凡事預(yù)則立,，不預(yù)則廢。 ——古語 計劃是項目管理的核心思想之一,，是目標管理思想的延續(xù)——圍繞項目目標,，思考預(yù)演每一個行動步驟：一則指導(dǎo)項目執(zhí)行，避免盲目行動偏離目標,；二則避免由于準備不足,，導(dǎo)致人力、資金,、時間等資源沖突,，本可同步執(zhí)行的行動卻串行執(zhí)行，浪費寶貴的時間,；三則吸取以往經(jīng)驗,，避免意外事件沖擊項目執(zhí)行?？傊?，制定計劃是為了指導(dǎo)項目執(zhí)行，控制風(fēng)險,，確保項目順利完成,。 “凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”,，“預(yù)”就是計劃,，中國古人早就在實踐過程中總結(jié)出了計劃的重要性：有計劃才會成功，沒有計劃必然失敗,。這就是制定計劃的意義所在,。之所以會如此，如果你對第三章中的5W2H和SMART記憶深刻，就很容易明白任何一個項目,，項目的任何一個任務(wù)都會有5W2H和SMART的要求,，并且任務(wù)與任務(wù)之間既相互關(guān)聯(lián)，又相互約束,，并且實現(xiàn)目標的手段和方法多種多樣,，“條條大路通羅馬”，但條條大路都有風(fēng)險：資源會變化,，人員會變化，環(huán)境會變化,，技術(shù)方法不確定,，時間有限制，資金有限制,，最可怕的是,，“羅馬城換位置了”——目標也會變化?？紤]不周,，沒有計劃，行動時不知道往哪里走,，或者對變化沒有合適的應(yīng)對方案,，都會產(chǎn)生風(fēng)險。風(fēng)險失控,，必然失?。?/span> 項目計劃絕不是在所有項目目標確定后才開始制定計劃,，制定項目計劃是貫穿項目從始至終的每時每刻的：因為在任何時間段要完成的工作任務(wù)都可以視為一個項目,，完成該項目就需要清晰的計劃，而不是盲目行事——調(diào)研項目需求需要計劃,，對需求進行分析,、明確項目目標需要計劃，項目啟動也需要計劃,。只有每一步都計劃明確,，條理清晰，才能保證項目的任何一個階段,，從需求發(fā)起,、需求調(diào)研直到項目的完整交付都在受控條件下進行，而不是在黑暗中摸索——除非迫不得已,，因為的確現(xiàn)實中很少有項目完全不受意外風(fēng)險影響的,，但盡可能計劃周全，按計劃行事，將最大程度規(guī)避意外風(fēng)險的發(fā)生,，提升項目的成功幾率,。 計劃的作用和目的很容易理解，幾乎沒有項目經(jīng)理會排斥項目計劃,，但有不少項目經(jīng)理排斥制定書面的項目計劃,，原因何在？大多數(shù)人的反應(yīng)是： 一,、等把計劃寫出來項目都完成了,； 二、太費事了,，要花那么多時間編計劃還不如多干點活,。 如果是第一個原因，這樣的計劃大可不必大費周折寫一個正式的書面計劃,，但需要口頭與各方干系人就計劃內(nèi)容進行必要溝通,；如果是第二個原因，有必要進一步闡述一下計劃的作用,。計劃要發(fā)揮其作用,，務(wù)必要使各方干系人了解計劃內(nèi)容才能保證項目的順利執(zhí)行：上層監(jiān)管方了解項目計劃才能知道計劃是否合理，如發(fā)現(xiàn)計劃都有問題,，必然要提示項目經(jīng)理要修訂計劃,，之后才能依照計劃監(jiān)管項目，確保項目按照正常的進度在進展,，風(fēng)險可控,；項目組成員了解計劃內(nèi)容才能知道自己該干什么，并了解并行的項目活動有哪些,，會受哪些活動影響或者自己的任務(wù)會影響哪些活動,，進而與各方保持密切溝通，而不是只知道悶頭干自己的事,。了解這些就會明白計劃其實是一個非常重要的溝通工具,，他絕不僅僅是項目經(jīng)理一個人的事情，絕不是只有項目經(jīng)理清楚計劃內(nèi)容然后下達指令讓成員去執(zhí)行就行了,，除非計劃中的某些活動內(nèi)容需要保密,，即使那樣也需要將其公布給應(yīng)該獲悉該內(nèi)容的干系人。