（武青章 張海鷹）

    辦公室是一個(gè)機(jī)關(guān),、團(tuán)體的中樞神經(jīng)，肩負(fù)著單位承上啟下,、聯(lián)系內(nèi)外,、溝通左右、綜合協(xié)調(diào)的重要職責(zé),。辦公室工作的好壞直接關(guān)系到全局工作效能的高低,、管理水平的優(yōu)劣和全年目標(biāo)任務(wù)的完成與否，直接影響到單位的對(duì)外形象,。如何做好新形勢(shì)下的基層辦公室工作,，是辦公室長(zhǎng)期以來(lái)應(yīng)該思考和探索的一個(gè)問(wèn)題。根據(jù)新形勢(shì)治黃需要,、精細(xì)化管理效益年的要求及思路,，辦公室結(jié)合實(shí)際，首先從完善崗位責(zé)任管理體系入手,，從細(xì)節(jié)抓起,，以各項(xiàng)工作細(xì)化、量化,、標(biāo)準(zhǔn)化,、協(xié)同化、實(shí)證化,、精益化為逐一突破口,，研究探索精細(xì)化管理的可行之路，促進(jìn)單位各項(xiàng)工作全面高效地開(kāi)展,。筆者認(rèn)為,，要達(dá)到精細(xì)化管理的目標(biāo)，必須切實(shí)完成以下幾個(gè)方面的轉(zhuǎn)變,。

    一,、崗位責(zé)任管理方式的轉(zhuǎn)變

    實(shí)行辦公室工作的精細(xì)化管理，首先要實(shí)現(xiàn)崗位責(zé)任粗放式向精細(xì)化的轉(zhuǎn)變,。規(guī)范化管理是辦公室的基礎(chǔ)性工作,，而精細(xì)化管理是規(guī)范化管理工作的具體化和可操作形式，按照“定崗,、定責(zé),、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求，辦公室首先健全和完善了各項(xiàng)工作的崗責(zé)體系,。以惠金河務(wù)局為例,，現(xiàn)行辦公室崗位職責(zé)為：（1）協(xié)助局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各部門(mén)工作進(jìn)行綜合協(xié)調(diào),；（2）負(fù)責(zé)各類(lèi)會(huì)議的安排和決議事項(xiàng)的督辦，組織重要會(huì)議及重大活動(dòng),；（3）承辦公文運(yùn)轉(zhuǎn)、信息,、保密,、機(jī)要、印簽等工作,；（4）負(fù)責(zé)治黃宣傳的管理工作,；（5）負(fù)責(zé)文書(shū)、工程檔案的整理,、保管,、利用以及綜合性資料的管理；（6）負(fù)責(zé)全局目標(biāo)管理,，進(jìn)行運(yùn)行監(jiān)測(cè),，組織考核考評(píng)；（7）負(fù)責(zé)輔助類(lèi)崗位人員的管理工作,；（8）做好電子政務(wù)系統(tǒng)的管理和應(yīng)用,；（9）負(fù)責(zé)本級(jí)行政后勤事務(wù)和辦公用品管理；（10）負(fù)責(zé)接待工作,；（11）負(fù)責(zé)完成上級(jí)行政職能部門(mén)和本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作事項(xiàng),。上述職責(zé)內(nèi)容幾乎涵蓋了辦公室工作的方方面面，但也只是大體劃定了辦公室的主要工作職責(zé)范圍,。這些工作誰(shuí)去做,、何時(shí)完成、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是什么,、誰(shuí)負(fù)責(zé)檢查考核等均不明確,。針對(duì)此種狀況，辦公室首先從崗位管理制度上變粗放式為精細(xì)化,。根據(jù)工作職能和流程,，明確界定崗位職責(zé)，形成具體的崗位工作規(guī)

