文檔是軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)應(yīng)用的一部分，存在于軟件項(xiàng)目的整個(gè)生命周期之中,，沒(méi)有正式文檔的軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā),，就不是規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的軟件項(xiàng)目。文檔Bug是軟件缺陷的一種表現(xiàn)形式,，通?？蛻舨⒉恢牢臋n是否存在Bug，如果按照帶有缺陷的文檔進(jìn)行安裝操作,，同樣會(huì)造成不良的后果,，甚至帶來(lái)?yè)p失，在實(shí)際工作中因文檔質(zhì)量不高,，造成軟件投產(chǎn)后出現(xiàn)系統(tǒng)宕機(jī),、賬務(wù)扎賬錯(cuò)誤等生產(chǎn)問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。因此,，文檔的編制和管理在軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中占有突出的地位和相當(dāng)大的工作量,，高質(zhì)量、高效率地設(shè)計(jì),、編制,、分發(fā)、管理和維護(hù)文檔,，對(duì)于轉(zhuǎn)讓,、變更、修正,、擴(kuò)充和使用文檔,，對(duì)于提高軟件項(xiàng)目的質(zhì)量和客戶滿意度有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

　　1.文檔的涵義

　　軟件項(xiàng)目中的文檔是用來(lái)記錄,、描述,、展示軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中一系列信息的處理過(guò)程,，通過(guò)書面或圖示的形式對(duì)軟件項(xiàng)目整體活動(dòng)過(guò)程或結(jié)果進(jìn)行描述、定義,、規(guī)定,、報(bào)告及認(rèn)證。它描述和規(guī)定了軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的每一個(gè)細(xì)節(jié),，使用軟件的操作命令及軟件產(chǎn)品投產(chǎn)以后,，對(duì)產(chǎn)品使用過(guò)程中意見(jiàn)及產(chǎn)品缺陷、質(zhì)量等方面的說(shuō)明,。
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　　2.文檔的作用

　?。?）提高了軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程的能見(jiàn)度,。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、齊全的文檔,，詳細(xì)記錄了軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中發(fā)生的事件,，便于項(xiàng)目管理人員檢查、掌握軟件開(kāi)發(fā)進(jìn)度,、開(kāi)發(fā)質(zhì)量以及各種資源的調(diào)配,，是開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)的依據(jù)，也是項(xiàng)目成員協(xié)調(diào)工作的依據(jù),。

　?。?）提高了軟件項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)效率。項(xiàng)目成員用一定時(shí)間編制,、整理軟件文檔,，可以使開(kāi)發(fā)人員對(duì)各個(gè)階段的工作都進(jìn)行周密思考和理順、找出存在的問(wèn)題,，從而減少差錯(cuò),，提高軟件項(xiàng)目質(zhì)量。同時(shí),，通過(guò)對(duì)完成文檔的檢查,，在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)早期發(fā)現(xiàn)軟件文檔的錯(cuò)誤和不一致性，加以及時(shí)糾正,，可以減少文檔Bug深入項(xiàng)目而導(dǎo)致的大問(wèn)題的出現(xiàn)和為糾正這些錯(cuò)誤而付出的更大的成本,。

　　（3）便于軟件項(xiàng)目成員之間的交流與合作,。文檔是一種無(wú)聲的語(yǔ)言,，它記錄了軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中有關(guān)軟件開(kāi)發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)和培訓(xùn)等方面的信息,，這些信息有利于管理人員、開(kāi)發(fā)人員,、操作人員,、用戶之間的交流和合作，便于軟件項(xiàng)目能在規(guī)定的時(shí)間,、費(fèi)用內(nèi)完成開(kāi)發(fā)和投產(chǎn)應(yīng)用,。

　　（4）方便客戶選購(gòu)軟件產(chǎn)品,。描述清楚,、完備的文檔便于客戶了解軟件的功能、性能等各項(xiàng)指標(biāo),，為客戶選購(gòu)符合自己需要的軟件提供依據(jù),，是在客戶與軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)之間架起的一座橋梁。
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　?。?）是做好軟件項(xiàng)目投產(chǎn)維護(hù)工作的保證,。高質(zhì)量的文檔可以幫助技術(shù)人員順利完成軟件的安裝，并及時(shí)排除軟件系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的各種錯(cuò)誤,，可以幫助客戶知道在使用操作過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤信息含義,，及時(shí)處理出現(xiàn)的問(wèn)題并順利完成工作。因此,，高質(zhì)量的文檔是軟件項(xiàng)目順利投產(chǎn)的保障,。
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　　（6）有利于操作人員正確操作,，減少操作失誤,。操作人員對(duì)產(chǎn)品的認(rèn)識(shí)更多地是來(lái)自有關(guān)軟件產(chǎn)品的使用說(shuō)明文檔，這些文檔可以提高操作人員正確,、快速地為客戶辦理業(yè)務(wù)的質(zhì)量,，做好產(chǎn)品的宣傳，發(fā)揮產(chǎn)品性能,，為客戶提供周到細(xì)致的服務(wù),。

