絕招一：文字是用來瞟的，不是讀的

　　我們時(shí)不時(shí)聽到這樣的言論：“PPT很簡(jiǎn)單,，就是把Word里的文字復(fù)制,、粘貼唄。”這其實(shí)是對(duì)PPT的一種無知與褻瀆,。如果直接把文字復(fù)制粘貼就能達(dá)到演示的效果,，PPT根本就沒有存在的必要了。

　　PPT的本質(zhì)在于可視化,，就是要把原來看不見,、摸不著、晦澀難懂的抽象文字轉(zhuǎn)化為由圖表,、圖片,、動(dòng)畫及聲音所構(gòu)成的生動(dòng)場(chǎng)景，以求通俗易懂,、栩栩如生,。

　　形象，至少能給你帶來三方面的感受：

　　一是便于理解,。

　　文字總是高度抽象的,，人們需要默讀、需要轉(zhuǎn)換成自己的語言,、需要上下聯(lián)想,、需要尋找其中的邏輯關(guān)系；但人們看電影就輕松許多,，只需要跟著故事的發(fā)展順理成章地享受其情節(jié),、體味其寓意就行了。PPT就是要把這些文字變得像電影一樣生動(dòng),。

　　二是放松身心,。

　　如果把一本小說貼在墻上,，相信你看半個(gè)小時(shí)就會(huì)腰酸背痛；如果把小說拍成電視劇,，也許你看上一天也不覺得疲憊,。就是這個(gè)道理。

　　三是容易記憶,。

　　傳統(tǒng)的PPT,，你需要觀眾記住的是文字，這個(gè)難度太大了,，即使記住了也很容易忘記,；而形象化PPT，可以讓觀眾輕松記住其中的圖形,、邏輯或結(jié)論,，也許三五年后，人們?nèi)匀荒軌蛴洃洩q新,。

　　改變那種“復(fù)制,、粘貼”的做法吧！把那些無關(guān)緊要的內(nèi)容大膽刪除,，把長(zhǎng)篇大論的文字盡量提煉,，也許剛開始你不習(xí)慣，也許你做得還很粗糙,，別放棄,，總有一天你會(huì)讓觀眾贊不絕口的。

　　有的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)問：“如果PPT沒有文字,，你讓我講什么,？”的確，演示習(xí)慣的改變不是一朝一夕的事情,，這依賴于演示者對(duì)內(nèi)容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度,，但有一點(diǎn)，帶著觀眾讀文字是演示的大忌,，杜絕這一條,，演示效果會(huì)逐步得到提升。

　　所以,，提出了兩個(gè)觀點(diǎn)：

　　1,、文字是用來瞟的，凡是瞟一眼看不清的地方,，就要放大,，放大還看不清的，刪,！

　　2,、文字是PPT的天敵,。能減則減，能少則少,，能轉(zhuǎn)圖片轉(zhuǎn)圖片,，能轉(zhuǎn)圖表轉(zhuǎn)圖表。

　　絕招二：20分鐘是快樂的極限

　　傳統(tǒng)上,，我們總是認(rèn)為,，講得越多，時(shí)間越長(zhǎng),，越體現(xiàn)出演示者的重視,。這是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在,，無論我們的領(lǐng)導(dǎo),、客戶還是普通的受眾，時(shí)間都極為寶貴,，沒有人愿意閱讀動(dòng)輒數(shù)百頁的研究報(bào)告,，也沒有人去聽你的長(zhǎng)篇大論。

　　濃縮的才是精品,！

　　演示的核心內(nèi)容是什么？觀點(diǎn),！

　　在此基礎(chǔ)上把觀眾容易困惑的地方,、你認(rèn)為重要的地方作一些說明。永遠(yuǎn)不要擔(dān)心你的演示過短,，如果花費(fèi)20分鐘就能夠把一天才能了解的內(nèi)容講清楚,，你實(shí)際上為觀眾節(jié)省了7小時(shí)40分，在時(shí)間就是金錢的年代,，觀眾當(dāng)然求之不得,。