    范,，并在全局范圍內(nèi)印發(fā)攜帶方便,、內(nèi)容詳細(xì)的“崗位責(zé)任手冊(cè)”，使每位工作人員都能夠全面了解崗位職責(zé),，熟悉本職業(yè)務(wù),，同時(shí)在工作中也便于對(duì)照?qǐng)?zhí)行，確保優(yōu)質(zhì)高效地完成本職工作,。細(xì)化后的辦公室工作包含 115 項(xiàng)具體工作內(nèi)容,，其中：辦公室主任崗位職責(zé)12項(xiàng),、辦公室業(yè)務(wù)副主任12項(xiàng)、辦公室行政副主任8項(xiàng),、辦公室行政事務(wù)管理及宣傳人員7項(xiàng),、辦公室秘書(shū)10 項(xiàng)、辦公室檔案員15項(xiàng),、文印人員7項(xiàng),、通訊員8項(xiàng)、炊事員6項(xiàng),、水電工6 項(xiàng),、醫(yī)務(wù)人員9項(xiàng)、機(jī)關(guān)門(mén)衛(wèi)8項(xiàng),、司機(jī)7項(xiàng),。

    二、工作要求的轉(zhuǎn)變

    實(shí)行辦公室工作的精細(xì)化管理,，要實(shí)現(xiàn)工作要求由一般性強(qiáng)調(diào)到量化,、限時(shí)完成的轉(zhuǎn)變。辦公室隨機(jī)性,、突發(fā)性工作較多,，對(duì)質(zhì)量、時(shí)效性要求很強(qiáng),。以前辦公室在工作上對(duì)各崗位人員提出的只是一般籠統(tǒng)性要求,，只作泛泛的強(qiáng)調(diào)，安排和管理缺乏科學(xué)性,。經(jīng)常出現(xiàn)有能力,、能干好工作的同志日夜加班，能力差,、什么工作都干不好的同志靠上網(wǎng),、聊天打發(fā)時(shí)間的現(xiàn)象。這種情況不但會(huì)極大的挫傷上進(jìn)心強(qiáng)職工的工作積極性,，還會(huì)助長(zhǎng)某些職工的懶惰,、不求上進(jìn)等不良風(fēng)氣。實(shí)行量化到人,、限時(shí)完成就能很好地解決這一問(wèn)題,。

    （一）變工作安排臨時(shí)抓為按崗位明確規(guī)定到人

    工作事前無(wú)計(jì)劃臨時(shí)抓的弊端很多，臨時(shí)安排的任務(wù)不一定在承辦人崗位職責(zé)范圍內(nèi),，領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)又不好當(dāng)面推脫,，雖然表面上接受了任務(wù)，但因?yàn)槭诸^還有其他任務(wù)或是其他原因心里上很不情愿，這樣必然缺乏責(zé)任感,，能拖則拖,，逼到時(shí)限了馬虎應(yīng)付了事，質(zhì)量自然可想而知了?，F(xiàn)在將辦公室每個(gè)崗位職責(zé)精細(xì)化分解為一項(xiàng)項(xiàng)具體工作,，任務(wù)安排到人頭，明確這就是其崗位工作,，令其無(wú)法借口推諉,，從而提高工作質(zhì)量、效率,。同時(shí)這樣也方便績(jī)效考核,，促進(jìn)職工增強(qiáng)工作責(zé)任感,，

    （二）變崗位工作模糊為精細(xì)量化到人

    以前辦公室在工作中,，因崗位工作范圍、內(nèi)容模糊不明確,，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作交叉的“三角地帶”,，致使工作推諉扯皮，得不到真正的落實(shí),。通過(guò)制定并完善精細(xì)化崗位職責(zé),，分別向辦公室主任、副主任,、秘書(shū),、司機(jī)、檔案管理等崗位人員下達(dá)了具體工作任務(wù),，明確了各自工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,、時(shí)間要求，辦公室的每個(gè)人都明確自己的工作任務(wù)是什么,，何時(shí)該做什么,，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)等。每個(gè)人通過(guò)日清日結(jié)工作日志,，制定出本周的工作計(jì)劃,，記錄好每天工作的實(shí)施、完成情況及存在的問(wèn)題,，對(duì)自己及科室里的工作心中有數(shù),，提前做好準(zhǔn)備，保證了各項(xiàng)工作高效率高質(zhì)量的完成,。