　　（7）有利于客戶正確操作自助設(shè)備,。描述簡(jiǎn)單,、正確、清晰的文檔,，便于客戶盡快地掌握ATM,、POS、網(wǎng)上銀行、手機(jī)銀行及自助終端等各種自助設(shè)備的操作,，方便客戶,，增強(qiáng)客戶對(duì)金融產(chǎn)品的認(rèn)知，提高自助設(shè)備的使用率和效益,。

　　3.文檔的分類

　?。?）開(kāi)發(fā)文檔：這類文檔在軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中，體現(xiàn)了軟件開(kāi)發(fā)人員前一階段工作的成果,，同時(shí)又是后一階段工作的依據(jù),。這類文檔包括可行性研究報(bào)告、軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)計(jì)劃,、軟件需求規(guī)格說(shuō)明,、系統(tǒng)規(guī)格說(shuō)明書、軟件功能說(shuō)明書和數(shù)據(jù)字典等,。

　?。?）管理文檔：這類文檔在軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中，由軟件開(kāi)發(fā)人員制定的需提交管理部門的一些工作計(jì)劃,、工作方案和工作報(bào)告,。通過(guò)閱讀這些文檔，管理人員能夠了解軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)活動(dòng)安排,、進(jìn)度,、資源使用等情況。這類文檔包括項(xiàng)目開(kāi)發(fā)計(jì)劃,、測(cè)試計(jì)劃,、測(cè)試方案、開(kāi)發(fā)進(jìn)度報(bào)告和項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等,。

　?。?）用戶文檔：這類文檔是軟件開(kāi)發(fā)人員為使用該軟件的網(wǎng)點(diǎn)經(jīng)辦人員準(zhǔn)備的有關(guān)該軟件產(chǎn)品使用、操作的資料,，主要是操作手冊(cè)及新功能介紹方面的文檔,。


（4）投產(chǎn)文檔：這類文檔主要是軟件開(kāi)發(fā)人員對(duì)數(shù)據(jù)中心、分行科技人員準(zhǔn)備的有關(guān)投產(chǎn)說(shuō)明,、版本安裝,、軟件測(cè)試等方面的資料。

　?。?）記錄文檔：與客戶交流往來(lái)的記錄,、軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中各種會(huì)議、跟蹤記錄,、審查記錄,、產(chǎn)品投產(chǎn)記錄和問(wèn)題跟蹤解決記錄等,。

　　（6）反饋文檔：這類文檔主要是軟件產(chǎn)品在推廣使用以后,，客戶對(duì)產(chǎn)品使用過(guò)程中意見(jiàn)及產(chǎn)品缺陷,、質(zhì)量等方面的信息反饋。

　　4.文檔常見(jiàn)問(wèn)題

　?。?）文檔編寫不夠規(guī)范,。主要表現(xiàn)在軟件項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)每一個(gè)階段的文檔進(jìn)行整理,，分層次管理，各類文檔資料缺少一個(gè)可以參照的樣本,，更多的是在以前他人寫好的基礎(chǔ)上,，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行修改一下就算完成任務(wù)。

　?。?）文檔內(nèi)容描寫不夠完善,。在編寫各種文檔過(guò)程中，雖然大家都按事先規(guī)定的模式進(jìn)行了編寫,，但編寫的內(nèi)容經(jīng)常不夠完善,，夾雜著一些舊的東西沒(méi)有及時(shí)更新。特別是一些參數(shù)表,、用戶手冊(cè)等一些由數(shù)據(jù)中心,、分行使用的文檔，由于一時(shí)的疏漏,，造成軟件項(xiàng)目投產(chǎn)失敗,、投產(chǎn)后造成系統(tǒng)宕機(jī)、出現(xiàn)賬務(wù)差錯(cuò),、客戶按照你的操作說(shuō)明不能得到正確的結(jié)果等現(xiàn)象的發(fā)生,。

　　（3）對(duì)文檔評(píng)審不夠,，使用效果不理想,。按照軟件工程的要求，在軟件項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)過(guò)程中從設(shè)計(jì)到投產(chǎn),，要編寫一系列的文檔,，編寫這些文檔是必須的，但經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象,，在軟件開(kāi)發(fā)企業(yè),，某職能部門負(fù)責(zé)人員自行制定了文檔模板后，就通知各部門進(jìn)行使用,，結(jié)果大家反映效果不好,，分析原因是沒(méi)有在編寫時(shí)很好地依據(jù)企業(yè)自身的現(xiàn)狀,，從實(shí)際出發(fā)征求大家的意見(jiàn)，對(duì)投入使用的文檔沒(méi)有組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審,。