簡單的項目任務(wù)口頭溝通即可,，但復(fù)雜的項目,，沒有書面文字，僅靠口頭溝通是說不清楚的,。信息的暢通是保證項目干系人方向一致,、步調(diào)一致的基礎(chǔ)，是協(xié)作的根本，項目經(jīng)理對此一定要有足夠的認識,。在《信息管理》章節(jié)中將對此進行更深入的探討,。 制定項目計劃的思路并不復(fù)雜，步驟如下： 第一步,，“做什么”,，明確完成項目都要做什么，即項目活動,； 第二步,，“誰來做，用什么做,，在哪兒做,，做多久”， 明確項目活動所在的地點,、持續(xù)時間、資源需求,，包括人,、財、物（設(shè)備,、工具,、材料等等的種類和數(shù)量）； 第三步,，“誰先誰后,，哪些可并行”，分析活動的約束條件——活動順序,、持續(xù)時間,、進度等約束條件，識別和記錄項目活動間邏輯關(guān)系,，對活動進行先后排序,，編制項目進度計劃。 總結(jié)以上三個步驟的內(nèi)容,，計劃就是要詳細回答關(guān)于項目的5W2H2R的9個問題,，并通過分析、分解,，將整個項目分解為多個項目任務(wù),，剩下的關(guān)鍵就是依據(jù)資源情況和約束條件統(tǒng)籌規(guī)劃所有任務(wù)的先后次序，以使項目在滿足各方期望的要求下順利完成,。 以此看來,，項目計劃好像也不是一件特復(fù)雜的事情，但為什么很多項目經(jīng)理會感覺這項工作很難呢？究竟難在什么地方了呢,？下面舉一個每個人都會經(jīng)歷最普通的項目例子：請人吃飯,。這是一個非常非常普通的例子，但能否使這個項目成功你需要逐一考慮如下事情,，任何一點出問題就可能導(dǎo)致項目失?。?/span> 1、 目的：為什么要請人吃飯,？心煩意亂為找一個信任的人解悶,，為了增進感情，還是為了答謝人家?guī)兔?，還是有求于人,？ 你要沒想清楚吃飯的目的，本想接著吃飯多嘮嘮嗑,，結(jié)果去了一個人聲嘈雜的館子,，估計除了吃飯，彼此誰也聽不到誰說什么,？請商務(wù)上的朋友幫忙,，你卻拉著去了一個大排檔，關(guān)系特鐵的時候這也許行得通,，但關(guān)系不到位,，再遇到好面子的人，館子檔次低了可能都會讓你銀子白花,。 2,、 口味要求：你需要了解朋友喜歡什么樣的口味和忌諱：喜歡葷菜還是素菜，川菜,、粵菜還是其他,，特別鐘愛什么？忌諱什么,？ 你可能無法完全事先了解朋友的口味和忌諱,，可以去一家口碑不錯的大館子：選擇多，可以當(dāng)場交流讓朋友選擇吃什么,，但你不能忘記問而自己完全做主,，除非你通過其他渠道間接了解一些信息，比如他是四川人,，多數(shù)喜歡川菜,，東北人，多數(shù)喜歡北方口味……,，否則你吃的很High,，被請的人卻不開心,，你也算白請。 3,、 地點：什么地點,？自己家里做，還是下館子,？下館子選擇交通方便的還是館子環(huán)境好,、有特色的：人氣旺、熱熱鬧鬧的,，還是環(huán)境清靜,，氛圍優(yōu)雅的？是否犯忌（如果請穆斯林朋友吃飯當(dāng)然要去清真飯館而不能是其它地方）,？ 是家里還是在外面,，要視你家里的情況定，也要視朋友的不同關(guān)系定,。陌生的朋友盲目請到家里很可能會給你后續(xù)帶來不必要的麻煩,；特親近的同學(xué)哥們在家里吃不僅經(jīng)濟衛(wèi)生，還能有很安逸的環(huán)境讓你們無所顧忌,、開懷暢飲,、一醉方休，想吃就吃,，想喝酒喝，想睡就睡…… 下館子不僅要看館內(nèi)環(huán)境,，還得考慮館子是否交通便利,，是否有充足的停車位，甚至是否有醉酒代駕…… 4,、 時間：什么時間,？工作日還是周末？中午還是晚上,？ 像北京這樣又大又擁擠的城市,，請人吃頓飯真不是一件很容易的事情。南城北城再加上路上堵車,，聚到一起路上花3,、4個小時并不夸張。你必須考慮雙方在交通上花費的時間,，上班和休息的時間,，吃飯聊天花多少時間。否則的話,，下班匆匆忙忙往吃飯地點趕,，路上堵上個把小時,，聚到一起，還沒吃上兩口又得馬上閃人,，這樣的聚餐肯定達不到請客吃飯的目的,。 5、 人員：哪些人參加,？他會帶什么人,？你要帶什么人？ 