    （三）變工作任務(wù)時(shí)限模糊為責(zé)任到人限時(shí)完成

    隨著科學(xué)的進(jìn)步和時(shí)代發(fā)展的步伐,，當(dāng)代治黃工作也步入了高速發(fā)展的快車(chē)道。只有快捷,、高效地做好辦公室全面工作,，才能不辱使命為局領(lǐng)導(dǎo)和各項(xiàng)治黃工作提供保證,。辦公室在制定本科室每月的目標(biāo)任務(wù)時(shí)均有明確的時(shí)限要求，從事每項(xiàng)工作的人也都清楚自己的工作時(shí)限,，完成時(shí)間只能提前,，不得拖延。

    （四）變推諉扯皮為高效優(yōu)質(zhì)完成

    通過(guò)崗位職責(zé)和工作時(shí)限的精細(xì)化,，辦公室人員都非常清楚各自崗位職責(zé),、任務(wù)，知道自己應(yīng)做的工作不能無(wú)故把“皮球”踢給別人,，干不好就得自己承擔(dān)責(zé)任,。通過(guò)嚴(yán)格的精細(xì)化考核辦法，使職工的崗位意識(shí)和責(zé)任意識(shí)進(jìn)一步得到增強(qiáng),，工作和自己相比有了較大的提高,，和同行相比有了明顯的進(jìn)步。

    三,、任務(wù)落實(shí)的轉(zhuǎn)變

    實(shí)行辦公室工作的精細(xì)化管理,，要完成任務(wù)落實(shí)由不定時(shí)督查到定時(shí)績(jī)效考核的轉(zhuǎn)變,。在以往的辦公室工作中,，辦公室領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)做沒(méi)做完,、進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題,、個(gè)人執(zhí)行任務(wù)的質(zhì)量如何等沒(méi)有一個(gè)量的標(biāo)準(zhǔn),，缺乏制度上的約束,。有時(shí)因?yàn)閳?zhí)行人沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行反饋和匯報(bào),，致使一些工作因銜接不力而出現(xiàn)工作上的疏漏等問(wèn)題,。辦公室采用“四變四為”法促進(jìn)辦公室全員積極履行崗位職責(zé),，保證各項(xiàng)工作的高效、及時(shí)完成,。

    （一）變主任工作督催制為個(gè)人主動(dòng)回報(bào)制

    主任督催雖然能促使職工及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù),，但同時(shí)也會(huì)傷及某些同志的自尊心，會(huì)起到一定的負(fù)面作用,。但辦公室工作千頭萬(wàn)緒,，辦公室主任不可能面面俱到，沒(méi)有時(shí)間對(duì)自己安排布置的任務(wù)嚴(yán)盯死守,，如果經(jīng)辦人不將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給辦公室領(lǐng)導(dǎo),，待出現(xiàn)問(wèn)題或結(jié)果提交時(shí)間超過(guò)了工作時(shí)限時(shí)就可能會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)造成工作上的被動(dòng)或者出現(xiàn)工作疏漏。個(gè)人主動(dòng)回報(bào)制度是變被動(dòng)工作為主動(dòng),，經(jīng)辦人事情辦理后,，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況、反饋辦理意見(jiàn)，使每件事情有始有終,，有因有果,，避免工作差錯(cuò)。

