一,、建立分類下拉列表填充項(xiàng)
我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性,，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng),。
1.在sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”,、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等)分別輸入不同列中,，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫,。
2.選中a列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列),，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后,，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn),。
仿照上面的操作，將b,、c……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”,、“個(gè)體企業(yè)”……
3.切換到sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如c列),，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令,，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中,，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕,，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來源”方框中,，輸入“工業(yè)企業(yè)”,，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開),，確定退出,。
再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如d列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框,，選中“序列”選項(xiàng)后,，在“來源”方框中輸入公式：=indirect(c1)，確定退出,。
4.選中c列任意單元格(如c4),，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中,。然后選中該單元格對應(yīng)的d列單元格(如d4),，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中,。
提示：在以后打印報(bào)表時(shí),，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列,，右擊鼠標(biāo),，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可,。
二,、建立“常用文檔”新菜單
在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用,。
1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo),，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義”對話框,。在“命令”標(biāo)簽中,，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄,。
按“更改所選內(nèi)容”按鈕,，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱(如“常用文檔”)。
2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)(如“插入”選項(xiàng)),，在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接”選項(xiàng)),，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名(如“工資表”等),，建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱,。
重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱,。
3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)(如“工資表”等),，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中,，選“分配超鏈接→打開”選項(xiàng),，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕,，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾,，并選中該工作簿文檔。
重復(fù)上面的操作,，將菜單項(xiàng)和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來,。
4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開“常用文檔”菜單,，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可,。
提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能,。
三,、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示,，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示,，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示,，我們可以這樣設(shè)置,。
1.打開“工資表”工作簿,，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令,，打開“條件格式”對話框,。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng),，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕,，打開“單元格格式”對話框,，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。
2.按“添加”按鈕,，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500,，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000,，字體設(shè)置為“棕色”),。
3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕,。
看看工資表吧,，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
四,、制作“專業(yè)符號”工具欄
在編輯專業(yè)表格時(shí),，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入,，我們可以制作一個(gè)屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄,。
1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框,，輸入宏名如“fuhao1”并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中,，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕,，然后將需要的特殊符號輸入到某個(gè)單元格中,，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制,。
仿照上面的操作,，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。
2.打開“自定義”對話框,，在“工具欄”標(biāo)簽中,，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框,，輸入名稱——“專業(yè)符號”,，確定后,，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。
切換到“命令”標(biāo)簽中,，選中“類別”下面的“宏”,，將“命令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個(gè)特殊符號就拖多少個(gè)按鈕)。
3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”,，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對它們進(jìn)行命名,。
4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中,，選“指定宏”選項(xiàng),，打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等),，確定退出,。
重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來,。
5.關(guān)閉“自定義”對話框,，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄,，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了,。
五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁面
有的工作表,，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域,，用“視面管理器”吧。
1.打開需要打印的工作表,，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉,，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中,，選“隱藏”選項(xiàng),，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。
2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令,，打開“視面管理器”對話框,，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框,，輸入一個(gè)名稱(如“上報(bào)表”)后,，單擊“確定”按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來,，并重復(fù)上述操作,，“添加”好其它的打印視面。
4.以后需要打印某種表格時(shí),，打開“視面管理器”,，選中需要打印的表格名稱,，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來,，簡單設(shè)置,、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕,，一切就ok了,。
六、讓數(shù)據(jù)按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序,，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序,，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序,。
1.執(zhí)行“格式→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框,，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中,，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出,。
2.選中“部門”列中任意一個(gè)單元格,，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框,，單擊“選項(xiàng)”按鈕,，彈出“排序選項(xiàng)”對話框，按其中的下拉按鈕,，選中剛才自定義的序列,，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序,。
七,、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來
工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了,。
1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域),，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框,，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng),，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；,；,；”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號)。
2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下,，選中其中的“隱藏”選項(xiàng),，按“確定”按鈕退出,。
3.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對話框,，設(shè)置好密碼后,，“確定”返回。
經(jīng)過這樣的設(shè)置以后,，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來,，就是使用excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。
提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下,，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號,，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。
八,、讓中,、英文輸入法智能化地出現(xiàn)
在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文,，有的單元格中要輸入中文,，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下,，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?