　?。?）重視文檔的形式，實(shí)用性不強(qiáng),。在實(shí)際的軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中,，要求編制的文檔非常多，但編制人員沒(méi)有時(shí)間去關(guān)心它們的用途,，也不知道哪些部門使用,，更多的是在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，以免影響考核成績(jī),，這樣一來(lái)一些不實(shí)用的,、重復(fù)的文檔編制工作，占用了開(kāi)發(fā)人員有效的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)時(shí)間,，影響了項(xiàng)目的整體進(jìn)度,。因此，軟件文檔的制定要實(shí)用,，減少繁文縟節(jié)的文字工作,。

　　（5）文檔沒(méi)有統(tǒng)一入庫(kù)管理,。隨著系統(tǒng)的不斷優(yōu)化,、升級(jí)，新需求的不斷產(chǎn)生,，各種文檔越來(lái)越多,，沒(méi)有建立一個(gè)文檔資料信息庫(kù)，統(tǒng)一存放軟件項(xiàng)目不同時(shí)期的各種文檔,，零散存在的文檔,，造成查詢、統(tǒng)計(jì)一個(gè)軟件項(xiàng)目完整的文檔信息時(shí)非常困難,。

　?。?）對(duì)文檔的編制重視不夠。大家常常把文檔作為軟件產(chǎn)品的附件,，對(duì)待文檔資料沒(méi)有像對(duì)待程序代碼一樣關(guān)注和投入,，文檔中普遍存在錯(cuò)別字、語(yǔ)句涵義表達(dá)不清楚,，口語(yǔ)化濃厚,，引用的圖表不夠準(zhǔn)確，主題表達(dá)不夠清晰等現(xiàn)象,。

　?。?）對(duì)文檔的測(cè)試不足,。通常測(cè)試主要是針對(duì)軟件項(xiàng)目功能的測(cè)試，對(duì)該軟件項(xiàng)目的文檔測(cè)試則很少進(jìn)行,。通常用戶把文檔當(dāng)成了軟件產(chǎn)品的一部分,，在軟件產(chǎn)品安裝使用過(guò)程中，不正確的提示信息把客戶引入歧途,，不但得不到預(yù)期的結(jié)果,，還會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤，給用戶帶來(lái)麻煩,。

　　5.文檔編制要求

　?。?）標(biāo)準(zhǔn)化：從需求分析開(kāi)始到投產(chǎn)應(yīng)用所有涉及的每一種文檔，都要給出一個(gè)可以執(zhí)行的模板,，所有完成的文檔從里到外都要非常工整,，具有專業(yè)水準(zhǔn)，符合ISO9000及CMM質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求,。

　　（2）易用性：編制的各種軟件文檔,，要便于不同的崗位人員進(jìn)行閱讀,、理解、學(xué)習(xí)和使用,。

　?。?）簡(jiǎn)潔性：要求軟件項(xiàng)目中需要編寫的文檔內(nèi)容突出主題，只反映要描述的問(wèn)題,，不包含其他不必要的東西,，語(yǔ)言表達(dá)簡(jiǎn)明扼要，一清二楚,，如有可能,，可以配以適當(dāng)?shù)膱D表，以增強(qiáng)其清晰性,。

（4）針對(duì)性：文檔要按不同的類型,、面對(duì)不同的對(duì)象，實(shí)行差異化編制,，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行編寫,，也就是說(shuō)文檔編寫目的要明確，因需而變,。例如管理文檔主要面向管理人員,，用戶文檔主要面向用戶，這兩類文檔不應(yīng)像開(kāi)發(fā)文檔(面向開(kāi)發(fā)人員)那樣過(guò)多使用軟件的專用術(shù)語(yǔ),。 本文轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
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　　（5）一致性：文檔的行文應(yīng)當(dāng)十分確切,，對(duì)于同一現(xiàn)象的描寫,，不能出現(xiàn)多義性的描述，同一項(xiàng)目中幾個(gè)文檔描述的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是一致的,，相互之間沒(méi)有矛盾,。

　　（6）完整性：任何一個(gè)文檔都應(yīng)當(dāng)是完整的,、獨(dú)立的,，沒(méi)有遺漏和丟失的內(nèi)容。也就是說(shuō)每一種文檔在設(shè)計(jì)時(shí)可以包含必要的圖形,、模型,、敘述、表,、索引,、附錄和參考文獻(xiàn)，列舉的這些內(nèi)容都是完整的,。同一軟件項(xiàng)目涉及的幾個(gè)文檔之間可能存在部分內(nèi)容相同,，這種重復(fù)是必要的，不要在文檔中出現(xiàn)"見(jiàn)XX文檔XX章節(jié)"的現(xiàn)象,。