    （二）變職工被動(dòng)接受檢查為個(gè)人自查在先組織檢查在后

    辦公室以前在工作檢查上都是職工被動(dòng)接受檢查,。對(duì)檢查出的問(wèn)題,，有的職工整改不認(rèn)真、不徹底,，有的問(wèn)題下次檢查時(shí)仍然出現(xiàn)或根本未改?，F(xiàn)改為個(gè)人自查后科室再檢查,，每個(gè)職工要逐日認(rèn)真填寫(xiě)日清日結(jié)工作日志,，對(duì)照本人精細(xì)化崗位工作職責(zé)要求，逐條逐項(xiàng)查漏補(bǔ)缺,，抓緊時(shí)間整改完善,；對(duì)工作中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)或預(yù)計(jì)可能出現(xiàn)的情況提出對(duì)策，供領(lǐng)導(dǎo)決策,。檢查只是促進(jìn)工作的一個(gè)手段,，最終目的是把工作做好,。實(shí)踐證明：個(gè)人自查在先、組織檢查在后比職工單獨(dú)被動(dòng)接受檢查效果明顯好得多,。

    （三）變粗放式考核為精細(xì)化考核

    所謂精細(xì)化考核,，就是廢除無(wú)分制粗放型考核,，改為參照上級(jí)和本級(jí)規(guī)范化管理工作考核辦法和標(biāo)準(zhǔn),，采用百分制對(duì)每個(gè)專業(yè)的精細(xì)化崗位職責(zé)任務(wù)逐條逐項(xiàng)分解賦分，按周,、按月公開(kāi)考核到崗到人,。嚴(yán)格執(zhí)行制定出的獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)際考核得分衡量每個(gè)人崗位日常工作的好差,，激勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后,。通過(guò)考核,，真正做到獎(jiǎng)勤罰懶,，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,，調(diào)動(dòng)每位職工的工作積極性，促使每個(gè)精細(xì)化管理點(diǎn)都能達(dá)到規(guī)定的工作標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求,，真正發(fā)揮精細(xì)化管理的作用,，達(dá)到精細(xì)化管理的目標(biāo)。

    （四）變口頭泛泛批評(píng)為管理手段的經(jīng)濟(jì)化

    口頭批評(píng),，對(duì)因特殊原因或一時(shí)疏忽沒(méi)有做好工作的自覺(jué)性較高者有效,，而對(duì)缺乏工作責(zé)任感、事業(yè)心的不求上進(jìn)者,，根本起不到作用,。實(shí)行崗位工作任務(wù)完成業(yè)績(jī)、個(gè)人日常量化任務(wù)及年終考核掛鉤制度,。比如宣傳工作,，科室與每個(gè)人年初均要簽訂宣傳目標(biāo)任務(wù)，并將總?cè)蝿?wù)分配到每月完成,。實(shí)行管理手段的經(jīng)濟(jì)化,，就是對(duì)月末完不成分配指標(biāo)的個(gè)人從經(jīng)濟(jì)上對(duì)個(gè)人進(jìn)行扣罰，從而提升職工自覺(jué)履行職責(zé)的自覺(jué)性,，達(dá)到實(shí)施精細(xì)化管理的初衷和目的,，全面優(yōu)質(zhì)高效完成崗位職責(zé)任務(wù),。

    精細(xì)化管理是一項(xiàng)關(guān)系到全局目標(biāo)任務(wù)能否快捷,、高效完成的大事，每位職工均要形成精細(xì)做事,、精細(xì)管理的意識(shí),。推行精細(xì)化管理是一個(gè)長(zhǎng)期的堅(jiān)持的過(guò)程，要有目標(biāo),、有組織,、有步驟，踏踏實(shí)實(shí),，一步一個(gè)腳印向前推進(jìn),。辦公室要建立適合自身業(yè)務(wù)需要的精細(xì)化管理長(zhǎng)效機(jī)制，把推行精細(xì)化管理與各階段工作任務(wù),、目標(biāo),、發(fā)展計(jì)劃結(jié)合起來(lái)，切實(shí)提高辦公室工作管理水平,，全面促進(jìn)單位治黃工作又好又快的發(fā)展,！