選中需要輸入中文的單元格區(qū)域,，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框,，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下,，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項(xiàng)后,，“確定”退出,。
以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)自動打開,，當(dāng)選中其它單元格時(shí),，中文輸入法自動關(guān)閉。
九,、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本
你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本,，如《電腦報(bào)》而煩惱呢?那就往下看吧。
1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令,，打開“自動更正”對話框,。
2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫),，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報(bào)》”,，再單擊“添加”和“確定”按鈕。
3.以后如果需要輸入上述文本時(shí),，只要輸入“pcw”字符此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫,，然后確認(rèn)一下就成了,。
十、在excel中自定義函數(shù)
excel函數(shù)雖然豐富,，但并不能滿足我們的所有需要,。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算,。下面,，我們就來自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：
1.執(zhí)行“工具→宏→visualbasic編輯器”菜單命令(或按“alt+f11”快捷鍵)，打開visualbasic編輯窗口,。
2.在窗口中,，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個(gè)新的模塊——模塊1,。
3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：
functionv(a,b,h)v=h*(a+b)/2endfunction
4.關(guān)閉窗口,，自定義函數(shù)完成。
以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù),。
提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用,。
十一、表頭下面襯張圖片
為工作表添加的背景,，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?
1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令,，打開“工作表背景”對話框,，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕,，將圖片襯于整個(gè)工作表下面,。
2.在按住ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉,，同時(shí)選中這些單元格(區(qū)域),。
3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中,，選中“白色”,。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片,，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實(shí),，是圖片被“白色”遮蓋了)。
提示襯在單元格下面的圖片是不支持打印的,。
十二,、用連字符“&”來合并文本
如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù),，一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將b,、c,、d列合并到一列中)。
1.在d列后面插入兩個(gè)空列(e,、f列),，然后在d1單元格中輸入公式：=b1&c1&d1。
2.再次選中d1單元格,，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到d列下面的單元格中,，b、c,、d列的內(nèi)容即被合并到e列對應(yīng)的單元格中,。
3.選中e列，執(zhí)行“復(fù)制”操作,，然后選中f列,，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框,，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng),，按下“確定”按鈕，e列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到f列中,。
4.將b,、c、d,、e列刪除,，完成合并工作。
提示：完成第1,、2步的操作,，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除b,、c,、d列，公式會出現(xiàn)錯(cuò)誤,。故須進(jìn)行第3步操作,，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。
十三,、快速打印學(xué)生成績條
常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題,，有不少人采取錄制宏或vba的方法來實(shí)現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度,。出于此種考慮,，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡便方法。
此處假定學(xué)生成績保存在sheet1工作表的a1至g64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題,，第2行為學(xué)科名稱,。
1.切換到sheet2工作表中，選中a1單元格,，輸入公式：=if(mod(row(),，3)=0，″″,，if(0modrow(),，3(=1，sheet1,！aū,，index(sheet1！$a：$g,，int(((row()+4)/3)+1),，column())))。
2.再次選中a1單元格,，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到b1至g1單元格中,；然后，再同時(shí)選中a1至g1單元格區(qū)域,，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到a2至g185單元格中,。
至此，成績條基本成型,，下面簡單修飾一下,。
3.調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中a1至g2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績條區(qū)域),，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕,，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中,，選中“所有框線”選項(xiàng),，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作),。
4.同時(shí)選中a1至g3單元格區(qū)域,，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵,，自a4拖拉至g186單元格區(qū)域,，為所有的成績條添加邊框。
按“打印”按鈕,，即可將成績條打印出來,。
十四、excel幫你選函數(shù)
在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí),，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適,。excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍,，挑選出合適的函數(shù)。
執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令,，打開“插入函數(shù)”對話框,，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計(jì)數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕,，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來,，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件,，即可快速確定所需要的函數(shù),。