　　簡(jiǎn)短的另一個(gè)好處是意猶未盡。如果你的演示足夠精彩,，會(huì)給觀眾留下更多的期待和回味,，甚至?xí)腥艘蟀涯愕腜PT拷回去好好研究幾遍呢。

　　簡(jiǎn)短,，也對(duì)PPT提高了要求,。你需要了解哪些內(nèi)容是觀眾最關(guān)心的，哪些內(nèi)容是非講不可的,，哪些內(nèi)容是能帶來震撼的,，據(jù)此，該合并的合并,，該刪減的刪減,。也許,，這是一個(gè)反復(fù)的過程，但標(biāo)準(zhǔn)只有一個(gè)：不要讓觀眾有打哈欠的時(shí)間,。

　　絕招三：清晰比什么都重要

　　PPT有一個(gè)致命的弱點(diǎn)——觀眾容易迷失思路,。

　　為什么？

　　一,、PPT畢竟不是電影,，其邏輯結(jié)構(gòu)是抽象的，難以把握,；

　　二,、PPT是一頁頁翻下去的，一次只能看一頁內(nèi)容,，前面看過的只能依靠記憶,。

　　解決的辦法有兩個(gè)：

　　一是事先給每位觀眾發(fā)一份演說綱要；

　　二是給你的PPT建立清晰的導(dǎo)航系統(tǒng),。

　　導(dǎo)航系統(tǒng)主要包括：

　　一,、從片頭動(dòng)畫、封面,、前言,、目錄，到切換頁,、正文頁,、結(jié)尾頁等一套完整的PPT架構(gòu)（本書第3章將詳細(xì)介紹）；

　　二,、每頁都有標(biāo)題欄（除了標(biāo)明整個(gè)PPT的標(biāo)題,，更重要的是標(biāo)明本章節(jié)的標(biāo)題、本頁的主題）,；

　　三,、頁碼，如果方便的話也盡可能加上,。

　　絕招四：沒有設(shè)計(jì)就等于垃圾

　　傳統(tǒng)上,，我們把PPT歸結(jié)為辦公處理之類的工具，認(rèn)為只要簡(jiǎn)單排版就可以滿足需求,。

　　隨著整個(gè)社會(huì)審美標(biāo)準(zhǔn)的提升,，這一觀點(diǎn)正被越來越多的人拋棄。PPT,，特別是對(duì)外PPT,，正成為公司形象識(shí)別系統(tǒng)的重要組成部分，代表著一個(gè)公司的臉面；設(shè)計(jì),，正成為PPT的核心技能之一,，也是PPT水準(zhǔn)高低的基本標(biāo)準(zhǔn)。

　　無論是匯報(bào),、宣傳還是比賽,、競(jìng)標(biāo)，一個(gè)設(shè)計(jì)精美的PPT最少可以起到以下作用：

　?。?）讓觀眾賞心悅目：美女養(yǎng)眼,，精美的PPT養(yǎng)神。

　?。?）讓觀眾產(chǎn)生好感：愛美之心人皆有之,，漂亮的PPT自然能讓觀眾多看幾眼。

　?。?）贏得觀眾的信任：人總是有偏見的,，精美的設(shè)計(jì)給人專業(yè)、認(rèn)真,、可靠的感覺,，內(nèi)容的含金量也自然得到提升。

　?。?）贏得成功的機(jī)會(huì)：在職場(chǎng)上,，美女與帥哥有更多成功的機(jī)，PPT演示也是如此,。

　　內(nèi)容的好壞難以評(píng)價(jià),，但形式的優(yōu)劣卻顯而易見，喜歡而又信任的方案自然是領(lǐng)導(dǎo)和客戶的首選,。

　　設(shè)計(jì)非一日之功,，但我們可以找到捷徑：

　?。?）善用專業(yè)素材：專業(yè)的PPT模板讓你的PPT擁有外在美,；專業(yè)的PPT圖表讓你的PPT

　　具備內(nèi)在美；專業(yè)的PPT圖片（包括JPG,、PNG,、AI等格式）讓你的PPT充滿生機(jī),。

　　（2）掌握排版的基本原則：每個(gè)人的審美標(biāo)準(zhǔn)是不同的,，但總有一些規(guī)律是相通的,，掌握并遵守這些規(guī)則,，將使你的PPT設(shè)計(jì)得到大多數(shù)人的認(rèn)可。這些規(guī)則包括：一個(gè)中心、合理對(duì)齊、畫面統(tǒng)一,、強(qiáng)烈對(duì)比,、層次分明等，本書第6章將詳細(xì)講述,。