是只有你和被請的人參加,，還是帶上雙方家眷,，還是約上各自的朋友。不同的吃飯目的會有不同的人,，但如果你只想和他吃飯的時候私聊,，但他卻馬大哈的帶了自己的另一位一起來，你能說什么么,？最好就是怪自己為什么沒提前跟人說讓他一個人來,。 6、 銀子：花多少錢,，你準備花多少銀子請吃這頓飯,？ 如果你身上的銀子已經(jīng)多到不用考慮這個問題那當(dāng)然好，但如果自己資金比較緊張的話,，最好還是想清楚,，你才能決定去什么檔次的館子，另一種可能就是先借點錢,。本人再剛剛大學(xué)畢業(yè)的時候就曾遇到因此尷尬的事情,，到現(xiàn)在都有些歉疚：大學(xué)的恩師到北京出差，順便看望我,，本來我說好要請她和孩子吃飯,，結(jié)果臨時計劃有變，換了一家稍微高檔的館子（只是當(dāng)時的消費水平對我而言有些高）,，導(dǎo)致我囊中羞澀,，最終成了恩師請我吃飯。這樣的機會很少,，一轉(zhuǎn)眼快十年過去了,，一直沒機會回請恩師，感嘆至今,。 7,、 怎么做：自己在家做飯？請人在家做飯,？預(yù)定餐館,？ 8,、 資源：家里有什么？需要買什么,？能買到什么,？會做什么？請人做飯的話能請到誰,？下館子的話有哪些合適的飯館,？自己手里有多少錢？要不要開車接朋友,？自己有沒有車,？ 9、 風(fēng)險：約了朋友家里吃飯,，老婆不肯下廚,，請人做飯卻請不到大廚怎么辦？朋友臨時有急事取消約會你怎么辦,？朋友路上堵車你怎么辦,？臨時多來了個朋友怎么辦？等等等…… 以上如果都清楚了,，計劃就好定了： 一,、準備工作 1） 了解被請人的情況（事先都清楚了此活動可以省略）； 2） 電話預(yù)訂餐館,，（除非有100%把握餐館到了就有空位,，否則就是風(fēng)險，需要臨時在大街上再次搜羅合適的餐館）,； 3） 準備好銀子和相關(guān)資源,。（為防止臨時增人或者不了解朋友飯量，需要按常人標準再多準備2人的量,，這叫風(fēng)險規(guī)避措施，避免不夠吃或吃多了錢不夠而尷尬,。） 二,、發(fā)出邀請 1）確定邀請方式和資訊：電話、Email,、即時聊天工具……,。 2）發(fā)出邀請，說明請客目的,，約定好時間,、地點、人員要求及是否要接車,。 三,、應(yīng)約準備 1） 提前到達吃飯地點做好準備（國家宴請可能還有其他安保措施準備）,。 2） 等候或按約定接人。 四,、餐中照料 就坐,、上茶、倒酒,、敬煙,、侃大山（正話沒幾句，時機要自己把握了）……,。 五,、餐后收尾 1）結(jié)賬。 2）送人,。 以上就以你個人“請人下館子吃飯”這個項目為例做的計劃,，因此每個活動并沒有標注活動的起始時間和相關(guān)的負責(zé)人，因為所有這些幾乎你一個人就搞定了,。但如果把這頓飯換成一場婚宴呢,，或者是“奧運開幕式前宴請各國貴賓”，這個計劃那又該怎么定呢,？餐飲的安保質(zhì)檢,，各國貴賓的行車路線安保措施，接待時間安排,，會場音樂安排,，就座位置引導(dǎo)……，涉及到幾百位賓客,，上千名各類服務(wù)人員,。這個項目的計劃如何細化呢？ 一個人或幾個人可以完成的任務(wù),，一般一個對此類項目熟悉的專家就可以把計劃制定了,；但如果項目涉及到幾十人、上百人,，項目計劃就需要團隊協(xié)作來完成了,。一般采取的方案無非兩種：1、自下而上,；2,、自上而下。 自下而上：首先由上級項目管理負責(zé)人按照任務(wù)模塊交付給各個子項目經(jīng)理,，由每個人制訂各自的計劃后再上交,，由上級項目管理負責(zé)人匯總所有的項目計劃，分析整理后制定整個項目的計劃,。 自上而下：由上級項目管理負責(zé)人制訂出按照項目組執(zhí)行的任務(wù)模塊粗計劃,，再下發(fā)給各個項目組的負責(zé)人按照自己的項目要求進一步細化分解,，給出更準確的時間、資源要求和安排,，再上交由上級項目經(jīng)理進行匯總分析,，并修訂上層計劃。 對于復(fù)雜項目,，這兩種方案往往都需要至少兩輪的協(xié)商修訂才能完成,，這樣的融合了集體智慧的計劃才具有真正的可行性。