十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)
有時(shí),，我們編輯某個(gè)工作表(sheet1)時(shí),，需要查看其它工作表中(sheet2、sheet3……)某個(gè)單元格的內(nèi)容,，可以利用excel的“監(jiān)視窗口”功能來實(shí)現(xiàn),。
執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”,，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕,，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)”對話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后,，再單擊“添加”按鈕,。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)”,。
以后,，無論在哪個(gè)工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”,，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息,。
十六、為單元格快速畫邊框
在excel2002以前的版本中,，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩,，excel2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。
單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕,，在隨后彈出的下拉列表中,，選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令,，展開“邊框”工具欄,。
單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉,，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框,。
提示：①如果畫錯(cuò)了邊框，沒關(guān)系,，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕,，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框,。②如果需要畫出不同顏色的邊框,，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后,，再畫邊框即可,。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。
十七,、控制特定單元格輸入文本的長度
你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù),，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候，excel就能自動判斷,、即時(shí)分析并彈出警告,，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對excel來說,，也并不難,。
例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便,，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來表示,。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng),。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”,。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”,。同時(shí),，我們再來到“出錯(cuò)警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告”設(shè)為“停止”,，并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份,。”字樣,。
很顯然,，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)，excel就會彈出示的警告對話框,，告訴你出錯(cuò)原因,，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中,，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選,，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊,，“時(shí)間遠(yuǎn)近”啊,，如你有興趣，何不自作主張,，自己設(shè)計(jì)一種檢測標(biāo)準(zhǔn),，讓你的excel展示出與眾不同的光彩呢。
十八,、成組填充多張表格的固定單元格
我們知道每次打開excel,，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力,，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作,。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入,。因此,，在很多情況下，都會需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容,。
那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“sheet1”,，然后按住shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起,，可以按住ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選),。此時(shí)，我們看到excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣,，我們就可以進(jìn)行對工作組的編輯工作了,。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn),，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了,。
但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,。比如,，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式,，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng),，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí),，excel會彈出“填充成組工作表”的對話框,，在這里我們選擇“格式”一項(xiàng),，點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了,。
十九,、改變文本的大小寫
在excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式,，也不是數(shù)據(jù)庫,，而是函數(shù)。不要以為excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字,，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容,，excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫,。
在excel2002中,，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=upper(源數(shù)據(jù)格)”,，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫,；“=lower(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫,；“=proper(源數(shù)據(jù)格)”,，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等,。例如,，我們在一張表格的a1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=upper(a1)”,，回車后得到的結(jié)果將會是“excel”,。同樣，如果我們在a3單元格中輸入“mr.weiwei”,，然后我們在目標(biāo)單元格中輸入“=proper(a3)”,，那么我們得到的結(jié)果就將是“mr.weiwei”了。