　　（3）多看精美案例：PPT誕生以來的十多年里,，整個(gè)社會(huì)的設(shè)計(jì)水準(zhǔn)都在迅速提高,，三人行，必有我?guī)煟谄矫嬖O(shè)計(jì)、動(dòng)畫領(lǐng)域,，處處都有值得我們學(xué)習(xí)的案例,。

　　絕招五：炫不是動(dòng)畫的根本

　　自PPT誕生以來,，動(dòng)畫就一直是最大的爭(zhēng)議,。

　　一種觀點(diǎn)認(rèn)為,，PPT就是幻燈片,，就是一頁一頁翻過的圖片加文字,，在商務(wù)PPT應(yīng)用領(lǐng)域,，根本不需要?jiǎng)赢嫽蛘咦疃嘀恍韬?jiǎn)單的頁面切換動(dòng)畫； 相反,，有無數(shù)的仁人志士對(duì)PPT動(dòng)畫矢志不渝，用自己的創(chuàng)意和努力一次次創(chuàng)作動(dòng)畫的傳奇,，也得到眾多PPT愛好者的歡呼雀躍,。

　　近年來，銳普PPT把PPT動(dòng)畫成功應(yīng)用到商務(wù)領(lǐng)域,，并得到客戶的廣泛認(rèn)同,。

　　動(dòng)畫，不僅僅讓PPT變得生動(dòng),，更能讓PPT表現(xiàn)效果數(shù)倍提升,。

　?。?）片頭動(dòng)畫

　　讓你的PPT一把抓住觀眾眼球。電影有片頭、游戲有片頭、網(wǎng)站有片頭,，PPT演示也需要片頭,。演示開始時(shí)，觀眾往往會(huì)需要一個(gè)適應(yīng)期，也許 還在想著剛才沒有處理完的工作,，也許還在跟鄰座侃侃而談,，也許還在抱怨著觀看演示的辛苦,，這時(shí)候,，你需要立即把觀眾的視線聚焦到你的演示中來,，精美和創(chuàng)意 的片頭能立即給觀眾帶來震撼，讓觀眾目不轉(zhuǎn)睛,。

　?。?）邏輯動(dòng)畫

　　一幅靜止的畫面,，觀眾會(huì)自上而下全面瀏覽，缺乏邏輯的引導(dǎo),，觀眾難以把握重點(diǎn),，看完之后還要思考其中的邏輯關(guān)系，實(shí)際上浪費(fèi)了精力和注意 力,；如果給這幅畫面加上清晰的邏輯動(dòng)畫,，就把觀眾自己找線索變成了幫觀眾理線索。演示者可以控制對(duì)象出現(xiàn)的先后順序,、主次順序,、位置改變、出現(xiàn)和退出等,， 引導(dǎo)觀眾按照自己的思路理解PPT內(nèi)容,。

　　片頭動(dòng)畫讓對(duì)外宣傳的PPT盡顯企業(yè)的專業(yè)與實(shí)力。一束光閃過,，該公司的logo由輪廓逐漸變得靚麗十足,，讓人記憶深刻；緊跟的4張動(dòng)畫頁面從不同角度展現(xiàn)了上海及該公司的風(fēng)貌,，同時(shí)配以連續(xù)抽象的文字和動(dòng)畫效果，消除了頁面之間的分割感,。

