會議的基本概念
什么是會議,？會議就是一種溝通渠道，這種渠道用來達成組織內部或組織間的多方的利益,。

為什么要舉行會議,？一般來說企業(yè)舉行會議的目的有：協商制定企業(yè)的戰(zhàn)略、企業(yè)一般事務的多方溝通,、動員或鼓舞員工士氣,、監(jiān)督企業(yè)事務的工作進度。

第一部分：傳統(tǒng)的會議管理
會前注意事項
會前的召集階段
首先我們要探討的是,，為什么要召集會議呢,？要召集會議要滿足什么條件？
根據我對會議的定義,，會議是一種溝通渠道,，這種渠道涉及多方。所以召集會議必須是這樣的情況：一方無方解決的問題,，必須與多方溝通,，才能達成目的。
要召集會議的條件：一個是一方無法解決問題,，一個是必須召開,。這兩點很重要，對企業(yè)來說,，了解這兩點,，可以避免不必要的會議及資源浪費。
召集者不一定只是企業(yè)高層管理者,，也可以是部門經理,、車間主任等。

與會人員的選定
誰是會議的參加者呢？這根據召集者要與誰溝通,，誰就是與會者,。在與會人員的選定問題上，召集者必須與高層溝通,，以獲得高層對召集者的支持,。
與會人員不一定都要寫上總經理。很多企業(yè)都有一個毛病,，就是在開會的時候與會人員一定要寫上總經理,，結果開會的時候總經理往往都沒有來。這樣是不對的,。

與會人員的分類
與會人員可以分為必須參加的或者隨意參加的,。必須參加的人員,，就必須來,，要簽到。隨意參加的人員,，可以按自己的意愿決定是否參加,，可以隨時進入會場和退出會場。

會議的職能設置
會議需要有主持人,、主席,、觀察員、記錄員,。主持人一般的是會議的召集者,，負責會議的議程，維持會場的秩序,。主席就是會議的主要參與者,，一般是部門經理或者車間主任。觀察員一般是主要領導,，如總經理等,。觀察員一般不做討論，只觀察會議進展,，有必要的時候就要做會議的總結,。記錄員記錄會議的討論過程和結果。

會議的討論材料必須會前散發(fā)
會議的討論材料必須會前散發(fā),，這樣在會議的舉行階段就沒有必要浪費時間去閱讀材料了,。

時間的安排
會議控制最重要的控制時間，必須把握好時間,。開會要準時,、議程要控制、閉會要及時！
會議討論模式
會議的討論模式宜采用由下而上的模式舉行,。這種模式要求會議先由公司站在最前線的工作人員做發(fā)表意見（比如銷售代表,、車間工人），然后是車間主任或者部門經理,，最后是高層的管理人員,。這種模式能激發(fā)與會者的積極探討，有利于問題的解決,。

會議討論結果的總結
誰來總結會議的討論結果,？一般先是有主持人做總結。如果主持人拿不出結果,，由主席拿結果,。如果主席也拿不出結果，那就由觀察員拿結果,。

會后對會議結果執(zhí)行的監(jiān)督
誰來監(jiān)督會議的討論結果呢,？一般來說誰召集，誰負責監(jiān)督執(zhí)行會議的決定,。

第二部分：基于電子商務的會議管理
電子商務的三個流程：信息流,、物流、資金流,。
基于電子商務的會議管理,，就是要把電子商務的這三個流程融入到企業(yè)的會議管理過程之中。
為什么要搞基于電子商務的會議管理,？這樣做的話,，可以使企業(yè)的會議管理做到方便、快速和節(jié)省,。還有一點是,，如果一家企業(yè)在各地有分部的話，那么使用基于電子商務的會議管理來召開會議,，比傳統(tǒng)模式有無法比擬的優(yōu)越性,。