二十,、提取字符串中的特定字符
除了直接輸入外,，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時(shí)又省事的方法,，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此,，比如員工名單、籍貫等信息,。
如果我們想快速從a4單元格中提取稱謂的話,，最好使用“=right(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù),，它表示“從a4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個(gè)字符”輸入到此位置,。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話,，則要使用“=left(源數(shù)據(jù)格,，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況,，我們不從左右兩端開始,，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從a5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí),，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=mid(a5,4,2)”就可以了,。意思是：在a5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字,。
二十一,、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞
將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個(gè)十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴,，但大凡是以“1”,、“2”,、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”,、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且,，“11”,、“12”、“13”這3個(gè)數(shù)字又不一樣,，它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的,。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜,。其實(shí),，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù),，只須編寫一個(gè)公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了,。不信，請看：“=a2&if(or(value(right(a2,2))={11,12,13}),″th″,if(or(value(right(a2))={1,2,3,},choose(right(a2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”,。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11”,、“12”,、“13”結(jié)尾的,，則加上“th”后綴,；②如果第1原則無效，則檢查最后一個(gè)數(shù)字,，以“1”結(jié)尾使用“st”,、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”,；③如果第1、2原則都無效,，那么就用“th”,。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷,。
二十二,、用特殊符號補(bǔ)齊位數(shù)
和財(cái)務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫法”,，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊,，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。其實(shí),，在excel中也有類似的輸入方法,，那就是“rept”函數(shù)。它的基本格式是“=rept(“特殊符號”,，填充位數(shù))”,。
比如，我們要在中a2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號填充至16位,，就只須將公式改為“=(a2&rept(″#″,16-len(a2)))”即可,；如果我們要將a3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要改為“=rept(″#″,16-len(a3)))&a3”,；另外,，如果我們想用“#”號將a4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“=rept(″#″,8-len(a4)/2)&a4&rept(″#″)8-len(a4)/2)”,；如果你還嫌不夠?qū)I(yè),，要在a5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(text(a5,″$#,##0.00″(&rept(″#″,16-len(text(a5,″$#,##0.00″))))”,，一定能滿足你的要求,。
二十三、創(chuàng)建文本直方圖
除了重復(fù)輸入之外,，“rept”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖,。它的原理也很簡單,，就是利用特殊符號的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計(jì)算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果,。
比如我們首先制作一張年度收支平衡表,，然后將“e列”作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“g列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū),。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“d列”的數(shù)值,，用“wingdings”字體的“n”字符表現(xiàn)出來,。具體步驟如下：
在e3單元格中寫入公式“=if(d30,rept(″n″,round(d3*100,0)),″″)”,，也拖動填充柄至g14。我們看到,，一個(gè)沒有動用excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前,，方便直觀，簡單明了,。
二十四,、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)
有時(shí)候，我們可能對某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣,，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù),。要解決這個(gè)問題，除了利用到“substitute”函數(shù)的虛擬計(jì)算外,，還要動用“trim”函數(shù)來刪除空格,。比如現(xiàn)在a1單元格中輸入有“howmanywords?”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙：
“=if(len(a1)=0,0,len(trim(a1))-len(substitute(trim(a1),″,″,″″))+1)”
該式的含義是先用“substitute”函數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串,，并且利用“trim”函數(shù)刪除其中字符間的空格,，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量,，最后將空格數(shù)+1,，就得出單元格中字符的數(shù)量了。
二十五,、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換
這是excel2002中的新工具,。如果你在安裝excel2002時(shí)選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它,。不過,，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項(xiàng),，“確定”后excel2002就會自行安裝了,。