　?。?）強(qiáng)調(diào)動(dòng)畫

　　以往我們只是用顏色的深淺、形狀的大小以及字體的不同來突出某些重要內(nèi)容,，這有一個(gè)很大的弊端,，就是要強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容會(huì)一直處于強(qiáng)調(diào)地位，當(dāng)我 們講述別的內(nèi)容時(shí),，它會(huì)分散觀眾的視線,；強(qiáng)調(diào)動(dòng)畫，通過對(duì)象的放大,、縮小,、閃爍、變色等動(dòng)作實(shí)現(xiàn)強(qiáng)調(diào)效果,，并能夠讓演示者自如控制,，強(qiáng)調(diào)過后自動(dòng)回復(fù)到初 始狀態(tài),。

　?。?）片尾動(dòng)畫

　　與那些戛然而止的PPT相比,，加一個(gè)簡(jiǎn)單的片尾動(dòng)畫將收到意想不到的效果：

　　一是作為禮貌，提醒大家演示結(jié)束,，并給人一定的緩沖時(shí)間,，準(zhǔn)備接下來的活動(dòng),；

　　二是與片頭動(dòng)畫相呼應(yīng)，做到有始有終,，避免給人虎頭蛇尾的印象,；

　　三是通過貫穿始終的形式,，提醒觀眾回憶內(nèi)容，強(qiáng)化記憶,。

　?。?）情景動(dòng)畫

　　也許你講述的就是一個(gè)故事，故事總是有情節(jié),、有過程的,，而要用一張靜止的畫面去表達(dá)一個(gè)完整的過程，幾乎不可能,。相反,，一套連續(xù)的動(dòng)畫，則能把這些過程表現(xiàn)得栩栩如生,。以往，我們用Flash,、視頻來表現(xiàn)這些效果，PPT其實(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn),。

　　絕招六：圖表是PPT的筋脈

　　商業(yè)演示的基本內(nèi)容就是數(shù)據(jù)，于是圖表變得必不可少,。最早出現(xiàn)的是柱圖,、餅圖,、線圖,、雷達(dá)圖等,；咨詢公司把數(shù)據(jù)圖表轉(zhuǎn)移到對(duì)邏輯關(guān)系的表達(dá) 上，于是出現(xiàn)了并列,、包含,、擴(kuò)散,、綜合、層進(jìn)等各類關(guān)系圖表,，從此,，文字也可以不再抽象,、乏味了,；以ThemeGallery為代表的韓國(guó)公司,、以 PresentationLoad為代表的歐美公司以及以銳普PPT為代表的中國(guó)公司等設(shè)計(jì)公司，則進(jìn)一步把這一趨勢(shì)發(fā)揮到極致——加入了設(shè)計(jì)的概念,，從 此,，文字可以變得像圖畫一樣精美、形象,、栩栩如生,。

　　同樣，PowerPoint軟件就像天生為圖表而生的,，強(qiáng)大的像Illustrator一樣的繪圖功能,，加上清晰的操作界面、簡(jiǎn)單的操作模式,，讓人人都能輕而易舉地掌握,。很快，PPT圖表就風(fēng)靡全球，與圖片配合使用,，讓演示如虎添翼,。

　　如果你的PPT還在受大段文字的困擾，還在為邏輯混亂而發(fā)愁,，那就趕快學(xué)習(xí)PPT圖表吧,。

　　絕招七：沒有策劃就沒有精品

　　好的PPT是策劃出來的，就像宏偉的建筑是規(guī)劃出來的,。

　　所有的PPT設(shè)計(jì)師者首先是策劃師,，有的是無意識(shí)為之,，有的是用心去做的,，但沒有策劃的PPT必定是失敗的作品,。不同的演示目的,、不同的演 示風(fēng)格,、不同的受眾對(duì)象、不同的使用環(huán)境,，決定了不同的PPT結(jié)構(gòu),、色彩,、節(jié)奏,、動(dòng)畫效果等,，PPT的人介于觀眾,、領(lǐng)導(dǎo),、演示者等多重標(biāo)準(zhǔn)的審視。