　?。?）靈活性：在實(shí)際操作中要針對(duì)軟件項(xiàng)目規(guī)模和復(fù)雜程度的不同，對(duì)現(xiàn)行的文檔進(jìn)行修正,，決定編制的文檔種類,。可以依據(jù)自身軟件開(kāi)發(fā)情況,，制定一個(gè)對(duì)文檔編制的規(guī)定,，用列表的形式列出在項(xiàng)目什么條件下，應(yīng)該形成哪些文檔,，這些文檔的詳細(xì)程度,。 本文轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟

　　（8）可追溯性：在軟件項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)過(guò)程中,，各個(gè)階段編制的文檔不是孤立的,，而是與各個(gè)階段完成的工作有密切的關(guān)系，隨著項(xiàng)目開(kāi)發(fā)工作的進(jìn)展,，具有一定的繼承關(guān)系,，體現(xiàn)出了可追溯的特性，如軟件需求會(huì)在設(shè)計(jì)說(shuō)明書,、測(cè)試設(shè)計(jì)方案及用戶手冊(cè)中有所體現(xiàn),。

　?。?）設(shè)定優(yōu)先級(jí)：在軟件項(xiàng)目眾多的文檔中，其中一些文檔必定是關(guān)鍵文檔,，起到非常重要的作用,。對(duì)于這類文檔要設(shè)定優(yōu)先級(jí)別特別關(guān)注，不能有任何的錯(cuò)誤存在,，對(duì)于一些關(guān)鍵的地方要特別標(biāo)記,，特別說(shuō)明。

　　6.文檔的審核

　　審核就是檢查編寫的項(xiàng)目文檔是否齊全有無(wú)遺漏,，是否符合文檔的規(guī)范要求,，內(nèi)容描寫是否正確緊扣主題，列出的圖表信息是否準(zhǔn)確,，以確保文檔的質(zhì)量,。審核要花費(fèi)一定的人力和時(shí)間，但效果是顯著的,。通過(guò)對(duì)文檔進(jìn)行全面的審核,、充分的測(cè)試，有效地發(fā)現(xiàn)文檔中存在的問(wèn)題,，如遺漏的需求,、多余的功能設(shè)計(jì)內(nèi)容、不切實(shí)際的測(cè)試計(jì)劃,、不可行的測(cè)試方案,、不充分的測(cè)試案例和不合格的操作手冊(cè)等,，提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,、改正問(wèn)題。這樣比客戶使用軟件時(shí)遇到麻煩或軟件項(xiàng)目推廣應(yīng)用中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)再向項(xiàng)目開(kāi)發(fā)人員尋求支持更有效,，且能提高客戶的滿意度,，減少出錯(cuò)返工的成本和時(shí)間。

　　7.使用工具管理文檔

　　對(duì)于一個(gè)大型的軟件項(xiàng)目系統(tǒng),，從形成概念開(kāi)始,，經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā),、推廣使用和不斷增補(bǔ)修訂,，直到最后被淘汰的整個(gè)項(xiàng)目生命周期中都要編寫大量的文檔。而文檔編寫的內(nèi)容是在不斷變化的,，有的是連續(xù)的,，承前啟后的，有的是新增加的,，也有的是廢除的,，如何管理好這些文檔資料,，為大家提供最新的信息，便于日常的調(diào)用查詢,，便于信息的利用,，是發(fā)揮文檔作用的重要一環(huán)，否則就是占用空間的垃圾,。這就需要設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)一個(gè)統(tǒng)一的軟件文檔管理工具,，分門別類統(tǒng)一存放管理各種文檔資料，建立軟件文檔資料信息庫(kù),，供大家隨時(shí)查詢調(diào)用,。

　　總之，文檔在軟件項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)過(guò)程中起到了關(guān)鍵的作用,，從某種意義上來(lái)說(shuō),，文檔是軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)規(guī)范的體現(xiàn)和指南，按照規(guī)范要求編制一整套文檔的過(guò)程,，就是按照開(kāi)發(fā)規(guī)范完成一個(gè)軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的過(guò)程,。高質(zhì)量的文檔可以提高軟件項(xiàng)目的質(zhì)量，有助于程序員編制程序,，有助于管理人員監(jiān)督和管理軟件的開(kāi)發(fā),，有助于用戶更好地安裝和使用軟件系統(tǒng)，有助于維護(hù)人員進(jìn)行有效的修改和擴(kuò)充,。所以,，在軟件項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，要充分做好軟件文檔的編制和管理工作,。

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