完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”,，一個(gè)獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了,。與excel的其他函數(shù)窗口一樣,，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可,。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價(jià)一覽表,。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè),，我們還可以點(diǎn)擊excel工具欄上的“歐元”按鈕,，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。
二十六,、給表格做個(gè)超級搜索引擎
我們知道,，excel表格和word中的表格最大的不同就是excel是將填入表格中的所有內(nèi)容(包括靜態(tài)文本)都納入了數(shù)據(jù)庫的范疇之內(nèi)。我們可以利用“函數(shù)查詢”,，對目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行精確定位,，就像網(wǎng)頁中的搜索引擎一樣。
比如在所示的表格中,，從a1到f7的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績,。而在a8到a13的單元格中我們則建立了一個(gè)“函數(shù)查詢”區(qū)域。我們的設(shè)想是,，當(dāng)我們在“輸入學(xué)生姓名”右邊的單元格,，也就是c8格中輸入任何一個(gè)同學(xué)的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學(xué)生的各科成績,。具體實(shí)現(xiàn)的方法如下：
將光標(biāo)定位到c9單元格中,，然后單擊“插入”之“函數(shù)”選項(xiàng)。在如圖18彈出的窗口中,，選擇“vlookup”函數(shù),，點(diǎn)“確定”。在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù)”窗口中我們設(shè)置“lookup_value”(指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值)為“c8”(即搜索我們在c8單元格中填入的人名),；“table_array”(指數(shù)據(jù)搜索的范圍)為“a2∶b6”(即在所有學(xué)生的“語文”成績中搜索),；“col_vindex_num”(指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號)為“2”(即數(shù)值在第2列)；“range_lookup”(指是否需要精確匹配)為“false”(表明不是,。如果是,，就為“ture”)。設(shè)定完畢按“確定”,。
此時(shí)回到表格,，單擊c9單元格，我們看到“fx”區(qū)域中顯示的命令行為“=vlookup(c8,，a2∶b6,，2，false)”。復(fù)制該命令行,，在c10,、c11、c12,、c13單元格中分別輸入：“=vlookup(c8,，a2∶c6，3,，false)”,；“=vlookup(c8，a2∶d6,，4,，false)”；“=vlookup(c8,，a2∶e6,，5,，false)”,；“=vlookup(c8，a2∶f6,，6,，false)”(其參數(shù)意義同c9中一樣，不再贅述),。
接下來,，我們就來檢驗(yàn)“vlookup”函數(shù)的功效。試著在“c8”單元格中輸入某個(gè)學(xué)生名,，比如“趙耀”,，回車之下我們會發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學(xué)成績了,。
二十七,、excel工作表大綱的建立
和word的大綱視圖一樣，excel這個(gè)功能主要用于處理特別大的工作表時(shí),，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問題,。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性,，那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域,，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”選項(xiàng)。并在彈出菜單的“選定匯總項(xiàng)”區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別,。最后,，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎?當(dāng)然，如果你還想查看明細(xì)的話,，單擊表格左側(cè)的“+”按鈕即可,。
二十八、插入“圖示”
盡管有14大類50多種“圖表”樣式給excel撐著腰,，但對于紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系,，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本excel2002中加入了“圖示”的功能,。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū)6種樣式,，但對于說明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示數(shù)據(jù)的層次關(guān)系可以選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”,；而要表達(dá)資金的流通過程則可以選擇“循環(huán)圖”,；當(dāng)然，要說明各種數(shù)據(jù)的交*重疊性可以選擇“維恩圖”,。你看,，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示,，調(diào)出“圖示”工具欄,。隨心所欲地設(shè)置“圖示樣式庫”甚至還可以多添加幾個(gè)圓環(huán)。
二十九,、熟悉excel的“從文本到語音”
這是excel2002中的一個(gè)搶眼的新功能,。它就是讓office軟件不僅能寫、能算,，還要能看,、能說。盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機(jī)器朗讀,，但微軟的office不論從語音的柔和度和語氣的抑揚(yáng)頓挫都是其它同類軟件不可比擬的,。
按照office的默認(rèn)安裝，你可能還不能在excel的菜單中找到它,，在我們確認(rèn)安裝了“從文本到語音”的選項(xiàng)后,，就可以在excel的“工具”菜單中看到“語音”項(xiàng)目了。如圖21所示,，打開一個(gè)表格,，隨便選擇其中的內(nèi)容，然后單擊“從文本到語音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕,，此時(shí)一個(gè)帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀了,。值得一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號時(shí),，excel的朗讀會自動停頓一會兒,，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然,。
還有一點(diǎn)需要說明的是,，如果你想調(diào)整excel2002中語音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊“語音”圖標(biāo),，然后在“文字到語音”卡片上調(diào)整即可
三十,、excel中“攝影”功能的妙用
這個(gè)功能比較另類，似乎和計(jì)算,、統(tǒng)計(jì),、排序等等“正統(tǒng)”功能格格不入，因?yàn)樗淖饔镁谷皇恰?#8220;抓屏”!而且還不是像“printscreen”按鈕那樣“一把亂抓”,，而是允許讓你通過鼠標(biāo)進(jìn)行選擇,，“指哪抓哪”。
要找到這個(gè)功能還不太容易,，我們點(diǎn)擊excel“工具”菜單的“自定義”選項(xiàng),。在“命令”卡片的“類別”中點(diǎn)“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕,，并將它拖到工具欄的任意位置,。如果我們想要對表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們(圖23),，然后按下“攝影”按鈕,，這時(shí)該選定區(qū)域就被“拍”了下來,。然后將鼠標(biāo)移動到需要顯示“照片”的地方(當(dāng)然,，也可以是另一張表格)，再次按下“攝影”按鈕,，這樣剛才被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了,。當(dāng)然，和“照片”一同出現(xiàn)的還有“圖片”工具欄,。很顯然,，excel是將它作為一幅圖片來對待了，我們可隨意將它進(jìn)行旋轉(zhuǎn),、縮放處理,。