　　一個(gè)好的PPT作品基于對(duì)以上要求的準(zhǔn)確把握,。

　　我們?cè)?jīng)有一些卓越的設(shè)計(jì)師，出來的作品很美,、很耐看,，但卻一直得不到客戶的認(rèn)可,，為什么,？就是缺乏準(zhǔn)確的策劃。美,，不是PPT的唯一標(biāo)準(zhǔn),；經(jīng)驗(yàn)、用心,、設(shè)身處地為觀眾著想,，即使畫面有瑕疵，也往往能贏得演示者的認(rèn)同和觀眾的喝彩,。

　　絕招八：PPT可以當(dāng)主角

　　西方有一種觀點(diǎn)開始在中國(guó)流行：演講者永遠(yuǎn)是主角,，PPT不過是陪襯,。

　　其實(shí)這完全是站在西方立場(chǎng)上的一種觀點(diǎn)，未必適應(yīng)中國(guó)國(guó)情,。西方人大多喜歡張揚(yáng),，擅長(zhǎng)演說，甚至在很多人看來演說已經(jīng)是一種享受,，當(dāng)然不愿 意被PPT搶了風(fēng)頭,；但中國(guó)文化更強(qiáng)調(diào)內(nèi)秀，不愿意拋頭露面,，擅長(zhǎng)演說者更是寥寥,，甚至連一些領(lǐng)導(dǎo)在眾人面前也不愿張揚(yáng)，何況一般人,？所以,，我們常常把自 己作為的一員，是我們代表演說,，我們不過是一種符號(hào),，低調(diào)再低調(diào)，寧可把PPT作為眾人矚目的焦點(diǎn),。

　　從另一個(gè)角度講：我們是為了演示而演示嗎,？是為了表現(xiàn)自我嗎？

　　當(dāng)然不是,！每次我們都是抱著一定的目的進(jìn)行演示的,，或者為了讓觀眾了解我們的工作,，

　　或者為了讓觀眾選擇我們的產(chǎn)品,，或者為了溝通一些信息，或者純粹為了博得大伙一樂……能找到必須讓我們成為主角的理由嗎,？

　　沒有,！

　　效果為王，只要能達(dá)到目的,，不要在乎誰是主角,、誰是配角。

　　如果你是一位表現(xiàn)欲極強(qiáng)的演說大師,，如果這是一個(gè)需要你展示自我的舞臺(tái),，那你就勇敢地站出來，做主角吧,！

　　如果你是一位稍微內(nèi)斂的工作者,，為了工作才進(jìn)行這次演示，或者這是一個(gè)需要低調(diào)的場(chǎng)合,，那就不必拘泥于大師們的說教,，即使你是配角,，也能得到最熱烈的喝彩。

　　絕招九： PPT不是啞巴

　　在很多人眼中,，PPT是多媒體的代名詞,。但這個(gè)多媒體，卻一直因?yàn)闊o聲而名不副實(shí),。

　　細(xì)分析,，無聲原因有三：

　　一是PPT的商務(wù)特點(diǎn)限制了聲音的應(yīng)用，畢竟在商務(wù)會(huì)議場(chǎng)所,，人們需要集中精力思考,，無論是背景音樂還是動(dòng)畫聲音都會(huì)給人們帶來干擾；

　　二是PPT軟件設(shè)計(jì)的功能限制了聲音的應(yīng)用,，PPT軟件生下來就沒有為聲音的應(yīng)用做好充分準(zhǔn)備,，僅僅了這一功能，對(duì)聲音的編輯,、優(yōu)化等功能,，PowerPoint還無心顧及；

　　三是PPT人群實(shí)在太廣,，經(jīng)理,、文員、老師,、銷售代表,、老總、領(lǐng)導(dǎo),、甚至一些小學(xué)生都成了PPT技術(shù)員,，大家相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備遠(yuǎn)不夠，缺乏聲 音素材,、缺乏聲音感覺,、缺乏聲音編輯的技術(shù)，但不知不覺中,，有人還是嘗試起來,，結(jié)果聲音應(yīng)用不專業(yè)，特別有些動(dòng)作聲音常常引來觀眾一陣嘩然,。于是,，有人總 結(jié)了，PPT勿用聲音,。

