當銷售人員將數(shù)據(jù)保存在Excel工作表中后,，卻發(fā)現(xiàn)得到的只是一張流水賬的表格，這是因為多數(shù)人把注意力都放在了數(shù)據(jù)本身,，而忽略了表格的外觀,，使表格數(shù)據(jù)雜亂、毫無層次,，如圖1所示,。

圖1 保存在Excel中的流水數(shù)據(jù)

        的確，有了計算機和數(shù)據(jù)庫,，對于一般的數(shù)據(jù)分類求和只是舉手之勞,，然而人們卻又提出了快速匯總大量數(shù)據(jù)和建立交叉列表設計的交互式表格的要求，這對普通的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)確有點強人所難，起碼程序的編寫絕不是容易的事,。

        其實Microsoft Excel的數(shù)據(jù)透視表完全可以輕松地解決這個問題,。數(shù)據(jù)透視表是一種用于對數(shù)據(jù)進行交叉分析的三維表格,。它的特點在于表格結(jié)構(gòu)的不固定性,，可以隨時根據(jù)實際需求進行調(diào)整，從而得出不同的視圖,。

        為方便用戶使用,，Microsoft Excel提供了數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В谠撓驅(qū)У闹笇?，用戶只要按部就班地一步一步進行操作,，就可以輕松地完成數(shù)據(jù)透視表。它的操作步驟共分三步：選擇數(shù)據(jù)源類型,、選擇數(shù)據(jù)源區(qū)域,、指定數(shù)據(jù)透視表位置，具體操作步驟如下：

        （1）打開銷售數(shù)據(jù)工作表,，單擊數(shù)據(jù)清單中的任意單元格,，執(zhí)行菜單欄中的【數(shù)據(jù)】|【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖】命令，打開對話框“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?-3步驟之1”,，如圖2所示,。

圖2 建立數(shù)據(jù)透視表步驟1

        該步驟主要確定數(shù)據(jù)源類型和報表類型。這里指定默認選項,，即數(shù)據(jù)源類型為Excel數(shù)據(jù)清單,，報表類型為數(shù)據(jù)透視表。

        （2）單擊【下一步】按鈕進入“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?-3步驟之2”對話框,，該步驟用于選定數(shù)據(jù)源區(qū)域,。由于數(shù)據(jù)清單都是位于某個連續(xù)的單元格區(qū)域，所以,，一般情況下Excel會自動識別數(shù)據(jù)源所在的單元格區(qū)域,，并填入到“選定區(qū)域”框，如圖3所示,。

圖3 建立數(shù)據(jù)透視表步驟2

        提示：在這個步驟中,，我們發(fā)現(xiàn)很多朋友都會手工地選擇數(shù)據(jù)源的區(qū)域，其實Excel是很智能的,，它可以自動將數(shù)據(jù)源區(qū)域選擇完成,，這對于比較大的工作表來說的確是一件輕松的事情。

        （3）再單擊【下一步】按鈕進入“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?-3步驟之3”對話框,，選擇將數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)始在一個新工作表中,，還是在當前工作表，這里選擇“新建工作表”，如圖4所示,。

圖4 建立數(shù)據(jù)透視表步驟3

（4）最后單擊【布局】按鈕,，顯示“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А季?#8221;對話框，如圖5所示,，該步驟也是創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的最關(guān)鍵的一步,。

圖5 調(diào)整數(shù)據(jù)透視表布局

        設置數(shù)據(jù)透視表布局非常簡單，用鼠標拖動右邊的按鈕,，將其按自己的設計要求放置在左邊圖中相應的位置就可以構(gòu)造出數(shù)據(jù)透視表,。

        （5）在此，將“地區(qū)”字段拖動到“頁”區(qū)域,；將“城市”字段拖動到“行”區(qū)域,；將“訂貨日期”字段拖動到“列”區(qū)域；將“訂貨金額”字段拖動到“數(shù)據(jù)”區(qū)域,，如圖6所示,。

圖6 設置完成的布局

        （6）單擊【確定】按鈕返回步驟3所示的對話框，再單擊【完成】按鈕結(jié)束,。生成的數(shù)據(jù)透視表如圖7所示,。

圖7 創(chuàng)建完成的數(shù)據(jù)透視表

        到這里，一個數(shù)據(jù)透視表就制作完成了,，你可以自由地操作它,，來查看不同的數(shù)據(jù)項目。但是,，在這個數(shù)據(jù)表中顯示的是每天的數(shù)據(jù)記錄,，如果公司要求你完成銷售的月報表、季度報表或年報表的話,，又該怎么辦呢,？其實在數(shù)據(jù)透視表中，這些操作非常簡單：

        選中“訂貨日期”按鈕,，單擊鼠標右鍵,，在快捷菜單中選擇【組及顯示明細數(shù)據(jù)】｜【組合】命令，打開“分組”對話框,，如圖8所示,。在“起始于”和“終止于”文本框中輸入一個時間間隔，然后在“依據(jù)”下拉列表中選擇“季度”,，即要對1997年的銷售金額按照季度的方式查閱（如果想生成月報表,，就選擇“月”；想生成年報表,，就選擇“年”,；當然,，如果你希望生成“秒報表”，Excel也是支持的哦）,。

圖8 創(chuàng)建分組

        創(chuàng)建完成數(shù)據(jù)分組后,，數(shù)據(jù)透視表的結(jié)構(gòu)如圖9所示。

圖9 銷售季度報表

        每個公司要求的報表格式可能會不太一樣,，但借助Excel的數(shù)據(jù)透視表功能,，可以快速改變報表的布局。例如,，銷售人員想生成如圖10所示的一個綜合報表,，只需要將“地區(qū)”字段拖動到“城市”字段前面即可，是不是很方便,。使用這種靈活拖動的方式，相信你可以制作完成不同風格,、不同用處的報表,。

圖10 更改布局之后的報表

        甚至，如果你想查看某個地區(qū),、某個城市的明細數(shù)據(jù)的話,，只需雙擊相應的數(shù)據(jù)條目，即可打開“顯示明細數(shù)據(jù)”對話框（如圖11所示）,，然后選擇相關(guān)字段就可以了,。

圖11 顯示明細字段

        這樣，數(shù)據(jù)透視表又有了另外一種布局,，如圖12所示,。

圖12 顯示某一城市的訂單明細