會議召開前
可以使用E-mail來分發(fā)有關會議的材料及與會相關事項的通知?？梢栽谄髽I(yè)內部網站上公布開會通知以及在BBS上探討會議舉行的流程,。這里運用電子商務的信息流程，使得企業(yè)對會議舉行前的相關事務做到快速,、簡單而且有效,。
通過電子日歷來安排會議日程。這里可以運用到軟件有,，Outlook的日歷,，Google的日歷等,。

另外，會議有關實體材料的分發(fā),，通過電子商務的物流,，可以迅速到達全球各地。
對于企業(yè)各個分部,，會議舉行的費用使用電子商務的資金流來分發(fā),，將會更加快速和有效。

電子商務對會議舉行過程中的控制
會議就是一種溝通的過程,，而電子商務的信息流程將會有效,、快速、便捷地完成這一過程,。在這種溝通過程中,，你甚至不需要布置會場。而且,，你會發(fā)現這種溝通是很平等的,，可以暢所欲言的。
但是這要求你必須會使用一些軟件或者工具,。下面,，我將介紹這些工具,。

Microsoft Windows NetMeeting（該軟件已經被Windows Meeting Space取代）
Microsoft NetMeeting為全球用戶提供了一種通過Internet進行交談,、召開會議、工作以及共享程序的全新方式,。NetMeeting具備以下多種功能：通過Internet或Intranet向用戶發(fā)送呼叫通過Internet或Intranet與用戶交談看見您呼叫的用戶與其他用戶共享同一應用程序在聯機會議中使用白板畫圖檢查快速撥號列表,，看看哪些朋友已經登錄發(fā)送在交談程序中鍵入的消息在自己的Web頁上創(chuàng)建呼叫鏈接向參加會議的每位用戶發(fā)送文件。

Microsoft Windows Meeting Space（針對家庭或者在家庭辦公的用戶）
Windows Meeting Space取代了微軟NetMeeting,，它只提供給Windows Vista操作系統(tǒng)的用戶,，因為它建立在Vista的對等網絡技術上，并使用Vista的功能如WS-Discovery,。
這個軟件可以理解為一個網上的虛擬會議室,。通過該程序，我們可以在網上創(chuàng)建一個受到密碼保護的虛擬空間,，并接受同事的訪問,。大家在這個虛擬空間中，可以共享應用程序,、共享文件,、共享操作。

Microsoft Office Live Meeting（針對中小型企業(yè)）
Microsoft Office Live Meeting是一款實時會議系統(tǒng),。它能夠保證少至兩個人多至2000人之間的在線交流,。用實時會議系統(tǒng),，參加者可以用電話和個人電腦分享信息、聽取發(fā)言以及閱讀文件,，甚至可以在會議以后回放會議記錄,。
微軟還聲稱Office Live Meeting將有助于公司企業(yè)減少商務出差費用，縮短銷售周期,。
微軟今年6月份正式推出最新版本的視頻會議軟件產品Microsoft office live meeting 2007,，并且這款軟件還支持虛擬會議室的360度旋轉效果。

Microsoft Office Communicator（針對大型企業(yè)）
Office Communicator 2007 是一個統(tǒng)一的通信客戶端,，幫助人們使用包括即時消息 (IM),、語音和視頻在內的一系列不同通信方式，方便地與不同位置或時區(qū)的其他人通信,，從而提高工作效率,。與整個 2007 Microsoft Office system中的程序 — 包括 Word、Excel,、PowerPoint,、OneNote、Groove 和 SharePoint Server — 的集成,，使得信息工作人員可以采用許多不同的方式進行相互通信,，獲得不變的簡便的用戶體驗。

Microsoft Exchange Server
據微軟稱,，基于Exchange Server ,、Office Communication Server、Live Meeting Service的企業(yè)統(tǒng)一溝通平臺將致力于打破今天電子郵件,、即時溝通,、移動及VoIP電話、視頻,、音頻及網絡會議等傳統(tǒng)及新興溝通方式之間的障礙,。 借助微軟打造的企業(yè)統(tǒng)一溝通平臺，企業(yè)的員工將處在于溝通的中心位置,。使用者只需一個身份即可訪問所有溝通模式,，同時把所有的與溝通相關的工作都集成到人們的日常工作流程中，包括廣泛使用的微軟Office System及第三方應用軟件,。