復(fù)雜項目單靠個人智慧很難考慮周全,，而制定計劃時的任何疏漏都將使項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)風(fēng)險,。就是請吃一頓飯，如果你想辦成功,，5W2H2R一樣你都不能欠考慮,。盡管請人吃飯這是一件很普通的事情，但如果計劃有問題,，例如所有活動都考慮到了,，但是次序安排錯了——先發(fā)出邀請再做準備，很可能就會有風(fēng)險：飯館已經(jīng)預(yù)訂滿了,，人答應(yīng)你了卻找不到合適的吃飯地點,。時間寬裕，朋友關(guān)系好一起溜達著四處找餐館也不算什么,，但如果是重要的宴請,，發(fā)生這樣的事情會是什么樣的結(jié)果呢？宴請對很多商務(wù)活動較多的人來說已經(jīng)成為習(xí)慣,，不會覺得這是個復(fù)雜的項目,，但組織一次大型婚宴或“奧運開幕式前宴請各國貴賓”這樣的大型活動，都會由專業(yè)人士來籌辦,，這樣的項目的每一個環(huán)節(jié)都必須有明確的計劃,。 難點一：項目活動考慮不周全。 制定項目計劃時如何才能保證項目活動考慮周全是眾多項目經(jīng)理普遍反饋面臨的難題,。項目活動即為實現(xiàn)項目目標由項目組成員進行的活動,，通俗點講即“做什么”，回答這個問題的前提是圍繞實現(xiàn)項目目標先要回答“怎么做”,，這不僅需要了解該項目涉及的專業(yè)領(lǐng)域技術(shù)知識和特定方法技能，并熟悉通用的項目管理知識和方法,。 例如建筑項目,，即使建一堵墻，是建成玻璃幕墻,、木板墻,、磚墻還是水泥墻,，都需要施工者了解相關(guān)材質(zhì)的特性、施工工藝和方法：玻璃幕墻需要了解玻璃的特性,，其對水火,、溫度、抗擊打的能力與木板完全不同,，而施工工藝,，你絕不能拿木工的大鋸去裁減玻璃；磚墻的壘砌方法與水泥墻的澆注成型方法都有專門的工藝,，不經(jīng)專業(yè)學(xué)習(xí)和鍛煉絕對難以完成符合質(zhì)量要求的墻體,。 而軟件項目，再簡單一個小程序,，采用Java,、C、C++,、C#還是Perl語言進行編程,，花同樣的時間和所得到的運行效果、所適用的平臺差異都很大,，而能精通所有編程語言的程序員截止到目前我還沒有遇到過,。而不同的軟件項目，因其不同需求需要不同的設(shè)計架構(gòu),，應(yīng)運而生嵌入式程序,、單機程序、網(wǎng)絡(luò)程序,，而網(wǎng)絡(luò)程序又分為C/S架構(gòu),、B/S架構(gòu)、綜合了C/S與B/S的B/C/S架構(gòu),、分布式架構(gòu)等等,。而采用同樣語言進行編程時是借助IDE工具還是直接用文本工具逐個字母敲擊后再編譯，效率迥異,。而用IDE工具這同時也需要對工具的知識方法進行學(xué)習(xí),。 擁有項目所在行業(yè)特定的專業(yè)技術(shù)知識是全面考慮項目活動的必要前提，因此對于眾多復(fù)雜項目往往需要各種各樣不同領(lǐng)域的專家共同協(xié)作,。但僅有技術(shù)知識方法還不夠,，這只能滿足單人項目的需要——一個人靠技術(shù)知識就能把事情做好這毋庸置疑，但如果是需要團隊合作來完成項目,，就必須全面的項目管理知識,。PMBOK強調(diào)的5大過程9大知識領(lǐng)域的總體概括為所有類型所有行業(yè)的項目提供了系統(tǒng)思考項目活動的思路。5大過程9大知識領(lǐng)域的內(nèi)容分別如下： 5大過程：啟動、規(guī)劃,、執(zhí)行,、收尾、監(jiān)控,。 9大知識領(lǐng)域：集成管理,、人力資源管理（人）、成本管理（財）,、范圍管理（范）,、采購管理（進）、時間管理,、質(zhì)量管理,、溝通管理、風(fēng)險管理,。 注：為方便記憶,，將9大知識領(lǐng)域分別用一個字概括，分別為：1,、集成管理（集） 2,、人力資源管理（人） 3、成本管理（財,，成本與財務(wù)直接相關(guān)） 4,、范圍管理（范） 5、采購管理（進） 6,、時間管理（時） 7,、質(zhì)量管理（質(zhì)） 8、溝通管理（通） 9,、風(fēng)險管理（險）,，濃縮為一句話即：集人財范進時質(zhì)通險。