第一條 為加強全省農(nóng)民專業(yè)合作社（以下簡稱合作社）檔案管理，維護檔案的完整和安全,，更好地為社會主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù),，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》,、《浙江省農(nóng)民專業(yè)合作社條例》等規(guī)定,，制定本辦法。

    第二條 本辦法所稱的合作社檔案,，是指合作社在社務(wù)活動,、生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表,、聲像等不同形式的歷史記錄,。

    第三條 本辦法適用于在全省范圍內(nèi)依照《浙江省農(nóng)民專業(yè)合作社條例》，經(jīng)縣級以上工商行政管理部門注冊登記的農(nóng)民專業(yè)合作社,。

    第四條  合作社檔案工作是合作社生產(chǎn)管理,、經(jīng)營管理的重要組成部分，也是推進效益農(nóng)業(yè),、增加農(nóng)民收入,、維護社員切身利益的一項重要基礎(chǔ)工作。各合作社要把檔案工作納入合作社的議事日程,，切實解決檔案工作中的實際問題,，把合作社規(guī)范建檔列入合作社規(guī)范化建設(shè)內(nèi)容。

    第五條 各級檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)加強對合作社檔案工作的指導(dǎo)和服務(wù),，幫助合作社規(guī)范檔案管理,。

第二章 檔案機構(gòu)、人員和職責(zé)

    第六條 規(guī)模較大的合作社應(yīng)設(shè)立綜合檔案室,，對合作社檔案實行集中統(tǒng)一管理,，確保檔案的完整、安全和有效利用,。

    不具備保管條件的合作社,，其檔案可暫由所在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室代為保管，當(dāng)?shù)貦n案館視情況可以提前接收,，并指定專人負責(zé)本合作社檔案的收集和移交工作,。合作社可根據(jù)需要保存一套復(fù)制件。

    第七條 合作社應(yīng)確定專兼職檔案員負責(zé)管理本合作社各類檔案,，檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),。

    第八條 綜合檔案室和檔案工作人員的基本職責(zé)；

    （一） 貫徹執(zhí)行國家有關(guān)方針,、政策和檔案工作的法律,、法規(guī)，建立健全本合作社檔案工作的各項規(guī)章制度,；

    （二） 對本合作社各部門文件材料的形成,、積累工作進行監(jiān)督指導(dǎo)；

    （三） 集中統(tǒng)一管理本合作社的檔案,，搞好檔案的收集,、整理、保管,、鑒定,、統(tǒng)計和提供利用工作,；

    （四） 編制各種檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源,。

第三章 文件材料的收集,、整理、歸檔

    第九條 凡合作社在籌備,、成立,、經(jīng)營管理及產(chǎn)權(quán)變動等活動中形成的具有保存價值的，特別是關(guān)系社員切身利益的各種契約,、協(xié)議,、合同等文件材料，都應(yīng)歸檔保存,，任何個人不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為已有或擅自銷毀,。具體歸檔范圍參照《浙江省農(nóng)民專業(yè)合作社文件材料歸檔范圍和保管期限表（試行）》。

    第十條 合作社歸檔文件材料的來源：

    （一） 合作社內(nèi)部形成的文件材料,；

    （二） 合作社執(zhí)行,、辦理的文件材料；

    （三） 合作社引進項目形成的文件材料,；

    （四） 合作社參與的合作項目,，合作單位按要求應(yīng)向本合作社提交的文件材料。

    第十一條 歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)文件,、電子文件,、光盤、磁帶,、照片及底片、膠片,、實物等,。

    第十二條  歸檔時間：

    （一） 管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的次年六月底前歸檔；

    （二） 合作社人員外出參加社務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔,；

    （三） 科研課題,、基建項目等項目文件材料，應(yīng)在其項目鑒定,、竣工驗收后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔,，周期長的可分階段、單項歸檔,；

    （四） 外購設(shè)備儀器文件材料,，應(yīng)在設(shè)備開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔,；

    （五） 會計文件材料在會計年度終了后由會計人員整理保管一年,，于次年三月底前向綜合檔案室移交歸檔,；

    （六） 照片與底片在活動結(jié)束后的一個月內(nèi)，由拍攝者編寫說明后一并歸檔,；

    （七） 電子,、聲像和實物檔案等其他門類和載體的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或辦理完畢后隨時歸檔,。

    第十三條  下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

    （一） 變更,、修改、補充的文件材料,；

    （二） 合作社內(nèi)部機構(gòu)變動和社員股權(quán)變動形成的文件材料,；

    （三） 其他臨時活動中形成的文件材料。

    第十四條 歸檔質(zhì)量要求：

    （一） 歸檔的文件材料應(yīng)完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)，字跡工整,，載體和書寫材料要符合耐久性要求,，不得使用純藍墨水、紅墨水,、鉛筆,、圓珠筆等不耐久字跡材料起草和簽批文件；

    （二） 歸檔的文件材料應(yīng)為原件,，特殊情況可用復(fù)印件或抄件歸檔,。文件材料歸檔后不得更改；

    （三） 歸檔的電子文件,，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔,；

    （四） 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

    第十五條  綜合檔案室的各種門類,、載體的檔案應(yīng)進行統(tǒng)一分類,、排列、編號和編目,。

    第十六條  合作社各類檔案按下列規(guī)則進行整理

    （一） 文書檔案按年度或年度——問題分類,，以卷為單位整理。有條件的合作社可按件整理,；

    （二） 會計檔案按年度和憑證,、報表、賬簿等形式分類整理,；

    （三） 科研檔案按課題分類整理,；基建檔案按工程項目分類整理；設(shè)備儀器檔案按型號分類整理,；

    （四） 聲像檔案按載體形式分類整理,；

    （五） 實物檔案以件為單位,，按時間順序跨年度大流水編號整理。

    （六） 其他各種專門檔案按有關(guān)規(guī)定整理,。

第四章 檔案的管理和利用

    第十七條  合作社應(yīng)配置專用的檔案裝具,，有條件的應(yīng)有專用的檔案庫房和必要的檔案防護設(shè)施，檔案庫房應(yīng)達到防盜,、防火,、防高溫、防潮,、防光,、防塵、防蟲,、防有害氣體等要求,，保證檔案的安全。

    第十八條  檔案人員應(yīng)定期對庫房內(nèi)檔案保管情況進行全面檢查,，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補救措施,。

    第十九條  合作社綜合檔案室應(yīng)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊,，按有關(guān)規(guī)定銷毀,。禁止擅自銷毀檔案。

    第二十條 根據(jù)合作社的發(fā)展,，積極采用先進技術(shù),，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

    第二十一條 合作社綜合檔案室要積極開發(fā)檔案信息資源,，通過各種方式和途徑,，積極主動地開展檔案提供利用工作，努力為合作社的發(fā)展提供及時,、有效,、便捷的服務(wù)。

    第二十二條  合作社綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬,，對檔案的收進和移出、保管數(shù)量,、銷毀等情況進行及時,、準(zhǔn)確的統(tǒng)計和登記。

第五章 附則

    第二十三條  本辦法由浙江省檔案局負責(zé)解釋,。各地可根據(jù)實際情況制定具體實施細則和辦法,。

    第二十四條  本辦法自發(fā)布之日起施行。