不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數(shù)據(jù)看看——刷新一下“照片”,，結(jié)果“照片”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了!
三十一,、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用
也許我們會奇怪，為什么每次打開excel,，軟件總是打開了一個(gè)由3張空白表格組成的文件組呢?如果你是專業(yè)的會計(jì)師,、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多,、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜,，單*一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接,、多文件數(shù)據(jù)互動才是以一當(dāng)十的制勝法寶,。
比如我們首先制作“sheet1”為“一班學(xué)生成績表”，“sheet2”為“二班學(xué)生成績表”,，然后來到“sheet3”,，想進(jìn)行“一班”和“二班”各科成績的比較以及“年級平均分”的計(jì)算。此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置,，選擇好相關(guān)函數(shù),。然后在excel彈出的函數(shù)對話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“”按鈕點(diǎn)擊一下其他表格中想引用的單元格就行了,。你看,，如圖24所示，這時(shí)函數(shù)窗口中就會出現(xiàn)“×班學(xué)生成績表!××單元格”的字樣了,。此后,，不管我們在源單元格中進(jìn)行怎樣的修改，在“sheet3”的目標(biāo)位置都會適時(shí)進(jìn)行重新計(jì)算,。
三十二,、“馴服”excel2002的剪貼板窗口
excel2002極大地改進(jìn)了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個(gè)項(xiàng)目(而excel2000只能容納12個(gè)),。而且,，這個(gè)剪貼板可以在任何office應(yīng)用程序之間來回拷貝，所以對于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來說,，確實(shí)更加方便,。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時(shí)，剪貼板就會彈出來,，和你爭奪有限的文檔顯示空間,，讓人討厭。好在,，“馴服”剪貼板的方法非常簡單,。
筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來,，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部的“選項(xiàng)”,，清除“自動顯示office剪貼板”復(fù)選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標(biāo)出現(xiàn)在系統(tǒng)任務(wù)欄上或隨時(shí)彈出來,，只須清除掉“在任務(wù)欄上顯示office剪貼板的圖標(biāo)”和“復(fù)制時(shí)在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài)”兩個(gè)復(fù)選框上的選擇,。只保留“收集而不顯示office剪貼板”復(fù)選框前面的鉤即可,。
當(dāng)然，在取消剪貼板自動顯示功能之后,，你還可以隨時(shí)恢復(fù)這個(gè)功能,。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時(shí)迅速調(diào)出剪貼板,。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項(xiàng),，點(diǎn)擊彈出對話框下部的“鍵盤”按鈕，在彈出對話框的“類別”列表中選取“編輯”,，然后,，在對話框右上方的“命令”列表中選取“editofficeclipboard”；將光標(biāo)置于“請按新快捷鍵”對話框中,，并按下alt+shift+c(或者你喜歡的其他組合),，“關(guān)閉”對話框。現(xiàn)在,，我們只要一按下alt+shift+c,，excel2002的剪貼板就會立刻出現(xiàn)在你面前了。
提示：此秘技也適用于word2002,、powerpint2002,。
三十三、利用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處
excel2002有一秘密武器——“公式審核”工具,，它可以將任一單元格中數(shù)據(jù)的來源和計(jì)算結(jié)果的去處顯示得清清楚楚,、明明白白。
讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項(xiàng),，并點(diǎn)擊“顯示公式審核工具欄”,。我們?nèi)匀唤栌?#8220;給表格做個(gè)超級搜索引擎”一招中的例子，用鼠標(biāo)選擇c12單元格,。從圖25中我們可以看到,，該單元格中的結(jié)果是通過函數(shù)“=vlookup(c8,a2∶c6,3,false)”得出的。因此,，數(shù)據(jù)來源有3個(gè)：c8、a2和c6,。所以,，當(dāng)我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，excel立刻用箭頭和藍(lán)點(diǎn)指明了這3個(gè)單元格的所在(圖25),。當(dāng)然,，如果我們表格中某個(gè)數(shù)據(jù)無效或語法不當(dāng)?shù)脑挘部梢渣c(diǎn)擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕來讓excel自動幫我們檢查紕漏,。
三十四,、巧用excel2002的“智能鼠標(biāo)”
我們知道,，滾輪鼠標(biāo)現(xiàn)在幾乎成為了電腦的“標(biāo)配”，但當(dāng)我們滾動鼠標(biāo)滾輪上下翻頁時(shí),，你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢?
點(diǎn)擊excel2002“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令,，然后在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中選中“用智能鼠標(biāo)縮放”復(fù)選框，點(diǎn)“確定”后,，我們再來看看現(xiàn)在的鼠標(biāo)滾輪都有些怎樣的功能：
在“智能鼠標(biāo)”的默認(rèn)狀態(tài)下,，上下滾動鼠標(biāo)滾輪，工作區(qū)中的表格會以15%的比例放大或縮小,，而只有當(dāng)我們按住ctrl鍵,，再滾動鼠標(biāo)滾輪時(shí)，工作表才會像往常一樣上下翻頁,。另外,，如果我們使用了excel的“分級顯示”，那么當(dāng)我們按住shift和滾動鼠標(biāo)滾輪時(shí),，又可以控制各級條目的顯示或隱藏了,。當(dāng)然，還有更多的特殊功用需要各位在實(shí)踐中慢慢摸索,。
三十五,、excel2002“監(jiān)視”窗口的應(yīng)用
如果你創(chuàng)建了一個(gè)較大的電子表格，并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數(shù)據(jù)時(shí),，excel中的“監(jiān)視窗口”可以為你提供很大的幫助,。通過它你可以輕松看到工作表、單元格和公式函數(shù)在改動時(shí)是如何影響當(dāng)前數(shù)據(jù)的,。
在“工具”菜單中單擊“公式審核”子菜單,，然后單擊“顯示監(jiān)視窗口”按鈕。右擊我們想跟蹤的單元格,，并在快捷菜單中選擇“添加監(jiān)視點(diǎn)”,。這時(shí)，“監(jiān)視窗口”的列表中就出現(xiàn)了被excel監(jiān)視的單元格及其公式了,。
以后,，只要我們雙擊“監(jiān)視窗口”中的該條目，被監(jiān)視的單元格就會不請自來了,。
提示：當(dāng)包含有指向其他工作簿的單元格被監(jiān)視時(shí),，只有當(dāng)所有被引用的工作簿都打開時(shí)，才能在“監(jiān)視窗口”的列表中顯示出來,。