　　果真這么絕對(duì)嗎,？

　　形勢(shì)正在悄悄變化，PPT有聲時(shí)代正在來臨,。

　?。?）PPT早已不再限于匯報(bào)演示,，企業(yè)宣傳、婚慶禮儀,、休閑娛樂等正成為PPT應(yīng)用的熱點(diǎn)領(lǐng)域,，聲音是不可或缺的元素。

　?。?）平面設(shè)計(jì),、flash、視頻等時(shí)刻沖擊著人們的視覺,，人們正經(jīng)受著最嚴(yán)重的審美疲勞,，單純靠畫面給人的刺激已經(jīng)大大降低，聲音是增強(qiáng)畫面沖擊力的絕佳武器,。

　?。?）PPT設(shè)計(jì)公司的崛起，讓PPT聲音的處理專業(yè)化,，聲音素材庫搭建起來,，各類聲音編輯軟件應(yīng)用自如，配音設(shè)備逐步完善,，PPT中聲音運(yùn)用的規(guī)律也已經(jīng)把握到位,。

　　絕招十：退“三”進(jìn)“七”

　　要讓PPT高人一等有很多方法，率先使用PowerPoint 2007,，無疑是最有效的捷徑,。

　　從PPT專業(yè)應(yīng)用角度看，PowerPoint的以下特點(diǎn)都是我們極為推崇的,。

　?。?）操作界面更美觀,、更人性化

　　● 全新的vista般操作界面，讓人賞心悅目,；

　　● 對(duì)文件整體管理的功能集中到左上角的offi ce按鈕里,，為操作區(qū)留出更大空間；

　　● 操作區(qū)域更開闊,、歸類更合理，操作熟練后一目了然；

　　● 自定義按鈕非常個(gè)性化,，把常用的功能放在這里調(diào)用更快捷；

　　● 選擇窗格與Photoshop 窗格類似,，“層出不窮”成為現(xiàn)實(shí),，使PPT各項(xiàng)功能全面提升；

　　● 放大/縮小按鈕與視圖模式按鈕同時(shí)放置于右下角,，更適應(yīng)一般人的操作習(xí)慣,。

　?。?）繪圖和設(shè)計(jì)功能更強(qiáng)大

　　（3）豐富而實(shí)用的功能集群

　　這些功能包括：

　　● SmartArt圖表,，可以把文字輕松轉(zhuǎn)化為圖表,。（只是目前所的圖表種類較少，質(zhì)感過于單調(diào),，從設(shè)計(jì)的角度并不主張過多應(yīng)用,。）

　　● 為PPT文件減肥，2007版的PPTX格式的文件比2003版的PPT格式文件小了很多,。

　　● PPT可以直接轉(zhuǎn)為pdf,、xps、jpg等格式,，并可把其中的部分PPT頁面發(fā)布出來,，供各類場(chǎng)合使用。

　　● 有效防止文檔崩潰,，在2003版里一旦文檔出錯(cuò),，沒有保存的數(shù)據(jù)都會(huì)丟失；2007版則能夠盡力恢復(fù)程序關(guān)閉前的狀態(tài),。

　　但2007版也存在一些明顯的遺憾：

　　其一是對(duì)電腦硬件要求較高,。不少學(xué)員反映，500MHz以下的處理器,、256MB以下的內(nèi)存的電腦用起來都較吃力,。

　　其二是與2003版的兼容性不夠。PPTX文檔一般要轉(zhuǎn)化成PPT文檔或者安裝插件才能在2003版的PowerPoint中讀取,。用 2007版所作的立體藝術(shù)文字,、藝術(shù)圖形在2003版中是無法編輯的，部分顏色漸變效果,、陰影效果,、文字效果，甚至一些動(dòng)畫在2003版里會(huì)發(fā)生變形,，需 要在2007版里對(duì)照編輯,。

　　但這些缺陷改變不了2007版快速普及的趨勢(shì)，要想實(shí)現(xiàn)超人一等的PPT表現(xiàn)效果,，PowerPoint 2007無疑是最佳的選擇,。

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