān)系到以后打印出來的證件正確與否，所以必須要仔細(xì)校對檢查,。

　　二,、接下來的工作就是要用word設(shè)計模板格式了，設(shè)計好后,，保存為模板格式,。

四川省宜賓市普通高中會考

準(zhǔn)   考   證

　　三、照片的拍攝采集與編輯

　　照片格式：jpg,；大?。?/span>10~15 KB為宜；名稱：要與學(xué)生姓名一致,，不能有同音字和形近字,。然后將剛才編輯的Excel數(shù)據(jù)、word模板格式,、編輯好的照片放在同一個文件夾中,。

　　四、利用Word郵件合并功能將Excel數(shù)據(jù),、照片合并到word模板《四川省宜賓市普通高中會考準(zhǔn)考證》中。步驟如下：

　　1．啟動word程序,，打開《四川省宜賓市普通高中會考準(zhǔn)考證》word模板,，從菜單欄中選擇“工具→郵件合并向?qū)?/span>”命令，將出現(xiàn)“郵件合并幫助器”對話框,；

　　2．在“郵件合并幫助器”對話框中的第一步：選擇“信函”并單擊“下一步”：“正在啟動文檔”──單擊“使用當(dāng)前文檔”（如果想在一張紙上打印多份的話,，選擇“目錄”），再在出現(xiàn)的對話框中單擊“活動窗口（A）”按鈕──點擊“下一步”：選取收件人──單擊“瀏覽”──選取數(shù)據(jù)源──郵件合并收件人──單擊“確定”按鈕,。

　　3．單擊“下一步”：撰寫信函──“選擇”：其他項目──插入“合并域”──點擊“下一步：預(yù)覽信函”,，如圖所示。

　　4．下面是實現(xiàn)批量打印照片的關(guān)鍵一步,，就是照片域的實現(xiàn)：

　　先把光標(biāo)定位在要插入照片的地方,，單擊“插入”──“域”──在“域名”處選擇“Includepicture”—在“域?qū)傩?#8221;文件名中，為了方便起見填入任意字符,，比如“1”──單擊確定,。如圖：

　　單擊剛才插入的“域”──“shift”鍵 +“F9”鍵──選擇“1”點擊“插入合并域”──插入“相片”──點擊“合并到新文檔”──“確定”──單擊“保存”（在主文檔同一目錄下）──按“ctrl+A” 鍵全選──按“F9”。在同一頁紙中出現(xiàn)了多個準(zhǔn)考證。

　　五,、諸如：畢業(yè)證,；校牌（胸卡）；學(xué)生證,；榮譽證,；工資條；帶成績的通知書,；學(xué)生評語都可以采用郵件合并功能來完成,。