關(guān)于9大知識領(lǐng)域?qū)⒃诟戒浿杏懈鼮樵敿毜母乓榻B,。 任何項目的活動首先都可以按照5大過程的思路從項目啟動至項目收尾先加以思考整理,，然后再補充整個過程中需要監(jiān)控管理的相關(guān)活動——監(jiān)控過程貫穿項目始終，啟動,、規(guī)劃,、執(zhí)行、收尾這四個過程中的任何一個同時都與監(jiān)控過程并行,，使得項目全程受控,。這樣從過程上像一條線對整個項目的所有活動進行貫穿，有了一個系統(tǒng)的把握,。 再針對活動所實現(xiàn)的項目目標對比9大知識領(lǐng)域,，結(jié)合5W2H2R這9大神通（兩個“9”的內(nèi)容有些重疊,，將在附錄中對此進行更詳細的對比分析），分別思考其在“集人財范進時質(zhì)通險”這9方面需要做些什么,，“點、線”結(jié)合,，將比較系統(tǒng)全面的保證項目的所有活動都被考慮進來,，這也是項目管理的系統(tǒng)化思考的具體思維方式體現(xiàn)。 如上的“專業(yè)技術(shù)知識+項目管理知識”的方法,，是系統(tǒng)解決項目活動考慮不周全的一種思路,。 計劃中典型的經(jīng)常遺漏的活動體現(xiàn)在準備階段，例如一個中型的軟件項目,，不僅僅要考慮需求調(diào)研與分析,、概要設(shè)計、詳細設(shè)計,、編碼,、測試、發(fā)布部署等活動,，項目前期的計劃編制,、設(shè)備資源籌備、項目組組建,、準備辦公場所等等一系列活動都需要納入計劃之中統(tǒng)籌考慮,。 難點二：活動的最小單元難確定。 PMBOK以WBS為基礎(chǔ)編制計劃,，即計劃中的每一項活動都以完成一個工作包為一個活動單元,。依據(jù)4.3節(jié)中WBS的規(guī)劃原則來定義活動是完全適合的，即將活動細分到“能夠可靠地估算和管理工作成本和活動持續(xù)時間,，使項目可控”：國家的863規(guī)劃的項目活動單元持續(xù)時間可以到年或季度,；建筑項目的活動單元可以到1周或40工時；軟件開發(fā)項目的活動單元可以精確到1人天,；軟件系統(tǒng)上線項目活動單元要到分鐘,；而新聞播報每一個鏡頭顯示的活動要精確到秒……。 但需要強調(diào),，不是所有的項目活動都會有具體明確的交付物——WBS的工作包,，例如“請人吃飯”這個項目，“送人”這個活動就是把人送走,，對于大型宴會可能會增加一個檢查表,，送走一個人就在相應(yīng)的人名旁打一個對勾，這個檢查表也算是交付物,，但小型宴會或一兩個朋友聚會肯定不會去搞這樣一個檢查表,。但沒有明確交付物的活動在許多項目中一樣要在計劃中逐一體現(xiàn)，因為這些是完成項目必不可少的，甚至直接關(guān)系到項目成敗,。 整個“請人吃飯”項目的成敗都是以“被請人”和“請客人”是否滿意為成功目標,，服務(wù)是否到位是項目的核心。服務(wù)是精神層面而非物質(zhì)層面,，但每一項服務(wù)的一系列言談舉止都有相應(yīng)的活動動作,。言談舉止一系列動作表現(xiàn)可以標準化，是否做到位可以考核,，但沒有交付成果,，只有享受服務(wù)者心中的是否滿意的感受?！敖觼怼焙汀八屯倍际且粋€成功宴請必不可少的活動,，計劃中漏掉，執(zhí)行時略去,，將直接影響宴請效果,。 因此，項目計劃中的活動可以以WBS為基礎(chǔ),，但并非只包括完成WBS工作包的活動就夠了,，項目所需資源準備、人員招聘,、團隊建設(shè)等等活動都需要納入計劃之中,。 （待續(xù)） ******************************************************** 當(dāng)前已完成《解惑項目管理》這本書的前四章，這是第五章的大部分內(nèi)容,，但個人深感案例舉的不夠好,，歡迎大家訪問本人博客，分享在工作中遇到的難題和困惑,，并對本人文稿多提意見和建議,。 謝謝！ |