作為微軟統(tǒng)一溝通解決方案重要一員,，Exchange Server 2007 對企業(yè)用戶而言主要體現了“任何地點的訪問”、“缺省的立體防護”,、“企業(yè)級的支持平臺”等三大價值,。同時為了迎接新的挑戰(zhàn)，Exchange Server 2007的體系結構進行了更新,，以利用64位硬件的優(yōu)勢,，簡化管理和路由,，從而增強 IT 環(huán)境的可靠性、穩(wěn)定性及高可用性,。

BBS
BBS的英文全稱是Bulletin Board System,，翻譯為中文就是“電子公告板”。BBS最早是用來公布股市價格等類信息的,，當時BBS連文件傳輸的功能都沒有,，而且只能在蘋果計算機上運行。早期的BBS與一般街頭和校園內的公告板性質相同,，只不過是通過電腦來傳播或獲得消息而已,。一直到個人計算機開始普及之后，有些人嘗試將蘋果計算機上的BBS轉移到個人計算機上,，BBS才開始漸漸普及開來,。近些年來，由于愛好者們的努力,，BBS的功能得到了很大的擴充,。
目前，通過BBS系統(tǒng)可隨時取得國際最新的軟件及信息,，也可以通過BBS系統(tǒng)來和別人討論計算機軟件,、硬件、Internet,、多媒體,、程序設計以及醫(yī)學等等各種有趣的話題，更可以利用BBS來討論一些公司事務甚至舉行會議等……

QQ群
QQ群是騰訊公司推出的多人交流的服務,。群主在創(chuàng)建群以后,可以邀請朋友或者有共同興趣愛好的人到一個群里面聊天,。在群內除了聊天，騰訊還提供了群空間服務,，在群空間中，用戶可以使用論壇,、相冊,、共享文件等多種交流方式。

Google Docs&Spreadsheets
Google Docs&Spreadsheets使你可以與你的同事很方便地協同作業(yè),。
1,， 點擊立即共享；

2,， 輸入你要共享者的E-mail,。

3， 點擊討論,，與你的同事協同作業(yè),。

注意：只有Google表格才可以被討論,，Google文檔暫無討論功能。

會議決議的發(fā)布與監(jiān)督執(zhí)行
在企業(yè)網站上發(fā)布會議的討論結果（可以公開的）,，使用電子商務相關工具來監(jiān)督會議決議的執(zhí)行,。

43Things監(jiān)督會議決議的執(zhí)行
43things是這樣一家網站：寫下你的目標，然后一步一步地寫下你的工作進展,。通過這個網站我們可以監(jiān)督會議決議的執(zhí)行,。當然了，如果是機密的決議,，你可千萬別放這個網站上去,，會泄密的。

Twitter讓大家來監(jiān)督你的工作進度
Twitter是這樣一家網站：把你現在做的事情公布出來,，讓大家來評論和監(jiān)督你,。利用這家網站的創(chuàng)意，我們可以監(jiān)督大伙的工作進度,。

這兩個網站用來監(jiān)督會議決議的執(zhí)行,，實在是太棒了。不是么,？可是涉及到要保密的內容,，我們就不能用它們了。解決辦法是,，你們企業(yè)建立一個類似功能的網站,，把保密功能添加上去。不過,，這需要成本的哦,。

第三部分：傳統(tǒng)的會議管理與基于電子商務的會議管理的對比、互補
簡單的會議,、與會人員不便調動適宜使用基于電子商務的會議管理模式,。
重要的會議使用傳統(tǒng)的會議管理模式好，因為這樣真實感比較強,，可信度高,，隆重。比如簽約,、公司重大問題的討論,。

作者：愛上你的微笑
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